公司采購訂單管理制度一、總則（一）目的為加強公司采購訂單管理，規范采購流程，確保采購活動的順利進行，保障公司物資供應，降低采購成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購訂單的管理，包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購等各類采購業務。（三）基本原則1.合規性原則：采購訂單管理應嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.準確性原則：訂單信息應準確無誤，確保采購物資的規格、數量、價格等與實際需求相符。3.及時性原則：采購訂單應及時下達、執行和跟蹤，確保物資按時供應。4.責任明確原則：明確各環節責任人的職責，確保采購訂單管理流程順暢。二、采購訂單的申請與審批（一）采購申請1.需求部門填寫采購申請表：各部門根據工作需要，填寫采購申請表，詳細注明采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求日期等信息。2.提交采購申請：采購申請表經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購申請審批1.采購部門初審：采購部門收到采購申請表后，對申請內容進行初審，核實需求的合理性、必要性以及庫存情況等。2.相關部門會審：對于金額較大、涉及重要物資或特殊采購項目的申請，采購部門組織相關部門（如財務部門、技術部門等）進行會審，綜合評估采購的可行性和風險。3.領導審批：根據采購金額大小，按照公司授權審批制度，報相應領導審批。采購金額較小的，由部門分管領導審批；采購金額較大的，需經總經理審批。三、采購訂單的下達（一）選擇供應商1.供應商篩選：采購部門根據采購申請，從合格供應商名錄中篩選合適的供應商。合格供應商名錄應定期更新，確保供應商具備良好的信譽、產品質量和供應能力。2.詢價與報價：向選定的供應商發送詢價單，要求其在規定時間內報價。采購部門對供應商的報價進行比較和分析，選擇性價比最優的供應商。3.供應商確定：采購部門根據詢價結果，填寫供應商選擇審批表，經相關領導審批后，確定最終供應商。（二）訂單下達1.采購訂單編制：采購部門根據與供應商協商確定的內容，編制采購訂單。采購訂單應包含以下基本信息：采購訂單編號、供應商名稱、采購物資名稱、規格、型號、數量、價格、交貨日期、交貨地點、付款方式等。2.訂單審核：采購訂單編制完成后，提交至采購部門負責人審核。審核內容包括訂單信息的準確性、完整性、與采購申請的一致性等。3.訂單發送：審核通過的采購訂單，由采購部門及時發送給供應商，并要求供應商簽字確認。采購訂單的復印件應留存采購部門存檔。四、采購訂單的執行與跟蹤（一）供應商備貨1.供應商接收訂單后：應按照訂單要求及時組織備貨，確保物資按時生產或采購。2.供應商反饋備貨進度：供應商應定期向采購部門反饋備貨進度，如預計完成時間、可能出現的問題等。（二）采購部門跟蹤1.采購部門建立訂單跟蹤臺賬：詳細記錄采購訂單的執行情況，包括供應商備貨進度、發貨情況、運輸狀態、預計到貨時間等。2.定期跟蹤：采購部門安排專人定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通協調，解決出現的問題。3.異常情況處理：如發現供應商未能按時備貨、發貨或出現質量問題等異常情況，采購部門應及時與供應商協商解決，并采取相應的措施，如調整交貨期、更換供應商等，確保公司生產經營不受影響。（三）到貨驗收1.物資到貨前通知：采購訂單執行接近交貨日期時，采購部門應提前通知需求部門和質量檢驗部門做好到貨驗收準備。2.驗收流程：物資到貨后，由質量檢驗部門按照相關標準和要求進行檢驗，需求部門配合驗收工作。驗收合格的物資辦理入庫手續；驗收不合格的物資，采購部門應及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。3.驗收記錄：質量檢驗部門應做好驗收記錄，包括物資名稱、規格、型號、數量、檢驗結果等，驗收記錄應存檔保存。五、采購訂單的變更與終止（一）訂單變更1.變更申請：因各種原因需要變更采購訂單的，由需求部門或采購部門填寫采購訂單變更申請表，詳細說明變更的原因、內容及對訂單執行的影響。2.變更審批：采購訂單變更申請表經相關部門審核和領導審批后，方可實施變更。變更后的采購訂單應及時發送給供應商，并要求其簽字確認。3.變更記錄：采購部門應做好采購訂單變更記錄，包括變更日期、變更內容、審批情況等，確保訂單變更信息的可追溯性。（二）訂單終止1.終止申請：由于市場變化、項目取消、供應商原因等導致采購訂單無法繼續執行的，由需求部門或采購部門填寫采購訂單終止申請表，說明終止的原因。2.終止審批：采購訂單終止申請表經相關部門審核和領導審批后，通知供應商終止訂單執行。3.后續處理：采購訂單終止后，采購部門應與供應商協商處理相關事宜，如已采購物資的退貨、退款、已支付款項的結算等，確保公司利益不受損失。六、采購訂單的付款管理（一）付款申請1.供應商提交付款申請：供應商按照采購訂單約定的付款方式和時間，向采購部門提交付款申請，包括付款申請書、發票、送貨單等相關憑證。2.采購部門初審：采購部門收到供應商付款申請后，對申請內容和相關憑證進行初審，核實訂單執行情況、發票真實性、金額準確性等。3.財務部門審核：初審通過的付款申請提交至財務部門，財務部門按照公司財務制度進行審核，重點審核付款金額、付款方式、付款時間等是否符合規定。（二）付款審批1.根據公司授權審批制度：按照付款金額大小，報相應領導審批。付款金額較小的，由部門分管領導審批；付款金額較大的，需經總經理審批。2.付款執行：審批通過后，財務部門按照審批結果安排付款，并做好付款記錄。七、采購訂單的檔案管理（一）檔案收集1.采購訂單執行過程中：產生的各類文件和資料，包括采購申請表、采購訂單、供應商報價單、驗收記錄、變更記錄、終止記錄、付款申請及相關憑證等，均應及時收集整理。2.檔案整理：采購部門安排專人對收集到的文件和資料進行分類整理，確保檔案資料的完整性和規范性。（二）檔案歸檔1.建立采購訂單檔案庫：將整理好的檔案資料按照時間順序、訂單編號等進行歸檔，存入采購訂單檔案庫。2.檔案保管期限：根據公司檔案管理制度，確定采購訂單檔案的保管期限，一般為[X]年。（三）檔案查閱與借閱1.查閱申請：公司內部人員因工作需要查閱采購訂單檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內容等，經部門負責人審批后，到采購部門查閱。2.借閱申請：因特殊情況需要借閱采購訂單檔案的，應填寫檔案借閱申請表，經部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人應妥善保管檔案，不得擅自轉借、復印或涂改。3.歸還檔案：借閱人應在規定期限內歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案完好無損。八、監督與考核（一）監督機制1.內部審計監督：公司內部審計部門定期對采購訂單管理情況進行審計，檢查采購流程的合規性、訂單執行情況、付款管理等方面是否存在問題。2.日常監督：采購部門負責人對采購訂單管理工作進行日常監督，及時發現和糾正存在的問題。（二）考核辦法1.制定考核指標：根據采購訂單管理的關鍵環節和要求，制定考核指標，如訂單按時完成率、物資驗收合格率、采購成本控制情況等。2.考核實施：采購部門定期對采購訂單管理人員進行考核，考核結果與績效獎金、晉升等掛鉤。3.持