公司合規文件管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，確保文件的規范性、準確性和完整性，提高公司運營效率，保障公司合規運營，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中所涉及的各類文件的管理。（三）文件定義本制度所稱文件，是指公司在經營管理活動中形成的具有保存價值的各種形式的信息記錄，包括但不限于紙質文件、電子文件、合同協議、報告報表、規章制度、會議紀要等。（四）管理原則1.合規性原則：文件管理應符合國家法律法規、行業規范以及公司內部規章制度的要求。2.準確性原則：文件內容應真實、準確、清晰，避免模糊、歧義或錯誤表述。3.完整性原則：文件應涵蓋工作所需的各個方面，確保信息的全面性和系統性。4.及時性原則：文件的起草、審核、發布、歸檔等環節應及時進行，以保證工作的高效開展。5.保密性原則：對于涉及公司機密的文件，應嚴格按照保密制度進行管理，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件：包括公司決議、通知、通報、報告、請示、批復等，用于傳達公司決策、指示和工作安排。2.人事文件：涵蓋員工招聘、培訓、考核、薪酬、福利、勞動合同等方面的文件，是公司人力資源管理的重要依據。3.財務文件：如預算報告、財務報表、審計報告、資金審批文件等，反映公司財務狀況和資金運作情況。4.業務文件：與公司具體業務相關的文件，如項目方案、業務合同、市場調研報告、銷售數據統計等。5.制度文件：公司各項規章制度、流程規范、操作手冊等，是公司運營管理的基本準則。6.其他文件：上述類別未涵蓋的文件，如會議紀要、工作記錄、技術資料等。（二）文件編號1.編號規則文件編號采用“部門代碼+年份+順序號”的格式。部門代碼由兩位字母組成，具體如下：行政部：AD人力資源部：HR財務部：FI業務一部：B1業務二部：B2……年份為文件形成年份的后兩位數字。順序號為該部門當年形成文件的流水號，從001開始依次編號。2.示例：AD23005，表示行政部在2023年形成的第5號文件。三、文件起草（一）起草職責1.文件由相關部門或崗位負責起草，起草人應熟悉文件所涉及的業務內容，確保文件內容的專業性和準確性。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭，會同相關部門共同起草。（二）起草要求1.內容要求文件應主題明確，邏輯清晰，語言簡潔明了，避免冗長和復雜的表述。應準確引用相關法律法規、政策文件和公司制度，確保文件的合規性。對于重要文件，應進行充分的調研和論證，廣泛征求意見，確保文件具有可操作性。2.格式要求紙質文件應采用公司統一規定的格式，包括字體、字號、行距、頁邊距等。電子文件應按照公司指定的電子文檔格式進行保存，如.docx、.xlsx、.pdf等，并確保排版整齊、規范。文件標題應簡潔明了，準確概括文件主題，一般不超過20個字。四、文件審核（一）審核職責1.文件起草完成后，應提交至相關部門負責人或指定人員進行審核。2.審核人應認真審查文件內容的合規性、準確性、完整性和格式規范性，提出審核意見。（二）審核要點1.合規性審核：檢查文件是否符合國家法律法規、行業規范以及公司內部規章制度的要求。2.準確性審核：核對文件中的數據、事實、引用條款等是否準確無誤。3.完整性審核：審查文件是否涵蓋了應涉及的各個方面，是否存在重要內容遺漏。4.格式規范性審核：檢查文件格式是否符合公司統一規定，排版是否整齊、美觀。（三）審核意見處理1.審核人如發現文件存在問題，應及時與起草人溝通，提出修改意見。2.起草人應根據審核意見對文件進行修改完善，并將修改后的文件再次提交審核，直至審核通過。五、文件批準（一）批準權限1.一般性文件由部門負責人批準。2.涉及公司重大決策、重要事項、關鍵業務流程等的文件，需經公司高層領導批準。3.制度文件需經公司管理層會議審議通過后，由總經理批準發布。（二）批準流程1.文件起草人將經審核通過的文件提交至相應的批準人。2.批準人應認真審閱文件內容，簽署批準意見，并注明批準日期。3.對于需經高層領導批準的文件，由部門負責人提交至公司辦公室，由辦公室統一呈交高層領導審批。六、文件發布（一）發布方式1.紙質文件發布：對于需要印發給公司內部各部門的文件，由行政部負責統一印刷、分發，并做好發放記錄。2.電子文件發布：通過公司內部辦公系統、電子郵件等方式發布電子文件。發布時應確保文件的完整性和可讀性，并明確文件的閱讀范圍和保密級別。（二）發布范圍1.根據文件內容和性質，確定文件的發布范圍，包括全體員工、部分部門、特定崗位等。2.對于涉及公司機密的文件，應嚴格控制發布范圍，確保只有經過授權的人員才能查閱和使用。（三）發布記錄1.行政部應建立文件發布記錄臺賬，記錄文件名稱、編號、發布日期、發布范圍、發放份數等信息。2.電子文件發布后，應在辦公系統中記錄文件的下載次數、閱讀人員等情況，以便跟蹤文件的傳播和使用情況。七、文件使用與保管（一）文件使用1.員工應按照文件規定的閱讀范圍和使用權限查閱和使用文件。未經批準，不得擅自復印、傳播、泄露公司文件。2.對于涉及工作需要借閱文件的，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息，經部門負責人批準后，到行政部辦理借閱手續。3.借閱人應妥善保管借閱的文件，不得轉借他人，不得在文件上涂改、批注或損壞。借閱期限屆滿后，應及時歸還文件。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續。（二）文件保管1.紙質文件保管行政部應設立專門的文件檔案室，對紙質文件進行分類存放，確保文件存放有序，便于查找和使用。文件檔案室應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲等條件，配備必要的檔案保管設備，如文件柜、滅火器、防蟲劑等。定期對紙質文件進行整理、裝訂和歸檔，按照文件類別、年份、編號等順序排列，編制檔案目錄，便于查閱和管理。2.電子文件保管電子文件應按照公司制定的電子文檔管理規范進行分類存儲，建立清晰的文件目錄結構。定期對電子文件進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止數據丟失。備份周期根據文件的重要性和變動頻率確定，一般重要文件每周備份一次，普通文件每月備份一次。對電子文件的訪問權限進行嚴格控制，根據員工的工作職責和崗位需求，設置不同的訪問級別，確保文件的安全性和保密性。八、文件修訂與廢止（一）文件修訂1.隨著公司業務發展、法律法規變化或其他原因，需要對已發布的文件進行修訂時，由原起草部門或相關部門提出修訂申請。2.修訂申請應說明修訂的原因、內容和范圍，并填寫《文件修訂申請表》，經部門負責人審核后提交至行政部。3.行政部對修訂申請進行匯總整理，組織相關部門對修訂內容進行審核，審核通過后按照文件起草、審核、批準、發布的流程進行修訂和發布。4.文件修訂后，應在文件首頁注明修訂版本號和修訂日期，同時更新文件的編號和發布記錄。（二）文件廢止1.當文件已不再適用或失去效力時，由原發布部門提出廢止申請。2.廢止申請應說明廢止的原因和文件名稱、編號等信息，并填寫《文件廢止申請表》，經部門負責人審核后提交至行政部。3.行政部對廢止申請進行審核，審核通過后發布文件廢止通知，明確廢止的文件名稱、編號和廢止日期。4.已廢止的文件應及時從文件檔案室和電子文檔系統中清理，確保文件管理的準確性和有效性。九、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等敏感信息的文件，均屬于保密文件范疇。2.保密文件的具體范圍由公司保密管理部門根據公司實際情況確定，并定期進行更新。（二）保密措施1.人員管理對涉及保密文件管理的人員進行嚴格的背景審查和保密培訓，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。加強對員工的日常教育和監督，提高員工的保密意識，防止因疏忽或違規行為導致保密文件泄露。2.文件管理保密文件應單獨存放，設置專門的保密標識，并采取加密存儲、訪問控制等技術手段，確保文件的安全性。嚴格控制保密文件的傳閱范圍，按照“知悉范圍最小化”原則，限定能夠接觸和處理保密文件的人員名單。對于保密文件的借閱、復印、銷毀等操作，應履行嚴格的審批手續，并做好詳細記錄。（三）保密監督與檢查