外貿進口公司管理制度一、總則（一）目的為規范公司的運作，提高工作效率，確保公司各項業務的順利開展，加強公司內部管理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括管理人員、業務人員、行政人員、財務人員等。（三）基本原則1.合法性原則：公司的各項制度和規定應符合國家法律法規的要求。2.公平公正原則：對待所有員工一視同仁，在制度執行過程中不偏袒、不歧視。3.實用性原則：制度應具有可操作性，能夠切實解決公司運營過程中的實際問題。4.不斷完善原則：隨著公司的發展和外部環境的變化，及時對制度進行修訂和完善。二、組織架構與職責（一）組織架構公司采用[具體組織架構形式，如直線職能制]的組織架構，下設[列出各部門名稱，如業務部、采購部、物流部、財務部、行政部等]。（二）各部門職責1.業務部負責市場調研，尋找潛在客戶，拓展業務渠道。與客戶進行商務洽談，簽訂進口合同。跟蹤合同執行情況，協調解決合同履行過程中的問題。2.采購部根據業務合同要求，尋找合適的供應商。與供應商進行采購談判，簽訂采購合同。負責采購訂單的下達、跟進和驗收。3.物流部安排貨物的運輸、報關、報檢等物流環節。確保貨物按時、安全、準確地送達目的地。處理物流過程中的異常情況，如貨物損壞、延誤等。4.財務部負責公司的財務管理和會計核算工作。制定財務預算和成本控制方案。審核各項費用支出，進行財務分析和風險預警。5.行政部負責公司的行政管理工作，包括辦公設施管理、文件檔案管理、人員考勤管理等。組織公司會議和活動，協調各部門之間的工作關系。負責公司的人力資源管理工作，包括招聘、培訓、績效考核、薪酬福利等。三、員工行為規范（一）工作紀律1.按時上下班，不得遲到、早退、曠工。如有特殊情況需要請假，應提前按照規定辦理請假手續。2.工作時間內不得擅自離崗、串崗，不得從事與工作無關的事情。3.遵守公司的保密制度，不得泄露公司的商業秘密和客戶信息。（二）職業道德1.誠實守信，正直廉潔，不得接受供應商或客戶的賄賂、回扣等不正當利益。2.敬業愛崗，認真履行工作職責，努力提高工作效率和質量。3.團結協作，積極配合其他部門的工作，共同完成公司的任務。（三）言行舉止1.著裝整潔得體，符合公司的形象要求。2.語言文明，態度和藹，不得使用粗俗、侮辱性語言。3.行為舉止大方得體，遵守公共秩序和社會公德。四、招聘與培訓（一）招聘1.根據公司業務發展需要，制定招聘計劃。2.發布招聘信息，通過多種渠道吸引人才應聘。3.對應聘人員進行篩選、面試、筆試等環節，確定合適的人選。4.辦理新員工入職手續，簽訂勞動合同。（二）培訓1.新員工入職培訓介紹公司的基本情況、組織架構、規章制度等。進行業務知識和技能培訓，使其盡快熟悉工作崗位。2.崗位技能培訓根據員工的崗位需求，定期組織專業技能培訓，提高員工的業務水平。鼓勵員工參加外部培訓課程和學習交流活動，拓寬知識面和視野。3.管理培訓為管理人員提供管理知識和技能培訓，提升管理能力。組織管理經驗分享會和研討會，促進管理人員之間的交流和學習。五、績效考核（一）考核原則1.客觀公正原則：以事實為依據，全面、客觀地評價員工的工作表現。2.注重實績原則：重點考核員工的工作業績和工作成果。3.激勵發展原則：通過績效考核，激勵員工不斷提高工作績效，實現個人與公司的共同發展。（二）考核周期績效考核分為月度考核、季度考核和年度考核。月度考核主要考核員工的日常工作表現，季度考核和年度考核在月度考核的基礎上，綜合評價員工的季度和年度工作業績。（三）考核內容1.工作業績：包括業務指標完成情況、工作任務完成質量等。2.工作能力：包括專業知識、工作技能、溝通能力、團隊協作能力等。3.工作態度：包括工作積極性、責任心、敬業精神等。（四）考核流程1.員工自評：員工根據自己的工作表現，填寫績效考核自評表。2.上級評價：上級主管根據員工的日常工作表現和工作成果，對員工進行評價。3.綜合評審：人力資源部對員工的自評和上級評價進行綜合評審，確定考核結果。4.結果反饋：將考核結果反饋給員工，員工如有異議，可以在規定時間內提出申訴。（五）考核結果應用1.績效獎金發放：根據考核結果，發放績效獎金，激勵員工提高工作績效。2.晉升與調薪：考核結果作為員工晉升、調薪的重要依據。3.培訓與發展：根據員工的考核結果，制定個性化的培訓計劃，幫助員工提升能力。六、薪酬福利（一）薪酬結構公司員工的薪酬結構包括基本工資、績效工資、獎金等部分。1.基本工資：根據員工的崗位、學歷、工作經驗等因素確定。2.績效工資：與員工的績效考核結果掛鉤，根據考核得分發放。3.獎金：根據公司的經營業績和員工的工作表現發放，如年終獎金、項目獎金等。（二）薪酬調整1.定期調整：根據公司的經營狀況和市場薪酬水平，每年進行一次薪酬調整。2.不定期調整：根據員工的績效考核結果、崗位變動等情況，不定期進行薪酬調整。（三）福利政策1.社會保險：為員工繳納養老保險、醫療保險、失業保險、工傷保險和生育保險。2.住房公積金：按照國家規定為員工繳納住房公積金。3.帶薪年假：員工按照工作年限享受相應天數的帶薪年假。4.節日福利：在重要節日為員工發放節日禮品或補貼。5.培訓與發展機會：為員工提供豐富的培訓和發展機會，幫助員工提升能力。七、財務管理制度（一）財務預算1.每年年底，各部門根據公司的戰略目標和業務計劃，編制下一年度的部門預算。2.財務部匯總各部門預算，編制公司年度財務預算草案，報公司管理層審批。3.經公司管理層審批后的財務預算作為公司年度財務管理的依據，各部門應嚴格按照預算執行。（二）費用報銷1.員工因工作需要發生的費用，應按照公司的費用報銷制度進行報銷。2.報銷流程：員工填寫費用報銷單，附上相關發票和憑證，經部門主管審核、財務審核、總經理審批后，到財務部報銷。3.費用報銷標準：公司制定明確的費用報銷標準，包括差旅費、業務招待費、辦公用品費等，員工應嚴格按照標準執行。（三）資金管理1.公司的資金由財務部統一管理，確保資金的安全和合理使用。2.資金使用審批：所有資金支出應按照公司的資金審批制度進行審批，確保資金使用的合理性和合規性。3.資金風險控制：財務部應定期對公司的資金狀況進行分析和評估，及時發現和防范資金風險。八、合同管理制度（一）合同簽訂1.業務人員在簽訂進口合同前，應進行充分的市場調研和風險評估，確保合同的可行性和合法性。2.合同文本應使用公司統一制定的合同模板，明確雙方的權利和義務、合同金額、交貨時間、質量標準等條款。3.合同簽訂前，應提交公司法律顧問進行審核，確保合同的合法性和有效性。4.合同簽訂后，應及時將合同副本交財務部、物流部等相關部門備案，以便跟蹤合同執行情況。（二）合同執行1.業務人員應跟蹤合同執行情況，及時協調解決合同履行過程中的問題。2.采購部應按照合同要求及時采購貨物，確保貨物的質量和交貨期。3.物流部應按照合同要求安排貨物的運輸、報關、報檢等物流環節，確保貨物按時、安全、準確地送達目的地。4.財務部應按照合同約定及時支付貨款，確保公司的信用和合作關系。（三）合同變更與解除1.如因市場變化、不可抗力等原因需要變更或解除合同，應按照合同約定的程序進行辦理。2.合同變更或解除前，應及時通知對方，并協商達成一致意見。3.合同變更或解除后，應及時辦理相關手續，如簽訂補充協議、退款等。九、保密制度（一）保密范圍1.公司的商業秘密，包括客戶信息、業務數據、產品配方、技術資料等。2.公司的財務信息，包括財務報表、預算方案、成本數據等。3.公司的內部管理信息，包括組織架構、管理制度、人員信息等。（二）保密措施1.與員工簽訂保密協議，明確員工的保密義務和違約責任。2.加強對公司文件、資料、計算機系統等的管理，設置訪問權限，防止信息泄露。3.對涉及商業秘密的會議、談判等活動，采取保密措施，如限制參會人員、使用保密設備等。4.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識。（三）保密監督與檢查1.公司設