單位采購控制管理制度一、總則（一）目的為了加強單位采購管理，規范采購行為，提高采購效率，降低采購成本，保證采購質量，防范采購風險，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于單位內部各部門的采購活動，包括物資采購、服務采購等。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動應當符合國家法律法規和單位內部規章制度的要求。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開、公平、公正原則：采購活動應當公開透明，公平對待所有供應商，確保采購過程公正。4.誠實守信原則：采購活動各方應當誠實守信，履行各自的義務。二、采購組織與職責（一）采購決策機構成立采購領導小組，由單位高層管理人員組成，負責審議采購戰略、重大采購項目等。（二）采購執行部門設立專門的采購部門，負責具體采購業務的實施。其主要職責包括：1.制定采購計劃和預算。2.尋找、篩選、評估供應商。3.組織采購談判和合同簽訂。4.跟蹤采購合同執行情況。5.處理采購過程中的相關問題。（三）其他相關部門職責1.需求部門：提出采購需求，參與采購評審，負責驗收采購物資或服務。2.財務部門：負責審核采購預算、支付貨款，監督采購資金使用情況。3.審計部門：對采購活動進行審計監督。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據年度工作計劃和業務需求，提前編制采購預算草案，明確采購項目、數量、規格、預計金額等。2.采購部門匯總各需求部門的采購預算草案，結合單位整體戰略和財務狀況，進行綜合平衡和審核，形成年度采購預算方案。（二）預算執行1.采購預算一經批準，必須嚴格執行。采購部門應按照預算安排組織采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，需求部門應提出書面申請，說明調整原因和金額，經采購部門審核、財務部門會簽、采購領導小組批準后執行。（三）預算監督1.財務部門定期對采購預算執行情況進行檢查和分析，及時發現和解決預算執行中的問題。2.審計部門對采購預算執行情況進行審計監督，確保預算執行的合規性。四、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據實際需要填寫采購申請表，詳細說明采購項目名稱、規格型號、數量、質量要求、預計到貨時間等內容，并經部門負責人簽字確認。2.采購申請表應提交給采購部門，對于重大采購項目，還需提交采購領導小組審議。（二）供應商選擇與管理1.供應商尋找采購部門通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。建立供應商信息庫，記錄供應商的基本信息、經營范圍、聯系方式、信用狀況等。2.供應商篩選與評估采購部門根據采購項目的要求，對潛在供應商進行篩選，確定入圍供應商名單。對入圍供應商進行評估，評估內容包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、售后服務、信譽等。可采用實地考察、樣品測試、查閱供應商業績和信用記錄等方式進行評估。3.供應商確定根據評估結果，采購部門選擇合適的供應商，并與其進行談判，確定采購價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。對于重要采購項目，應組織相關部門進行聯合評審，確定最終供應商。4.供應商管理采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。定期對供應商進行評價和考核，根據考核結果調整供應商合作關系。如供應商出現質量問題、交貨延遲等情況，應及時采取措施，如責令整改、暫停合作、取消供應商資格等。（三）采購合同簽訂1.采購部門與供應商達成一致意見后，起草采購合同文本。合同內容應符合法律法規要求，明確采購項目的詳細規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同文本應提交給財務部門、法務部門等相關部門進行審核。財務部門審核付款條款，法務部門審核合同的合法性和合規性。3.根據審核意見，采購部門對采購合同進行修改完善，經采購部門負責人、財務部門負責人、法務部門負責人簽字后，報單位法定代表人或其授權代表簽字蓋章。4.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門，以便各部門履行各自職責。（四）采購實施1.采購部門根據采購合同要求，向供應商下達采購訂單，明確采購貨物的名稱、規格、數量、交貨時間、交貨地點等內容。2.供應商按照采購訂單要求組織生產和發貨，并及時將發貨信息通知采購部門。3.采購部門跟蹤采購訂單執行情況，及時與供應商溝通協調，解決可能出現的問題，確保按時、按質、按量完成采購任務。（五）驗收1.需求部門負責組織對采購物資或服務進行驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對采購物資的數量、質量、規格等進行檢查。2.對于重要采購項目或技術復雜的采購項目，可邀請專業機構或專家參與驗收。3.驗收合格后，驗收人員應填寫驗收報告，簽字確認。驗收報告應包括采購項目名稱、供應商名稱、采購數量、驗收標準、驗收結果等內容。如驗收不合格，應及時與供應商協商解決，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，直至驗收合格。（六）付款1.采購物資或服務驗收合格后，采購部門應及時整理相關資料，如采購合同、驗收報告、發票等，提交給財務部門。2.財務部門按照采購合同約定的付款方式和時間，審核相關資料無誤后，辦理付款手續。3.對于預付款項，財務部門應嚴格按照合同約定進行支付，并跟蹤預付款項的使用情況，確保資金安全。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、合同風險等。2.可采用風險矩陣、頭腦風暴等方法進行風險識別，確定風險的可能性和影響程度。（二）風險評估1.根據風險識別結果，對風險進行評估，確定風險等級。風險等級可分為高、中、低三個等級。2.對于高風險等級的風險，應制定詳細的風險應對措施；對于中風險等級的風險，應采取適當的風險控制措施；對于低風險等級的風險，可進行持續監測。（三）風險應對1.供應商違約風險應對在采購合同中明確違約責任條款，加大對供應商違約行為的約束力度。對供應商進行定期評價和考核，建立供應商信用檔案，及時發現和防范供應商違約風險。對于重要采購項目，可要求供應商提供履約保證金或銀行保函。2.質量風險應對在采購合同中明確質量標準和驗收條款，加強對采購物資質量的檢驗和驗收。要求供應商提供質量合格證明文件，并對采購物資進行抽檢或送檢。建立質量反饋機制，及時處理采購物資質量問題，如要求供應商整改、換貨、退貨等。3.價格波動風險應對關注市場價格動態，定期收集和分析價格信息，合理確定采購價格。在采購合同中約定價格調整條款，如根據市場價格指數、原材料價格變化等因素調整采購價格。采用套期保值等金融工具，規避價格波動風險。4.合同風險應對加強采購合同管理，嚴格按照合同簽訂流程簽訂合同，確保合同條款合法、合規、完整。定期對采購合同進行審查和清理，及時發現和解決合同執行過程中存在的問題。建立合同糾紛處理機制，妥善處理合同糾紛，維護單位合法權益。六、采購監督與審計（一）內部監督1.采購部門應建立健全內部監督機制，定期對采購活動進行自查，發現問題及時整改。2.財務部門對采購資金使用情況進行監督，確保資金使用合規、安全、有效。3.審計部門對采購活動進行定期審計和專項審計，重點審查采購程序的合規性、采購合同的合法性、采購資金的使用效益等。（二）外部監督1.接受政府相關部門的監督檢查，如財政部門、審計部門等。2.主動接受社會監督，如供應商、客戶等的監督，及時處理投訴和舉報。七、采購信息化管理（一）建立采購信息系統1.單位應建立采購信息系統，實現采購業務的信息化管理。采購信息系統應涵蓋采購申請、供應商管理、采購合同簽訂、采購實施、驗收、付款等采購全過程。2.通過采購信息系統，實現采購信息的實時共享和動態管理，提高采購工作效率和透明度。（二）數據管理與分析1.采購信息系統應及時準確地記錄采購活動中的各項數據，如采購項目、供應商信