第一章

涉外秘書概說

第一節(jié)

什么是秘書一、國外秘書的定義（一）西方國家秘書的含義

1、指一種職位或職業(yè)（Job）； 2、指具有這種職位、從事此一職業(yè)的職員（Officer）或人員（Person）； 3、指一種官員（Officer）。

（二）國際職業(yè)秘書協(xié)會所下定義

國際職業(yè)秘書協(xié)會（TheProfessionalSecretariesAssociation[International]）:

“秘書應是主管人員的一位特殊的助手，她（他）掌握辦公室工作的技巧，能在沒有上司過問的情況下表現(xiàn)出自己的責任感，以實際行動顯示出主動性和正確判斷的能力，并且在所給予的權(quán)力范圍內(nèi)作出決定。”二、我國秘書的定義（一）我國古代“秘書”一詞的含義 1、指宮禁中的秘藏之書

如《晉書·荀勖傳》：“得汲郡冢中古文竹書，詔勖撰次之,以為中經(jīng),列在秘書。”《漢書·劉向傳》:“詔向領(lǐng)校中五經(jīng)秘書。”《后漢書·蘇竟傳》：“與國師公從事出入，校定秘書。”2、指讖緯圖錄等類書

《說文》：“秘書說曰：日月為易。”段玉裁注：“秘書，謂諱書。”《后漢書·鄭玄傳》：“時睹秘書緯術(shù)之奧。”3、指官名

東漢桓帝時創(chuàng)設秘書監(jiān)一職4、官署名稱

如晉設秘書寺，南朝梁時改稱秘書省，清設秘書院（二）我國現(xiàn)代對秘書定義的爭論廣義的秘書可稱為秘書人員，是指：無論是否具有秘書職務，但實際上從事著秘書業(yè)務的辦公室工作人員，如處理文書、檔案、調(diào)研、信息、協(xié)調(diào)、督查、信訪等工作人員、機要人員等。

狹義的秘書指在領(lǐng)導身邊，輔助領(lǐng)導，溝通上下左右和內(nèi)外聯(lián)系、掌管文書、處理信息和日常事務的重要助手，是具有秘書職務的專門管理人員。三、我國秘書的分類（一）按服務對象劃分

１、公務秘書

２、私人秘書三、我國秘書的分類（一）按服務對象劃分

１、公務秘書

２、私人秘書（二）按所在系統(tǒng)劃分1、行政秘書2、行業(yè)秘書（三）按職責劃分

1、文字秘書 2、機要秘書 3、公關(guān)秘書 4、董事會秘書 5、事務秘書一何

第二節(jié)什么是涉外秘書

為涉外秘書一、

涉外秘書的定義

涉外秘書是指在我國“三資”企業(yè)、外國駐華機構(gòu)、我國涉外單位、部門等供職的秘書，是改革開放后產(chǎn)生的新型的、外向型的秘書。她（他）們掌握一門以上外語、能操作辦公自動化設備、懂經(jīng)濟、懂法律、掌握秘書工作理論和技能，了解中外文化差異,具有國際視野,是輔助上司實施管理的智力型的專門人才.二、涉外秘書的稱呼

涉外秘書可譯成

Foreignrelatedsecretary。

在單位內(nèi)一般被稱為秘書，也有稱行政助理(administrativeassistant)、行政秘書(administrativesecertary)

在外商獨資企業(yè)中，涉外秘書常被稱為:

privatesecretary

受公司人事部門委派，去某一上司手下工作，接受該上司的直接指揮，而服務于和服從于公司的整體利益，即某一上司的專職秘書，其酬金由公司支付。privatesecretarytothegeneralmanager三、涉外秘書的分類

1,根據(jù)所在單位性質(zhì)分類

“三資”企業(yè)秘書獨資企業(yè)已占70%以上

是涉外秘書的代表群體

外國駐華機構(gòu)秘書層次、招聘要求、待遇最高的群體。但人數(shù)最少。

國內(nèi)涉外單位\部門秘書職業(yè)最為穩(wěn)定。

民營企業(yè)秘書協(xié)助雇主處理涉外事務、對雇主負責、由雇主支付勞動報酬。

私人涉外秘書

2,根據(jù)基本職責、地位分類

1、秘書seniorsecretary或privatesecretary

輔助上司處理全面事務的重要助手.

2、文員juniorsecretary或clerk以打印文件、收發(fā)信函、保管檔案為主要職責的人員.

第三節(jié)涉外秘書與機關(guān)秘書的區(qū)別

一、管理目標的不同秘書工作是管理工作的一部分。涉外秘書的主體是“三資”企業(yè)秘書。涉外秘書從事的輔助性管理工作，

屬于企業(yè)管理的范疇。

機關(guān)秘書從事的輔助管理工作，

屬于行政管理的范疇。

二、服務對象和隸屬關(guān)系的區(qū)別（一）國內(nèi)機關(guān)企事業(yè)單位秘書的隸屬關(guān)系

被編制于辦公室內(nèi);受辦公室主任指揮;為整個領(lǐng)導群體服務.

┏━━━━┓

┃單位領(lǐng)導┃┗━┳━━┛┏━━━━━━━╋━━━━━━┓┏━━┻━┓

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┏━┻━━┓┃職能部門┃

┃辦公室┃

┃基層單位┃┗━━━━┛

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（二）涉外秘書的隸屬關(guān)系

1、外商獨資企業(yè)秘書的隸屬關(guān)系-------“一對一”

Generalmanager（總經(jīng)理）

┣━━━━Privatesecretary（秘書）Director（總監(jiān)）

┣━━━━Privatesecretary（秘書）

Manager（經(jīng)理）┣━━━━Privatesecretaryorclerk（秘書、文員）

Supervisor（主管）

┣━━━━Privatesecretaryorclerk（秘書、文員）2、合資企業(yè)秘書的隸屬關(guān)系

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┃總經(jīng)理┃

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┣━━━┫總經(jīng)理辦公室┃

┃

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┃第一副總經(jīng)理┃

┃副總經(jīng)理┃

┃總工程師┃

┃總會計師┃

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┃銷售部┃

┃質(zhì)量檢查部┃

┃工程部┃

┃財部務┃

┗━━━┛

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┗━━━┛

┗━━━┛3。國內(nèi)涉外單位秘書的隸屬關(guān)系大體和國內(nèi)機關(guān)企事業(yè)單位秘書的隸屬關(guān)系相同，即：他們被編制于辦公室內(nèi);受辦公室主任指揮;為整個領(lǐng)導群體服務.

三、工作范圍的差別涉外秘書的職責可歸納為“處理事務，綜合服務”。

機關(guān)秘書的職責可歸納為“處理事務，輔助決策”。四、各項業(yè)務側(cè)重點不同辦文辦會辦事五、任職資格、職級待遇不同第一，涉外秘書是一種相對獨立的職業(yè)，任職者大多受過專門訓練。傳統(tǒng)的機關(guān)秘書，大多未受過專門訓練，由領(lǐng)導從本單位、本部門人員中選用，往往作為干部的培養(yǎng)對象。第二，涉外秘書以女性為多，機關(guān)秘書大部分為男性。第三，流動性較大。

第四，通曉英語等一門或數(shù)門外語。第五，具有商務、外貿(mào)、法律、國際慣例等知識。第六，了解中外文化的差異。第七，善于搞公共關(guān)系。

第八，涉外秘書的職級董事會秘書

總經(jīng)理秘書

總經(jīng)理辦公室秘書

經(jīng)理秘書

經(jīng)理辦公室秘書總經(jīng)理-------12級秘書-------9級經(jīng)理-------9級秘書-------7級主管-------7級文員-------5級六、涉外秘書同國外秘書的比較日本的秘書可劃分為“日本型”和“歐美型”兩大類。日本型秘書，指日本國內(nèi)以傳統(tǒng)方式工作的秘書。“歐美型”秘書，指日本國內(nèi)具備歐美國家秘書一般特性的秘書.

涉外秘書類似“歐美型”秘書,是國際化的中國秘書.是中國秘書的國際化.

業(yè)務素質(zhì)要求遠高于國內(nèi)傳統(tǒng)秘書.含金量高.【思考題】1。涉外秘書的定義是什么？2。privatesecretary指什么？3。涉外秘書有哪些分類？4。簡述涉外秘書和機關(guān)秘書的區(qū)別。5。如何理解涉外秘書是外向型、復合型的秘書？第二章

涉外秘書的發(fā)展及前景

第一節(jié)涉外秘書的產(chǎn)生和發(fā)展

一、涉外秘書的產(chǎn)生

二、涉外秘書的發(fā)展（一）八十年代的第一次發(fā)展高潮（二）九十年代的第二次發(fā)展高潮（三）方興未艾的第三次發(fā)展高潮

三。涉外秘書教育事業(yè)的發(fā)展

（一）涉外秘書專業(yè)的產(chǎn)生（二）涉外秘書專業(yè)的曲折發(fā)展（三）涉外秘書專業(yè)新階段四。對涉外秘書的學術(shù)研究第三節(jié)

涉外秘書的發(fā)展趨勢

一.社會大量需要涉外秘書（一）外資企業(yè)和辦事處持續(xù)增加

40多萬家,吸引外資6000億美元,吸納了一千多萬人就業(yè).富士康

(二）民營企業(yè)和私人秘書需求量增加.

（三）國內(nèi)經(jīng)濟轉(zhuǎn)型的需要.

(四)涉外秘書需不斷補充.二.大批青年應聘涉外秘書職位

（一）收入較高

底薪較高;

四金隨之而高;一年發(fā)放14---16個月工資;年終獎金;休假旅游;工作餐等福利

;教育基金;

（二）層次較高 1、地位重要 2、接觸上層 3、高管本土化 4、選用職業(yè)經(jīng)理人（professionalmanagers）

（三）技能較高

（四）效率較高大學畢業(yè)生選擇去外資企業(yè)的超過50%；最期望的職位依次是：經(jīng)理助理、秘書、技術(shù)員、業(yè)務員、文員、辦事員、翻譯.《解放日報》報道，2012年上海人才市場招聘、應聘最熱門的職業(yè)是文員。三,涉外秘書前景光明第一、改革開放奠定了發(fā)展基礎；第二、經(jīng)濟仍將強勁發(fā)展；第三、從社會需求來看大量需要，大批青年應聘

第四、從日本的經(jīng)驗來看秘書行業(yè)將持續(xù)發(fā)展，前景光明，是常青的職業(yè).

第三節(jié)涉外秘書性別年齡趨向

一、涉外秘書的女性化二、涉外秘書女性化的內(nèi)因性情溫和、擅于處理人際關(guān)系；耐心、細致、條理性強

記憶力強；具有打字天賦；

天性謹慎、便于保密；現(xiàn)代知識女性擇業(yè)觀的體現(xiàn)；生理特點適合室內(nèi)秘書工作。女性心理、生理特征吻合秘書工作要求

，是自然地社會分工。

三、擯棄對女秘書的曲解是女性自立自尊自強的職業(yè)

肖乾《旅英七載》

《內(nèi)羅畢戰(zhàn)略》

“NOmeantsNO”（不就是不）原則

安妮·喬普里安

一個工作環(huán)境中，既有男性陽剛之美，又有女性溫柔賢淑之美，才是正常的。四、男性涉外秘書（一）男性涉外秘書的現(xiàn)狀（二）男性涉外秘書的優(yōu)勢（三）男性涉外秘書在增加五、涉外秘書的年齡趨向目前涉外秘書是年輕人為主體的職業(yè)。其原因有五方面。【思考題】1。改革開放政策和涉外秘書有何關(guān)系？2。簡述涉外秘書教育事業(yè)的發(fā)展3。涉外秘書的前景如何，為什么？4。涉外秘書女性居多的原因是什么？5。涉外秘書為何年輕人居多？

第三章

涉外秘書工作的整體功能

第一節(jié)涉外秘書的作用

一、樞紐作用

1、從組織內(nèi)部結(jié)構(gòu)論：

貫通上下、聯(lián)系左右、顧及內(nèi)外，正處于事物之間相互聯(lián)系的中心點上，起著樞紐作用。

┏━━━━┓┏━━━━┓┏━━━━┓┃上級機關(guān)┃┃決策層┃┃政府部門┃┗━━━━┛┗━┳━━┛┗━━━━┛┃┏━━━━┓┏━┻━━┓┏━━━━┓┃職能部門┣━━━┫秘書┣━━┫職能部門┃┗━━━━┛┗━┳━━┛┗━━━━┛┃┏━━━━┓┏━┻━━┓┏━━━━┓┃客戶┃┃執(zhí)行層┃┃協(xié)作單位┃

┗━━━━┛┗━━━━┛

┗━━━━┛2、從信息傳播環(huán)節(jié)觀察：處于單位信息的集散點。3、從秘書活動的形態(tài)觀察：

處于認識轉(zhuǎn)化為實踐的中介點。二、綜合作用

由于涉外秘書處于組織貫通上下、聯(lián)系左右，顧及內(nèi)外的樞紐地位，她是為完成組織的總?cè)蝿铡⑦_到總目標而服務，從總體上考慮問題，所以，具有綜合作用。三、協(xié)調(diào)作用

涉外秘書在職責范圍之內(nèi)，或者在上司授權(quán)之下，化解矛盾、溝通信息，調(diào)整和改善組織內(nèi)部、組織和外界、人際之間的關(guān)系，促使組織的各項工作趨向同步化、和諧化，以完成總?cè)蝿铡Ｋ摹⒋翱谧饔?/p>

秘書的形象、工作態(tài)度、風格、效率反映出領(lǐng)導部門、組織的素質(zhì)，決定著它們的形象，是它們的代表，起著窗口作用。這就要求涉外秘書時時注意自身的形象，以個體形象來塑造組織形象，讓內(nèi)外公眾愿意接近、親近領(lǐng)導部門和組織。

第二節(jié)涉外秘書的職業(yè)特性

一、輔助性（一）輔助性的含義涉外秘書是上司的輔助人員，她承擔的是上司領(lǐng)導工作中的輔助工作，一般來說，她上無決策之權(quán)，下無執(zhí)行之權(quán)，只對上司起輔助作用。（二）輔助性的體現(xiàn)

涉外秘書的輔助性是通過對上司多方面的輔助來體現(xiàn)的，如：

１、精力輔助

２、智力輔助二、服務性（一）為上司服務（二）為下屬部門服務（三）為員工服務（四）為外部公眾服務三、被動性涉外秘書總是受命圍繞上司的領(lǐng)導活動而工作，客觀上具有被動性。

但是，在具體操作上，即如何將上司交辦的事項辦好，卻可以發(fā)揮主觀能動性，從被動中爭主動。四、隱匿性（一）隱匿性的含義涉外秘書工作的隱匿性是指：涉外秘書的勞動融匯于上司的領(lǐng)導活動之中，其勞動成果表現(xiàn)于上司領(lǐng)導工作的成果中，而非直接顯示出來。（二）隱匿性的客觀存在（三）隱匿性的意義秘書具有隱匿性這一特性，要求秘書必須牢記：要甘居幕后，埋頭工作，謙虛謹慎，不求聞達。五、涉外性涉外性也就是國際化，是涉外秘書獨有的特性，也是涉外秘書區(qū)別于其他種類秘書的標志性特征。

第三節(jié)涉外秘書的職責

一、涉外秘書的職責二、涉外秘書工作的要求（一）掌握政策（二）準確無誤（三）迅速高效（四）保守秘密【思考題】1。涉外秘書有哪些職業(yè)特性？2。什么是輔助性？3。涉外秘書有哪些作用？4。涉外秘書的主要職責范圍是什么？5。涉外秘書工作的基本要求是什么？

第四章

涉外秘書的職場環(huán)境

第一節(jié)“三資”企業(yè)的管理模式

一、董事會制度董事會是企業(yè)的最高權(quán)力機構(gòu)，董事長是企業(yè)的法人代表。二、“三資”企業(yè)管理權(quán)的歸屬（一）雙方共管型

由各方母公司分別派人參與企業(yè)管理，由董事會決策及協(xié)調(diào)各方利益。（二）一方為主型

由一方經(jīng)營管理，另一方退居二線。（三）委托第三方型

即雙方母公司都不派人參與經(jīng)營管理，由董事會出面，從外部聘請總經(jīng)理。（四）一方承包、租賃型三、“三資”企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)

1、綜合型2、直線型3、直線職能型4、矩陣式結(jié)構(gòu)四、“三資”企業(yè)的管理風格

（一）美國式的管理

1、以“法”治廠2、強調(diào)個人價值（二）日本式的管理1、紀律嚴明2、讓員工以公司為家

五、“三資”企業(yè)的管理特點

（一）精干高效1、機構(gòu)精干2、人員高效（二）政令暢通

（三）制度嚴明

（四）唯才是用

（五）博采眾長

第