2025年中國信息技術服務有限公司合同管理規范第一章總則第一條為規范中國信息技術服務有限公司（以下簡稱“公司”）的合同管理工作，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本合同管理規范（以下簡稱“本規范”）。第二條本規范適用于公司及其分支機構在經營活動中所涉及的所有合同的訂立、履行、變更、解除、終止以及合同檔案的管理工作。第三條合同管理遵循合法性、合規性、規范性、風險控制原則，確保合同內容合法、程序規范、責任明確、風險可控。第二章合同管理的范圍第四條本規范所稱合同是指公司與其他平等主體（包括自然人、法人或其他組織）之間設立、變更、終止民事權利義務關系的協議。第五條合同管理范圍包括但不限于：（一）技術服務合同；（二）軟件開發合同；（三）設備采購合同；（四）銷售合同；（五）合作伙伴框架協議；（六）其他與公司經營相關的合同。第六條公司所有合同均應當采用書面形式訂立，并由公司統一編號管理。第三章職責分工第七條公司設立合同管理小組，負責指導、監督和協調合同管理工作。合同管理小組由公司綜合管理部、法務審計部、財務部等部門負責人組成。第八條綜合管理部負責合同管理的組織協調工作，包括合同的編號、歸檔、借閱等。第九條法務審計部負責合同的合法性審查，參與重大合同的談判，提供法律意見，監督合同履行情況。第十條財務部負責審核合同中涉及的財務條款，包括金額、支付方式、時間等內容。第十一條業務部門負責合同的具體談判、起草、提交審查，并跟蹤合同履行情況。第四章合同的訂立第十二條合同的訂立應當遵循平等、自愿、公平、誠實信用的原則，并符合國家相關法律法規及公司內部規章制度。第十三條業務部門在訂立合應當充分了解合同對方的資質、信用狀況、履約能力等信息，并提交相關證明材料。第十四條合同內容應當包括但不限于以下條款：（一）合同雙方的名稱、住所、法定代表人或負責人及其聯絡方式；（二）合同標的、數量、質量、價款或報酬；（三）合同履行的時間、地點、方式；（四）雙方的權利和義務；（五）違約責任；（六）爭議解決方式；（七）其他約定事項。第十五條合同的草擬人應當確保合同條款清晰、完整、準確，并符合公司利益。第五章合同的審查與修改第十六條合同草擬完成后，業務部門應當將合同送交法務審計部進行合法性審查。審查內容包括：（一）合同內容是否符合法律法規及公司相關規定；（二）合同條款是否全面、清晰、無歧義；（三）合同雙方的權利義務是否公平合理；（四）違約責任是否明確；（五）其他需要審查的內容。第十七條法務審計部在審查過程中發現合同存在問題的，應當及時向業務部門提出修改建議。業務部門應當根據修改建議對合同進行修改，并提交審查。第十八條重大合同或涉及復雜法律關系的合同，法務審計部應當組織相關部門進行會審，并形成書面意見。第六章合同的審批第十九條合同審查通過后，業務部門應當按照公司內部審批流程將合同提交相關負責人審批。審批流程應當包括但不限于：（一）業務部門負責人審批；（二）財務部負責人審批；（三）法務審計部負責人審批；（四）公司分管領導審批。第二十條合同審批過程中，審批人應當對合同的內容、法律風險、經濟利益等方面進行綜合評估，并簽署明確的意見。第二十一條對于金額較大或涉及公司重大利益的合同，應當提交公司總裁辦公會審議。第七章合同的簽訂第二十二條合同經審批通過后，業務部門應當及時與合同相對方簽訂合同。簽訂合同應當使用公司統一的合同專用章，并由授權代表簽字。第二十三條合同簽訂前，業務部門應當確認合同對方的資質、印章的真實性，并保留相關證明材料。第二十四條合同簽訂后，業務部門應當將合同文本、審批記錄及相關材料一并歸檔，并將合同文本副本送交綜合管理部存檔。第八章合同的履行第二十五條合同簽訂后，業務部門應當嚴格按照合同約定履行合同義務，并督促合同對方履行其義務。第二十六條業務部門應當定期檢查合同履行情況，并形成書面報告，發現問題及時向公司管理層報告。第二十七條合同履行過程中，如發現合同對方存在違約行為，業務部門應當及時采取措施維護公司權益，并報法務審計部進行處理。第二十八條合同履行完畢后，業務部門應當對合同履行情況進行總結，并將相關資料歸檔。第九章合同的變更與解除第二十九條在合同履行過程中，如需變更或解除合同，業務部門應當與合同對方協商一致，并簽訂書面補充協議。第三十條變更或解除合同應當經過與原合同相同的審批流程，并報綜合管理部備案。第三十一條變更或解除合同涉及公司重大利益的，應當提交公司總裁辦公會審議。第十章合同的終止第三十二條合同履行完畢或依法解除后，業務部門應當及時辦理合同終止手續，并將相關資料歸檔。第三十三條合同終止后，業務部門應當與合同對方結清所有費用，并收回公司提供的相關資料。第十一章合同檔案管理第三十四條綜合管理部負責合同檔案的管理工作，包括合同的編號、歸檔、借閱、保存及銷毀。第三十五條所有合同文本及與合同相關的資料（包括但不限于審批記錄、履行記錄、變更記錄等）均應當納入檔案管理范圍。第三十六條合同檔案應當按照公司規定分類存放，并設定合理的保存期限。保存期限屆滿后，按照公司檔案管理制度進行銷毀。第三十七條合同檔案未經批準不得外借或復制。如確需借閱或復制，應當辦理相關手續，并留存借閱記錄。第十二章合同管理的監督與責任追究第三十八條公司法務審計部負責對合同管理工作進行監督，定期檢查合同管理情況，并向公司管理層報告。第三十九條對于違反本規范，導致公司遭受經濟損失或聲譽損害的，公司將依法依規追究相關責任人的責任。第四十條對于在合同管理工作中表現優秀的部門或個人，公司將給予表彰或獎