8信息交流控制程序目的為確保能源管理信息在公司內外及時、暢通、有效的傳輸、交流，特制定本程序。適用范圍適用于公司內部上下級、各部門間以及公司與相關方（政府機構、能源供方、消費者等）之間有關能源信息的交流。三、職責1、節能小組具體負責公司能源管理體系運行的信息溝通。2、各部門負責職責范圍內與其它職能部門以及與相關方之間的信息溝通。四、工作程序㈠定義1、內部信息是指部門間的日常聯絡、指令、常規報表、各種信息通報、各部門間的行文等。具體包括：⑴能源方針；⑵法律法規的執行情況；⑶目標、指標的完成情況及能源管理方案的實施情況；⑷監測與測量結果；⑸內審結果；⑹不符合與糾正結果；⑺管理評審結果；⑻體系運行中的其他信息。2、外部信息是指各類相關方的信息。相關方包括政府機構、能源供方、消費者等。外部信息具體包括：⑴法律法規及其他要求；⑵相關方的要求；⑶與能源有關的其他信息（節能新技術、新產品等）。3、內部信息溝通是指礦井能源管理體系運行過程中各層次間以及同層次各部門間的信息交流，交流的信息包括內部信息和外部信息。4、外部信息溝通是指體系內部與相關方之間的信息溝通，溝通的信息也包括內部信息和外部信息。㈡能源信息的溝通1、內部信息溝通⑴正常情況下，內部信息溝通按礦井體系進行，由各部門負責人具體負責。各部門之間能源管理信息的溝通、聯絡、答復采用《信息與溝通記錄》或相應記錄作為接口。⑵公司能源方針、能源管理手冊、程序文件（含修訂）等，由節能小組負責傳達到各相關部門，再由各部門傳達到各相應崗位；作業指導書（含修訂）由各部門自行傳達。⑶最高管理者、能源管理負責人和環保科技中心對能源管理體系的指示、決定、要求等由節能小組負責傳達。⑷各部門間、各能源管理工作崗位間的日常聯絡、常規報表、其他信息通報等，由各部門、崗位負責人負責傳達、交流。⑸節能小組每季度進行一次關于目標、指標和能源管理方案實施情況以及運行控制情況的檢查，向能源管理負責人匯報檢查結果，并通報給相關部門。⑹能源管理體系審核以及管理評審等信息的交流，參照《內部審核控制程序》、《管理評審控制程序》和《能源管理手冊》中管理的要求進行。⑺體系運行中的不符合及其糾正要求、采取的糾正措施、實施結果等信息的交流，參照《不符合、糾正與預防措施控制程序》的要求進行。⑻發生緊急情況時，各部門或崗位之間應及時傳遞信息，并作出緊急情況下的措施。具體要求參見《應急準備與響應控制程序》。2、外部信息交流⑴法律法規及其他要求的獲取、識別及傳達法律法規及其他要求的獲取、識別及傳達方法見《法律與其他要求獲取、識別、更新程序》。⑵來自于相關方信息的接收、處理及答復A相關方的信息包括相關方對礦井能源管理的要求、期望等。B各部門在各自職責范圍內接收來自于相關方的信息。各部門采取定期和不定期的走訪、電話、傳真保持與相關方的聯系，以獲得相關方對礦井的要求、期望等信息。接收的信息由信息接收部門記錄在《信息與溝通記錄》或相應記錄上。C對于各部門在職責范圍內能處理的信息，由各部門直接研究、批復處理意見。D對于各部門在職責范圍內不能處理的信息，由各部門以書面形式傳達至相關部門，相關部門應及時對此信息進行研究、批復處理意見；需要時，可會同其他部門協商處理。如發現較大、重大問題，應向能源管理負責人報告；能源管理負責人對接收的報告可直接批復處理意見，或指示召開會議研究決定處理意見。E對信息的批復處理意見，按內部信息交流要求傳達至相關部門。各相關部門按處理意見的要求和相關程序的要求進行落實。F信息的處理結果或處理方案，由信息處理部門以口頭或書面形式答復相關方，并在《信息與溝通記錄》或相應記錄上記錄。⑶向相關方傳達信息A向相關方傳達的信息包括公司及其各部門對相關方的能源管理要求的反饋。B公司所生產產品的能效。C對能源供方、節能設備供應商的要求。D礦黨群工作部負責公司能源管理體系的對外宣傳。對外宣傳的材料由黨群工作部會同節能小組及相關部門編寫，形式可以是書面、電子媒介、宣傳廣告等。礦井全體工作人員都可采取不同方式，在各種場合宣傳礦井的能源方針。各部門應作好對外宣傳的記錄。4、信息溝通的記錄及其保管⑴內、外部能源信息溝通，當事人都應作好記錄。⑵內部能源信息交流的記錄，由各有關部門負責整理、保管。⑶外部能源信息溝通的記錄，由信息處理部門負責整理、保管。⑷有關體系運行能源管理會議，由環保科技中心作好記錄。五、相關文件《