第五章企業行政事務管理

學習目標主要內容本章小結思考練習知識結構圖第五章_企業行政事務管理通過本章的學習能夠解釋行政事務管理及其它的一些相關概念;能夠掌握企業行政事務管理工作中一些基本的內容、原理和方法；能夠了解企業行政辦公室管理、文書檔案管理、印章管理、會議管理等工作的一些基礎知識。

第五章_企業行政事務管理主要內容第一節企業行政辦公室管理

第二節文書檔案管理第三節企業印章管理第四節企業會議管理第五章_企業行政事務管理第一節企業行政辦公室管理一、行政辦公室的組織管理

二、行政辦公室的人員管理

三、辦公自動化管理

第五章_企業行政事務管理一、行政辦公室的組織管理1、行政辦公室的工作要求

2、行政辦公室的管理方法3、行政辦公室工作的管理方法第五章_企業行政事務管理1、行政辦公室的工作要求

企業行政辦公室的工作，必須在企業行政領導的直接領導和具體指揮下開展工作。行政辦公室的工作有下列具體要求：

●準確進行角色定位●合理進行職責分工●嚴格遵守工作紀律●圓滿完成工作任務

第五章_企業行政事務管理2、行政辦公室的管理方法行政辦公室常用的管理方法有：

●目標管理法●績效管理法●崗位責任法●工作激勵法●經驗總結法●案例研究法●職能對應法

第五章_企業行政事務管理3、行政辦公室工作的管理方法

作為一個重要的辦事部門，要搞好企業行政辦公室工作的管理，就必須掌握企業行政辦公室在管理工作上的基本特征，并采取相應的管理方法。主要要做好兩個方面的工作。第五章_企業行政事務管理(一)掌握企業行政辦公室

工作的基本特征

●適時性特征●嚴謹性特征●同步性特征●服從性特征●溝通性特征●合作性特征●服務性特征●保密性特征第五章_企業行政事務管理（二）掌握企業行政辦公室的

管理方法進行企業日常行政事務的計劃工作進行企業日常行政事務的組織工作進行企業日常行政事務的溝通工作進行企業日常行政事務的指揮工作進行企業日常行政事務的控制工作第五章_企業行政事務管理1、基本素質技能要求2、企業行政辦公室的人員考核3、企業行政辦公室的人員結構二、行政辦公室的人員管理第五章_企業行政事務管理基本素質技能要求思想政治素養文化基礎知識專業基礎知識業務工作素養基本能力要求

第五章_企業行政事務管理企業行政辦公室的人員考核人員考核的涵義

人員考核的意義

人員考核的原則人員考核的內容

第五章_企業行政事務管理企業行政辦公室的人員結構（1）人員結構的涵義：

指企業行政辦公室人員的崗位組織和人員組織形式。在企業行政辦公室這個組織群體中，根據每個成員個體的知識、品質、能力、興趣、特長、身體條件等因素，進行合理的職責與職能分工，便于形成一個得力的、互補的、團結高效的工作群體，從而有利于企業行政事務的順利完成。第五章_企業行政事務管理企業行政辦公室的人員結構（2）人員結構的意義：★有利于揚長避短、優勢互補，充分發揮企業人力資源的作用；★有利于最大限度地挖掘每一個成員個體的工作潛力；★有利于保持企業行政辦公室成員在年齡上的梯形結構，形成知識上的合理搭配；★有利于提高效率，促進企業發展目標的實現和完成。第五章_企業行政事務管理三、辦公自動化管理1、辦公自動化的概念2、辦公自動化的內容3、辦公自動化的特點4、辦公自動化的功能第五章_企業行政事務管理辦公自動化的概念辦公自動化：

指的是企業行政事務處理過程中通過利用計算機、傳真機、復印機等設備，以及利用英特網、各種有線無線通訊等方式進行迅捷、快速、方便、高效的現代辦公。第五章_企業行政事務管理辦公自動化的內容★利用計算機和文字處理機進行文字的起草、修改、編制、測繪★采用電子自動控制的印刷出版系統★采用電子計算機進行文件資料的管理儲存★采用現代網絡通信技術進行文件資料的傳送

★進行會議組織

★聯系協調工作第五章_企業行政事務管理辦公自動化的特點★有利于提高文書的編緝速度

★有利于提高文書的印刷質量★有利于文書的儲存、傳輸、使用。第五章_企業行政事務管理辦公自動化的功能★加速企業信息處理★促進企業事務辦理★方便企業工作協調★提高企業工作效率第五章_企業行政事務管理第二節文書檔案管理一、文書管理概要二、檔案管理概要第五章_企業行政事務管理一、文書管理概要1、文書管理的概念2、文書管理的性質3、文書管理的內容4、文書管理的目標5、文書的收發管理

第五章_企業行政事務管理文書管理的概念★文書管理的概念有廣義和狹義的兩種解釋。★廣義的文書管理，是指企業的文書從形成、運轉、保管、處理，到清退、立卷、歸檔、銷毀及管理使用文書信息的全過程。★狹義的文書管理，則僅是指企業的文書人員對企業文書的保管、利用及清退工作。★這里我們介紹的文書管理是指企業廣義的文書管理。

第五章_企業行政事務管理文書管理的性質★效用性：效用性是企業文書管理在屬性上的基本特點★時限性：時限性是指企業的文書管理工作在時間上的規定

★機要性：機要性有兩方面的內涵：一是指文書工作的機密性，二是指文書工作的重要性

★規范性：規范性是指企業文書管理工作在長期的實踐過程中形成的的比較一致和趨定的做法第五章_企業行政事務管理文書管理的內容企業文書管理的內容有以下十個方面，即：（1）文件的收發登記；（7）文件的立卷歸擋；（2）文件的承辦傳閱；（8）文件的清退銷毀；（3）文件的分發運轉；（9）來信來訪的處理；（4）文件的催辦檢查；（10）會議信電的記錄；（5）文件的繕印校對；（11）領導文檔的起草。（6）文件的監印封發；第五章_企業行政事務管理文書管理的目標企業文書管理有以下六個方面的目標要求：★堅持實事求是★實行分類管理★提倡精簡高效★注意及時準確★強調安全保密★做到黨政分開第五章_企業行政事務管理（一）文書的收發管理

收文管理。企業文書的收文管理包含五個具體環節的工作：

①簽收②拆封③登記④分發⑤傳閱

第五章_企業行政事務管理（二）文書的收發管理

發文管理。一般企業的發文管理，包含六個具體環節的工作：

①擬稿②擬定主題詞③會簽④核稿⑤呈批⑥簽發

第五章_企業行政事務管理二、檔案管理概要1、檔案管理的概念2、檔案管理的內容第五章_企業行政事務管理檔案管理的概念

企業檔案指企業在自身日常經濟活動過程中直接形成的，具有特定保存價值的各種文字、圖表、聲象等不同形式的歷史記錄資料。理解這個概念要注意以下三點：（1）企業檔案是在企業自身日常經濟活動過程中直接形成的；（2）企業檔案有文字、圖表、聲象等各種不同形式；（3）企業檔案是一種歷史記錄資料。

第五章_企業行政事務管理檔案管理的內容（1）檔案的收集（2）檔案的整理（3）檔案的鑒定、保管及利用第五章_企業行政事務管理檔案的收集

企業檔案的收集范圍是：

商業來往文書、財務存檔資料、銷售單據、重要溫家、重要圖表、電腦資料、記錄要件、會議資料、參考資料及報刊雜志等。第五章_企業行政事務管理檔案的整理

企業檔案整理工作要注意以下幾點：

第一，設立檔案卷宗第二，進行檔案分類第三，根據檔案編排第四，進行檔案編目第五章_企業行政事務管理檔案的鑒定、保管及利用

檔案的鑒定就是對企業單位中的檔案資料進行審察、鑒定、甄別，進而提出處理意見。檔案的保管就是按照國家有關檔案管理的規定，對企業單位中的檔案進行保管和存儲。檔案的利用就是指檔案的具體使用。第五章_企業行政事務管理第三節企業印章管理一、印章管理概述

二、印章的種類三、印章的管理及使用第五章_企業行政事務管理印章管理概述

（一）印章的作用

1、機關對外制發的公文，加蓋公章才有效力，不加蓋公章便無效力，其它機關可不予承認。2、介紹信加蓋了機關公章，持信任憑借它既可以證明自己的身份，有可以在一定范圍內行使職權，執行公務；對方則以它為據協助工作，提供幫助。如果持有無印章的介紹信，對方就可以拒絕。3、在財務、貿易往來的憑證上加蓋機關單位印章，就起憑證和制約作用，并有了法定的效能。

第五章_企業行政事務管理（二）印章的規格和制發1、印章的形狀和規格2．印章的名稱文字3、印章的刻制和制發第五章_企業行政事務管理印章的形狀和規格（1）形狀要求：一是國家機關、各級黨委和政府、各級機關和企事業單位的印章形狀印章形狀一律規定為圓形；二是各級機關印章的大小均有所不同；三是其它專用章的型狀有圓形的，也有方形或三角形的。（2）規格要求：一是我國國家黨政機關印章規格的統一標準為：黨的機關、國家機關印章的中心圖案明確規定為鐮刀錘子；權力機關、審判機關、檢察機關的為國徽；國務院和縣級以上政府為國徽；省以下行政部門為五角星。二是各級黨政機關、企事業單位的印章必須按照上述規定執行。任何單位不得自行確定印章規格、樣式，更不得未經允許粗糙制造。第五章_企業行政事務管理印章的名稱文字（1）印章的文字必須自左至右，環形書寫；（2）印章的文字一律使用規范的宋體字；（3）印章的文字只能使用國務院公布施行的簡化字；（4）在實行民族區域自治地方的黨政機關的印章，可將漢字和當地通用的少樹民族文字并列；（5）各級黨政機關的印章名稱應寫全稱，如機關全稱文字過多、印章容納不下的，必須使用約定俗成的，通用、規范和符合規定的簡稱。第五章_企業行政事務管理印章的刻制和制發（1）下級機關單位的印章由上一級機關制發；（2）本級機關不能制發自己的印章；（3）各印章均由各自直屬的上一級黨委、人大常委會、政府制發；（4）印章不能自行刻制；（5）套印印章應報上一級黨政機關備案后自行制做；（6）鋼印及其他專用章在規格和樣式上應與正式印章有所區別（7）財務用章、收文印章、外調用章、調干用章等專用章和領導人名章可按刻制印章的手續辦理，自行刻制；（8）蓋印都要做到端正、清晰、莊重、和諧、美觀大方。第五章_企業行政事務管理印章的種類印章的種類共有七種：

1、公章

2、專用章

3、鋼印

4、縮印

5、套印

6、領導人名章

7、紀念章第五章_企業行政事務管理印章的管理及使用

印章的管理包括五個方面的內容，即：

（1）印章的刻制（2）印章的啟用（3）印章的保管（4）印章的收繳（5）印章的銷毀第五章_企業行政事務管理印章的管理及使用

印章的使用共有八個方面的要求，即：

（1）重要文書的用印必須經本企業單位領導批準（2）企業文件用印時，文件的單位落款名稱必須同印章的名稱相互一致（3）企業文件中若屬代章性質的，在用印時必須注明“代章”二字（4）資信文書，必須填寫清楚姓名、人數、日期、有效期、資信內容及性質等，并經企業領導人同意后方可用印（5）用印必須堅持辦理手續，每次用印都要認真做好詳細記載，以便查考（6）印章必須由企業單位文秘部門中的專門人員保管（7）啟用通知印模應用藍色印油，以示第一次使用（8）使用印章時還必須講究用印的方法、位置和蓋印質量第五章_企業行政事務管理第四節企業會議管理一、會議概要

二、會議管理的控制

三、會議組織第五章_企業行政事務管理會議概要1、會議的概念

2、會議的構成要素

3、會議的種類

4、會議的功能

5、會議管理的原則第五章_企業行政事務管理會議概要

1、會議的概念會議中的會是會面、聚會的意思；議則是討論、商議的意思。所謂會議，指的是企業領導者本著一定的工作目的，有意識地組織和召集下屬商議事情、了解情況、布置工作、作出安排的具體行動過程。第五章_企業行政事務管理會議概要

2、會議的構成要素

企業會議的構成，包括有以下六方面的基本要素：（1）企業會議的名稱；（2）企業會議的時間；（3）企業會議的地點；（4）企業會議的人員；（5）企業會議的組織；（6）企業會議的主題。第五章_企業行政事務管理會議概要

3、會議的種類（1）按會議的內容劃分，可分為：綜合性會議、專題性會議；（2）按會議的目的劃分，可分為：辦公會議、業務會議、生產會議；（3）按會議的規模劃分，可分為：小型會議、中型會議、大型會議；（4）按會議的范圍劃分，可分為：內部會議、外部會議；（5）按會議的召開時間劃分，可分為：定期會議、不定期會議。第五章_企業行政事務管理會議概要

4、會議的功能主要有五方面，即：（1）商議事情、了解情況（2）布置工作、作出安排（3）實施管理、輔助決策（4）加強溝通、促進協調（5）強化監督、實施檢查

第五章_企業行政事務管理會議概要

5、會議管理的原則（1）強調務實、注重成效的原則（2）多方籌措、精心準備的原則（3）改進會風、改革作風的原則第五章_企業行政事務管理會議管理的控制

1、會議的數量控制2、會議的質量控制第五章_企業行政事務管理會議的數量控制

企業會議數量控制的常用方法有以下六種：第一，對會議召開的時間作出必要的硬性規定；第二，合并會議，變多會為一會；第三，壓縮會議，變大會為小會；第四，減少會議數量，能不開就不開；第五，減化會議程序，能短開就短開；第六，規定企業的無會月、無會周或無會日。第五章_企業行政事務管理會議的質量控制會議質量控制的方法有以下九種：第一，樹立科學、合理的企業會議觀念；第二，建立和健企業會議召開的內部制度規章；第三，盡量壓縮企業會議會期；第四，盡可能減少參會人員；第五，合并會議內容；第六，限時發言；第七，站立式開會；第八，把會議場地前移到第一線，如車間、廠房等；第九，舉辦非接觸會議。第五章_企業行政事務管理會議組織

（一）會前準備

（二）會中服務

（三）會后工作第五章_企業行政事務管理會前準備

會前準備通常包括以下十個方面的準備工作：1、制定企業會議計劃2、制定企業會議預案3、準備企業會議文件4、發送企業會議通知5、布置企業會議會場6、排列企業會議座次7、進行與會人員編組8、制發會議名冊證件9、編制會議代表手冊10、進行會議會前檢查第五章_企業行政事務管理制定企業會議計劃制定企業會議計劃時要注意四點：①要根據企業的工作需要和企業領導的意圖，就會議召開的情況做出總體籌劃；②要將會議召開的名稱、時間、地點、主題、主持人、議事日程、與會人員初步確定下來，報送有關方面進行會前審核；③確定召開會議后要事先通知所有的與會者，以便讓其有和緩的與會準備，調節和安排與會時間；④要根據企業會議召開的實際需要制定出會議預算。第五章_企業行政事務管理制定企業會議預案

企業會議預案就是企業會議的總體進行方案。其內容包括：

（1）會議名稱（2）會議主題（3）起止日期（4）議事日程（5）與會人員（6）會議籌備班子（7）會議會場布置（8）會議活動安排第五章_企業行政事務管理準備企業會議文件企業會議文件的具體內容一般包括：（1）開幕詞（2）領導人講話稿（3）工作報告（4）交流材料（5）會議須知或會議手冊（6）閉幕詞第五章_企業行政事務管理發送企業會議通知會議通知上要寫明的內容包括：（1）會名；（2）會因；（3）會期；（4）報到和開會的時間、地點；（5）參會的人員范圍；（6）接站及行車路線；（7）需攜帶的材料；（8）需繳納的會議費用。第五章_企業行政事務管理布置企業會議會場☆會場是舉行會議的具體場所。☆會場布置要根據會議的實際需要和其它各種相關因素考濾。☆重點要注意會場大小、座位多少、音響效果、話筒設施等。☆布置企業會議會場的基本原則是樸素大方、簡潔莊重，能夠體現會議的氣氛和主題。第五章_企業行政事務管理排列企業會議座次☆企業會議座次包括主席臺座次和其它座次。☆主席臺座次以與會人員的職務或社會地位、名望高低排列，最高者排在主席臺第一排的正中間，其余按高低順序，以正中間作為為起點，面向會場，依左為上、右為下的原則交叉排列。☆座次安排須報領導者審定。☆其他與會者的座次排列，有按漢字筆畫順序、按地理位置、按行業系統等排列方式。第五章_企業行政事務管理進行與會人員編組☆較大規模的企業會議，需要對與會者進行編組，目的是方便分組討論和會間活動。☆編組的方法有三種：按地區編組按專業編組按職務職稱層次編組第五章_企業行政事務管理制發會議名冊證件☆與會人員名冊是與會者之間進行聯系的必要工具，應盡快盡早進行編印。☆名冊應包括姓名、性別、年齡、工作單位、職務、電話號碼、通訊地址、房間號等項目。☆大型會議還常需要印制有關證件，如出席證（代表證）、嘉賓證、簽到證、工作證、記者證等，以便于識別身份、統計人數和保障安全。

第五章_企業行政事務管理編制會議代表手冊☆會議手冊（或會議須知）是大、中型企業會議用以指導會話者活動的印刷制品。☆會議手冊項目包括大會各級工作機構、一般情況介紹、分組情況、大會日程表、各項活動時刻表、會場及分會場平面圖等。第五章_企業行政事務管理進行會議會前檢查☆企業會議正式召開以前，要對會議的各項準備工作進行全面、認真、細致的檢查，重要會議還需要進行反復檢查。☆企業會議檢查的重點包括會議文件、會場布置、安全保衛等。第五章_企業行政事務管理會中服務

1、會議簽到2、會場服務3、會議記錄4、編寫會議簡報5、進行會間調度6、組織會議選舉7、安排會間生活第五章_企業行政事務管理會議簽到會議簽到的方法有三種：（1）簿式簽到。即與會人員在簽到簿上簽署名字，表示已經到會。（2）卡式簽到。即會議組織者將事先印制好的證件卡預先發給與會人員，報到時交卡即可作為簽到。（3）電子簽到。即會議組織者利用電子簽到方式讓與會人員簽到。第五章_企業行政事務管理會場服務

即會議工作人員在會場提供的茶水、紙筆、聲訊等服務。第五章_企業行政事務管理會議記錄☆會議記錄是會議組織者對會議情況進行的最原始、最全面、最真實的記錄。☆會議記錄包括：文字記錄錄音記錄錄像記錄文稿存留第五章_企業行政事務管理編寫會議簡報

即編寫具體反映會議情況、進程、動態的書面材料，以便向與會者或非與會者通報會議情況。會議簡報的內容包括會議的時間、地點、議程、內容、參會人員、列席人員、主持等內容。第五章_企業行政事務管理進行會間調度

指會議組織者在會議進行期間對會議程序、會議內容、會場服務等情況進行臨時的變通、調整和安排。第五章_企業行政事務管理組織會議選舉指會議進行期間舉行的選舉，其一般程序是：（1）宣布參加選舉的人數和選舉內容；（2）通過會議選舉辦法；（3）通過監票人、總監票人名單；（4）核實出席會議并選舉參加選舉的人數；（5）檢查票箱；（6）分發選票；（7）填寫選票；（8）宣布投票順序和進行投票；（9）宣布開箱清點選票，報告收回選票數；（10）宣布選舉是否有效；（11）進行計票；（12）宣布選舉結果。第五章_企業行政事務管理安排會間生活

即安排好與會者的食宿、交通、活動、參觀訪問和業余文化生活。第五章_企業行政事務管理會后工作

1、清理會議文件2、印發會議紀要3、進行會議總結4、會后的檢查催辦第五章_企業行政事務管理清理會議文件