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文檔簡介

現成軟件采購管理制度一、目的為規范公司項目中采購工作流程，提升采購效率、降低采購成本，特制訂本辦法。二、范圍適用于公司項目涉及的軟硬件產品、信息技術工程、服務采購。三、內容1、需求部門根據項目方案或客戶需求，須提前5個工作日向市場部提交由部門負責人簽字確認的《采購需求明細表》（附件二）及備選供應商表格為必填項。采購需求應盡量細致明確，如：是否預裝操作系統、操作系統版本號。2、市場部、實施部根據銷售部門提供的《采購需求明細表》分別進行初步詢價，選擇三家及三家以上有實力、信譽和服務良好的供應商，并在售前方案確定前召開首輪采購會議，遵循同質低價、同價質優的選擇標準，根據采購會議最終決定，確定具體的品牌、型號及參數。3、項目中標后，銷售部門發起正式采購申請,由銷售部門、實施部、市場部根據采購需求明細表中的采購需求進行最終詢價，并由市場部形成《詢價分析報告》（附件三）。由市場部組織采購會形成最終采購決議。4、市場部按照采購委員會的最終決議確定采取重新詢價流程或者在銷售部門確立采購后，提交《采購需求確認單》（附件四）進行審批流程（各負責人簽字確認）。5、《采購需求確認單》審批結束，市場部進入合同審批及簽訂合同，合同主要包括具體的采購內容、付款方式、發票開具方式、賬期等關鍵內容，其中采購內容涉及到的具體參數需要與招投標文件一致并在合同中明確。（按照公司統一合同審批流程執行）。6、合同簽訂時一式四份，分別由供貨方、行政部、財務部、市場部留存。7、合同審批及簽訂結束，市場部申請采購付款流程（按照公司合同統一付款審批流程執行），向供應商支付貨款，并負責發票開具（發票開具時，須注意開票內容與合同簽訂內容相一致）。8、付款審批結束，市場部負責向技術中心（實施部）提交《貨物到貨計劃表》，詳細說明貨物名稱、規格型號、數量以及貨物預計到貨時間，以便實施部門及時驗收入庫。9、實施部確認貨物無誤驗收入庫后，向市場部提交貨物驗收單，采購流程方可結束。10、采購完畢后由市場部商務專員統一歸檔，完善供應商基本信息庫和供應商項目信息庫。11、對于實施過程中的項目，原則上單項采購金額在2000元人民幣以下或同一項目采購總金額不超過5000元的采購活動不上采購委員會，由實施部、市場部和銷售部門協商后，由實施部和市場部分別詢價并形成最終的詢價需求分析報告報請總經理批準后，審批通過后由實施部進行采購。四、附則本管理辦法歸公司所有，具體條款修訂及解釋權歸市場部。本管理辦法自公司正式發文通知后開始執行。實行過程中如若發生內容變更、刪減或補充，由市場部組織總經辦、采購委員會、財務部

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