公司電話機管理制度?一、總則1.目的為加強公司電話機的管理，確保其正常使用，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有電話機，包括辦公區(qū)域、會議室、員工宿舍等場所的固定電話及移動電話（如有特殊規(guī)定的移動電話管理辦法除外）。3.管理原則電話機的管理遵循"統(tǒng)一管理、合理使用、節(jié)約維護"的原則，確保通信暢通，滿足公司日常工作及業(yè)務(wù)開展的需要。二、電話機配置與管理1.配置標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)公司各部門的工作職能和實際需求，合理配置電話機數(shù)量。新成立部門或因業(yè)務(wù)發(fā)展需要增加電話機時，需填寫《電話機配置申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人簽字，報行政部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后統(tǒng)一配置。電話機的選型應(yīng)綜合考慮質(zhì)量、功能、價格等因素，優(yōu)先選用性能穩(wěn)定、操作簡便、具備來電顯示及免提功能的電話機。2.登記備案行政部負責(zé)對公司所有電話機進行統(tǒng)一登記造冊，詳細記錄電話機的型號、購置時間、使用部門、使用人等信息，并建立《電話機臺賬》。每臺電話機應(yīng)張貼唯一的標(biāo)識編號，以便于管理和維護。3.領(lǐng)用與歸還新員工入職時，由所在部門負責(zé)人到行政部領(lǐng)取電話機，并辦理領(lǐng)用手續(xù)。領(lǐng)用人員需在《電話機領(lǐng)用登記表》上簽字確認，明確保管責(zé)任。員工離職或崗位調(diào)動時，應(yīng)將電話機完好無損地歸還行政部，辦理歸還手續(xù)。行政部對歸還的電話機進行檢查，如發(fā)現(xiàn)有損壞或丟失，應(yīng)根據(jù)實際情況要求責(zé)任人照價賠償。三、使用規(guī)范1.使用要求員工應(yīng)愛護電話機，保持電話機清潔衛(wèi)生，不得隨意拆卸、損壞電話機部件。使用電話機時要輕拿輕放，避免碰撞和摔落。如發(fā)現(xiàn)電話機出現(xiàn)故障，應(yīng)及時報告行政部，不得自行修理。不得利用公司電話機撥打私人長途電話或進行與工作無關(guān)的通話。如有特殊情況需要撥打私人長途電話，應(yīng)經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照公司規(guī)定的付費方式支付費用。在通話過程中，應(yīng)使用文明用語，禮貌待人，不得大聲喧嘩、爭吵或講粗話。禁止使用公司電話機撥打騷擾電話或進行惡意呼叫，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將嚴(yán)肅處理。2.通話記錄對于重要的工作電話，員工應(yīng)做好通話記錄，記錄內(nèi)容包括通話時間、對方姓名、電話號碼、通話內(nèi)容等。通話記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱。行政部可根據(jù)工作需要，定期檢查員工的通話記錄，以確保公司通信資源的合理使用。3.緊急情況處理如遇緊急情況（如火災(zāi)、地震等），應(yīng)立即放下手中電話，按照公司應(yīng)急預(yù)案進行處理。在確保安全的前提下，可使用公司電話機撥打緊急救援電話（如119、120等）。緊急情況處理完畢后，應(yīng)及時向行政部報告電話機的使用情況，如有損壞應(yīng)及時報修。四、維護與保養(yǎng)1.日常維護員工應(yīng)每天對電話機進行清潔，使用干凈的軟布擦拭電話機表面，保持電話機外觀整潔。定期檢查電話機的線路連接是否牢固，如有松動應(yīng)及時插緊。同時，檢查電話機的按鍵是否靈敏，如有故障應(yīng)及時報修。2.定期保養(yǎng)行政部應(yīng)定期對公司電話機進行全面保養(yǎng)，一般每季度進行一次。保養(yǎng)內(nèi)容包括清潔電話機內(nèi)部、檢查電路板、更換老化部件等，以確保電話機的性能穩(wěn)定。在保養(yǎng)過程中，如發(fā)現(xiàn)電話機存在嚴(yán)重故障或安全隱患，應(yīng)及時進行維修或更換。3.維修管理當(dāng)電話機出現(xiàn)故障時，使用人應(yīng)及時填寫《電話機維修申請表》，注明故障現(xiàn)象、所在部門、使用人等信息，提交給行政部。行政部接到維修申請后，應(yīng)及時安排維修人員進行維修。對于簡單故障，維修人員應(yīng)在當(dāng)天或盡快修復(fù)；對于復(fù)雜故障，維修人員應(yīng)在最短時間內(nèi)修復(fù)，并及時反饋維修結(jié)果。維修費用由行政部統(tǒng)一核算，屬于正常損耗或質(zhì)量問題的維修費用由公司承擔(dān)；因使用人操作不當(dāng)或故意損壞造成的維修費用，由責(zé)任人承擔(dān)。五、費用管理1.話費標(biāo)準(zhǔn)公司根據(jù)各部門的工作性質(zhì)和業(yè)務(wù)需求，制定不同的話費標(biāo)準(zhǔn)。各部門應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的話費標(biāo)準(zhǔn)控制通話費用，不得超支。話費標(biāo)準(zhǔn)如有調(diào)整，行政部應(yīng)及時通知各部門，并做好相關(guān)解釋工作。2.話費結(jié)算公司每月定期統(tǒng)計各部門的話費使用情況，由行政部根據(jù)《電話機臺賬》和通話記錄進行核對。話費結(jié)算以自然月為周期，行政部在核對無誤后，將各部門的話費清單報送財務(wù)部，由財務(wù)部統(tǒng)一進行費用結(jié)算和支付。3.費用控制各部門負責(zé)人應(yīng)加強對本部門話費使用情況的監(jiān)督和管理，定期分析話費支出情況，采取有效措施控制話費成本。如發(fā)現(xiàn)有異常高額話費支出，應(yīng)及時查明原因，并進行處理。行政部應(yīng)定期對公司整體話費情況進行統(tǒng)計分析，總結(jié)話費使用規(guī)律，提出優(yōu)化建議，為公司節(jié)約通信成本。六、監(jiān)督與檢查1.行政部監(jiān)督行政部負責(zé)對公司電話機的使用、維護和管理情況進行日常監(jiān)督檢查。定期檢查電話機的配置、使用登記、維護保養(yǎng)等記錄，確保各項管理制度得到有效執(zhí)行。對于違反本制度的行為，行政部有權(quán)責(zé)令責(zé)任人立即改正，并根據(jù)情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.內(nèi)部審計公司內(nèi)部審計部門定期對電話機管理情況進行審計，檢查話費使用的合理性、合規(guī)性，以及維修費用的支出情況等。審計過程中如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。3.員工監(jiān)督公司鼓勵員工對電話機管理中的違規(guī)行為進行監(jiān)督舉報。對于舉報屬實的員工，公司將給予一定的獎勵。行政部應(yīng)及時受理員工的舉報，并對舉報內(nèi)容進行認真調(diào)查核實，保護舉報人權(quán)益。七、考核與獎懲1.考核內(nèi)容電話機管理的考核內(nèi)容包括電話機的使用規(guī)范、維護保養(yǎng)情況、費用控制等方面。具體考核指標(biāo)如下：電話機使用是否符合規(guī)定，有無違規(guī)撥打私人電話、騷擾電話等行為。電話機是否保持清潔衛(wèi)生，定期進行維護保養(yǎng)，有無因使用不當(dāng)或保管不善造成損壞。話費支出是否控制在規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)以內(nèi)，有無超支情況。考核方式采用定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式，行政部每月對各部門電話機管理情況進行檢查評分，年度進行綜合考核評價。2.獎勵措施對于電話機管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。獎勵方式包括但不限于通報表揚、獎金、榮譽證書等。具體獎勵情形如下：嚴(yán)格遵守電話機使用規(guī)范，全年無違規(guī)使用情況，且話費控制良好的部門。對電話機維護保養(yǎng)認真負責(zé)，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題，避免公司遭受較大損失的個人。在電話機管理工作中提出合理化建議，被公司采納并取得顯著成效的個人。3.處罰措施對于違反本制度的部門和個人，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括但不限于批評教育、罰款、警告、降職降薪等。具體處罰情形如下：違反電話機使用規(guī)范，如私自撥打私人長途電話、進行與工作無關(guān)的通話等，每次給予警告，并責(zé)令退還相應(yīng)費用；情節(jié)嚴(yán)重的，給予罰款處理。因使用不當(dāng)或保管不善造成電話機損壞的，責(zé)任人應(yīng)照價賠償；如造成公司經(jīng)濟損失的，還應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。話費支出超過規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，且無合理原因的，