縣級綜合醫院醫院辦公室工作制度

目錄

第一節醫院辦公室工作制度........................................................2

第二節院長辦公室工作制度........................................................4

第三節公文發文管理制度..........................................................5

第四節文件印制規范..............................................................7

第五節公文處理規范補充規定......................................................8

第六節文件復印管理制度.........................................................12

第七節保密管理制度.............................................................13

第八節大事記管理制度...........................................................16

第九節打印室工作制度...........................................................20

第十節收發工作制度.............................................................21

第十一節多功能會議學術廳工作制度...............................................21

第十一節會議室使用管理辦法.....................................................21

附：1.會議室主要功能定位........................................................22

第十三節印章管理實施細則.......................................................25

第十四節電話班工作制度.........................................................29

第十五節接待參觀學習制度.......................................................30

第十六節公務用車管理辦法.......................................................30

第十七節科室接收來電信息處理制度...............................................32

第十八節執業證照（證件）管理制度...............................................34

第十九節職能部門下送下收工作制度...............................................36

第二十節行政總值班工作制度.....................................................37

第二十一節宣傳工作制度.........................................................37

第二十二節宣傳科工作制度.......................................................41

第二十三節輿情應急管理制度.....................................................42

第二十四節標識管理制度.........................................................45

第二十五節接待媒體采訪工作制度.................................................47

第二十六節規范性文件制定管理規定................................................48

第二十七節規劃編制與實施辦法...................................................53

第?節醫院辦公室工作制度

一、目的

為了進一步規范醫院辦公室工作，加強部門建設，提高行政管理、宣傳、社會治安綜合

治理、應急管理、院務公開、檔案管理、事務服務能力，充分發揮醫院辦公室工作職能。

二、主要范圍

醫院辦公室負責全院的行政管理、綜合協調、文書檔案、醫院宣傳、接待等工作，充分

發揮辦公室聯系上下、協調左右、溝通內外的樞紐作用。

三、工作標準

（一）協調各有關部門組織編制醫院中長期發展規劃、中期評估報告、規劃期工作總結。

草擬年度工作計劃、工作總結。

（二）作為醫院行政管理工作的統一協調部門，建立健全協調工作機制。督促指導科室

行政管埋規范化。

（三）公文處理。建立健全收發文處理制度、公文寫作標準、規范。嚴格執行公文辦理

標準、處理程序，督促檢查公文辦理結果。做好公文整理，及時收存歸檔。定期向院長報告

收文處理情況。

（四）印章管理。嚴格執行印章管理制度，嚴格用印審批，正確用印，做好登記。妥善

保管印章，嚴防丟失。督促、指導相關專用印章管理部門、科室用印管理。

（五）保密管理.嚴格保密制度，按規定確定密級。嚴格保密事項處理程序，嚴防泄密

事件。妥善保管涉密文件、資料。

（六）院務公開管理。協調各部門認真落實衛生行政部門明確要求的院務公開工作任務,

推進科務公開工作。加強對各部門、科室實施院務公開、科務公開工作的督促指導，確保規

范運行。及時總結院務公開工作經驗，完善院務公開工作措施，不斷深化院務公開，加強民

主管理。

（七）社會治安綜合治理。認真貫徹執行社會治安綜合治理工作政策、法律、法規、規

章、制度，協調各部門、科室加強綜治工作，開展平安醫院創建活動。嚴格執行綜治工作目

標責任制，加強日間監督管理。定期或不定期組織安全檢查和隱患排查，及時解決存在的問

題。開展普法教育，增強全員法紀意識，依法治院，依法管理。

（A）檔案管理工作。嚴格執行檔案管理法律、法規、規章，建立健全醫院檔案管理制

度、規范。做好全院文書檔案管理工作。做好各種檔案資料的收集、整理、編目、歸類工作。

搞好綜合檔案室的防護工作，切實做到防盜、防火、防光、防高溫、防潮、防塵、防鼠、防

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蟲、防有害氣體等，保持檔案的完好。

（九）總值班管理。做好院總值班工作安排。組織總值班人員培訓，提高總值班人員處

理醫療、行XX臨時事宜的能力。督促值班人員嚴格值班制度，及時處理非辦公時間醫務、

行XX臨時事宜，及時傳達、處理上級指示和緊急通知。定期分析總值班工作運行情況，及

時糾正總值班工作運行中的問題。

（十）標識管理。負責全院各類標志、標識導引、宣傳標語等管理工作。

（十一）新聞宣傳。承擔對外宣傳工作，塑造醫院良好社會形象。與新聞媒體建立良好

關系，組織撰寫新聞稿件，提升醫院的社會影響力。組織協調院內宣傳報道，把握正確輿論

導向，及時向院領導溝通、匯報。加強網絡輿情監測，及時收集整理輿情信息，供領導決策

參考。積極協調相關部門處理新聞宣傳不良事件，維護醫院良好形象。加強宣傳工作調研，

及時收集宣傳線索，組織宣傳策劃，不斷提高宣傳工作水平。

（十二）宣傳材料編印。擬定全院廣告宣傳策劃和預算，經院領導批準后，負責組織落

實材料的編印、派送、展示等方面的工作，定期辦理全院報刊、雜志的征訂工作。

（十三）宣傳設施管理。定期檢查院內外宣傳設施狀況，負責宣傳設施的日常維護工作。

協調與各科室的關系，承接安排科室宣傳、公示等資料設計制作。做好新住院大樓廣告機的

運營管理。做好電視廣播內容的策劃、審核、制作、選購等工作，確保傳播信息積極健康、

切合醫院實際，保證播放內容的及時更新。

（十四）影像攝制。負責院內影像錄制設備的選型，協助醫學裝備部采購，嚴格操作規

范，正確使用，加強日常維護保養。承擔全院重大活動、重要接待、重點項目等的攝影攝像

工作。包括記錄醫院發生的大事件、院內外舉辦的各類文化活動、重大手術等的存檔影像，

以及醫院宣傳影像的錄制等。妥善保管影像資料，及時攻集整理移交綜合檔案室。

（十五）公務接待。嚴格執行公務接待管理制度。嚴格接待標準，按照接待省級部門和

市級領導、市級部門、友鄰單位等不同級別，確定相應的接待用餐標準，據市場物價變化情

況調整。做好客餐登記和費用報銷憑據審核，嚴格按范圍、按標準核對票據，杜絕超范圍、

超標準及重復報銷。

（十六）公務用車管理。嚴格執行公務用車管理制度：做好公務用車安排、協調及管理

工作。各部門、科室因工作關系用車，必須于前一日向醫院辦公室申請，由醫院辦公室統籌

安排。駕駛員和用車人員必需遵守出車時間，不得無故遲到，原則上超過20分鐘，醫院辦

公室有權另行安排，或作為本次棄權用車處理。

（十七）通訊管理。擬定醫院通信管理制度，報經院領導審批通過后執行。負責院內通

信設備的維護工作，發生故障時及時通知相關部門維修，保證全院通信暢通。按崗位和工作

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六、按規定出具證明、介紹信，嚴禁出具假證明。

七、做好行政總值班的排班，對交班遺留的問題負責協調處理，并作好記錄。

八、認真搞好外事接待工作。

九、嚴格執行檔案管理法律法規規章和醫院有關規定，做好全院文書檔案的收集、整理、

立卷、存檔工作。

十、協助院領導處理行政事務，加強對科室行政管理工作的督促、檢查、指導，積極參

與協調多部門工作。

十一、加強對打印工作的管理，經常督促檢杳打印室工作，為全院提供可靠保障和優質

服務。

十二、嚴格執行收發制度，加強對收發工作的督促檢查。

十三、認真做好公務用車安排及管理工作。

十四、嚴格執行保密工作制度，切實保守醫院秘密。

十五、認真完成院領導交辦的其它工作。

第三節公文發文管理制度

一、目的

為適應行政工作需要，推進我院發文處理工作科學化、制度、規范化、制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于各科室、各部門的發文辦理工作。

三、定義

醫院發文：經院長同意以醫院名義發出，是在行政管理過程中所形成的具有法定效力和

規范體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策、法律、法規和上級重要指示、意

見，請示和報告工作，指導、布置和商洽工作的重要工具。

發文辦理：是指公文起草、審核、簽發、核發等一系列相關關聯、銜接有序的工作。

發文辦理原則：實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密。

四、標準規范

(―)發文內容

1.涉及全局的工作，院長辦公會作出的決策、決定和審議通過的規范性文件(規定、

辦法、規程、細則、制度、職責、應急預案)等。

2.醫院遠期、中長期發展規劃、年度工作要點及工作總結.

3.重要工作的安排意見和實施方案。

4.需報請上級部門審批的事項、上級單位要求上報的有關事項。

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（-）行文規則

1.行文應當確有必要，講求實效，注重針對性和可操作性。

2.行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文，特殊情況需要越級行

文的，應當同時抄送被超過的機關。

3.一般不得越級行文。越級行文的特殊情況：一是遇有重大突發事件，包括重大自然

災害、重大事故災難、重大公共衛生事件和社會治安事件等，主要是為了搶時間，不誤事。

二是直接的上級機關亂作為，或者違法違紀的，對處分決定不服的，可以越級行文。

（三）起草

由公文承辦部門按規定起草，應做到：

1.符合國家的法律法規和黨的路線方針政策，完整準確體現發文機關意圖，并同現行

有關公文相銜接。

2.一切從實際出發，分析問題實事求是，所提政策措施和辦法切實可行。

3.內容簡潔，主題突出，觀點鮮明，結構嚴謹，表述準確，文字精練。

4.文種正確，格式規范。

5.公文涉及其他部門職權范圍事項的，起草部門必須征求相關部門意見，力求達成一

致。

6.深入調查研究，充分進行論證，廣泛聽取意見。

7.院長應當主持、指導重要公文起草工作。

（四）審核

公文文稿簽發前，應當由醫院辦公室進行審核。審核的重點是：

1.行文理由是否充分，行文依據是否準確。

2.內容是否符合國家法律法規和黨的路線方針政策；是否完整準確體現發文機關意圖;

是否同現行有關公文相銜接；所提政策措施和辦法是否切實可行。

3.涉及有關部門職權范圍內的事項是否經過充分協商并達成一致意見。

4.文種是否正確，格式是否規范：人名、地名、時間、數字、段落順序、引文等是否

準確；文字、數字、計量單位和標點符號等用法是否規范。

5.其他內容是否符合公文起草的有關要求。

（五）退文

經審核不宜發文的公文文稿，由醫院辦公室退回起草部門，并說明理由；符合發文條件，

但內容需作進一步研究和修改的，由起草部門修改后重新報送。

（六）簽發

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重要文件、紀要、上行文由院長簽發；簡報由分管院領導簽發。簽發人簽發公文，應當

簽署意見、姓名和完整日期

（七）復核

已經簽發人簽批的公文，印發前，醫院辦公室應當對公文的審批手續、內容、文種、格

式等進行復核；需作實質性修改的，應當由起草部門負責人報原簽批人復審。

（八）登記

對復核后的公文，醫院辦公室應當確定發文字號、分送范圍和印制份數并詳細記載。

（九）印制

公文印制必須確保質量和時效。涉密公文應當在符合保密要求的場所印制。

（十）核發

公文印制完畢，應當對公文的文字、格式進行檢查后掛網（0A系統）分發。

五、流程（見另文）

六、職責

（一）院長：負責重要文件、紀要、上行文的簽發.

（-）副院長：負責重要文件、紀要、分管方面上行文的會簽；負責分管方面簡報的簽

發。

（三）醫院辦公室：是公文的印發部門。牽頭發文處理工作，包括起草、審核、退文、

編號、登記、用印、原稿存檔等程序性工作。負責發文的印制、核發、掛網（0A系統）等

工作。

（四）各科室、部門：負責發文起草、審核、校對和上行文件的核發工作。

第四節文件印制規范

一、文稿送印

（一）文稿復核

凡送印的文稿，必須內容確定，格式規范，書寫工整，手續完備。醫院文件，按規定的

辦理程序和審批權限經有關領導審核、院長或書記簽發后交打印室打印。

（二）登記、編號

院行政文件統一由醫院辦公室登記、編號、填寫印數后送印。

（三）簽發

文件簽發原則為誰簽發誰負責。文件在校對、送印的過程中，如發現文稿里有文字或內

容需作調整或修改的，必須經原簽發文件的領導審閱修改或授權修改。授權修改的文件必須

在文稿上注明誰授權、授權內容等。未經授權，任何人不得改動文稿。

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（四）付印

文件校對由擬稿部門負責，并在校對后簽字；文件排版、制版、印刷、裝訂由打印室負

責；院行政文件蓋章由醫院辦公室負責；文件加印由醫院辦公室主任負責審核。

（五）分發

文件分發由下送下收工作人員負責，并作登記。

二、文件印制質量標準

（一）用紙規范、排扳字體標準以及格式要求見《公文格式規范》。

（二）印刷時限

從收到文稿之日起，特急文件隨到隨印，急件1個工作日內印發，一般文件2個工作日

內印發。

（三）質量責任

打印室印制的文件和其它文字材料，內容必須與原稿一致，排版、制版、印刷、裝訂等

各個環節必須符合技術規范要求。

第五節公文處理規范補充規定

為保證公文處理工作達到優質、及時、高效、系統、完整、規范，明確各級管理人員在

公文處理中的貨任，提高公文處理質量和效率，根據《國家行政機關公文處理辦法》和《XX

市XX縣人民醫院收文處理實施細則》相關規定，結合醫院實際，針對近期公文處理中存在

的問題，進?步補充公文處理規范。

一、上級米文

（―）收文人員收文處理規范

收文人員要確保公文處理的及時性、準確性、完整性、安全性。收文處理要求：

1.簽收

簽收上級來文，務必做到緊急公文簽收的及時性；重要公文簽收的準確性。收文時應逐

件清點，重要公文逐頁清點，緊急公文應注明簽收的具體時間。

2.登記

對簽收的公文，做好登記，登記要素齊全，包括收文日期、發文機關、發文字號、公文

標題及辦理情況等，不得漏項、錯項。

3.擬辦

根據公文內容及要求，按閱件、特急辦件、急辦件、普通辦件分類，務必在收文后4

小時、0.5小時、1小時、4小時內提出擬辦意見。

特殊件須經部門負貨人對擬辦意見進行審核。

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4.催辦

收文人員對公文的承辦情況進行督促檢查，緊急或重要文件及時催辦，?般公文每周定

期催辦。

每周的最后一個工作日清理本周收文處理情況，主要針對上級機關主送本單位并需要具

體實施、貫徹執行的文件。

需要辦理的公文，如未在規定時間內辦結，則采取電話催辦、當面催辦、請主辦部門向

院領導匯報等多種方式進行催辦。

5.審核

嚴格審核文件辦結情況，尤其是要對有明確指向、工作任務、具體要求的辦件，要審核

院領導簽批是否到位，承辦部門對辦理結果批注是否完整、準確。

嚴格退文制度，對不符合規定的，嚴格辦理退文并說明原由。

6.查辦

對重要文件的辦理和執行情況每周查辦一次。查辦要點：上級、院級領導有明確工作要

求和指示的文件辦理是否及時、準確、完整。

7.反饋

收文人員按時了解辦理情況，收取辦結文件，并及時反饋。

?般性公文，每周星期?將超時未辦結文件處理情況報部門負責人：特殊性公文或重要

公文，按時限要求向部門負責人反饋辦理情況。

按月分析院級領導處理公文情況，形成報表，當月月底反饋至院長。

8.考核

嚴格執行收文處考核，

主要針對辦理不及時或效率低下，辦理落實不到位或漏項不辦，相互推諉或拖延不辦,

公文損壞或遺失等納入月度行政管理通報，并按規定納入月度常規考核。

（-）院領導批辦公文規范

院長、分管院領導閱理公文，對院外來文的處理，原則上在1個工作日內作處理，簽署

意見，作出批示。批辦文件的要求：

1.閱件：只需閱知不需辦理的公文，進行圈閱。

2.辦件：

（1）特殊、重大、重要事項，院長作出批示，分管院領導按照院長批示和文件要求進

行處理。

（2）一?般辦理事項，由分管院領導直接作出批示或提出辦理意見；如遇涉及多名院領

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導分管事項，由主要事項分管院領導牽頭，協調相關分管院領導提出辦理意見。

批辦意見具體要素包括：處理的原則、方法和要求，明確承辦部門、辦理事項、具體要

求、辦理時限。

批辦注意事項:避免過于原則和意圖不清，對于需要兩個以上的部門或人員共同辦理的，

應指定牽頭部門和主辦者，需要傳閱、傳達的文件，應批示明確傳閱對象或傳達范圍。

（三）承辦部門承辦公文規范

主辦部門或有關人員應根據公文內容要求，遵照院領導批示，及時辦理，并在收文處理

批簽表上作簡要注明，以便公文的管理與查考，并交送醫院辦公室存檔。承辦公文的要求：

1.認真研究公文內容和院領導批示意見，了解辦理的具體事項，尤其是院領導批示要

求辦理的事項及要求，不得漏項、錯項辦理，如有異議，必須請示分管院領導后，由簽署意

見的院領導定奪，如仍有異議，需請示院長決定后再進行處理。

2.弄清公文處理的時間要求，按照輕重緩急進行落實。原則上一般事項在5個工作日

內完成，如有辦理時限要求的必須在規定時限內辦結。加強對特件、急件辦理的時效性，不

得延誤辦理。如在5個工作日內不能完成的公文，應在時限內告知醫院辦公室收文人員，并

在收文處理批簽表上按進度注明辦理情況，盡快辦結，辦結后注辦清楚，交送醫院辦公室收

文人員處。

3.公文辦理過程中，凡屬承辦部門職權范圍內可以答復的事項，承辦部門應直接辦：

凡涉及其他部門職權業務范圍的事項，主辦部門應當主動與有關部門協商辦理；如有分歧，

主辦部門主要負責人要主動協調相關部門，不能取得一致的，可以報請分管院領導或院長決

定。

二、呈請性公文

（一）收文人員處理規范

1.審核簽收

收文人員對各部門報送的請示須進行審核，確定是否接收進入辦理程序。

（1）審核

審核要素包括：公文是否有部門負責人簽字、有無越級請示、多頭請示或請示名義不當、

請示是否一文一事、行文是否符合行文規則和格式規范、會簽是否完整、正文表述是否恰當、

附件是否齊全等。

需要提交院長辦公會審議的議題，除上述要素外，還需審核議題是否符合院長辦公會議

題范圍、相關資料是否齊全、審簽是否完整等。

（2）簽收

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對符合收文條件的公文及時簽收，并加蓋收件章，進入公文處理程序，否則予說明原

因，釋以退文處理。緊急公文須加蓋急件章。

2.登記

對簽收的公文，做好登記，登記要素包括：收文日期、來文單位、文件標題、運轉方向

等，不得漏項、錯項。

3.分送辦理

根據請示事項按照院領導分工及機構職能，將請示分送有關院領導批示或部門研究處理。

如涉及多部門處理的公文，要先分送主辦部門辦理后再分送協辦部門。

時限要求：普通件0.5個工作日內分送辦理：緊急件簽收后立即分送辦理，并呈送相關

院領導、主辦人手中，如未親自接收，須電話告知對方。

4.催辦

送簽中要注意及時跟蹤催辦，尤其是緊急、重要公文，須在規定時間內催辦完成。

（二）院領導批辦公文規范

批辦要求：分管院領導批辦意見應態度明確、建議可行，不能模棱兩可、意見模糊、不

作具體批示等情況。

時限要求:普通件不超過2個工作口：緊急件不超過時限要求。

（三）承辦部門承辦公文規范

根據院領導批準或會議決定，按照規定時限及具體要求辦理。

凡涉及其他部門協助辦理的事項，承辦部門應當主動與有關部門協商辦理。

三、會議（活動）通知的辦理

（一）收文人員辦理規范

1.審核簽收

收文人員對會議（活動）通知須進行審核。

審核內容：會議（活動）通知事項是否屬于本機關（單位）應該參加范圍、是否明確指

定專人參會、參會人員范圍。

如符合收文要求則簽收、登記，填寫通知單，進入辦理程序，否則予以退文。

2.分送辦理

根據來文內容，按照院領導分工和機構設置，商請有關院領導出席、參加或將會談（活

動）通知分送有關部門處理。

3.擬辦送審

《通知》中明確由院主要領導出席的，呈送院主要院領導。

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《通知》中明確由分管院領導出席的、或由院主要領導批簽給相關院領導出席的，呈送

相關分管院領導。

《通知》中明確由相關部門負責人參會的或由院領導批簽給相關負責人參會的，分送相

關參會人員。

4.通知提醒

及時在會議（活動）前提醒領導出席、參加，并協調車輛調度員做好車輛等后勤保障

工作。

5.登記存檔

登記院級領導外出參會情況，登記要素：參會人員、參會時間、參會地點、主辦方等。

收集院級領導外出參會領會的會議精神，并設專卷存檔。

（二）院級領導處理規范

1.批辦

院級領導接參會通知后，確定是否按時參加會議。特殊、緊急會議立即簽回收文人員；

一般會議至少提前0.5個工作日簽回收文人員。

2.反饋

參會院領導，領會會義精神，回院后進行傳達。特殊、緊急會議，回院后第一時間上報

院長；?般會議，回院后2個工作日內形成會議精神書面匯報材料，報院長，并開展相應工

作；會議精神由參會院領導于最近一次院周會上傳達。

（三）部門負責人處理規范

1.承辦

部門負責人收到參會通知后，確定是否需要派車前往參會。如需派車，特殊、緊急會議

立即回復收文人員，一般會議至少提前1個工作日回復攻文人員。

參會要求：著裝整齊、準時參加、認真領會會議精神、做好相應記錄。

2.反饋

參會人員，領會會議精神，回院后及時上報并開展相應工作。特殊、緊急會議，回院后

立即向分管院領導上報會議精神：一般會議，回院后1個工作FI內向分管院領導上報會議精

神；按分管院領導批示及要求，開展相應工作。

第六節文件復印管理制度

一、復印文件必須嚴格審批登記。

二、中央、省（市）下發的“絕密”、“機密”、“秘密”文件、資料及其他發文，部門規

定不準翻印的文件（或資料），任何人不得自行復印。工作確需復印時，必須經原發文部門

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領導批準。

三、上級無“密”級性文件，如因工作需要，必須復印者，黨內文件由分管黨務工作的

領導批準，行政文件由分管行政的院領導批準。

四、本院制發的“機密”、“秘密”級文件,都要和原樣進行登記加強管理,使用完畢,

及時清理銷毀。

五、機密、絕密文件一律不得到營業性的印刷單位或復印場所復印。本院復印室不得為

個人復印任何機密、絕密文件、資料。

第七節保密管理制度

一、目的

為加強對醫院涉密文件與資料的管理，建立健全保密管理機制，有效維護醫院權益，參

照《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施辦法》，結合

醫院實際，制定本制度。

二、適用范圍

本制度適用于與醫院利益密切相關，在一定時間內只限一定范圍人員知悉的涉密文件、

資料及涉及這些內容的相關人員。

三、保密范圍

（一）醫院重大決策中的秘密事項。

（-）醫院尚未付諸實施的經營戰略、經營方向、經營規劃、經營項目及經營決策。

（三）醫院內部掌握的合同、協議、意見書及可行性報告、主要會議記錄。

（四）醫院財務預決算報告及各類財務報表、統計報表。

（五）醫院所掌握的尚未公開的各類信息。

（六）醫院職工人事檔案。

（七）科技成果、正在研究的科研項目或設想。

（A）有涉密內容的音像帶、圖表等。

（九）經上級部門下發和轉發的秘密.機密、絕密文件資料、刊物。

（+）其他經醫院領導確定應當保密的事項。

（十一）一般性決定、決議、通告、通知、行政管理資料等內部文件不屬于保密范圍。

四、密級確定

（一）醫院涉密文件的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。文件的密級由院長或

指定負責人確定。

（二）“絕密”是最重要的醫院秘密，泄露會使醫院的權益及經濟利益遭受特別嚴重的

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損害。

在醫院經營發展過程中，能夠直接影響醫院權益或經濟利益的重要決策文件、資料，應

列為“絕密”級。

（三）“機密”是相對重要的醫院秘密，泄露會使醫院權益和利益遭受到嚴重的損害。

醫院年度規劃、工作計劃、財務報表、統計資料、重要會議記錄、醫院經營情況、職工

工資收入等應列為“機密”級。

（四）“秘密”是一般的醫院秘密，泄露會使醫院的權力和利益遭受損害。

醫院人事檔案、合同、協議、尚未進入市場或尚未公開的各類信息應列為“秘密”級。

五、涉密文件的知悉范圍

涉密文件的知悉范圍，應當根據工作需要限定在最小范圍。

（-）涉密文件知悉范圍限定到具體人員的，由限定的具體人員知悉。

（二）“絕密”文件由院長和院長確定相關范圍人員知悉。

（三）“機密”文件由院領導班子及相關部門負責人知悉。

（四）“秘密”文件由分管副院長及相關部門負責人、工作人員知悉。

（五）涉密文件知悉范圍以外的人員，因工作需要知悉涉密文件的，“絕密”文件應當

經由院長或院長授權人同意后方可知悉；“機密”、“秘密”文件應當經過保密小組組長同意

后方可知悉。

六、運轉流程

（-）外來涉密文件：保密小組辦公室工作人員收文確定報送范圍一辦公室主任審核一

交由知悉人員閱知或辦理一保密小組辦公室或相關人員存檔。

（二）院內涉密文件：院辦工作人員收文一保密小組辦公室主任審查，提出初步意見一

定密負責人（院長或院長授權人）定密一保密小組辦公室工作人員按涉密文件知悉范圍分送

至知悉人閱知或辦理f保密小組辦公室或相關人員存檔。

七、保密措施

（-）屬于醫院秘密的文件、資料和其它物品的制作、收發、傳遞、使用、復制、摘抄、

保存和銷毀，由院長指定專人執行；采用電腦技術存取、處理及傳遞的醫院秘密由網絡管理

人員負責保密。

（二）對于密級文件、資料和其他物品，必須采取以下保密措施：

L收發、傳遞和外出攜帶，由指定人員完成，并采取必要的安全措施；

2.在設備完善的保險裝置中保存。

（三）屬于醫院秘密的設備維修和銷毀，由醫院指定專職部門負責執行，并采用相應的

14

保密措施。

（四）在對外交往與合作中需要提供醫院秘密事項的，應當事先經院長或院長授權人批

準。

（五）具有屬于醫院秘密內容的會議和其他活動，主辦部門應采取下列保密措施：

1.選擇具備保密條佇的會議場所。

2.限定參加會議人員的范圍，對參加人員強調保密事宜。

3.依照保密規定使用會議設備和管理會議文件。

4.確定會議內容是否傳達及傳達范圍。

（六）不得在私人交往和通信中泄露醫院秘密，不得在公共場所談論醫院秘密，不得通

過其他方式傳遞醫院秘密，

（七）醫院工作人員發現醫院秘密已經泄露或者可能泄露時，應當立即采取補救措施并

及時報告院長；院長接到報告，應立即作出處理。

（八）屬于醫院秘密的文件、資料，應當依據本制度的規定標明密級，并確定保密期限。

保密期限屆滿，自行解密，

（九）醫院成立保密小組（名單附后），由院長擔任纖長。保密小組成員每年一次例會，

自杳一次，年終進行總結，及時分析全院保密工作情況，研究保密工作措施，寫出書而報告，

使醫院保密工作不斷改進和加強。

八、考核

（-＞凡與涉密事項有接觸機會的員工都有自覺保守醫院秘密的責任與義務。

（二）出現下列情況之一的，給予當事人警告處分。

1.泄露醫院秘密，尚未造成嚴重后果或經濟損失的；

2.己泄露醫院秘密但采取補救措施的；

（三）出現下列情況之一的，依據醫院《職工獎懲制度》進行考核。

1.違反保密制度或向院外提供不該讓病人或外界知道的病案資料等信息，扣罰當事人

100?300元。

2.給醫院造成不良影響的，扣罰500?1000元

（四）因泄露機密導致醫院重大經濟損失的，醫院保留付諸法律的權力。

附：保密小組成員名單

組長：楊宗成

副組長：李本華、

成員：徐麗卿、X晶、陳洪霞、黃莉、劉琴、陳敏、蘇永建、李敏、胡X

15

娟保密小組辦公室設在丟院辦公室，徐麗卿兼辦公室主任，伍奎為工作人員。

第八節大事記管理制度

一、大事記載的目的

大事記是對醫院重要事件、重要活動的真實記錄。

二、大事記載的范圍

（-）全院性大事

1.上級對本院的重要指示、決定、規定、通知、公告等文件；上級對醫院工作活動重

要的書面或電話指示、指導；領導人親臨視察、檢查以及提出的主要意見。

2.院領導對上級重要指示、指導、意見、精神的貫徹情況；對科室所作的重要批示、

指示；參加的重要活動、外事活動、出訪等。

3.醫院發出的重要又件；重要決策和決議事項；重要會議、重要活動及全院職工大會。

4.醫療、醫技、護理、行政、后勤等工作中所發生的重大事故或嚴重差錯；上級的批

評和本院改進的措施、辦法。

5.人員編制增減。

6.醫院獲得的榮譽，

7.與外單位簽訂重要的協議或合同。

8.社會性大事、要事對醫院的影響、反映等。

（二）專項性大事

1.醫療、護理開展的新業務、新技術（包括新手術）、科研成果、引進先進技術。

2.重大疫情、自然災害、成批傷員救治等突發事件應急處置、疑難危重病人全院性大

型搶救。

3.大型設備的安裝及投入使用；重大工程的開工和竣工。

（三）個體性大事

1.科室成立、撤銷、合并；科室名稱更改、職責范圍調整；辦公地址遷移。

2.院領導、中層干部的任免.調動.退休和逝世.

3.典型的好人好事，有提高或貶損醫院聲譽的人和事；干部的重要獎勵、處分。

（四）其他有關重大事項。

三、大事記的編寫方法和要求

（一）大事記應按年、月、日順序編寫。應以當日記載為主，也可隔日或數日記載，但

不能遺漏。

（二）凡能反映醫院面貌，在今后有查考價值的事項和活動，無論例行的還是臨時發生

16

的，都在記載之列，但要記載大事，防止事無巨細、一概羅列。

（三）明確一事一記，分條記載。每件大事發生的具體時間、地點、起因、主要過程、

涉及部門及人員以及結果等均要記載。編寫大事記堅持實事求是，尊重客觀歷史，反映事件

真相。行文言簡意賅，梗概線索清楚，數據準確。

（四）對重要會議或重大活動，持續數日或更長時間者，可在會議或活動結束后，作一

項綜合性記載.

（五）各職能部門對職能范圍內的大事應主動向醫院辦公室提供信息、、資料。

四、明晰大事記整理原則

大事記是按照時間順序，簡要地記載某一地域、某個領域、某個單位、某個人物、某一

歷史時期重大事件的一種編研成果，需遵循整理原則。

（-）求實原則。各科室、部門提交的大事記必須尊重事實、反映事實真相，與事件或

活動有關的人、事、時、地、數字等準確無誤。

（二）完整原則。各科室、部門提交的大事記必須俁證內容上的完整性，所載大事的各

要素應力求齊全，包括事件的起因、過程、涉及的部門、人員及結果等；整理、上報部門必

須保持大事記時間上的完整性、連續性，不應中途間斷。

（三）簡明原則。大事記的收錄、整理，要求在內容準確無誤的前提卜，語言表達上言

簡意賅、精煉概括，字數盡可能的壓縮，盡量少用或不用修飾成份以及提問、描寫、評論等

表達方法。

（四）單一原則。即講求“一條一事”，各科室、部門提交的大事記必須嚴格按照審核

表上的要求，一表報一事，并按程序審核后交院長辦公室整理；院長辦公室在整理大事記的

過程中，必須堅持一條一事，切忌在一條之中同時記載兩件以上事項，如果一日之中發生幾

件大事，則應分條列明。

五、大事記載工作責任（附《XX市XX縣人民醫院大事記任務分解表》，

六、大事記報送程序

各科室、部門根據大事記載責任范圍，按醫院辦公室統i印制的大事記審核表填寫大事

記內容，經科室負責人簽字、分管領導審核后交醫院辦公室匯總整理。

七、大事記整理格式

醫院辦公室工作人員在大事記的收錄、整理過程中，必須嚴格按照大事記的記錄格式,

采用編年體、條目式的記事方法，按事件發生的年、月、日先后順序排列，先排有確切日期

的，后排無確切口期的；口期不清的列當月末，月份不清的列當年末；跨月、跨年的事件，

一般按最后月、年編排。每條事件條首標上，月份不清的事件條首標

17

八、整編和歸檔

（一）整編：指定專人記錄，每天分條記錄，每年按日期時序排列，構成當年大事記。

每季度交審，按年整編。每年年終，醫院辦公室對全年大事記作文字修改加工和選材取舍。

（-）歸檔：經過整編的大事記，經辦公室主任審核，院領導批準，由綜合檔案室存檔

備查。

九、幾點要求

（一）各責任科室、部門要高度重視大事記的收集整理工作，切實把大事記收集整理納

入口常工作中，確保完整、及時、準確記錄。科室要安排專人負責大事記的登記、上報工作，

不得拖延、推諉、敷衍了事。

（二）各科室、部門在上報大事記時，認真填寫審批表，并附送電子文檔資料交醫院辦

公室整理。

（三）對發生的大事，責任科室、部門務必按照醫院的統一要求于5個工作日內進行登

記，經科室、部門負責人簽字，分管領導審核后報醫院辦公室整理。

附件：1.XX市XX縣人民醫院大事記任務分解表

2.XX市XX縣人民醫院大事記審核表

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附件1：XX市XX縣人民醫院大事記任務分解表樣

類別收錄范圍承擔部門

1.上級對本院的重要指示、決定、規定、通知、公告等文件；上級對醫院工作

活動重要的書面或電話指示、指導；領導人親臨視察、檢查以及提出的主要意醫院辦公室

見。

2.院領導對上級重要指示、指導、意見、精神的貫徹情況；對科室所作的重要

醫院辦公室

批示、指示；參加的重要活動、外事活動、出訪等。

全

3.醫院發出的重要文件；重要決策和決議事項；重要會議、重要活動及全院職

院醫院辦公室

工大會。

性

4.醫療、醫技、護理、行政、后勤等工作中所發生的重大事故或嚴重差錯；上醫務科

大

級的批評和本院改進的措施、方法。護理部

事

5.人員編制增減。人力資源科

6.醫院獲得的榮譽。醫院辦公室

7.與外單位簽訂重要的協議或合同。醫院辦公室

8.社會性大事、要事對醫院的影響、反映等。醫院辦公室

1.醫療、護理開展的新業務、新技術（包括新手術）、科研成果、引進先進技

專科教科

術。

項

2.重大疫情、自然災害、成批傷員救治等突發事件應急處理、疑難危重病人全醫院辦公室

性

院性大型搶救。醫務科

大

醫學裝備科

事3.大型設備的安裝及投入使用：重大工程的開工和竣工。

后勤科

個

1.科室成立、撤銷、合并；科室名稱更改、職賁范圍調整；辦公地址遷移。人力資源科

體

性2.院領導、中層干部的件兔、調動、離休、退休和浙世。人力資源科

大黨群辦

3.典型的好人好事，有提高或貶損醫院聲譽的人和事。干部的重要獎勵、處分。

事醫院辦公室

其他有關重要大事主要參與部門

注：1.此表所列大事記，由承擔部門參與人員填寫大事記審核表，做好登記、上報工

作。

2.此表未盡歸類的大事記，由相關部門的主要參加人員填寫大事記審核表，經負

19

責人、分管

領導審核上報。

3.此表所列各部門承擔范圍，若另有直接分管，且參與事件的當事部門，由分管的當

事部門

登記、上報。

附件2：XX市XX縣人民醫院大事記審核表樣

主題：時間：

內容（包括事件的起因、經過，相關的人員等）：

提交部門：提交人：部門負責人：

分管領導審核意見：

醫院辦公室辦結情況：

簽名：

醫院辦公室負責人（簽名）：

第九節打印室工作制度

一、承擔院領導交辦資料的打印、及全院各科室資料的復印工作。

二、妥善保管各類資料原稿，嚴防丟失。

三、各種文件、簡報、會議紀要均須院領導審批后經醫院辦公室編號，辦公室干事必須

憑領導簽批的文印單進行制作。送打印的文稿要求字跡清楚，段落分明，語句通順，標點符

號準確，無錯別字，并寫明起草部門，擬文時間、打印份數及審稿人等。

四、公文的制作嚴格按規范制作。

五、做好公文電子文檔的移交工作。

六、送交的文件、簡報、會議紀要必須做好交接登記，根據急緩安排工作，制作完畢將

原稿返回醫院辦公室存檔,以防丟失。

七、文稿打印完畢后，廢紙等應及時進行保密處理。

八、嚴格按各類設備的操作程序進行操作，嚴禁違規操作。

九、做好設備的維護和保養記錄，保持設備使用暢通，建立好設備檔案記錄。

十、做好打印室的生產安全、消防安全及治安安全工作。

十一、嚴格執行保密制度。

十二、堅持節約原則，能雙面印制的要雙面印刷，避免浪費。

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十三、凡屬私人材料（包括署個人名的論文等）一律不予打印，復印私人文稿必須按規

定收費。

第十節收發工作制度

一、貫徹執行上級郵玫部門的政策法規。

二、負責辦理全院報刊、雜志的征訂工作。

三、當天的報紙、信件及時分檢送到各科室。

四、特掛、匯款、包裹必須認真核對，詳細登記、簽收。

五、病員的掛號信件、匯款、電報先登記，然后送到科室，由病室護士長或有關人員簽

收后送到病員手中。

六、對地址不詳的郵件，收發人員應立即幫助查閱，盡快核對后發給收件人，對無法查

實的、一周后仍無人領取時，退回郵局處理。

七、收發室工作人員要加強安全防范工作，不泄露、私藏、私拆他人信件、郵票。

八、非本科室工作人員不得進入收發室內。

第十一節多功能會議學術廳工作制度

一、工作人員嚴格遵守醫院的規章制度，認真履行工作職責，服從領導工作安排，做好

服務工作。

二、每日督促保潔人員做好多功能學術廳保潔工作，整齊會議桌椅。

三、根據會議要求，認真做好會前準備，聯系安裝多媒體，測試音響、話筒等設備設施。

四、會議時，注意做好茶水服務。

五、會議結束后，檢查會議室財物、設施設備有無損壞，清潔衛生，保持室內整潔。

六、會議設備設施發生故障，及時聯系有關部門維修，滿足會議使用。

七、協調參會人員禁止吸煙，愛護場內設施設備。

八、下班前認真檢查電源開關、門窗的關閉狀態，消除安全隱患，杜絕安全事故的發生。

第十二節會議室使用管理辦法

為加強會議室管理，規范、有效地使用會議室，提高使用效率，保障公務，特制定本辦

法。

一、使用原則

會議室的使用應遵循“重要會議優先，緊急會議優先，全院性會議優先，先申請優先”

的基本原則，科學安排，合理使用，滿足工作需求。

二、主要功能

按照會議室的位置、規模和設施配置，確定會議室的功能用途。會議室主要功能定位，

21

詳見附件。

三、責任分工

根據職能分工，由醫院辦公室負責全院會議室的統一管理和使用調配，相關部門負責會

議組織與保障的有關工作，具體責任分工，詳見附件。

四、審批流程

各科室（部門）使用會議室原則上提前告知院辦，由醫院辦公室作安排。

五、管理規范與使用要求（詳見附件）

六、監督考核

會議室使用與管理情況，由醫院辦公室負責監督考核，對違反該辦法的科室（部門）或

個人，納入綜合常規綜合目標考核處理。

附：1.會議室主要功能定位

2.會議室使用管理的責任分工安排

3.會議室管理規范與使用要求

附件1：

會議室主要功能定位

會議室名稱座位數主要功能備注

主要適用于院周會、職能部門工作協

醫技樓三樓會議室44座調會、專題會、座談交流、工作報告

會、專業委員會議等小型會議。

主要適用于職工大會、總結表彰會、

動員會、院周會、培訓會、學術會、

醫技樓五樓多功能會議學術廳220座

慶祝會、聯誼會、等大型會議和職能

部門全體會議等大中型會議。

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附2：

會議室使用管理的責任分工安排

責任部門負責工作事項備注

制定管理辦法，審查申請、使用登記、布置調

配、協調會務。科教科、醫院辦公室具體落實

醫院辦公室會議室日常事務，包拈會議室保潔與設備維

科教科護，會前擺桌椅：開空調，作電子顯示屏會標

總務科（僅限醫技樓五嘍多功能會議學術廳），試啟

后勤科音響、話筒、多媒體，按需求準備物資，會中

醫院辦公室提供飲水服務，會后對會場進行清理、保潔，

關閉門窗、電源，檢查設備設施、物資家具等

完好情況。

視會議需求，負責制作、懸掛室外會標，制作

事業發展科

歡迎牌、座牌、胸牌.、路引，會場攝影等。

負責會議通知，準備會議資料，申請會議室，

說明使用需求，包括會標內容、會場布置、座

牌位置擺放、會議所需物資準備等事項。會前

使用科室（部門）

1小時核查會議室布置情況，參會人員簽到、

考勤，會中考勤、維持會議秩序，會后交接會

議室。

視會議需求，負貴多媒體設備的管理與維護，

科教科會前安裝、調試多媒體（遠程會議系統、投影

儀、幕布、筆記本電腦等）。

負責會議室電視、空調、音響、話筒、調音器

醫學裝備科

等管理與維護。

視會議需求，調整會議室桌椅位置.，擺放盆栽

后勤科

花草，皮制桌椅擦油等保養。

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附3：

會議室管理規范與使月要求

管理規范

使用要求

責任部門工作要求

1.衛生保潔。原則上每日上午或會議結束時進行保潔，隨時保

持地血衛生，小留紙屑、痰痕；大花板上尢浮塵、蛛網；墻壁1.未經醫院辦公室許可，

及墻上的燈具等懸掛物無灰塵；門窗玻璃干凈明亮；整理桌椅，任何部門和個人不得擅

清理桌下抽屜雜物，抹凈桌面水漬、清洗果盤和茶杯，查看飲自使用小會議室；未經科

水機儲水量，做到清潔衛生、整齊有序。教科許可，任何部門和個

2.物資準備。使用科室（部門）申請會議所需的桌花、水果等人不得擅自挪用多功能

物資，由醫院辦公室根據分管院領導審批的品種、數量，通知會議學術廳多媒體設備

總務科購買，作好登記，并在會后請使用科室（部門）負責人和桌椅等物品，不能隨意

簽字確認。會議室日常所需的茶葉、水杯等物資，由醫院辦公移動室內設施，隨意更改

室提出申請?，按規定程序報批。設備的配置信息或刪除

3.窗簾使用。會議室窗簾的使用要規范，平時窗簾全部遮閉，儲存文檔資料。

后勤科開會時，拉開遮光窗簾，只留白紗窗簾遮閉，保持光線透亮。2.嚴格遵守會議時間，準

醫院辦公室4.空調溫度。統一調節會議室空調溫度，保持室內氣溫適度。時開會，因故推遲或取消

一般情況下,夏季空調溫度設為26℃,冬季空調溫度設為18℃,會議，應立即通知醫院辦

春季和秋季不開啟空調。公室協調安排。

5.會前協調。會前1小時，會標、會議資料、飲水、音■響、話3.會議期間，自覺維護會

筒、多媒體等各項工作必須準備就緒，醫院辦公室例行檢查，場秩序，認真聽講，勤作

發現問題及時協調解決。筆記，不遲到早退，不交

6.會中服務。會議使用期間，醫院辦公室注意觀察會場情況，頭接耳，不打瞌睢，不隨

發現問題及時協調處理。除有特殊要求外.每隔15至20分鐘