?貿易公司票據管理制度一、總則（一）目的為加強公司票據管理，規范票據的開具、使用、保管及核銷等行為，保證公司財務信息的準確、完整，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機構在貿易業務活動中涉及的各類票據，包括但不限于發票（增值稅專用發票、增值稅普通發票等）、收據、匯票、支票等。（三）基本原則1.合法性原則：票據的取得、開具、使用和保管必須符合國家法律法規及相關財務制度的規定。2.真實性原則：票據所反映的經濟業務必須真實、合法，不得虛開、偽造票據。3.完整性原則：票據的各項內容必須填寫完整、準確，不得遺漏或涂改。4.及時性原則：應及時開具、取得票據，并按規定及時進行賬務處理和保管。二、票據的種類及適用范圍（一）發票1.增值稅專用發票：適用于公司與一般納稅人之間的貨物銷售、應稅勞務及服務等業務，作為購買方抵扣進項稅額的憑證。2.增值稅普通發票：用于公司與小規模納稅人、個人消費者等之間的交易，作為記賬及報銷憑證。（二）收據1.內部收據：用于公司內部部門之間的往來款項結算，如員工借款、費用報銷暫收款項等。2.外部收據：用于收取不屬于應稅范圍的款項，如押金、定金等，作為收款證明。（三）匯票1.銀行匯票：由出票銀行簽發，由其在見票時按照實際結算金額無條件支付給收款人或者持票人的票據。適用于同城或異地結算。2.商業匯票：由出票人簽發，委托付款人在指定日期無條件支付確定的金額給收款人或者持票人的票據。按承兌人不同分為商業承兌匯票和銀行承兌匯票。（四）支票1.現金支票：只能用于支取現金。2.轉賬支票：只能用于轉賬。三、票據的開具（一）開具流程1.業務部門根據合同或業務實際情況，填寫《票據開具申請表》，詳細注明開票單位、開票金額、開票內容、收款單位等信息，并經部門負責人審核簽字。2.將《票據開具申請表》提交至財務部門。財務人員對申請表內容進行審核，重點審核開票信息的準確性、業務的真實性及款項的收付情況等。審核無誤后，按照稅務法規及公司財務制度規定開具相應票據。3.增值稅專用發票開具時，財務人員應確保開票信息與購買方提供的一般納稅人資格證明及稅務登記信息一致，認真核對發票內容，包括貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等，確保發票開具內容與實際業務相符。4.開具發票后，在發票聯和抵扣聯加蓋發票專用章，并將發票聯交付給客戶。（二）開具要求1.字跡清楚，不得壓線、錯格。2.發票聯和抵扣聯加蓋發票專用章。3.按照規定的時限、順序、欄目，全部聯次一次性如實開具，并加蓋發票專用章。4.開具發票應當使用中文，民族自治地方可以同時使用當地通用的一種民族文字。四、票據的取得（一）取得原則1.必須取得合法有效的票據，確保票據的真實性、完整性和合法性。2.對于增值稅專用發票，應確保取得發票的單位名稱、納稅人識別號、地址、電話、開戶行及賬號等信息準確無誤，且與公司實際交易情況相符。（二）取得流程1.業務人員在業務發生時，應及時向對方索取合法有效的票據。對于增值稅專用發票，應在開票之日起360日內進行認證抵扣。2.取得發票后，業務人員應仔細核對發票內容，包括發票號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、貨物或應稅勞務、服務名稱、規格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等，確保發票內容與實際業務一致。3.業務人員將取得的票據及時傳遞給財務部門。財務人員對票據進行再次審核，審核無誤后辦理入賬手續。（三）特殊情況處理1.若取得的票據存在填寫錯誤、遺漏等情況，應及時與開票方聯系，要求對方重新開具正確的票據。2.若因對方原因無法取得發票，業務人員應及時向公司報告，并提供相關證明材料，經公司領導批準后，可采取其他合法有效的替代憑證進行入賬處理，但應確保替代憑證能夠證明業務的真實性和合法性。五、票據的保管（一）保管責任1.財務部門負責公司各類票據的統一保管。2.設立專門的票據保管崗位，由專人負責票據的日常保管工作。（二）保管要求1.票據應存放在安全、干燥、防火、防盜的保險柜或專用票據柜中。2.對不同種類、不同用途的票據應分類存放，并建立票據登記簿，詳細記錄票據的種類、號碼、開票日期、金額、領用情況、核銷情況等信息。3.定期對票據進行盤點，確保賬實相符。如發現票據丟失、被盜等情況，應立即報告公司領導，并采取相應的補救措施，如掛失止付、登報聲明等，以減少損失。（三）電子票據管理對于電子票據，應按照相關規定進行存儲和管理。確保電子票據的存儲介質安全可靠，并定期進行備份。同時，應建立電子票據的查閱、使用記錄，保證電子票據的使用軌跡可追溯。六、票據的使用（一）使用范圍1.發票應嚴格按照實際發生的業務內容開具，不得虛開、代開發票。2.收據應按照規定的用途使用，不得用于收取應稅款項。3.匯票、支票等票據應按照規定的程序和用途進行使用，確保資金的安全流轉。（二）使用規范1.業務人員在使用票據時，應嚴格按照規定的格式和內容填寫，確保票據信息的準確性和完整性。2.不得擅自涂改、撕毀票據，如發現票據填寫錯誤，應按照規定的方法進行作廢處理，并妥善保管作廢票據。3.票據的使用應遵循先領先用、順序使用的原則，不得跳號、重復使用。七、票據的核銷（一）核銷流程1.業務部門在業務完成后，應及時將已使用的票據存根聯或相關證明材料提交至財務部門。2.財務人員對提交的票據存根聯或證明材料進行審核，核對票據號碼、開票日期、金額、業務內容等信息與實際業務是否相符。3.審核無誤后，在票據登記簿上進行核銷記錄，并將已核銷的票據存根聯或證明材料按照會計檔案管理的要求進行整理、歸檔保存。（二）核銷期限1.發票存根聯及發票登記簿應保存5年。保存期滿，報經稅務機關查驗后銷毀。2.其他票據的核銷期限按照公司財務制度及相關法律法規的規定執行。八、票據的盤點與清查（一）盤點周期1.每月末，財務部門應組織對票據進行一次全面盤點。2.每年年末，應對全年的票據管理情況進行一次清查。（二）盤點清查內容1.核對票據的實際庫存數量與票據登記簿記錄是否一致。2.檢查票據的完整性，包括票據號碼是否連續、有無缺頁、破損等情況。3.核實已使用票據的核銷情況是否準確，是否存在未及時核銷或違規使用的情況。（三）盤點清查結果處理1.如發現賬實不符，應及時查明原因，并編制《票據盤點清查報告》，詳細說明差異情況及原因。2.對于盤盈或盤虧的票據，應按照公司財務制度的規定進行相應的賬務處理，并追究相關責任人的責任。3.根據盤點清查結果，總結經驗教訓，完善票據管理制度，加強票據管理工作。九、票據相關人員職責（一）業務部門職責1.負責根據業務實際情況申請開具票據，并確保申請信息的準確、真實。2.及時向對方索取合法有效的票據，并對取得票據的真實性、完整性負責。3.按照規定的流程和要求使用票據，并在業務完成后及時將票據存根聯或相關證明材料提交財務部門核銷。（二）財務部門職責1.負責票據的開具、審核、保管及核銷等工作，確保票據的開具符合法律法規及公司財務制度的規定。2.對取得的票據進行審核，辦理入賬手續，并定期對票據進行盤點清查。3.向業務部門提供票據管理相關的培訓和指導，解答票據使用過程中的疑問。（三）公司管理層職責1.審批票據管理制度及相關流程，確保制度的合理性和有效性。2.對重大票據事項進行決策，監督票據管理工作的執行情況。（四）其他人員職責1.票據保管人員應嚴格按照規定保管票據，確保票據的安全完整，不得擅自出借、轉讓票據。2.涉及票據開具、審核、使用等工作的其他人員應認真履行職責，確保票據管理工作的規范、準確。十、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對票據管理情況進行審計監督，檢查票據管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見。2.財務部門定期對業務部門的票據使用情況進行檢查，發現違規行為及時糾正，并按照公司規定進行處理。（二）外部監督積極配合稅務機關、審計機關等外部部門對公司票據管理情況的檢查和監督，如實提供相關資料，接受外部部門的指導和監督。十一、違規處理（一）違規行為界定1.未按規定開具、取得票據。2.虛開、代開發票或偽造、變造票據。3.擅自涂改、撕毀票據或丟失、被盜票據未及時報告。4.未按規定保管票據，導致票據損壞、丟失或泄露。5.違規使用票據，如用于收取應稅款項、跳