?蔬菜配送合同管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司蔬菜配送合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，保障公司合法權(quán)益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司與供應(yīng)商、客戶之間簽訂的蔬菜配送合同的管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：合同的簽訂、履行、變更、終止等行為必須符合國(guó)家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得強(qiáng)迫另一方簽訂合同。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害任何一方的合法權(quán)益。4.誠(chéng)實(shí)守信原則：合同雙方應(yīng)誠(chéng)實(shí)守信，嚴(yán)格履行合同約定的義務(wù)。二、合同簽訂管理（一）合同簽訂流程1.業(yè)務(wù)部門提出簽訂合同的需求，填寫《合同申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明合同的基本情況，包括供應(yīng)商或客戶信息、蔬菜品種、數(shù)量、價(jià)格、配送時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等。2.《合同申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門。3.法務(wù)部門對(duì)合同條款進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查，重點(diǎn)審查合同的主體資格、合同條款的完整性、權(quán)利義務(wù)的對(duì)等性、違約責(zé)任的明確性等。對(duì)于審查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改意見(jiàn)。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見(jiàn)對(duì)合同進(jìn)行修改完善后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表簽訂合同。（二）合同文本管理1.合同文本應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決方式等條款。2.合同文本應(yīng)使用公司統(tǒng)一制定的格式文本，特殊情況需要使用非格式文本的，需經(jīng)法務(wù)部門審核同意。3.合同文本應(yīng)一式多份，雙方各執(zhí)一份，公司留存?zhèn)浞莸姆輸?shù)根據(jù)實(shí)際需要確定。（三）合同簽訂注意事項(xiàng)1.合同主體資格審查：簽訂合同前，應(yīng)對(duì)供應(yīng)商或客戶的主體資格進(jìn)行審查，確保其具有合法的經(jīng)營(yíng)資質(zhì)和履約能力。2.合同條款審查：合同條款應(yīng)明確、具體、完整，避免模糊不清或歧義。對(duì)于重要條款，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查，確保雙方的權(quán)利義務(wù)對(duì)等。3.合同風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：簽訂合同前，應(yīng)對(duì)合同可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)防范措施。4.合同簽訂授權(quán)：簽訂合同的代表應(yīng)具有法定代表人的授權(quán)委托書，明確授權(quán)范圍和期限。三、合同履行管理（一）合同履行責(zé)任分工1.業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同的具體履行工作，包括與供應(yīng)商或客戶溝通協(xié)調(diào)、組織蔬菜采購(gòu)與配送、跟蹤合同執(zhí)行情況等。2.質(zhì)量檢驗(yàn)部門負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的蔬菜進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保蔬菜符合合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)合同款項(xiàng)的收付管理，按照合同約定及時(shí)支付貨款或收取款項(xiàng)。4.法務(wù)部門負(fù)責(zé)對(duì)合同履行過(guò)程中的法律問(wèn)題進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)助解決合同糾紛。（二）合同履行跟蹤與監(jiān)督1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立合同履行臺(tái)賬，詳細(xì)記錄合同的執(zhí)行情況，包括蔬菜采購(gòu)數(shù)量、配送時(shí)間、質(zhì)量檢驗(yàn)結(jié)果、款項(xiàng)收付情況等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行跟蹤檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決合同履行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于重大問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。3.質(zhì)量檢驗(yàn)部門應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)的蔬菜進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，確保蔬菜質(zhì)量合格。對(duì)于檢驗(yàn)不合格的蔬菜，應(yīng)及時(shí)通知業(yè)務(wù)部門處理。4.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照合同約定及時(shí)支付貨款或收取款項(xiàng)，確保資金流轉(zhuǎn)順暢。對(duì)于逾期未支付或未收取的款項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與對(duì)方溝通并采取相應(yīng)的措施。（三）合同變更管理1.合同履行過(guò)程中，如因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同條款的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同變更申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明變更的原因、內(nèi)容等。2.《合同變更申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門。3.法務(wù)部門對(duì)合同變更條款進(jìn)行合法性、合規(guī)性審查，重點(diǎn)審查變更條款是否符合法律法規(guī)的規(guī)定、是否會(huì)對(duì)公司的權(quán)益造成不利影響等。對(duì)于審查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)與業(yè)務(wù)部門溝通并提出修改意見(jiàn)。4.業(yè)務(wù)部門根據(jù)法務(wù)部門的意見(jiàn)對(duì)合同變更條款進(jìn)行修改完善后，提交至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。5.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，由法定代表人或其授權(quán)代表與對(duì)方簽訂合同變更協(xié)議。（四）合同終止管理1.合同履行完畢后，合同自然終止。2.合同履行過(guò)程中，如出現(xiàn)以下情形之一的，合同可以提前終止：雙方協(xié)商一致同意提前終止合同的；一方嚴(yán)重違反合同約定，另一方有權(quán)解除合同的；因不可抗力等原因?qū)е潞贤瑹o(wú)法繼續(xù)履行的。3.合同提前終止的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)填寫《合同終止申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明終止的原因、時(shí)間等。4.《合同終止申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至法務(wù)部門。5.法務(wù)部門對(duì)合同終止事項(xiàng)進(jìn)行審查，確保終止程序合法合規(guī)。6.合同終止后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)清理合同履行過(guò)程中的相關(guān)資料，包括合同文本、發(fā)票、送貨單、驗(yàn)收單等，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、合同糾紛管理（一）糾紛預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理培訓(xùn)，提高員工的合同法律意識(shí)和風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。2.在合同簽訂前，充分了解對(duì)方的資信狀況和履約能力，避免與信譽(yù)不佳的供應(yīng)商或客戶簽訂合同。3.嚴(yán)格按照合同約定履行義務(wù)，確保合同的順利履行，減少糾紛的發(fā)生。4.定期對(duì)合同履行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的問(wèn)題。（二）糾紛處理流程1.合同履行過(guò)程中如發(fā)生糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)向分管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并與對(duì)方進(jìn)行溝通協(xié)商，爭(zhēng)取通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛。2.如協(xié)商不成，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，包括合同文本、送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、溝通記錄等，并將糾紛情況及相關(guān)證據(jù)提交至法務(wù)部門。3.法務(wù)部門對(duì)糾紛情況進(jìn)行分析研究，制定糾紛處理方案，必要時(shí)可聘請(qǐng)律師作為法律顧問(wèn)參與糾紛處理。4.根據(jù)糾紛處理方案，法務(wù)部門與業(yè)務(wù)部門共同與對(duì)方進(jìn)行談判或通過(guò)法律途徑解決糾紛。5.在糾紛處理過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)糾紛處理進(jìn)展情況，確保公司領(lǐng)導(dǎo)了解糾紛處理情況并做出決策。（三）糾紛處理注意事項(xiàng)1.保持冷靜，避免情緒化處理糾紛，以免導(dǎo)致糾紛進(jìn)一步惡化。2.及時(shí)收集和保存相關(guān)證據(jù)，確保證據(jù)的真實(shí)性、合法性和關(guān)聯(lián)性。3.嚴(yán)格按照法律法規(guī)和合同約定處理糾紛，不得采取違法違規(guī)或損害公司利益的行為。4.加強(qiáng)與對(duì)方的溝通協(xié)商，盡量通過(guò)友好協(xié)商解決糾紛，降低糾紛處理成本。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將合同文本、相關(guān)附件、審批文件等資料收集齊全，并移交至公司檔案管理部門。2.合同履行過(guò)程中產(chǎn)生的各種文件、資料，如送貨單、驗(yàn)收單、發(fā)票、溝通記錄、變更協(xié)議、終止協(xié)議等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期整理歸檔，并移交至公司檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對(duì)收集到的合同檔案進(jìn)行分類整理，按照合同類別、簽訂時(shí)間、編號(hào)等進(jìn)行編號(hào)歸檔。2.合同檔案應(yīng)包括合同文本、相關(guān)附件、審批文件、履行記錄、糾紛處理記錄等資料，確保檔案資料的完整性。（三）檔案保管1.合同檔案應(yīng)妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)合同檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案資料的安全和完整。3.合同檔案的保管期限應(yīng)按照國(guó)家法律法規(guī)和公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，期滿后如需銷毀，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷毀。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫《合同檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)建立合同檔案查閱登記制度，詳細(xì)記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱合同檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案管理部門。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。六、合同審計(jì)與監(jiān)督（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)合同管理情況進(jìn)行審計(jì)，重點(diǎn)審查合同簽訂、履行、變更、終止等環(huán)節(jié)的合法性、合規(guī)性和有效性。2.審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果提出審計(jì)意見(jiàn)和建議，督促相關(guān)部門整改落實(shí)，確保合同管理工作規(guī)范有序。（二）監(jiān)督檢查1.公司管理層定期對(duì)合同管理情