銷售合同公章管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司銷售合同公章的管理，規(guī)范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴(yán)肅性和安全性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司銷售合同公章的刻制、保管、使用、更換、廢止等相關(guān)管理活動(dòng)。（三）基本原則1.合法性原則：公章的使用必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.嚴(yán)肅性原則：公章是公司對(duì)外行使權(quán)力的重要象征，使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)肅認(rèn)真，確保合同等文件的真實(shí)性和有效性。3.安全性原則：采取有效措施確保公章的妥善保管，防止公章被盜用、冒用或?yàn)E用。二、公章的刻制與備案（一）刻制申請1.因業(yè)務(wù)需要刻制銷售合同公章時(shí)，由使用部門填寫《公章刻制申請表》，詳細(xì)說明刻制公章的名稱、用途、數(shù)量等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。2.《公章刻制申請表》提交至公司行政管理部門，行政管理部門審核后報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。（二）刻制流程1.經(jīng)批準(zhǔn)后，行政管理部門選擇具有資質(zhì)的正規(guī)印章制作單位進(jìn)行刻制。2.刻制完成后，由行政管理部門對(duì)新刻公章進(jìn)行驗(yàn)收，檢查公章的規(guī)格、樣式、材質(zhì)等是否符合要求。（三）備案登記1.新刻制的銷售合同公章在驗(yàn)收合格后，行政管理部門負(fù)責(zé)到當(dāng)?shù)毓矙C(jī)關(guān)進(jìn)行備案登記，并留存?zhèn)浒缸C明文件。2.同時(shí)，在公司內(nèi)部建立公章使用檔案，記錄公章的刻制時(shí)間、規(guī)格、備案情況等信息。三、公章的保管（一）保管部門與人員1.銷售合同公章由公司行政管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備高度的責(zé)任心和保密意識(shí)。2.保管人員名單應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)備案，并保持相對(duì)穩(wěn)定。如因工作變動(dòng)需要更換保管人員，應(yīng)及時(shí)辦理交接手續(xù)。（二）保管方式1.公章應(yīng)存放在專門的保險(xiǎn)柜或安全的保管箱內(nèi)，實(shí)行雙人保管或多人交叉保管制度，確保公章在任何時(shí)候都處于可控狀態(tài)。2.保險(xiǎn)柜或保管箱的鑰匙及密碼應(yīng)由不同人員分別掌握，嚴(yán)禁將公章隨意放置或交予他人代管。（三）保管環(huán)境要求1.保管公章的場所應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲等安全條件，確保公章的安全存放。2.定期對(duì)保管場所進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。四、公章的使用（一）使用范圍銷售合同公章僅用于公司對(duì)外簽訂的銷售合同及相關(guān)補(bǔ)充協(xié)議、銷售確認(rèn)書等文件。未經(jīng)公司書面授權(quán)，嚴(yán)禁在其他文件、資料、信函等上加蓋公章。（二）使用流程1.申請：使用部門填寫《公章使用申請表》，詳細(xì)注明用章事由、合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方單位名稱、金額、使用期限等信息，并附上相關(guān)合同或文件草稿。2.審核：《公章使用申請表》依次提交部門負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字，確保用章事項(xiàng)真實(shí)、合理、合規(guī)。涉及重大合同或金額較大的合同，還需經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門審核，審核通過后在申請表上簽字確認(rèn)。3.審批：經(jīng)各級(jí)審核通過后，《公章使用申請表》報(bào)公司法定代表人或其授權(quán)代表人審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查用章事項(xiàng)，簽署明確的審批意見。4.蓋章：保管人員憑經(jīng)審批后的《公章使用申請表》在用章登記本上進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括用章日期、合同名稱、合同編號(hào)、對(duì)方單位名稱、金額、申請人、審批人等信息，然后方可加蓋公章。蓋章時(shí)應(yīng)確保公章清晰、端正，騎年蓋月。5.留存文件：蓋章后的合同或文件應(yīng)留存一份復(fù)印件交行政管理部門存檔，原件由使用部門負(fù)責(zé)保管和跟進(jìn)。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況無法事先履行審批程序，需使用公章時(shí)，使用部門應(yīng)電話請示公司領(lǐng)導(dǎo)同意，并在事后及時(shí)補(bǔ)辦審批手續(xù)。2.對(duì)于異地簽訂合同需要郵寄公章的情況，必須通過專人或可靠的快遞服務(wù)進(jìn)行寄送，并要求收件方在收到公章后及時(shí)反饋簽收信息。同時(shí)，應(yīng)做好寄送過程的記錄，包括快遞單號(hào)、寄送時(shí)間、收件人等。五、公章使用的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司行政管理部門定期對(duì)公章使用情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括用章審批手續(xù)是否齊全、用章登記是否完整、公章使用范圍是否符合規(guī)定等。2.財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門在日常工作中發(fā)現(xiàn)公章使用存在問題時(shí)，應(yīng)及時(shí)向行政管理部門反饋，行政管理部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)查和處理。（二）外部審計(jì)與檢查1.接受公司內(nèi)部審計(jì)部門的定期審計(jì)，審計(jì)內(nèi)容包括公章管理制度的執(zhí)行情況、公章使用的合規(guī)性等。2.積極配合外部監(jiān)管部門的檢查，如實(shí)提供公章使用的相關(guān)資料和信息。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定使用公章的行為，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，公司將視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評(píng)教育、警告、罰款、解除勞動(dòng)合同等處理。2.因違規(guī)使用公章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。六、公章的更換與廢止（一）更換情形1.公章因磨損、損壞等原因無法正常使用時(shí)，由保管人員填寫《公章更換申請表》，詳細(xì)說明更換原因，并附上原公章。2.經(jīng)行政管理部門審核、公司法定代表人批準(zhǔn)后，按照公章刻制流程進(jìn)行更換，并重新辦理備案登記手續(xù)。（二）廢止程序1.公章因公司名稱變更、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因不再使用時(shí)，由行政管理部門提出公章廢止申請，說明廢止原因，并報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)。2.批準(zhǔn)后，將廢止的公章交行政管理部門妥善保管，嚴(yán)禁私自銷毀。對(duì)于需銷毀的公章，應(yīng)按照公司規(guī)定的程序進(jìn)行集中銷毀，并做好銷毀記錄