超前采購管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為規(guī)范公司超前采購行為，加強(qiáng)超前采購管理，提高資金使用效率，降低采購成本，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門涉及超前采購的所有活動(dòng)，包括但不限于原材料、零部件、設(shè)備、辦公用品等各類物資的采購。（三）基本原則1.計(jì)劃性原則：超前采購應(yīng)基于公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和需求預(yù)測，確保采購物資與公司業(yè)務(wù)發(fā)展相匹配，避免盲目采購。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量和滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，充分考慮采購成本、資金占用成本等因素，追求采購效益的最大化。3.風(fēng)險(xiǎn)可控原則：對超前采購過程中可能面臨的市場價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)商違約、物資積壓等風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評估和控制，采取有效的防范措施。4.責(zé)任明確原則：明確各部門在超前采購中的職責(zé)和權(quán)限，確保采購活動(dòng)各環(huán)節(jié)責(zé)任落實(shí)到人。二、超前采購的定義與范圍（一）定義超前采購是指在公司實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營需求時(shí)間之前進(jìn)行的物資采購行為。（二）范圍1.為應(yīng)對市場價(jià)格波動(dòng)可能上漲而提前采購的物資：如大宗商品價(jià)格出現(xiàn)明顯上漲趨勢，預(yù)計(jì)短期內(nèi)價(jià)格將持續(xù)攀升，且公司生產(chǎn)經(jīng)營有穩(wěn)定需求的物資。2.基于生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃提前儲備的物資：根據(jù)公司年度、季度生產(chǎn)計(jì)劃，預(yù)計(jì)未來一段時(shí)間內(nèi)將大量使用的原材料、零部件等，為保證生產(chǎn)連續(xù)性而提前采購。3.因供應(yīng)商生產(chǎn)周期較長需要提前預(yù)訂的物資：某些關(guān)鍵設(shè)備、定制化零部件等，供應(yīng)商生產(chǎn)周期較長，為確保按時(shí)到貨滿足生產(chǎn)需求，需提前簽訂采購合同進(jìn)行預(yù)訂。三、超前采購的流程（一）需求預(yù)測與計(jì)劃制定1.各部門職責(zé)生產(chǎn)部門：根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃，結(jié)合本部門生產(chǎn)任務(wù)安排，預(yù)測未來一段時(shí)間內(nèi)所需原材料、零部件等物資的種類、數(shù)量和需求時(shí)間，并制定詳細(xì)的生產(chǎn)用料計(jì)劃。銷售部門：根據(jù)市場銷售預(yù)測和訂單情況，預(yù)估未來市場需求變化，向采購部門提供有關(guān)產(chǎn)品銷售趨勢及可能影響采購需求的信息，協(xié)助采購部門進(jìn)行超前采購需求分析。其他部門：如設(shè)備管理部門根據(jù)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃和設(shè)備更新需求，提出所需設(shè)備、備品備件等采購需求；行政部門根據(jù)公司辦公需求，預(yù)測辦公用品等物資的采購需求，并提交相應(yīng)的采購計(jì)劃。2.需求預(yù)測方法定量預(yù)測法：運(yùn)用歷史數(shù)據(jù)和統(tǒng)計(jì)分析方法，如時(shí)間序列分析、回歸分析等，對物資需求進(jìn)行預(yù)測。定性預(yù)測法：組織相關(guān)人員，如生產(chǎn)專家、銷售人員、采購人員等，根據(jù)市場動(dòng)態(tài)、行業(yè)趨勢、經(jīng)驗(yàn)判斷等因素，對物資需求進(jìn)行主觀預(yù)測。綜合預(yù)測法：結(jié)合定量預(yù)測法和定性預(yù)測法的結(jié)果，綜合考慮各種因素，得出較為準(zhǔn)確的物資需求預(yù)測值。3.超前采購計(jì)劃制定采購部門根據(jù)各部門提交的需求預(yù)測和采購計(jì)劃，匯總分析后，結(jié)合公司庫存狀況、資金狀況等因素，制定超前采購計(jì)劃。超前采購計(jì)劃應(yīng)明確采購物資的種類、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、采購預(yù)算等內(nèi)容，并提交公司管理層審批。（二）供應(yīng)商選擇與評估1.供應(yīng)商篩選采購部門根據(jù)超前采購計(jì)劃中物資的特點(diǎn)和要求，通過多種渠道收集潛在供應(yīng)商信息，如供應(yīng)商名錄、行業(yè)展會(huì)、網(wǎng)絡(luò)搜索、供應(yīng)商推薦等。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本資質(zhì)要求或信譽(yù)不佳的供應(yīng)商，確定入圍供應(yīng)商名單。2.供應(yīng)商評估資質(zhì)評估：審核供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、稅務(wù)登記證等相關(guān)資質(zhì)文件，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和生產(chǎn)供應(yīng)能力。業(yè)績評估：查閱供應(yīng)商過往的業(yè)績記錄，包括供應(yīng)產(chǎn)品的質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等方面的表現(xiàn)，了解其在行業(yè)內(nèi)的口碑和信譽(yù)。生產(chǎn)能力評估：實(shí)地考察或通過供應(yīng)商提供的資料，評估供應(yīng)商的生產(chǎn)設(shè)備、生產(chǎn)工藝、生產(chǎn)規(guī)模等生產(chǎn)能力情況，確保其能夠滿足公司超前采購的數(shù)量和質(zhì)量要求。價(jià)格評估：要求供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，對比分析不同供應(yīng)商的價(jià)格水平，在保證物資質(zhì)量的前提下，選擇價(jià)格合理的供應(yīng)商。財(cái)務(wù)狀況評估：了解供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況，評估其資金實(shí)力和償債能力，以降低因供應(yīng)商財(cái)務(wù)問題導(dǎo)致的采購風(fēng)險(xiǎn)。3.供應(yīng)商確定采購部門根據(jù)供應(yīng)商評估結(jié)果，選定合適的供應(yīng)商，并與其簽訂采購框架協(xié)議或合作意向書，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、采購物資的規(guī)格、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（三）采購合同簽訂1.合同起草采購部門根據(jù)與供應(yīng)商確定的采購條款，起草采購合同。采購合同應(yīng)符合國家法律法規(guī)的要求，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、完整。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方式、付款方式、違約責(zé)任等條款。2.合同審核采購合同起草完成后，提交公司法務(wù)部門和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。法務(wù)部門主要審核合同的合法性、合規(guī)性，確保合同不存在法律風(fēng)險(xiǎn)；財(cái)務(wù)部門主要審核合同的付款條款、價(jià)格條款等，確保合同符合公司財(cái)務(wù)政策和成本控制要求。審核部門應(yīng)提出修改意見，采購部門根據(jù)審核意見對合同進(jìn)行修改完善。3.合同簽訂采購合同經(jīng)審核無誤后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂合同。簽訂后的采購合同應(yīng)加蓋公司合同專用章，并妥善保管合同副本。（四）采購執(zhí)行與跟蹤1.采購訂單下達(dá)采購部門根據(jù)簽訂的采購合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。采購訂單應(yīng)明確采購物資的具體要求、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等信息，并確保訂單內(nèi)容與采購合同一致。2.采購進(jìn)度跟蹤采購部門安排專人負(fù)責(zé)采購進(jìn)度跟蹤，及時(shí)掌握供應(yīng)商的生產(chǎn)進(jìn)度、發(fā)貨情況等信息。定期與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購物資按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在可能影響交貨期的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施，要求供應(yīng)商采取補(bǔ)救措施或調(diào)整交貨計(jì)劃，并向公司相關(guān)部門匯報(bào)。3.到貨驗(yàn)收采購物資到貨前，采購部門應(yīng)通知質(zhì)量檢驗(yàn)部門、使用部門等相關(guān)人員做好驗(yàn)收準(zhǔn)備工作。物資到貨后，由質(zhì)量檢驗(yàn)部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫手續(xù)；如檢驗(yàn)不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取換貨、補(bǔ)貨、退貨等處理措施，并做好相關(guān)記錄。（五）付款管理1.付款申請采購物資驗(yàn)收合格并辦理入庫手續(xù)后，采購部門應(yīng)根據(jù)采購合同約定的付款方式和付款時(shí)間，填寫付款申請單，附上采購合同、發(fā)票、驗(yàn)收報(bào)告等相關(guān)憑證，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.付款審核財(cái)務(wù)部門對采購部門提交的付款申請單及相關(guān)憑證進(jìn)行審核，主要審核付款金額是否準(zhǔn)確、付款方式是否符合合同約定、發(fā)票是否合規(guī)等。審核無誤后，提交公司管理層審批。3.付款執(zhí)行公司管理層審批通過后，財(cái)務(wù)部門按照審批意見辦理付款手續(xù)。付款方式可根據(jù)合同約定選擇銀行轉(zhuǎn)賬、支票、匯票等方式進(jìn)行支付。財(cái)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)記錄付款情況，并定期與供應(yīng)商核對賬目，確保付款準(zhǔn)確無誤。四、超前采購的風(fēng)險(xiǎn)管理（一）市場價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)1.風(fēng)險(xiǎn)評估采購部門定期對市場價(jià)格波動(dòng)情況進(jìn)行監(jiān)測和分析，評估超前采購物資價(jià)格波動(dòng)的可能性和幅度。關(guān)注市場動(dòng)態(tài)、行業(yè)信息、政策變化等因素對物資價(jià)格的影響，及時(shí)發(fā)現(xiàn)價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施價(jià)格鎖定：與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價(jià)格鎖定條款，在一定期限內(nèi)固定采購價(jià)格，避免價(jià)格上漲帶來的成本增加。套期保值：對于部分價(jià)格波動(dòng)較大的大宗商品，可通過期貨市場等金融工具進(jìn)行套期保值操作，降低價(jià)格波動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)。采購時(shí)機(jī)選擇：根據(jù)市場價(jià)格走勢分析，合理選擇超前采購的時(shí)機(jī)，盡量在價(jià)格低谷期進(jìn)行采購。（二）供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)1.風(fēng)險(xiǎn)評估對供應(yīng)商的信譽(yù)、生產(chǎn)經(jīng)營狀況、財(cái)務(wù)狀況等進(jìn)行持續(xù)跟蹤評估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商可能存在的違約風(fēng)險(xiǎn)。關(guān)注供應(yīng)商的合同履行情況，如交貨期是否按時(shí)、產(chǎn)品質(zhì)量是否符合要求等。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施供應(yīng)商管理：加強(qiáng)對供應(yīng)商的日常管理和監(jiān)督，定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核評價(jià)，確保供應(yīng)商嚴(yán)格履行合同義務(wù)。合同約束：在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加大對供應(yīng)商違約行為的懲罰力度，提高供應(yīng)商的違約成本。備用供應(yīng)商選擇：對于關(guān)鍵物資的供應(yīng)商，選擇至少兩家備用供應(yīng)商，在主供應(yīng)商出現(xiàn)違約情況時(shí)，能夠及時(shí)切換到備用供應(yīng)商，保證物資供應(yīng)的連續(xù)性。（三）物資積壓風(fēng)險(xiǎn)1.風(fēng)險(xiǎn)評估根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營計(jì)劃和需求預(yù)測的準(zhǔn)確性，以及超前采購物資的數(shù)量和時(shí)間安排，評估物資積壓的可能性。關(guān)注市場需求變化、產(chǎn)品更新?lián)Q代等因素對物資使用的影響。2.風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對措施需求預(yù)測優(yōu)化：加強(qiáng)各部門之間的溝通協(xié)作，提高需求預(yù)測的準(zhǔn)確性，避免因需求預(yù)測偏差導(dǎo)致物資積壓。庫存管理：建立科學(xué)合理的庫存管理制度，定期對庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)和清理，及時(shí)處理積壓物資。合理控制超前采購物資的庫存水平，確保庫存數(shù)量與實(shí)際需求相匹配。采購計(jì)劃調(diào)整：根據(jù)市場需求變化和公司實(shí)際生產(chǎn)經(jīng)營情況，及時(shí)調(diào)整超前采購計(jì)劃，避免過度采購導(dǎo)致物資積壓。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對超前采購業(yè)務(wù)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購流程是否合規(guī)、采購合同是否履行、采購成本是否合理等。對審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。2.財(cái)務(wù)監(jiān)督財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)對超前采購資金的使用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保資金支付合規(guī)、準(zhǔn)確。審核采購發(fā)票的真實(shí)性、合法性和完整性，對不符合規(guī)定的發(fā)票不予報(bào)銷付款。定期對超前采購的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，為公司管理層提供決策支持。3.采購部門自查采購部門應(yīng)建立內(nèi)部自查機(jī)制，定期對超前采購業(yè)務(wù)進(jìn)行自查自糾。檢查采購過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)是否符合公司制度和流程要求，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。（二）考核辦法1.考核指標(biāo)設(shè)定采購成本控制：考核超前采購物資的實(shí)際采購成本與預(yù)算成本的差異率，評估采購部門在控制成本方面的工作成效。交貨期準(zhǔn)確率：統(tǒng)計(jì)超前采購物資按時(shí)交貨的訂單數(shù)量占總訂單數(shù)量的比例，考核供應(yīng)商交貨期的執(zhí)行情況以及采購部門的跟蹤協(xié)調(diào)能力。物資質(zhì)量合格率：計(jì)算超前采購物資檢驗(yàn)合格的數(shù)量占總采購數(shù)量的比例，考核采購物資的質(zhì)量狀況。庫存周轉(zhuǎn)率：衡量超前采購物資庫存的周轉(zhuǎn)速度，通過庫存周轉(zhuǎn)率指標(biāo)考核庫存管理水平和物資積壓情況。2.考核周期與方式考