軟件項目文件管理制度?一、總則（一）目的為加強公司軟件項目文件的管理，確保項目文件的完整性、準確性、規范性和可追溯性，提高軟件項目開發效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有軟件項目文件的管理，包括項目策劃文檔、需求文檔、設計文檔、編碼文檔、測試文檔、項目總結文檔等。（三）職責分工1.項目負責人負責組織項目文件的編制、審核、批準和歸檔工作。確保項目文件符合公司的質量標準和相關規范。協調項目團隊成員之間的文件管理工作。2.文件編制人員根據項目要求和任務安排，負責編制相應的項目文件。保證文件內容的準確性、完整性和及時性。按照規定的格式和模板進行文件編寫。3.質量管理人員對項目文件進行質量檢查，提出改進意見和建議。監督項目文件管理工作的執行情況，確保制度的有效實施。4.文檔管理人員負責項目文件的收集、整理、存儲、保管和檢索工作。維護文件管理系統的正常運行，確保文件的安全性和保密性。定期對項目文件進行備份，防止文件丟失或損壞。二、文件分類與編號（一）文件分類1.項目策劃文檔：包括項目立項申請書、項目計劃、項目進度安排等。2.需求文檔：如軟件需求規格說明書、用戶需求報告等。3.設計文檔：涵蓋軟件架構設計文檔、數據庫設計文檔、詳細設計文檔等。4.編碼文檔：程序員編寫的代碼注釋、模塊說明等。5.測試文檔：測試計劃、測試用例、測試報告等。6.項目總結文檔：項目總結報告、經驗教訓總結等。7.其他文檔：如會議紀要、變更記錄、技術文檔等。（二）文件編號文件編號采用統一的規則，以便于識別和管理。編號格式如下：項目代號文檔類別版本號序號例如：SP01需求文檔V1.0001其中，"SP"為項目代號，根據公司項目管理規定確定；"01"為文檔類別代碼，對應上述文件分類中的類別；"V1.0"為版本號，記錄文件的版本信息；"001"為序號，按照文件生成的順序編排。三、文件編制與審核（一）編制要求1.內容要求項目文件應準確反映項目的實際情況，包括項目目標、任務、流程、技術方案等。文檔內容應完整、清晰、邏輯連貫，避免出現模糊、歧義或矛盾的表述。對于涉及技術細節的部分，應提供詳細的說明和示例，以便于理解和實施。2.格式要求項目文件應按照公司統一規定的格式和模板進行編寫，確保文檔的規范性和一致性。文檔的字體、字號、排版等應符合視覺要求，易于閱讀和編輯。對于圖表、公式等，應進行編號和說明，并與正文內容緊密配合。（二）審核流程1.內部審核文件編制完成后，編制人員應首先進行自我審核，檢查文件內容和格式是否符合要求。然后提交給項目負責人進行審核，項目負責人應對文件的完整性、準確性和與項目的一致性進行審查，并提出修改意見。項目負責人審核通過后，文件應提交給相關部門或人員進行會簽，會簽人員應根據各自的職責對文件內容進行審核，并簽署意見。2.外部審核（如有需要）對于一些涉及重大項目或與外部合作的軟件項目，可能需要進行外部審核。外部審核可由客戶、合作伙伴或相關專家進行。外部審核前，項目負責人應將項目文件提交給審核方，并提前溝通審核的范圍、要求和時間安排。審核方應按照要求對項目文件進行審核，并出具審核意見。項目負責人應根據審核意見組織項目團隊進行修改和完善。（三）批準發布經過審核和會簽的項目文件，由項目負責人提交給公司主管領導進行批準。主管領導批準后，文件正式發布，并加蓋公司公章或電子印章。四、文件存儲與保管（一）存儲方式1.電子存儲建立公司統一的文件管理系統，用于存儲項目文件的電子版本。文件管理系統應具備文件上傳、下載、查詢、版本控制等功能。項目文件應按照分類和編號進行存儲，便于快速檢索和管理。同時，應建立相應的索引目錄，方便用戶查找文件。對于重要的項目文件，應進行定期備份，備份介質可采用磁帶、光盤、硬盤等，并存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。2.紙質存儲（如有需要）對于一些需要紙質存檔的項目文件，應按照文件編號和類別進行分類裝訂，并建立紙質檔案目錄。紙質檔案應存放在專門的檔案柜中，確保檔案的安全和完整性。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。（二）保管期限1.短期保管對于一些臨時性的項目文件，如項目執行過程中的臨時報告、會議紀要等，保管期限為項目結束后1年。2.中期保管對于與項目開發過程密切相關的文件，如需求文檔、設計文檔、測試文檔等，保管期限為項目結束后3年。3.長期保管對于具有重要價值和參考意義的項目文件，如項目總結文檔、技術文檔等，保管期限為項目結束后5年以上，甚至永久保存。（三）保密措施1.訪問控制文件管理系統應設置用戶權限，只有經過授權的人員才能訪問相應的項目文件。權限設置應根據人員的工作職責和項目角色進行分配，確保文件的安全性。對于涉及公司機密或客戶隱私的項目文件，應采取加密存儲和傳輸的方式，防止文件被非法獲取或篡改。2.人員管理加強對項目團隊成員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密協議，明確保密責任和義務。對于離職人員，應及時收回其訪問項目文件的權限，并對其保管的項目文件進行清理和交接。五、文件檢索與使用（一）檢索方式1.電子檢索在文件管理系統中提供多種檢索方式，如按文件編號、文件名、文件類別、項目代號等進行檢索。用戶可根據自己的需求選擇相應的檢索條件進行查詢。系統應能夠快速準確地返回檢索結果，并提供文件的詳細信息，如文件版本、編制日期、編制人員等。2.紙質檢索對于紙質檔案，應建立紙質檔案目錄，并定期更新。用戶可通過查閱紙質檔案目錄進行文件檢索。在檔案柜上應標明檔案類別和編號范圍，便于快速定位所需文件。（二）使用規定1.借閱流程公司內部人員因工作需要借閱項目文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件的名稱、編號、借閱原因和歸還日期等信息。《文件借閱申請表》經項目負責人批準后，交文檔管理人員辦理借閱手續。文檔管理人員應記錄借閱人員的姓名、部門、借閱時間等信息，并提供相應的文件副本。借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得擅自轉借、復印或傳播。如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。文件歸還時，借閱人員應確保文件的完整性和保密性，交文檔管理人員進行檢查和簽收。如發現文件有損壞或丟失情況，借閱人員應承擔相應的責任。2.使用權限項目團隊成員應根據自己的工作職責和項目角色，在授權范圍內使用相應的項目文件。未經授權，不得擅自訪問和使用其他人員的項目文件。對于涉及公司機密或客戶隱私的項目文件，使用人員應嚴格遵守保密規定，不得泄露文件內容。六、文件變更與版本控制（一）變更流程1.變更申請當項目文件需要變更時，相關人員應填寫《文件變更申請表》，說明變更的原因、內容和影響范圍等信息。《文件變更申請表》應提交給項目負責人進行審核，項目負責人應評估變更的必要性和可行性，并簽署審核意見。2.變更實施項目負責人審核通過后，由文件編制人員按照變更申請表的要求進行文件修改。修改完成后，編制人員應進行自我審核，并提交給項目負責人進行再次審核。3.變更批準項目負責人再次審核通過后，文件應提交給相關部門或人員進行會簽，會簽人員應根據各自的職責對變更內容進行審核，并簽署意見。經過會簽的文件變更申請，由項目負責人提交給公司主管領導進行批準。主管領導批準后，文件變更正式生效。（二）版本控制1.版本編號規則項目文件的版本編號采用"Vx.y"的格式，其中"x"為大版本號，"y"為小版本號。當文件發生重大變更時，大版本號增加1；當文件發生較小變更時，小版本號增加1。2.版本管理文件管理系統應記錄文件的所有版本信息，包括版本編號、編制日期、編制人員、變更內容等。用戶可通過系統查詢文件的歷史版本，了解文件的變更情況。對于不同版本的文件，應分別存儲在文件管理系統中，以便于區分和管理。同時，應建立版本說明文檔，記錄每個版本的主要變更內容和特點。七、文件銷毀（一）銷毀條件1.項目結束后，經過保管期限的項目文件，如無繼續保存價值，可進行銷毀。2.文件內容涉及公司機密或客戶隱私，但因項目結束或其他原因不再需要保密的，應按照公司保密制度進行銷毀處理。3.文件因損壞、丟失等原因無法正常使用，且無備份價值的，可進行銷毀。（二）銷毀流程1.申請由項目負責人或相關部門提出文件銷毀申請，填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。《文件銷毀申請表》應提交給公司主管領導進行批準。2.銷毀實施主管領導批準后，由文檔管理人員負責組織文件銷毀工作。文件銷毀可采用電子刪除、紙質粉碎等方式進行，確保文件信息無法恢復。在銷毀過程中，應安排專人進行監督，并填寫《文件銷毀記錄》，記錄銷毀文件的名稱、編號、數量、銷毀時間、銷毀方式