行政采購預算管理制度?總則目的為加強公司行政采購預算管理，規范采購行為，提高資金使用效益，保障公司各項工作的順利開展，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門的行政采購活動，包括辦公用品、辦公設備、辦公家具、耗材、服務采購等。基本原則1.預算控制原則：行政采購應嚴格按照預算執行，確保采購支出不超出預算范圍。2.效益優先原則：在滿足公司業務需求的前提下，優先選擇性價比高的產品和服務，實現資金的最優配置。3.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監督。4.歸口管理原則：行政采購工作歸口公司行政部門統一管理，明確各部門職責。職責分工行政部門1.負責編制年度行政采購預算，并匯總審核各部門采購預算。2.執行行政采購預算，組織實施采購活動，包括供應商選擇、采購談判、合同簽訂等。3.建立行政采購臺賬，記錄采購情況，定期進行采購數據分析。4.負責采購物資的驗收、入庫、保管及發放工作。5.配合財務部門進行采購資金的結算和支付工作。需求部門1.根據本部門業務需求，提出行政采購申請，詳細說明采購項目、規格、數量、預算等信息。2.參與采購項目的評估和驗收工作，提供技術支持和使用反饋。財務部門1.負責審核行政采購預算，確保預算編制的合理性和合規性。2.對采購資金進行核算和監督，辦理采購資金的支付手續。3.定期對行政采購預算執行情況進行分析和評價。審計部門負責對行政采購預算執行情況進行審計監督，檢查采購活動的合法性、合規性和效益性。預算編制編制依據1.公司年度工作計劃和業務發展需求。2.上一年度行政采購預算執行情況及實際采購支出。3.市場價格變動情況及公司內部價格標準。編制流程1.每年[具體時間]前，各部門根據本部門下一年度業務需求，填寫《行政采購預算申請表》，詳細列出采購項目、規格、數量、預計單價、預計金額等信息，并提交至行政部門。2.行政部門對各部門提交的采購預算申請表進行匯總審核，結合公司年度工作計劃和資金狀況，對采購項目進行綜合平衡，編制年度行政采購預算草案。3.年度行政采購預算草案經財務部門審核、公司分管領導審批后，報公司總經理辦公會審議通過。4.經公司總經理辦公會審議通過的年度行政采購預算，由行政部門下達各部門執行，并報財務部門備案。預算調整1.在預算執行過程中，因特殊原因需要調整采購預算的，由需求部門填寫《行政采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整項目、調整金額等，經行政部門審核、財務部門會簽、公司分管領導審批后執行。2.單次采購預算調整金額超過[具體金額]的，需報公司總經理辦公會審議通過。3.預算調整后，行政部門應及時更新行政采購預算臺賬，并將調整情況通知相關部門。采購執行采購申請1.需求部門根據實際業務需求，填寫《行政采購申請表》，詳細說明采購項目、規格、數量、預算金額、采購用途等信息，并提交至行政部門。2.《行政采購申請表》應經部門負責人簽字確認，并加蓋部門公章。采購審批1.行政部門收到采購申請后，對采購項目的必要性、合理性、預算金額等進行審核。2.采購金額在[具體金額]以下的，由行政部門負責人審批；采購金額在[具體金額]以上的，經行政部門負責人審核后，報公司分管領導審批。3.重大采購項目（采購金額超過[具體金額]）需報公司總經理辦公會審議通過。供應商選擇1.行政部門根據采購項目的特點和要求，通過公開招標、邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源采購等方式選擇供應商。2.建立供應商庫，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等進行評估和管理，定期更新供應商信息。3.在選擇供應商時，應優先選擇進入公司供應商庫的供應商，確保采購活動的合規性和穩定性。采購談判1.對于需要進行采購談判的項目，行政部門應組織相關人員與供應商進行談判，明確采購價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。2.采購談判應做好記錄，形成《采購談判記錄》，參與談判人員應簽字確認。合同簽訂1.采購項目確定供應商后，行政部門應與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。2.采購合同應包括采購項目、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款，確保合同內容完整、準確、合法。3.采購合同簽訂后，應及時報財務部門備案。采購實施1.行政部門按照采購合同約定，組織供應商實施采購活動，確保采購物資按時、按質、按量供應。2.在采購過程中，如發現供應商存在違約行為，應及時采取措施，要求供應商限期整改或承擔相應的違約責任。驗收與入庫驗收標準1.采購物資到貨后，需求部門應按照采購合同約定的質量標準進行驗收。2.對于辦公用品、耗材等通用性較強的物資，可按照公司內部制定的驗收標準進行驗收。驗收程序1.需求部門收到采購物資后，應及時組織相關人員進行驗收，并填寫《行政采購驗收單》。2.《行政采購驗收單》應詳細記錄采購物資的名稱、規格、數量、質量狀況、驗收結果等信息，驗收人員應簽字確認。3.對于驗收合格的采購物資，需求部門應及時辦理入庫手續；對于驗收不合格的采購物資，應及時與供應商聯系，要求供應商限期更換或處理。入庫管理1.行政部門負責采購物資的入庫管理，建立庫存臺賬，記錄采購物資的入庫、出庫、庫存等情況。2.采購物資入庫后，應按照類別、規格、型號等進行分類存放，確保物資存放安全、整齊、有序。3.定期對庫存物資進行盤點，確保賬實相符。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的處理。付款管理付款申請1.采購物資驗收合格并辦理入庫手續后，供應商應提交付款申請，填寫《行政采購付款申請表》，詳細說明采購項目、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等信息，并附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證。2.《行政采購付款申請表》應經行政部門審核、財務部門會簽、公司分管領導審批后，方可辦理付款手續。付款審核1.財務部門收到付款申請后，應按照公司財務管理制度和采購合同約定，對付款申請進行審核。2.審核內容包括采購項目的真實性、采購金額的準確性、付款方式的合規性、相關憑證的完整性等。付款方式1.公司行政采購付款方式主要包括支票、轉賬、電匯等。2.付款期限應按照采購合同約定執行，如無特殊約定，一般應在收到供應商發票后的[具體天數]內付款。付款執行1.財務部門根據審核通過的付款申請，辦理付款手續，并將付款情況及時通知行政部門和供應商。2.對于已付款的采購項目，財務部門應及時進行賬務處理，確保財務數據的準確性。監督與考核監督檢查1.審計部門定期對行政采購預算執行情況進行審計監督，檢查采購活動的合法性、合規性和效益性。2.行政部門應定期對采購物資的使用情況進行跟蹤檢查，確保采購物資得到合理使用。考核評價1.建立行政采購預算執行情況考核評價機制，對各部門行政采購預算執行情況進行考核評價。2.考核評價指標包括采購預算執行率、采購物資質量合格率、采購成本節約率、供應商滿意度等。3.根據考核評價結果，對表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵；對存在問題的部門和個人進行通報批評，并責令限期整改。風險管理風險識別1.行政采購過程中可能存在的風險包括采購預算超支、采購物資質量不合格、供應商違約、采購過程不規范等。2.各部門應加強對采購風險的識別和評估，及時發現潛在風險，并采取相應的防范措施。風險應對1.對于采購預算超支風險，應加強預算管理，嚴格控制采購支出，確保采購預算的嚴格執行。2.對于采購物資質量不合格風險，應加強供應商管理，嚴格審核供應商資質和產品質量，加強驗收環節的管理，確保采購物資質量符合要求。3.對于供應商違約風險，應在采購合同中明確違約責任條款，加強對供應商的監督和管理，及時采取措施追究供應商的違約責任。4.對于采購過程不規范風險，應建立健全采購管理制度，加強對采購人員的培訓和教育，規范采購流程，確保