軟件公司文檔管理制度?一、總則（一）目的為加強公司文檔管理，確保文檔的完整性、準確性和安全性，提高工作效率，促進公司知識共享和業務協同，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工在工作過程中所產生的各類文檔，包括但不限于軟件開發文檔、項目文檔、技術資料、管理文件、合同文件、會議紀要等。（三）基本原則1.集中管理原則：公司文檔實行集中統一管理，設立專門的文檔管理部門或指定專人負責文檔的收集、整理、存儲、保管和查閱等工作。2.分類清晰原則：按照文檔的性質、用途、來源等進行分類，建立科學合理的文檔分類體系，便于管理和查找。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密規定，確保文檔的安全和保密，防止文檔泄露、丟失或損壞。4.及時更新原則：隨著業務的發展和工作的推進，及時對文檔進行更新和維護，保證文檔內容的時效性和準確性。5.方便利用原則：在確保文檔安全保密的前提下，提供便捷的查閱和使用方式，滿足公司內部各部門及員工的工作需要。二、文檔分類與編號（一）文檔分類1.項目文檔項目規劃文檔：項目立項報告、項目計劃、項目進度安排等。需求文檔：需求規格說明書、用戶需求文檔等。設計文檔：軟件架構設計文檔、數據庫設計文檔、詳細設計文檔等。開發文檔：代碼文件、測試計劃、測試用例、測試報告等。項目總結文檔：項目總結報告、經驗教訓總結等。2.技術文檔技術標準：公司內部制定的技術規范、編程規范、代碼審查標準等。技術方案：針對特定技術問題或業務需求提出的解決方案文檔。技術研究報告：對新技術、新方法、新工具等進行研究和探索的報告。3.管理文檔公司制度：各項規章制度、流程文件、崗位職責說明書等。會議紀要：公司各類會議形成的紀要文件。工作計劃與總結：部門和員工的工作計劃、工作總結、述職報告等。人事文檔：員工簡歷、入職登記表、績效考核記錄、培訓記錄等。財務文檔：財務報表、預算報告、費用報銷記錄等。4.合同文檔業務合同：與客戶簽訂的軟件開發合同、技術服務合同、采購合同等。合作協議：與合作伙伴簽訂的合作協議、戰略合作框架協議等。合同變更記錄：合同執行過程中的變更事項及相關記錄。5.其他文檔市場文檔：市場調研報告、產品宣傳資料、營銷策劃方案等。行業資料：收集的與行業相關的政策法規、研究報告、行業動態等資料。其他臨時性文檔：不屬于以上分類的其他各類文檔。（二）文檔編號1.文檔編號采用"分類代碼+年份+順序號"的格式，確保每份文檔都有唯一的編號。2.分類代碼：根據文檔分類設置相應的代碼，如項目文檔用"PM"表示，技術文檔用"TS"表示，管理文檔用"MG"表示，合同文檔用"CT"表示，其他文檔用"OT"表示。3.年份：文檔產生的年份，用四位數字表示，如"2023"。4.順序號：按照文檔產生的先后順序依次編號，從"001"開始遞增。例如：一份2023年產生的項目文檔中的項目計劃，編號為"PM2023001"。三、文檔管理職責（一）文檔管理部門職責1.制定和完善公司文檔管理制度，并監督執行。2.負責公司文檔的集中收集、整理、分類、存儲、保管和定期備份等工作。3.建立文檔管理系統，實現文檔的電子化管理，方便員工查閱和使用。4.對文檔的借閱、歸還情況進行登記和跟蹤，確保文檔的安全。5.定期對文檔進行清理和歸檔，銷毀過期或無用的文檔。6.協助各部門進行文檔管理工作的培訓和指導。（二）部門文檔管理員職責1.各部門指定專人擔任文檔管理員，負責本部門文檔的收集、整理、初步分類和保管工作。2.按照公司文檔管理制度的要求，及時將本部門產生的文檔提交給公司文檔管理部門。3.協助公司文檔管理部門對涉及本部門的文檔進行查閱和使用權限的設置。4.定期對本部門的文檔進行自查，確保文檔的完整性和準確性。（三）員工文檔管理職責1.按照公司文檔管理制度的規定，及時整理和提交個人工作中產生的各類文檔。2.嚴格遵守文檔的安全保密規定，妥善保管個人工作文檔，防止泄露。3.在工作中需要查閱和使用文檔時，按照規定的流程進行申請和借閱。4.對個人使用過的文檔進行及時歸還和歸檔，保持文檔的整潔和有序。四、文檔的收集與整理（一）收集范圍1.公司內部各部門在日常工作中產生的各類文檔，包括紙質文檔和電子文檔。2.項目實施過程中產生的所有文檔，從項目啟動到項目結束的各個階段的相關資料。3.外部合作項目中涉及公司的文檔，如合作協議、往來函件、項目報告等。4.公司參加各類會議、培訓、活動等產生的文檔，如會議紀要、培訓資料、活動總結等。（二）收集時間1.日常工作文檔應在完成后的[X]個工作日內提交給部門文檔管理員。2.項目文檔應按照項目進度節點及時提交，確保文檔的完整性和連貫性。一般項目文檔在階段結束后的[X]個工作日內提交，重要項目文檔應在關鍵節點完成后的[X]個工作日內提交。3.合同文檔在簽訂后的[X]個工作日內提交給公司文檔管理部門。（三）整理要求1.部門文檔管理員收到文檔后，應及時進行初步整理，按照文檔分類標準進行分類，并檢查文檔的完整性和準確性。2.對于紙質文檔，應進行編號、裝訂，并在文檔首頁附上文檔清單，注明文檔名稱、編號、日期、來源等信息。3.對于電子文檔，應按照統一的命名規則進行命名，并存儲在指定的文件夾中，文件夾名稱應與文檔分類相對應。電子文檔的命名規則為：文檔類別+年份+順序號+文檔標題，如"PM2023001項目計劃.docx"。4.整理后的文檔應確保內容清晰、格式規范、邏輯連貫，便于后續的查閱和管理。五、文檔的存儲與保管（一）存儲方式1.公司建立文檔管理系統，將所有文檔進行電子化存儲，實現文檔的集中管理和共享。2.對于重要的紙質文檔，應進行掃描備份，存儲在文檔管理系統中，同時保留紙質原件，存放在專門的檔案柜中。3.文檔管理系統應具備完善的權限管理功能，根據員工的工作職責和權限，設置不同的文檔查閱和使用權限，確保文檔的安全保密。（二）存儲位置1.電子文檔存儲在公司的服務器上，按照文檔分類建立相應的文件夾結構，便于管理和查找。2.紙質文檔存放在公司專門的檔案室或檔案柜中，檔案室應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。（三）保管期限1.各類文檔的保管期限根據其重要性、性質和法律法規要求進行設定，具體如下：項目文檔：項目結束后，相關文檔保管期限為[X]年。技術文檔：長期保管。管理文檔：按照公司制度規定的保管期限執行，一般為[X]年至[X]年不等。合同文檔：自合同履行完畢或終止后，保管期限為[X]年。其他文檔：根據實際情況確定保管期限。2.對于超過保管期限的文檔，由文檔管理部門提出銷毀申請，經公司相關領導審批后進行銷毀。（四）定期備份1.為防止文檔數據丟失，文檔管理部門應定期對文檔進行備份，備份周期為[X]個月。2.備份數據應存儲在不同的存儲介質上，并分別存放在不同的地點，如本地硬盤、外部硬盤、磁帶等，同時可考慮將備份數據存儲在云端。3.定期對備份數據進行檢查和恢復測試，確保備份數據的可用性。六、文檔的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司員工根據工作需要，可查閱與其工作職責相關的文檔。查閱時應填寫《文檔查閱申請表》，注明查閱文檔的名稱、編號、查閱目的等信息，經部門負責人審批后，到文檔管理部門進行查閱。2.對于涉及公司機密的文檔，查閱權限應嚴格控制，需經公司高層領導審批后方可查閱。3.外部人員因工作需要查閱公司文檔時，應提前向公司提出申請，經公司相關部門負責人和高層領導審批同意后，由公司指定專人陪同查閱，并對查閱過程進行監督。查閱人員不得擅自復制、拍照、傳播所查閱的文檔。（二）借閱流程1.公司員工因工作需要借閱文檔時，應填寫《文檔借閱申請表》，注明借閱文檔的名稱、編號、借閱期限、歸還日期等信息，經部門負責人審批后，到文檔管理部門辦理借閱手續。2.文檔管理部門根據審批意見，對借閱申請進行審核，如申請通過，將文檔借出，并登記借閱人姓名、部門、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應提前向文檔管理部門提出申請，經批準后方可延長。4.借閱人應妥善保管所借閱的文檔，不得轉借他人，不得在文檔上涂改、損壞、丟失。如發現文檔有損壞或丟失情況，應及時向文檔管理部門報告，并承擔相應的賠償責任。5.借閱人應在規定的歸還日期前將文檔歸還至文檔管理部門，文檔管理部門在收到歸還的文檔后，應進行檢查，如文檔無損壞、丟失等情況，在借閱登記本上注明歸還日期，并辦理歸還手續。七、文檔的修改與廢止（一）修改流程1.當文檔需要修改時，由文檔的創建部門或負責部門提出修改申請，填寫《文檔修改申請表》，注明修改的原因、內容、修改日期等信息。2.修改申請經部門負責人審批后，提交給文檔管理部門。文檔管理部門對修改申請進行審核，如申請通過，安排專人對文檔進行修改。3.修改后的文檔應按照原文檔的編號進行保存，并在文檔標題后注明"修訂版[修訂次數]"，同時更新文檔的版本歷史記錄，記錄修改的時間、內容、修改人等信息。4.修改后的文檔應及時通知相關部門和人員，確保他們使用的是最新版本的文檔。（二）廢止流程1.當文檔不再適用或已被新的文檔替代時，由文檔的創建部門或負責部門提出廢止申請，填寫《文檔廢止申請表》，注明廢止的原因、文檔名稱、編號等信息。2.廢止申請經部門負責人審批后，提交給文檔管理部門。文檔管理部門對廢止申請進行審核，如申請通過，將廢止的文檔從文檔管理系統和存儲介質中刪除，并在文檔管理臺賬中進行記錄。3.對于廢止的紙質文檔，應進行集中銷毀，并填寫《文檔銷毀登記表》，記錄銷毀的文檔名稱、編號、數量、銷毀日期、銷毀人等信息。八、文檔的安全與保密（一）安全措施1.加強文檔管理系統的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統等安全設備，防止外部網絡攻擊和數據泄露。2.定期對文檔管理系統進行漏洞掃描和安全評估，及時修復發現的安全漏洞。3.對存儲文檔的服務器和存儲介質進行定期維護和檢查，確保硬件設備的正常運行，防止因硬件故障導致文檔數據丟失。4.限制對文檔管理系統的訪問權限，只有經過授權的人員才能登錄系統進行操作。員工應妥善保管自己的賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。（二）保密規定1.嚴格遵守國家有關法律法規和公司保密制度，對涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等敏感文檔進行嚴格保密。2.在文檔的查閱、借閱、使用過程中，不得擅自復制、傳播、泄露文檔內容。如需對外提供文檔，應按照公司規定的審批流程進行申請，經批準后方可提供，并對提供的文檔進行加密處理，防止信息泄露。3.對于離職員工，在辦理離職手續時，應收回其保管的所有公司文檔，并進行離職審計，確保其未帶走或泄露公司機密文檔。4.加強對員工的保密教育，提高員工的保密意識，簽訂保密協議，明確員工在文檔管理方面的保密責任和義務。九、文檔管理的監督與考核（一）監督機制1.公司成立文檔管理監督小組，定期對公司文檔管理工作進行檢查和監督，確保文檔管理制度的有效執行。2.監督小組檢查的內容包括文檔的收集、整理、存儲、保管、查閱、借閱、修改、廢止等環節的工作情況，以及文檔管理系統的運行情況、文檔的安全保密措施等。3.對于檢查中發現的問題，監督小組應及時提出整改意見，要求相關部門和人員限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核辦法1.將文檔管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工的文檔管理工作進行考核評價。