風控公司檔案管理制度?一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，有效保護和利用檔案，提高公司風險管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在業務活動中形成的各類檔案的管理。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指公司在經營管理、業務運作、風險管理等活動中直接形成的具有保存價值的各種形式和載體的文件材料，包括但不限于合同協議、風險管理報告、財務報表、業務記錄、會議紀要、往來信函等。（四）管理原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和系統性。2.分類管理原則：根據檔案的來源、內容、形式等因素進行分類，便于管理和查找。3.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案的損壞、丟失和泄露。4.有效利用原則：充分發揮檔案的作用，為公司經營決策、風險管理、業務拓展等提供支持和服務。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的完整和安全。4.指導和監督各部門的檔案管理工作，開展檔案業務培訓。5.按照規定向有關部門移交檔案。（二）各部門職責1.負責本部門業務活動中形成的檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。2.配合綜合管理部門做好檔案的清查、核對和利用工作。3.明確專人負責本部門檔案管理工作，確保檔案管理工作的規范有序。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理職責，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等。3.做好檔案的保管工作，確保檔案的安全，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復和復制。4.積極為公司各部門提供檔案利用服務，按照規定辦理檔案查閱、借閱手續。5.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內容。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設立、變更、終止過程中形成的各類文件，如營業執照、公司章程、股東會決議等。2.公司經營管理活動中形成的合同協議、風險管理報告、財務報表、審計報告等。3.公司業務運作過程中形成的業務記錄、客戶資料、項目文檔等。4.公司會議活動中形成的會議紀要、通知、議程等。5.公司人事管理活動中形成的員工檔案、培訓記錄、績效考核資料等。6.公司行政管理活動中形成的文件、報告、信函等。7.公司對外宣傳、交流活動中形成的資料、圖片、影像等。8.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應在業務活動結束后及時將形成的文件材料收集齊全，不得遺漏。2.收集的文件材料應真實、完整、準確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對收集的文件材料進行初步分類、整理，確保文件材料的規范性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和信息檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如分為綜合管理類、業務類、財務類、人事類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統性和穩定性原則。3.裝訂：對紙張較小、較薄的文件材料進行裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，便于查閱。四、檔案的歸檔（一）歸檔時間1.各部門應在業務活動結束后的[X]個工作日內，將整理好的檔案移交綜合管理部門。2.對于重大項目、重要業務活動形成的檔案，應在項目結束或活動完成后的[X]個工作日內及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理人員填寫檔案移交清單，詳細列出移交檔案的名稱、數量、日期等信息。2.綜合管理部門檔案管理人員對移交的檔案進行核對，確認無誤后簽字接收。3.綜合管理部門將接收的檔案按照規定進行整理、分類、編號、裝訂，并上架保管。五、檔案的保管（一）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。3.長期保管：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為長期保管，保管期限為[X]年。4.短期保管：凡是反映公司局部工作活動，在較短時間內對公司工作有查考利用價值的檔案，列為短期保管，保管期限為[X]年。（二）保管要求1.檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找。3.定期對檔案進行檢查，發現問題及時處理，如對破損檔案進行修復、對褪色檔案進行復制等。4.建立檔案保管臺賬，記錄檔案的入庫、出庫、保管期限等信息。六、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司外部有關單位因業務往來、審計、調查等需要查閱檔案。（二）利用程序1.內部查閱：查閱人填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、范圍等信息。申請表經所在部門負責人簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員根據申請表提供的信息，查找并提供檔案，查閱人在檔案查閱登記簿上簽字確認。2.外部查閱：查閱人填寫檔案查閱申請表，并提交相關證明材料，如介紹信、工作證等。申請表經公司分管領導簽字同意后，提交綜合管理部門。綜合管理部門檔案管理人員對查閱人提供的證明材料進行審核，審核通過后，按照規定辦理檔案查閱手續，查閱人在檔案查閱登記簿上簽字確認。（三）利用限制1.涉及公司機密的檔案，未經公司領導批準，不得查閱、復制和對外提供。2.查閱檔案時，查閱人應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、污損等。3.如需復制檔案，應經綜合管理部門負責人批準，并按照規定辦理復制手續。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.綜合管理部門定期對保管期滿的檔案進行鑒定，組成鑒定小組，對檔案的價值進行評估。2.鑒定小組根據檔案的保管期限、內容、重要性等因素，提出鑒定意見，確定哪些檔案可以銷毀，哪些檔案需要繼續保管。（二）銷毀1.對鑒定后確定需要銷毀的檔案，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、數量、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經公司分管領導批準后，由綜合管理部門組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監銷人在檔案銷毀清冊上簽字確認，并將檔案銷毀清冊歸檔保存。八、檔案信息化管理（一）建立檔案信息系統1.公司應建立檔案信息系統，實現檔案的數字化管理，提高檔案管理的效率和水平。2.檔案信息系統應具備檔案錄入、查詢、借閱、統計等功能，方便檔案的管理和利用。（二）檔案數字化1.對重要檔案進行數字化處理，將紙質檔案轉化為電子檔案，存儲在檔案信息系統中。2.檔案數字化應確保電子檔案與紙質檔案的一致性和完整性，對數字化過程進行記錄和備份。（三）信息安全管理1.加強檔案信息系統的安全管理，采取防火墻、加密、訪問控制等技術措施，防止檔案信息泄露。2.定期對檔案信息系統進行維護和更新，確保系統的正常運行。3.對檔案信息系統的操作人員進行安全培訓，提高操作人員的安全意識和操作技能。九、監督與檢查（一）監督檢查部門公司綜合管理部門負責對各部門的檔案管理工作進行監督檢查。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作情況。3.檔案管理人員的工作情況。（三）檢查方式1.定期檢查：綜合管理部門每年定期對各部門的檔案管理工作進行檢查。2.不定期抽查：綜合管理部門不定期對各部門的檔案管理工作進行抽查。（四）問題整改對檢查中發現的問題，綜合管理部門應及時下達整改