公司定制物資管理制度?一、總則（一）目的為加強公司定制物資的管理，規范定制物資的采購、使用、庫存等環節，確保定制物資滿足公司運營需求，提高物資使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有定制物資的管理，包括但不限于辦公用品、宣傳資料、工裝制服、禮品等各類定制的物資。（三）基本原則1.按需定制原則：定制物資應根據公司實際業務需求進行，避免盲目定制造成資源浪費。2.成本效益原則：在保證物資質量和功能的前提下，充分考慮成本因素，優化定制方案，降低采購成本。3.歸口管理原則：明確各部門在定制物資管理中的職責，實行歸口管理，確保管理流程順暢。4.規范操作原則：定制物資的各個環節應嚴格按照規定的流程和標準進行操作，保證物資質量和供應及時性。二、職責分工（一）需求部門1.根據本部門業務需要，提出定制物資的需求申請，詳細說明物資的規格、數量、用途、交付時間等要求。2.配合采購部門進行供應商的選擇、樣品確認等工作。3.負責對領用的定制物資進行使用管理，確保物資用于規定用途，并做好使用記錄。（二）采購部門1.依據需求部門的申請，負責定制物資的采購工作。包括尋找合適的供應商、進行商務談判、簽訂采購合同等。2.跟蹤采購訂單的執行情況，確保物資按時、按質、按量交付。3.建立供應商檔案，對供應商進行評價和管理，定期與供應商溝通，維護良好的合作關系。（三）質量控制部門1.參與定制物資樣品的檢驗和確認工作，確保物資質量符合相關標準和公司要求。2.在物資到貨時，按照規定的檢驗流程進行抽檢或全檢，對不合格物資及時提出處理意見。（四）倉庫管理部門1.負責定制物資的入庫、存儲、保管和發放工作。2.對庫存物資進行定期盤點，確保賬實相符，及時發現并處理物資短缺、損壞等問題。3.根據需求部門的領用申請，按照規定辦理物資出庫手續，并做好發放記錄。（五）財務部門1.參與定制物資采購預算的編制和審核工作。2.負責對定制物資采購費用的核算和支付，審核相關報銷憑證，確保費用支出合規。3.定期對定制物資的成本進行分析，為公司成本控制提供數據支持。三、定制物資的采購管理（一）需求申請1.需求部門應在需要定制物資前[x]個工作日填寫《定制物資需求申請表》，詳細注明物資名稱、規格型號、數量、技術要求、預計交付時間、使用部門等信息。2.對于緊急需求的定制物資，需求部門應在申請表上注明緊急程度，并及時與采購部門溝通協調。（二）采購審批1.《定制物資需求申請表》提交后，由需求部門負責人進行初審，審核內容包括需求的合理性、必要性等。初審通過后，報上級領導審批。2.審批流程根據公司的審批權限設定，一般物資需求由部門經理審批，重要物資或金額較大的需求需經分管領導或總經理審批。（三）供應商選擇1.采購部門根據審批通過的需求，通過多種渠道尋找合適的供應商?？赏ㄟ^網絡搜索、行業推薦、供應商主動聯系等方式獲取供應商信息。2.對潛在供應商進行資質審查，包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、信譽情況等。選擇具有良好信譽、生產能力和質量保證的供應商。3.邀請至少[x]家供應商進行報價，采購人員對各供應商的報價、產品質量、交貨期等進行綜合比較，選擇最優供應商。對于重要物資或金額較大的采購項目，可采用招標方式確定供應商。（四）樣品確認1.采購部門要求供應商提供定制物資的樣品，需求部門、質量控制部門等相關人員對樣品進行檢驗和確認。2.樣品確認內容包括物資的外觀、規格、尺寸、性能、質量等是否符合需求部門的要求和公司相關標準。對于功能性物資，可進行試用或測試，確保其滿足使用需求。3.如樣品不符合要求，采購部門應及時與供應商溝通，要求其進行整改或重新提供樣品，直至樣品通過確認為止。（五）合同簽訂1.確定供應商后，采購部門與供應商簽訂采購合同。合同應明確物資的規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。2.合同簽訂前，采購人員應將合同草本提交給法務部門或相關專業人員進行審核，確保合同條款合法合規，避免法律風險。3.合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、倉庫管理部門、財務部門等相關部門，以便各部門做好后續工作安排。（六）采購跟蹤1.采購部門負責跟蹤采購訂單的執行情況，定期與供應商溝通，了解物資生產進度、發貨情況等。2.如發現供應商可能無法按時交貨或出現質量問題，采購部門應及時與供應商協商解決，并將情況反饋給需求部門和相關領導。3.在物資到貨前，采購部門應通知倉庫管理部門做好收貨準備工作。四、定制物資的驗收管理（一）到貨通知1.供應商發貨前，應提前通知采購部門預計到貨時間。采購部門接到通知后，及時將到貨信息告知倉庫管理部門和需求部門。2.倉庫管理部門根據到貨信息，安排好收貨人員和場地，確保物資到貨后能夠及時、順利地驗收和入庫。（二）驗收標準1.定制物資的驗收應依據采購合同、樣品確認標準以及公司相關質量標準進行。2.驗收內容包括物資的外觀、規格、數量、質量、性能等方面。對于有特殊要求的物資，還應按照特殊要求進行驗收。（三）驗收流程1.物資到貨后，倉庫管理部門收貨人員首先對物資的外包裝進行檢查，查看是否有破損、變形等情況。如發現外包裝異常，應及時通知采購部門和供應商。2.收貨人員按照送貨清單核對物資的名稱、規格、數量等信息，確認無誤后，填寫《物資到貨驗收單》。3.質量控制部門對物資進行抽檢或全檢，檢驗物資質量是否符合標準。對于抽檢不合格的物資，應擴大抽檢范圍或進行全檢。如發現不合格物資，質量控制部門應出具檢驗報告，并提出處理意見。4.驗收合格的物資，倉庫管理部門辦理入庫手續，將物資存放至指定倉庫區域，并更新庫存臺賬。驗收不合格的物資，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等，直至物資符合要求為止。五、定制物資的庫存管理（一）入庫管理1.倉庫管理部門在辦理定制物資入庫手續時，應確保物資數量準確、質量合格、標識清晰。2.對入庫物資按照類別、規格、批次等進行分類存放，便于查找和管理。同時，在物資上或存儲區域設置明顯的標識牌，注明物資名稱、規格、數量、入庫時間等信息。3.倉庫管理人員根據驗收合格的《物資到貨驗收單》及時錄入庫存管理系統，更新庫存臺賬，確保賬實相符。（二）存儲管理1.倉庫應保持適宜的溫度、濕度、通風等存儲環境，確保定制物資不受潮、發霉、變質等。對于有特殊存儲要求的物資，應按照規定的條件進行存儲。2.定期對庫存物資進行檢查，查看物資的存儲狀況、質量情況等。如發現物資有損壞、變質等問題，應及時記錄并報告上級領導，按照規定進行處理。3.做好倉庫的安全防范工作，配備必要的消防器材、防盜設施等，確保物資安全。（三）出庫管理1.需求部門領用定制物資時，應填寫《物資領用申請表》，注明物資名稱、規格、數量、用途等信息，經部門負責人審批后提交給倉庫管理部門。2.倉庫管理部門根據審批通過的《物資領用申請表》進行物資發放，發放時應核對物資的名稱、規格、數量等信息，確保發放物資與申請一致。3.倉庫管理人員按照規定辦理物資出庫手續，在庫存管理系統中記錄物資出庫情況，更新庫存臺賬。同時，要求領用人員在《物資領用登記表》上簽字確認。（四）盤點管理1.倉庫管理部門應定期對定制物資進行盤點，盤點周期根據公司實際情況確定，一般為每月、每季度或每年進行一次全面盤點。2.盤點時，倉庫管理人員應認真核對物資的實際數量與庫存臺賬記錄是否一致，同時檢查物資的質量狀況、存儲情況等。3.盤點結束后，倉庫管理人員編制《物資盤點報告》，如實反映盤點結果。如發現賬實不符，應查明原因，提出處理意見，并上報上級領導審批。根據審批結果調整庫存臺賬，確保賬實相符。六、定制物資的使用管理（一）領用規定1.需求部門應按照審批后的《物資領用申請表》領取定制物資，不得超領或挪用。2.領用人員在領取物資時，應仔細核對物資的名稱、規格、數量等信息，如有疑問及時與倉庫管理部門溝通。3.對于貴重或限量使用的定制物資，領用人員應妥善保管，嚴格按照規定的用途使用，不得隨意浪費或轉借他人。（二）使用監督1.各部門負責人應加強對本部門領用定制物資使用情況的監督，確保物資用于規定的業務活動，提高物資使用效率。2.公司定期對定制物資的使用情況進行檢查，檢查內容包括物資的使用記錄、使用效果、是否存在浪費等情況。對于發現的問題，及時督促相關部門進行整改。（三）報廢處理1.定制物資因損壞、過期、不再使用等原因需要報廢時，使用部門應填寫《物資報廢申請表》，注明物資名稱、規格、數量、報廢原因等信息。2.質量控制部門對申請報廢的物資進行鑒定，確認是否符合報廢條件。對于符合報廢條件的物資，出具鑒定報告。3.《物資報廢申請表》經部門負責人、財務部門、分管領導等審批通過后，倉庫管理部門按照規定對報廢物資進行處理。報廢物資的處理方式包括變賣、銷毀等，處理過程應做好記錄，并報財務部門進行賬務處理。七、定制物資的成本控制（一）預算編制1.財務部門會同采購部門、需求部門等相關部門，根據公司年度經營計劃和業務需求，編制定制物資采購預算。2.定制物資采購預算應明確各類物資的采購數量、預計采購金額、采購時間等內容，并按照公司的預算管理流程進行審批。（二）成本核算1.財務部門對定制物資的采購成本進行核算，包括物資采購價格、運輸費用、稅費等各項支出。2.在物資使用過程中，財務部門應跟蹤物資的消耗情況，將物資成本分攤到相關業務活動中，準確核算業務成本。（三）成本分析與控制1.定期對定制物資的成本進行分析，對比預算執行情況，分析成本變動原因。如發現成本超支或有節約潛力，及時查找原因并采取相應措施進行控制。2.采購部門通過與供應商談判、優化采購方案等方式，降低物資采購成本。需求部門合理控制物資使用量，避免浪費，提高物資使用效率，間接降低成本。八、信息管理（一）檔案管理1.建立定制物資管理檔案，包括需求申請表、采購合同、驗收報告、庫存臺賬、領用記錄、報廢申請等相關文件資料。2.檔案管理部門負責對定制物資管理檔案進行分類整理、歸檔保存，確保檔案資料的完整性和可查閱性。檔案保存期限按照公司檔案管理規定執行。（二）數據統計與分析1.倉庫管理部門定期對定制物資的出入庫數據進行統計，生成庫存報表，反映物資的庫存動態。2.采購部門對采購訂單執行情況、供應商供貨情況等數據進行統計分析，為采購決策提供依據。3.財務部門對定制物資的成本數據進行統計分析，為成本控制和財務決策提供支持。同時，各部門應根據數據統計分析結果，總結經驗教訓，不斷改進定制物資管理工作。九、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對定制物資管理情況進行審計監督，檢查采購流程是否合規、物資驗收是否嚴格、庫存管理是否規范、成本控制是否有效等方面。2.審計部門出具審計報告，對發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.建立定制物資管理考核制