資料檔案借閱管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司資料檔案的管理，規范資料檔案的借閱行為，確保資料檔案的安全與完整，提高資料檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門及員工對公司資料檔案的借閱管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保資料檔案在借閱過程中的安全，防止資料檔案的丟失、損壞、泄密等情況發生。2.規范有序原則：明確借閱流程和要求，使借閱行為規范、有序進行。3.限時歸還原則：規定借閱期限，促使借閱人及時歸還資料檔案，提高資料檔案的周轉率。二、資料檔案的分類與編號（一）資料檔案分類1.行政檔案：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、會議紀要等。2.人事檔案：員工個人簡歷、入職離職手續、績效考核、培訓記錄等。3.財務檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業務檔案：項目合同、協議、業務報表、客戶資料等。5.技術檔案：研發資料、技術圖紙、工藝文件等。（二）編號規則為便于資料檔案的管理和查詢，對各類資料檔案進行統一編號。編號采用[具體編號方式]，如：1.行政檔案：xZ[年份][序號]，如xZ2023001表示2023年第1份行政檔案。2.人事檔案：RS[年份][員工編號]，如RS2023001表示2023年入職的第1位員工的人事檔案。3.財務檔案：CW[年份][月份][序號]，如CW202305001表示2023年5月的第1份財務檔案。4.業務檔案：YW[項目編號][序號]，如YW2023001001表示2023年第1個項目的第1份業務檔案。5.技術檔案：JS[年份][項目編號][序號]，如JS2023001001表示2023年第1個技術項目的第1份技術檔案。三、借閱權限與范圍（一）借閱權限1.公司高層管理人員：可借閱公司各類資料檔案。2.部門負責人：可借閱本部門相關的資料檔案。3.普通員工：因工作需要，經部門負責人批準后，可借閱與本人工作相關的資料檔案。（二）借閱范圍1.行政檔案：涉及公司整體運營、決策等方面的資料，如公司章程、重要會議紀要等。2.人事檔案：員工個人基本信息、考核記錄、培訓檔案等。3.財務檔案：與員工工作相關的財務報表、費用報銷憑證等復印件（原件一般不外借）。4.業務檔案：與員工所負責業務項目相關的合同、協議、業務文件等。5.技術檔案：與員工工作涉及的技術領域相關的圖紙、資料等。四、借閱流程（一）填寫借閱申請表1.借閱人需填寫《資料檔案借閱申請表》，詳細注明借閱資料檔案的名稱、編號、借閱目的、預計歸還日期等信息。2.申請表需經部門負責人簽字批準，對于涉及重要資料或機密信息的借閱，還需經公司分管領導簽字批準。（二）檔案管理人員審核檔案管理人員收到借閱申請表后，對申請內容進行審核，檢查借閱人權限是否符合要求，申請資料檔案是否存在等。審核通過后，辦理借閱手續。（三）借閱登記1.檔案管理人員按照申請表內容，在《資料檔案借閱登記簿》上進行詳細登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱資料檔案名稱及編號、借閱日期、預計歸還日期等信息。2.對于重要或機密資料檔案，需在備注欄注明保密要求。（四）資料檔案交付檔案管理人員根據借閱申請表，從檔案庫中取出相應資料檔案，交付給借閱人，并要求借閱人當面核對資料檔案的完整性和準確性。（五）借閱期限1.一般資料檔案的借閱期限為[x]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，借閱人應提前[x]個工作日向檔案管理人員提出申請，經批準后方可延長。2.對于機密資料檔案，借閱期限一般不超過[x]個工作日，確需長期借閱的，需經公司高層領導批準。（六）歸還手續1.借閱人應在規定的借閱期限內歸還資料檔案。歸還時，需將資料檔案整理整齊，確保資料檔案的完整性和準確性。2.檔案管理人員對歸還的資料檔案進行檢查，核對資料檔案的數量、完整性、準確性等信息，確認無誤后，在《資料檔案借閱登記簿》上登記歸還日期，并在檔案上加蓋"已歸還"章。3.如發現資料檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應及時報告檔案管理人員，并承擔相應的賠償責任。五、借閱注意事項（一）保密要求1.借閱人應對所借閱的資料檔案嚴格保密，不得泄露給無關人員。2.對于涉及公司機密信息的資料檔案，借閱人需嚴格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施，如不得在非保密場所查閱、不得擅自復制等。3.借閱人在借閱期間如有工作變動，應及時將所借閱的資料檔案歸還公司檔案管理部門。（二）愛護資料檔案1.借閱人應愛護所借閱的資料檔案，不得隨意折疊、涂改、污損、抽取、撤換資料檔案內容。2.如需在資料檔案上進行標記、批注等操作，應事先征得檔案管理人員同意，并使用鉛筆或中性筆進行，不得使用鋼筆、圓珠筆等不易擦除的筆具。3.借閱人在借閱期間應妥善保管資料檔案，防止資料檔案丟失或損壞。如因保管不善導致資料檔案丟失或損壞，借閱人應承擔相應的賠償責任。（三）禁止轉借借閱人不得將所借閱的資料檔案轉借他人。如有特殊情況需要轉借，需提前向檔案管理人員提出申請，經批準后方可轉借，并由轉借人承擔相應的責任。（四）禁止帶出公司一般情況下，資料檔案不得帶出公司。如有特殊情況需要帶出公司，需經公司分管領導批準，并辦理相關手續，確保資料檔案在帶出期間的安全。六、檔案管理人員職責（一）檔案整理與保管1.負責公司資料檔案的分類、編號、整理、裝訂、歸檔等工作，確保資料檔案的完整性和規范性。2.建立健全資料檔案保管制度，定期對資料檔案進行檢查、清點，確保資料檔案的安全。（二）借閱管理1.負責辦理資料檔案的借閱手續，審核借閱申請表，登記借閱信息。2.按照借閱期限及時提醒借閱人歸還資料檔案，對逾期未還的借閱人進行催還。3.對歸還的資料檔案進行檢查、核對，確保資料檔案的完整性和準確性。（三）安全保密1.嚴格遵守公司保密制度，對資料檔案的內容嚴格保密，防止資料檔案泄露。2.加強對檔案庫的安全管理，采取必要的安全措施，如防火、防盜、防潮、防蟲等，確保資料檔案的安全。（四）資料統計與分析1.定期對資料檔案的借閱情況進行統計分析，為公司資料檔案管理提供數據支持。2.根據統計分析結果，提出改進資料檔案管理工作的建議和措施。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司定期對資料檔案借閱管理制度的執行情況進行監督檢查，檢查內容包括借閱流程是否規范、借閱期限是否遵守、資料檔案是否安全等。2.檔案管理人員應定期對資料檔案的保管情況進行自查，發現問題及時整改。（二）考核評價1.將資料檔案借閱管理工作納入部門和員工的績效考核體系，對在資料檔案借閱管理工作中表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵。2.對違反資料檔案借閱管理制度的部門和個人，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；如因違規行為給公司造成損失