會議管理制度小公司?總則目的為規(guī)范公司會議管理，提高會議效率，確保會議質(zhì)量，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、臨時會議等。基本原則1.高效務(wù)實原則：會議應(yīng)注重實效，精簡議程，解決實際問題，避免形式主義。2.提前籌備原則：會前需充分準(zhǔn)備，明確會議主題、議程、時間、地點、參會人員等，確保會議順利進行。3.規(guī)范有序原則：會議組織、流程、記錄等應(yīng)遵循統(tǒng)一規(guī)范，保證會議的嚴(yán)肅性和規(guī)范性。4.責(zé)任落實原則：明確會議相關(guān)人員職責(zé)，確保會議決議得到有效執(zhí)行和跟蹤。會議分類及組織公司例會1.召開時間：每周[具體時間]定期召開。2.參會人員：公司高層管理人員、各部門負責(zé)人。3.會議內(nèi)容：各部門負責(zé)人匯報上周工作進展、本周工作計劃及需要協(xié)調(diào)解決的問題。公司高層領(lǐng)導(dǎo)總結(jié)上周公司整體運營情況，部署本周重點工作任務(wù)。討論公司重大決策、重要事項及發(fā)展戰(zhàn)略等。4.組織部門：行政部負責(zé)會議的組織安排，包括會議通知、場地布置、會議記錄等。部門會議1.召開時間：由各部門根據(jù)工作需要自行安排，原則上每周至少召開一次。2.參會人員：部門全體員工。3.會議內(nèi)容：部門負責(zé)人傳達公司例會精神及相關(guān)工作要求。總結(jié)本部門上周工作完成情況，分析存在的問題及原因。安排本周部門各項工作任務(wù)，明確工作目標(biāo)、責(zé)任人及時間節(jié)點。討論部門內(nèi)部管理、團隊建設(shè)等相關(guān)事宜。4.組織部門：各部門自行負責(zé)會議的組織安排。專題會議1.召開時間：根據(jù)專項工作需要適時召開。2.參會人員：與專題工作相關(guān)的部門負責(zé)人、業(yè)務(wù)骨干及其他相關(guān)人員。3.會議內(nèi)容：針對特定專題進行深入討論和研究，如項目推進會議、技術(shù)研討會、市場分析會等，制定解決方案或決策措施。4.組織部門：由發(fā)起專項工作的部門或相關(guān)職能部門負責(zé)組織會議，明確會議主題、議程及參會人員名單，提前通知相關(guān)人員做好準(zhǔn)備。臨時會議1.召開時間：根據(jù)工作中出現(xiàn)的緊急情況或突發(fā)問題及時召開。2.參會人員：根據(jù)具體問題涉及的部門和人員確定。3.會議內(nèi)容：迅速研究解決緊急問題，制定臨時應(yīng)對措施或決策方案。4.組織部門：由發(fā)現(xiàn)問題或需要協(xié)調(diào)解決問題的部門或個人發(fā)起，及時通知相關(guān)人員參加會議。會議籌備會議通知1.通知方式：采用郵件、即時通訊工具（如微信工作群、企業(yè)微信等）或內(nèi)部辦公系統(tǒng)等方式發(fā)布會議通知。2.通知內(nèi)容：明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程安排、會議要求等信息。對于重要會議，應(yīng)提前發(fā)送詳細的會議資料，如匯報材料、議題說明等。3.通知時間：一般會議提前[x]小時通知，重要會議提前[x]天通知，以便參會人員做好充分準(zhǔn)備。會議資料準(zhǔn)備1.資料內(nèi)容：根據(jù)會議主題和議程，準(zhǔn)備相關(guān)匯報材料、數(shù)據(jù)報表、文件資料、演示文稿等。2.資料審核：重要會議資料需提前提交給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或部門審核，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。3.資料分發(fā)：在會議前將資料分發(fā)給參會人員，方便其提前熟悉會議內(nèi)容，提高會議效率。會議場地安排1.場地選擇：根據(jù)會議規(guī)模、性質(zhì)和要求，選擇合適的會議場地。確保場地環(huán)境舒適、設(shè)施齊全，滿足會議的各項需求。2.場地布置：根據(jù)會議主題和風(fēng)格，進行合理的場地布置。包括桌椅擺放、音響設(shè)備調(diào)試、投影儀設(shè)置、資料擺放等，營造良好的會議氛圍。會議設(shè)備準(zhǔn)備1.設(shè)備檢查：會前對會議所需的音響、投影儀、麥克風(fēng)、電腦等設(shè)備進行全面檢查，確保設(shè)備正常運行。2.備用設(shè)備：對于重要會議，應(yīng)準(zhǔn)備備用設(shè)備，以防出現(xiàn)突發(fā)故障，保證會議順利進行。會議流程會議簽到1.簽到方式：采用紙質(zhì)簽到或電子簽到的方式，參會人員應(yīng)在會議開始前[x]分鐘到達會議場地進行簽到。2.簽到記錄：會議組織者負責(zé)簽到記錄，統(tǒng)計參會人員出勤情況，并在會議結(jié)束后將簽到表存檔。會議開場1.主持人開場：會議主持人應(yīng)提前到達會議場地，熟悉會議流程和各項準(zhǔn)備工作。會議開始時，主持人簡要介紹會議主題、目的、議程安排及參會人員，宣布會議開始。2.領(lǐng)導(dǎo)講話（如有）：如需公司領(lǐng)導(dǎo)講話，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)簡潔明了地闡述會議的重要性和相關(guān)要求，引導(dǎo)會議順利進行。會議議程進行1.匯報與發(fā)言：按照會議議程安排，各參會人員依次進行工作匯報、發(fā)言或討論。匯報內(nèi)容應(yīng)重點突出、條理清晰，時間控制在規(guī)定范圍內(nèi)。2.討論與交流：針對匯報內(nèi)容或相關(guān)議題，參會人員進行充分的討論與交流。鼓勵發(fā)表不同意見和建議，營造積極活躍的會議氛圍，但應(yīng)注意避免偏離主題和出現(xiàn)爭吵等情況。3.決策與決議：對于需要做出決策的事項，應(yīng)在充分討論的基礎(chǔ)上，通過民主集中制等方式形成決議。明確決議事項、責(zé)任人、時間節(jié)點及相關(guān)要求等，并記錄在會議紀(jì)要中。會議中場休息（如有需要）1.休息時間：根據(jù)會議時長和實際情況，合理安排中場休息時間，一般為[x]分鐘。2.休息安排：會議組織者負責(zé)安排休息期間的相關(guān)事宜，如提供茶水、咖啡等飲品，確保休息環(huán)境舒適、安靜。會議結(jié)束1.主持人總結(jié)：會議結(jié)束前，主持人對會議內(nèi)容進行總結(jié)，強調(diào)會議重點和決議事項，再次明確各項工作的責(zé)任人及時間要求。2.宣布會議結(jié)束：主持人宣布會議結(jié)束，參會人員有序離開會議場地。會議記錄與紀(jì)要會議記錄1.記錄人員：每場會議應(yīng)指定專人負責(zé)會議記錄，記錄人員應(yīng)具備良好的文字記錄能力和溝通能力，熟悉會議相關(guān)業(yè)務(wù)內(nèi)容。2.記錄內(nèi)容：會議基本信息，包括會議名稱、時間、地點、參會人員等。會議議程及發(fā)言內(nèi)容，詳細記錄每位參會人員的發(fā)言要點、討論過程及提出的問題、建議等。會議決策與決議事項，明確決議內(nèi)容、責(zé)任人、時間節(jié)點等。其他重要事項，如會議中出現(xiàn)的突發(fā)情況、臨時安排等。3.記錄方式：采用紙質(zhì)記錄或電子記錄的方式，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。記錄過程中應(yīng)保持專注，避免遺漏重要信息。會議紀(jì)要1.紀(jì)要撰寫：會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時整理會議記錄，撰寫會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)客觀、準(zhǔn)確地反映會議主要內(nèi)容和決議事項，突出重點，語言簡潔明了。2.紀(jì)要審核：會議紀(jì)要初稿完成后，應(yīng)提交給會議主持人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核，確保紀(jì)要內(nèi)容符合會議精神和要求。3.紀(jì)要發(fā)布：審核通過后的會議紀(jì)要應(yīng)及時發(fā)布給參會人員及相關(guān)部門，以便其了解會議情況，落實會議決議。重要會議紀(jì)要應(yīng)作為公司重要文件存檔保存。會議決議執(zhí)行與跟蹤責(zé)任明確1.會議決議形成后，應(yīng)明確各項決議事項的責(zé)任人，確保每項工作都有專人負責(zé)。2.責(zé)任人應(yīng)根據(jù)會議決議制定具體的工作計劃和措施，明確工作目標(biāo)、任務(wù)分解、時間進度等，確保決議事項得到有效落實。執(zhí)行跟蹤1.會議組織者或相關(guān)職能部門負責(zé)對會議決議執(zhí)行情況進行跟蹤檢查，定期了解工作進展情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并協(xié)調(diào)解決。2.責(zé)任人應(yīng)定期向會議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報決議事項執(zhí)行情況，提交書面報告或口頭匯報工作進展、存在的問題及下一步工作計劃等。反饋與調(diào)整1.在決議執(zhí)行過程中，如發(fā)現(xiàn)實際情況與預(yù)期目標(biāo)存在偏差或遇到困難，責(zé)任人應(yīng)及時反饋相關(guān)信息，提出調(diào)整建議。2.根據(jù)反饋情況，會議組織者或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)人員進行研究討論，必要時對決議進行調(diào)整和完善，確保決議事項能夠順利推進并取得預(yù)期效果。會議紀(jì)律與要求參會人員紀(jì)律1.按時參加會議，不得遲到、早退或無故缺席。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議組織者請假，并安排合適人員代會。2.會議期間，應(yīng)將手機調(diào)至靜音或關(guān)機狀態(tài)，不得在會議室內(nèi)接打電話、玩手機、隨意走動或做與會議無關(guān)的事情。3.認真傾聽他人發(fā)言，積極參與討論，尊重他人意見，不得打斷他人發(fā)言或進行與會議無關(guān)的爭論。4.嚴(yán)格遵守會議保密制度，對于會議中涉及的公司機密信息、商業(yè)秘密、未公開事項等，不得泄露給無關(guān)人員。會議組織者紀(jì)律1.認真做好會議籌備工作，確保會議各項準(zhǔn)備工作落實到位，保證會議順利進行。2.嚴(yán)格按照會議議程組織會議，合理控制會議時間，避免會議拖延或出現(xiàn)冷場等情況。3.負責(zé)維護會議秩序，引導(dǎo)參會人員積極參與會議討論，協(xié)調(diào)解決會議中出現(xiàn)的問題和矛盾。4.做好會議記錄和紀(jì)要工作，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整，紀(jì)要及時、客觀地反映會議精神和決議事項。會議費用管理費用預(yù)算1.對于重要會議或大型會議，應(yīng)提前編制會議費用預(yù)算，明確會議各項費用支出，如場地租賃費用、設(shè)備租賃費用、資料印刷費用、餐飲費用等。2.會議費用預(yù)算應(yīng)報經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，嚴(yán)格控制費用支出，確保費用合理、合規(guī)。費用報銷1.會議結(jié)束后，會議組織者應(yīng)及時整理會議費用報銷憑證，按照公司財務(wù)制度