院校財務合同管理制度?一、總則（一）目的為加強院校財務合同管理，規范財務行為，防范財務風險，維護院校合法權益，根據國家法律法規及相關政策，結合院校實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于院校與其他單位或個人簽訂的涉及財務收支的各類合同，包括但不限于采購合同、服務合同、租賃合同、借款合同、捐贈合同等。（三）基本原則1.合法性原則：合同的簽訂、履行必須遵守國家法律法規，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。2.合規性原則：嚴格按照院校財務管理制度和相關規定進行合同管理，確保財務收支合法合規。3.風險防控原則：充分評估合同風險，采取有效措施防范財務風險，保障院校資金安全。4.權責明確原則：明確合同各方的權利和義務，確保合同的順利履行。5.統一管理原則：實行財務部門統一歸口管理，各業務部門協同配合的合同管理體制。二、合同管理職責分工（一）財務部門1.負責制定和完善院校財務合同管理制度，并組織實施。2.參與合同的起草、審核、簽訂等工作，對合同的財務條款進行審查。3.負責合同的編號、登記、歸檔等財務管理工作。4.跟蹤合同執行情況，監督合同款項的收付，及時進行賬務處理。5.定期對合同執行情況進行分析，為院校決策提供財務依據。（二）業務部門1.負責本部門合同的起草、洽談、簽訂等工作，并對合同條款的真實性、完整性、合法性負責。2.協助財務部門進行合同的審核，提供相關業務資料和信息。3.負責合同的履行，及時解決合同履行過程中出現的問題。4.定期向財務部門報送合同執行情況，配合財務部門做好合同款項的收付工作。（三）審計部門1.對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監督。2.審查合同的財務收支是否合規，防范財務風險。3.對重大合同進行專項審計，提出審計意見和建議。（四）法務部門1.負責審查合同的合法性，對合同條款進行法律風險評估。2.為合同的簽訂、履行等提供法律咨詢和服務。3.參與處理合同糾紛，維護院校合法權益。三、合同簽訂管理（一）合同起草1.業務部門根據業務需求起草合同文本，合同內容應明確各方的權利和義務、標的、數量、質量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等條款。2.合同文本應使用規范的語言文字，避免模糊不清、歧義或容易引起糾紛的表述。（二）合同審核1.業務部門將起草好的合同提交財務部門進行財務審核。財務部門重點審查合同的財務條款，包括付款方式、結算時間、發票開具要求、預算安排等，確保合同款項收付符合院校財務規定和資金狀況。2.財務部門審核通過后，將合同提交審計部門進行審計監督。審計部門主要審查合同的合法性、合規性、合理性，以及是否存在潛在的風險。3.審計部門審核通過后，將合同提交法務部門進行法律審查。法務部門對合同的法律條款進行審核，確保合同符合法律法規要求，防范法律風險。4.各審核部門應在規定的時間內完成審核工作，并提出明確的審核意見。對于審核中發現的問題，業務部門應及時與對方協商修改合同條款，直至審核通過。（三）合同簽訂1.經財務、審計、法務等部門審核通過的合同，由院校法定代表人或其授權代表簽訂。2.簽訂合同應使用院校統一印制的合同文本，并加蓋院校公章或合同專用章。3.合同簽訂后，業務部門應及時將合同副本送財務部門、審計部門、法務部門等備案。四、合同履行管理（一）合同執行跟蹤1.業務部門負責合同的具體履行，應按照合同約定的時間、地點、方式等要求履行義務，并及時向對方提供相關服務或交付標的物。2.財務部門應跟蹤合同執行情況，定期與業務部門核對合同款項的收付情況，確保合同款項按時足額收付。3.如發現合同履行過程中出現問題，業務部門應及時與對方溝通協商解決，并將情況及時報告院校領導。對于可能影響財務收支的重大問題，財務部門應提前介入，提出應對措施。（二）款項收付管理1.合同款項的收付應嚴格按照合同約定執行。業務部門應在合同約定的付款期限前，向財務部門提交付款申請，并提供相關合同、發票等資料。2.財務部門對付款申請進行審核，審核無誤后按照財務審批流程辦理付款手續。付款時應確保資金安全，通過合法合規的支付方式進行支付。3.對于合同款項的收取，業務部門應及時催收到期款項，并將收款情況及時報告財務部門。財務部門應按照規定進行賬務處理，確保收入及時足額入賬。（三）合同變更與解除1.合同履行過程中，如需變更合同條款，業務部門應及時與對方協商一致，并簽訂書面變更協議。變更協議應按照合同簽訂流程進行審核和簽訂。2.如因不可抗力或其他原因需要解除合同，業務部門應及時通知對方，并按照合同約定辦理相關手續。解除合同的協議也應按照合同簽訂流程進行審核和簽訂。3.合同變更或解除后，財務部門應及時調整相關賬務處理，確保財務數據的準確性。五、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，業務部門應及時將合同正本及相關附件、審批文件等資料整理齊全，移交財務部門進行統一歸檔。2.財務部門應指定專人負責合同檔案的收集、整理和保管工作，確保合同檔案資料的完整性和準確性。（二）檔案整理1.財務部門對收集到的合同檔案資料進行分類整理，按照合同類別、簽訂時間等順序進行編號，并編制合同目錄。2.合同檔案應包括合同正本、副本、補充協議、審批文件、發票、付款憑證等相關資料。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.建立合同檔案借閱制度，嚴格限制借閱范圍和借閱期限。因工作需要借閱合同檔案的，應填寫借閱申請表，經財務部門負責人批準后，方可借閱，并在規定時間內歸還。3.定期對合同檔案進行清查盤點，確保檔案資料的安全和完整。（四）檔案銷毀1.合同檔案保管期滿后，由財務部門提出銷毀申請，經院校領導批準后，按照相關規定進行銷毀。2.銷毀合同檔案時，應指定專人負責監銷，并做好銷毀記錄。銷毀記錄應包括合同名稱、編號、銷毀時間、銷毀方式等信息。六、合同風險管理（一）風險識別與評估1.財務部門應會同業務部門、審計部門、法務部門等，定期對合同進行風險識別和評估。風險識別應涵蓋合同簽訂、履行、變更、終止等各個環節，重點關注合同的財務風險、法律風險、信用風險等。2.根據風險識別結果，對合同風險進行評估，確定風險等級。對于高風險合同，應制定專門的風險應對措施。（二）風險應對措施1.對于財務風險，應加強合同款項收付管理，嚴格審核付款申請，確保資金安全；合理安排預算，避免因資金不足導致合同違約。2.對于法律風險，應加強合同法律審查，確保合同條款符合法律法規要求；在合同履行過程中，如發生糾紛，及時尋求法務部門的支持，維護院校合法權益。3.對于信用風險，應在合同簽訂前對對方的信用狀況進行調查評估，選擇信用良好的合作方；在合同履行過程中，密切關注對方的信用變化，及時采取措施防范信用風險。（三）風險監控與預警1.建立合同風險監控機制，定期對合同執行情況進行檢查和分析，及時發現風險隱患。2.設定風險預警指標，如合同款項逾期未付、對方信用等級下降等。當風險指標達到預警值時，及時發出預警信號，提醒相關部門采取應對措施。七、合同績效考核（一）考核指標1.合同簽訂的及時性和準確性，包括合同起草、審核、簽訂等環節的工作效率和質量。2.合同履行情況，如是否按照合同約定的時間、地點、方式等履行義務，合同款項的收付是否及時足額。3.合同風險防控情況，是否有效識別、評估和應對合同風險，是否發生因合同管理不善導致的經濟損失或法律糾紛。4.合同檔案管理情況，合同檔案資料是否完整、準確，是否按照規定進行保管和借閱。（二）考核方式1.定期考核與不定期考核相結合。定期考核每季度或每半年進行一次，對合同管理工作進行全面評價；不定期考核根據實際工作需要，對特定合同或合同管理中的突出問題進行專項考核。2.考核采用自評、互評和上級評價相結合的方式。業務部門進行自評，總結本部門合同管理工作的成績和不足；各部門之間進行互評，相互學習借鑒；財務部門、審計部門、法務部門等對業務部門的合同管理工作進行上級評價，提出考核意見。（三）考核結果應用1.將合同績效考核結果與部門和個人的績效掛鉤，對合同管理工作