酒店固定電話管理制度?一、總則1.目的為加強酒店固定電話的管理，規范使用行為，確保通信暢通，保障酒店運營的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店內所有部門及員工使用的固定電話。3.管理原則遵循"合理使用、規范管理、保障安全、提高效率"的原則，確保固定電話的使用符合酒店整體利益和相關規定。二、固定電話配置與管理1.電話配置標準根據酒店各部門的工作需求，合理配置固定電話數量。前臺、客房服務中心、餐飲預訂等關鍵崗位應保證充足的線路和電話終端。電話選型應考慮質量、功能和適用性，優先選用性能穩定、操作簡便的產品，以滿足酒店日常運營的通信需求。2.電話安裝與調試由酒店工程部負責固定電話的安裝工作，確保線路連接正確、通話質量良好。安裝完成后，工程部應對電話進行調試，檢查各項功能是否正常，包括通話、轉接、免提等功能，并向使用部門進行交接。3.電話資產登記行政人事部負責建立酒店固定電話資產臺賬，詳細記錄每部電話的型號、安裝位置、啟用時間、責任人等信息。定期對電話資產進行盤點，確保賬實相符，如有損壞、丟失等情況應及時查明原因并進行相應處理。4.電話維護與維修酒店工程部負責固定電話的日常維護工作，包括線路檢查、設備清潔、故障排除等。設立專門的維修熱線或維修郵箱，員工發現電話故障時可及時報修。工程部應在接到報修通知后及時響應，對于一般故障應在[X]小時內修復，對于復雜故障應在[X]個工作日內修復。建立電話維修檔案，記錄每次維修的時間、故障現象、維修措施等信息，以便對電話的運行狀況進行跟蹤和分析。三、固定電話使用規范1.使用權限酒店各部門員工根據工作需要，經所在部門負責人同意后，享有相應固定電話的使用權限。嚴禁員工將酒店固定電話用于私人事務，如撥打長途私人電話、進行個人網上購物等。2.通話規范員工在使用固定電話時應禮貌用語，主動報出所在部門和姓名，如"您好，這里是[部門名稱]，我是[姓名]"。通話過程中應保持清晰、簡潔的語言，避免使用模糊、歧義或不文明的詞匯。嚴禁在電話中爭吵、謾罵或進行其他不適當的行為。如需轉接電話，應準確轉接至相應部門或人員，并告知對方轉接原因。轉接后應確認雙方是否接通，并在必要時進行簡單介紹。3.長途電話管理因工作需要撥打長途電話時，員工應填寫《長途電話申請表》，注明通話事由、對方號碼、預計通話時長等信息，經所在部門負責人審批后交行政人事部登記。行政人事部應根據審批情況控制長途電話費用，定期對長途電話使用情況進行統計和分析，對于不必要的長途電話支出應及時提醒相關部門進行調整。嚴格限制撥打國際長途電話，如因特殊業務需要，必須提前向酒店高層領導申請，經批準后方可撥打。4.電話錄音管理對于酒店重要崗位（如前臺、客房服務中心等）的固定電話，應安裝電話錄音設備，以便在需要時進行查詢和追溯。電話錄音應至少保存[X]個月，保存期間未經批準不得擅自刪除。如需查看電話錄音，應填寫《電話錄音查詢申請表》，經相關部門負責人同意后，由行政人事部安排專人進行播放和查閱。5.特殊情況處理如遇緊急情況（如客人投訴、安全事故等），員工可先使用固定電話進行處理，但事后應及時向部門負責人匯報，并補辦相關手續。若固定電話出現故障無法正常使用，員工應及時向工程部報修，并在故障期間采取其他替代通信方式（如手機、對講機等）確保工作不受影響。四、固定電話費用管理1.費用核算方式酒店固定電話費用采用[具體核算方式，如按部門、按套餐等]進行核算，每月由電信運營商提供費用清單，經行政人事部核對無誤后交財務部進行賬務處理。2.費用控制措施各部門應合理控制固定電話使用費用，避免不必要的浪費。行政人事部應定期對各部門的電話費用進行分析和比較，對于費用異常的部門及時進行溝通和提醒。制定電話費用預算制度，根據酒店的業務規模和通信需求，每年編制固定電話費用預算，并將預算指標分解到各部門。各部門應嚴格按照預算執行，如有超出預算的情況，需提前向行政人事部申請追加預算。鼓勵員工采用電子郵件、即時通訊工具等方式進行內部溝通，減少不必要的電話通話，以降低通信成本。3.費用報銷流程員工因工作需要發生的固定電話費用，按照酒店費用報銷制度進行報銷。報銷時應提供有效的發票和相關審批文件，經所在部門負責人審核、財務部門審批后予以報銷。對于不符合規定的電話費用支出，財務部門有權拒絕報銷。五、固定電話安全管理1.信息安全酒店員工應嚴格遵守國家有關信息安全的法律法規，不得利用固定電話進行泄露酒店機密信息、商業秘密或其他違法違規行為。嚴禁在固定電話上連接未經授權的設備（如調制解調器、無線路由器等），防止因外部設備接入導致酒店網絡安全風險。2.設備安全員工應愛護酒店固定電話設備，不得隨意拆卸、損壞或移動電話終端。如發現設備有異常情況，應及時通知工程部進行處理，不得擅自修理。在雷雨天氣或其他惡劣氣候條件下，應采取相應的防護措施，避免電話設備遭受雷擊或其他損壞。3.防盜措施對于安裝在公共區域的固定電話，應采取必要的防盜措施（如安裝防護箱、設置密碼鎖等），防止電話設備被盜。員工如發現固定電話設備丟失或被盜，應立即向酒店保衛部門報告，并協助進行調查處理。六、監督與考核1.監督機制行政人事部負責對酒店固定電話的使用情況進行日常監督檢查，不定期抽查各部門電話使用記錄、費用報銷情況等，確保各項規定得到有效執行。設立專門的投訴渠道（如投訴郵箱、投訴電話等），接受酒店員工和客人對固定電話使用違規行為的投訴。對于投訴事項，行政人事部應及時進行調查核實，并根據調查結果進行處理。2.考核辦法將固定電話使用管理情況納入員工績效考核體系，對于遵守使用規范、合理控制費用的部門和員工給予適當獎勵；對于違反規定的部門和員工進行相應處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、績效扣分等。對于因違規行為給酒店造成重大損失的，將依法追究相關人員的責任。七、附則1.解釋權本制度由酒店行政人事部負責解釋。如有