供貨商管理制度規(guī)定?一、總則（一）目的為了加強公司對供貨商的管理，規(guī)范與供貨商的合作流程，確保所采購的物資和服務(wù)符合公司要求，保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進(jìn)行，特制定本管理制度規(guī)定。（二）適用范圍本制度適用于公司所有與供貨商發(fā)生采購業(yè)務(wù)往來的部門和環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.公平公正原則：在選擇、評價和管理供貨商過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供貨商享有平等的機會，不偏袒任何一方。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先選擇能夠提供高質(zhì)量物資和服務(wù)的供貨商，以滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營對產(chǎn)品質(zhì)量的要求。3.合作共贏原則：與供貨商建立長期穩(wěn)定、互利共贏的合作關(guān)系，共同應(yīng)對市場變化，實現(xiàn)共同發(fā)展。4.誠實守信原則：供貨商應(yīng)誠實守信，嚴(yán)格履行合同約定，公司也將以誠信對待供貨商，共同維護(hù)良好的商業(yè)信譽。二、供貨商的選擇與評估（一）供貨商的開發(fā)1.需求分析：各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要，定期提出物資或服務(wù)的采購需求，包括規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、交貨期等詳細(xì)信息。2.信息收集：采購部門通過多種渠道收集供貨商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦、參加展會、同行交流等，建立供貨商信息庫。3.初步篩選：采購部門對收集到的供貨商信息進(jìn)行初步篩選，剔除不符合基本要求的供貨商，如經(jīng)營狀況不佳、信譽不良、產(chǎn)品質(zhì)量不穩(wěn)定等。4.實地考察：對于初步篩選合格的供貨商，采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行實地考察，了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、生產(chǎn)能力、售后服務(wù)等方面的情況。實地考察內(nèi)容包括：企業(yè)規(guī)模與生產(chǎn)設(shè)備：考察供貨商的生產(chǎn)場地、設(shè)備數(shù)量與先進(jìn)性、生產(chǎn)工藝等，評估其生產(chǎn)能力是否滿足公司需求。質(zhì)量管理體系：查看供貨商是否通過質(zhì)量管理體系認(rèn)證（如ISO9001等），了解其質(zhì)量控制流程和措施，檢查質(zhì)量檢驗記錄等。人員狀況：了解供貨商的員工數(shù)量、技術(shù)人員比例、員工培訓(xùn)情況等，評估其人員素質(zhì)和穩(wěn)定性。信譽與口碑：通過向其他合作企業(yè)咨詢、查詢企業(yè)信用記錄等方式，了解供貨商的信譽狀況和市場口碑。售后服務(wù)：考察供貨商的售后服務(wù)能力，包括響應(yīng)時間、維修能力、退換貨政策等。（二）供貨商的評估1.評估指標(biāo)設(shè)定：建立供貨商評估指標(biāo)體系，包括但不限于以下方面：產(chǎn)品質(zhì)量：產(chǎn)品合格率、退貨率、質(zhì)量穩(wěn)定性等。價格水平：報價合理性、價格調(diào)整靈活性、成本控制能力等。交貨期：按時交貨率、交貨周期的穩(wěn)定性等。售后服務(wù)：客戶投訴處理情況、維修響應(yīng)速度、服務(wù)滿意度等。企業(yè)信譽：商業(yè)信譽、銀行信用、納稅記錄等。合作態(tài)度：溝通配合程度、對公司需求的響應(yīng)速度、解決問題的能力等。2.評估周期：定期對供貨商進(jìn)行評估，原則上每年進(jìn)行一次全面評估，對于合作表現(xiàn)不佳或出現(xiàn)重大問題的供貨商，可隨時進(jìn)行專項評估。3.評估方法：采用定性與定量相結(jié)合的評估方法，具體如下：數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：收集供貨商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如采購數(shù)量、質(zhì)量檢驗數(shù)據(jù)、交貨記錄、售后服務(wù)記錄等，進(jìn)行統(tǒng)計分析，計算各項評估指標(biāo)得分。問卷調(diào)查與面談：向公司內(nèi)部使用部門、采購部門等相關(guān)人員發(fā)放問卷，了解他們對供貨商產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)等方面的評價；同時，與供貨商代表進(jìn)行面談，深入了解其合作情況和改進(jìn)措施。現(xiàn)場審核：必要時，對供貨商進(jìn)行現(xiàn)場審核，核實其實際運營情況與評估指標(biāo)的符合程度。4.評估結(jié)果處理：根據(jù)評估結(jié)果，將供貨商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。優(yōu)秀供貨商：綜合評估得分在[x]分以上，在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、服務(wù)等方面表現(xiàn)卓越，優(yōu)先選擇合作，并給予一定的獎勵政策，如增加采購量、延長付款期限等。良好供貨商：綜合評估得分在[x][x]分之間，各項指標(biāo)表現(xiàn)較好，是公司穩(wěn)定的合作對象，保持正常合作關(guān)系，并給予適當(dāng)?shù)墓膭詈椭笇?dǎo)，促進(jìn)其不斷改進(jìn)。合格供貨商：綜合評估得分在[x][x]分之間，基本滿足公司要求，但存在一些不足之處，采購部門應(yīng)與其溝通，要求其限期整改，加強對其供貨過程的監(jiān)督。不合格供貨商：綜合評估得分在[x]分以下，或在某一關(guān)鍵指標(biāo)上表現(xiàn)嚴(yán)重不符合要求，如產(chǎn)品質(zhì)量頻繁出現(xiàn)問題、交貨期嚴(yán)重延誤等，暫停與其合作，要求其進(jìn)行整改，整改后經(jīng)重新評估合格方可恢復(fù)合作，如多次評估不合格，則終止合作關(guān)系。三、供貨商的采購合同管理（一）合同簽訂1.合同起草：采購部門根據(jù)與供貨商達(dá)成的采購意向，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、交貨地點、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。2.合同審核：采購合同起草完成后，提交公司法務(wù)部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括合同條款的合法性、完整性、準(zhǔn)確性，以及是否符合公司利益和采購需求等。法務(wù)部門重點審核合同的法律風(fēng)險，業(yè)務(wù)部門從專業(yè)角度審核合同的業(yè)務(wù)條款。3.合同簽訂：經(jīng)審核無誤后，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供貨商簽訂采購合同。簽訂后的合同應(yīng)妥善保管，建立合同檔案。（二）合同執(zhí)行1.訂單下達(dá)：采購部門根據(jù)合同約定，向供貨商下達(dá)采購訂單。訂單內(nèi)容應(yīng)與合同一致，并明確具體的交貨時間、交貨批次等要求。2.交貨跟蹤：采購部門負(fù)責(zé)跟蹤供貨商的交貨情況，及時與供貨商溝通協(xié)調(diào)，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。如發(fā)現(xiàn)交貨延遲或出現(xiàn)質(zhì)量問題等異常情況，應(yīng)及時采取措施解決，并記錄相關(guān)情況。3.付款管理：財務(wù)部門按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款手續(xù)。在付款前，應(yīng)審核采購合同執(zhí)行情況、發(fā)票及相關(guān)憑證等，確保付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（三）合同變更與終止1.合同變更：在合同執(zhí)行過程中，如因市場變化、公司需求調(diào)整等原因需要變更合同條款，采購部門應(yīng)及時與供貨商協(xié)商，達(dá)成一致意見后簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議應(yīng)作為原合同的補充文件，一并存檔管理。2.合同終止：合同履行完畢或因不可抗力、一方嚴(yán)重違約等原因需要終止合同時，采購部門應(yīng)及時通知供貨商，并按照合同約定辦理終止手續(xù)。合同終止后，雙方應(yīng)進(jìn)行結(jié)算、清理債權(quán)債務(wù)等工作。四、供貨商的質(zhì)量管理（一）質(zhì)量要求明確1.在采購合同中明確規(guī)定物資或服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，包括國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或雙方另行約定的特殊標(biāo)準(zhǔn)等。質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)具體、明確，便于雙方理解和執(zhí)行。2.對于新產(chǎn)品或特殊規(guī)格的物資采購，采購部門應(yīng)與供貨商共同協(xié)商制定質(zhì)量驗收標(biāo)準(zhǔn)，并在合同中明確表述。（二）進(jìn)貨檢驗1.物資到貨后，采購部門應(yīng)及時通知質(zhì)量檢驗部門進(jìn)行檢驗。質(zhì)量檢驗部門按照合同約定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗流程，對物資進(jìn)行嚴(yán)格檢驗。2.檢驗方式包括抽檢、全檢等，根據(jù)物資的性質(zhì)、批量大小等因素確定。對于關(guān)鍵物資或質(zhì)量不穩(wěn)定的供貨商所供物資，應(yīng)增加檢驗頻次和檢驗項目。3.質(zhì)量檢驗部門應(yīng)如實記錄檢驗結(jié)果，填寫檢驗報告。檢驗合格的物資方可辦理入庫手續(xù)，不合格的物資應(yīng)按照合同約定進(jìn)行處理，如退貨、換貨、補貨等，并做好相應(yīng)記錄。（三）質(zhì)量問題處理1.如發(fā)現(xiàn)供貨商提供的物資存在質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)立即通知供貨商，并要求其采取措施解決。同時，對已入庫或已使用的不合格物資進(jìn)行隔離和標(biāo)識，防止不合格品繼續(xù)流轉(zhuǎn)。2.供貨商應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)對質(zhì)量問題進(jìn)行調(diào)查、分析，并提出整改措施和預(yù)防方案。整改措施應(yīng)經(jīng)公司認(rèn)可后實施，公司對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查。3.對于因質(zhì)量問題給公司造成損失的，公司有權(quán)根據(jù)合同約定要求供貨商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任，賠償方式包括減少貨款、支付違約金、賠償直接經(jīng)濟(jì)損失等。五、供貨商的價格管理（一）價格評估1.采購部門定期收集市場價格信息，了解同類物資或服務(wù)的市場價格動態(tài)。同時，對供貨商的報價進(jìn)行分析評估，判斷其價格的合理性。2.與多家供貨商進(jìn)行價格比較，綜合考慮產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇性價比最優(yōu)的供貨商。對于價格明顯偏高或偏低的報價，要深入分析原因，與供貨商溝通協(xié)商，確保價格合理。（二）價格調(diào)整1.在合同執(zhí)行過程中，如因市場原材料價格波動、國家政策調(diào)整等原因需要調(diào)整價格，采購部門應(yīng)及時與供貨商協(xié)商。2.供貨商提出價格調(diào)整申請時，應(yīng)提供相關(guān)價格變動的依據(jù)和證明材料。采購部門組織相關(guān)人員進(jìn)行審核評估，根據(jù)實際情況決定是否同意價格調(diào)整。如同意調(diào)整價格，應(yīng)簽訂價格變更協(xié)議。六、供貨商的交貨期管理（一）交貨期約定在采購合同中明確規(guī)定供貨商的交貨期，交貨期應(yīng)合理、明確，具有可操作性。同時，約定交貨期的寬限期和逾期交貨的違約責(zé)任。（二）交貨跟蹤與催貨1.采購部門按照合同約定的交貨期，提前與供貨商溝通確認(rèn)交貨準(zhǔn)備情況，提醒供貨商按時交貨。2.在交貨期臨近時，加強對交貨情況的跟蹤，及時掌握物資的生產(chǎn)進(jìn)度、運輸情況等。如發(fā)現(xiàn)可能出現(xiàn)交貨延遲的跡象，應(yīng)及時與供貨商聯(lián)系，了解原因，并要求其采取措施確保按時交貨。3.對于逾期交貨的供貨商，采購部門應(yīng)按照合同約定追究其違約責(zé)任，如扣除違約金、減少今后的采購量等。同時，評估逾期交貨對公司生產(chǎn)經(jīng)營造成的影響，及時采取應(yīng)對措施，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、尋找替代供貨商等。七、供貨商的售后服務(wù)管理（一）售后服務(wù)要求1.在采購合同中明確供貨商的售后服務(wù)內(nèi)容和要求，包括維修、保養(yǎng)、退換貨、技術(shù)支持等方面。售后服務(wù)要求應(yīng)具體、明確，便于雙方執(zhí)行和監(jiān)督。2.要求供貨商提供售后服務(wù)承諾，明確售后服務(wù)響應(yīng)時間、解決問題的期限等，并將其作為合同的附件。（二）售后服務(wù)執(zhí)行1.公司在使用物資或服務(wù)過程中如遇到問題，采購部門應(yīng)及時通知供貨商，要求其提供售后服務(wù)。供貨商應(yīng)按照售后服務(wù)承諾及時響應(yīng)，安排專業(yè)人員進(jìn)行處理。2.采購部門對供貨商的售后服務(wù)情況進(jìn)行跟蹤記錄，包括問題反饋時間、處理過程、處理結(jié)果等。對于售后服務(wù)質(zhì)量不高的供貨商，及時與其溝通，要求其改進(jìn)服務(wù)。3.如因供貨商售后服務(wù)不到位給公司造成損失的，公司有權(quán)要求供貨商承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。八、供貨商的檔案管理（一）檔案建立采購部門負(fù)責(zé)建立供貨商檔案，檔案內(nèi)容應(yīng)包括供貨商基本信息、營業(yè)執(zhí)照副本復(fù)印件、稅務(wù)登記證副本復(fù)印件、組織機構(gòu)代碼證副本復(fù)印件、法定代表人身份證明書、授權(quán)委托書、資質(zhì)證書、業(yè)績情況、產(chǎn)品樣本、報價單、采購合同、質(zhì)量檢驗報告、售后服務(wù)記錄等相關(guān)資料。（二）檔案更新1.定期對供貨商檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。如供貨商的基本信息發(fā)生變更、經(jīng)營狀況出現(xiàn)變化、合作情況有新的記錄等，應(yīng)及時在檔案中進(jìn)行更新。2.根據(jù)供貨商評估結(jié)果、合作表現(xiàn)等情況，對檔案內(nèi)容進(jìn)行動態(tài)調(diào)整，為公司選擇和管理供貨商提供依據(jù)。（三）檔案查閱公司內(nèi)部相關(guān)部門因工作需要查閱供貨商檔案時，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得擅自復(fù)印、外借或泄露檔案內(nèi)容。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機制1.建立公司內(nèi)部對供貨商管理的監(jiān)督機制，采購部門、質(zhì)量檢驗部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門各司其職，對供貨商的合作情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.定期對供貨商的供貨質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面進(jìn)行檢查評估，發(fā)現(xiàn)問題及