公司聯(lián)絡(luò)函管理制度?一、總則（一）目的為了規(guī)范公司聯(lián)絡(luò)函的管理，確保公司內(nèi)部及與外部溝通的及時(shí)、準(zhǔn)確、有效，提高工作效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門之間以及公司與外部合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等之間的聯(lián)絡(luò)函往來。（三）定義1.聯(lián)絡(luò)函：是指公司內(nèi)部各部門之間、公司與外部相關(guān)方之間就工作事項(xiàng)、業(yè)務(wù)合作、信息溝通等所發(fā)出的書面文件，包括但不限于通知、函件、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)等。2.內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函：是公司內(nèi)部各部門之間用于溝通工作、協(xié)調(diào)事項(xiàng)、傳遞信息等的聯(lián)絡(luò)函。3.外部聯(lián)絡(luò)函：是公司與外部合作伙伴、客戶、供應(yīng)商等之間用于業(yè)務(wù)洽談、合作溝通、問題協(xié)商等的聯(lián)絡(luò)函。二、聯(lián)絡(luò)函的格式與內(nèi)容要求（一）格式要求1.頁面設(shè)置：一般采用A4紙，上下邊距2.54cm，左右邊距3.17cm。2.字體字號(hào)：標(biāo)題一般用二號(hào)宋體加粗，正文用四號(hào)宋體，行間距一般為1.5倍行距。3.編號(hào)：聯(lián)絡(luò)函應(yīng)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則為：年份+序號(hào)，如"2023001"。4.頁眉頁腳：頁眉可設(shè)置公司名稱或標(biāo)識(shí)，頁腳可設(shè)置頁碼。（二）內(nèi)容要求1.應(yīng)簡潔明了地概括聯(lián)絡(luò)函的主題，一般采用"關(guān)于[具體事項(xiàng)]的聯(lián)絡(luò)函"的格式。2.稱謂：寫明收函方的具體名稱或稱呼。3.正文：開頭應(yīng)簡要說明發(fā)函的目的和背景。詳細(xì)闡述聯(lián)絡(luò)事項(xiàng)的具體內(nèi)容，包括事實(shí)、數(shù)據(jù)、要求等。結(jié)尾應(yīng)明確提出希望收函方采取的行動(dòng)或給予的回復(fù)，并表達(dá)感謝或期待合作等意愿。4.附件：如有相關(guān)附件，應(yīng)在正文后注明附件名稱及數(shù)量，并在附件上標(biāo)注序號(hào)與正文對(duì)應(yīng)。5.落款：寫明發(fā)函部門名稱及發(fā)函日期，并加蓋部門印章（內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函）或公司公章（外部聯(lián)絡(luò)函）。三、聯(lián)絡(luò)函的分類及處理流程（一）內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函1.發(fā)起：各部門根據(jù)工作需要，由相關(guān)責(zé)任人起草內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函。起草人應(yīng)確保聯(lián)絡(luò)函內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、有條理，并符合公司相關(guān)規(guī)定和流程。2.審核：聯(lián)絡(luò)函起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人重點(diǎn)審核聯(lián)絡(luò)函內(nèi)容是否與部門工作目標(biāo)一致，是否符合公司整體利益，語言表達(dá)是否準(zhǔn)確等。如審核通過，部門負(fù)責(zé)人在聯(lián)絡(luò)函上簽字確認(rèn)；如審核不通過，應(yīng)退回起草人修改，直至審核通過。3.發(fā)送：審核通過的內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函，由起草人通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)（如郵件、即時(shí)通訊工具等）發(fā)送給收函部門。發(fā)送時(shí)應(yīng)確保收函部門及相關(guān)人員準(zhǔn)確無誤，并在發(fā)送記錄中注明發(fā)送時(shí)間。4.接收與處理：收函部門收到內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函后，應(yīng)及時(shí)查看并安排專人進(jìn)行處理。處理人應(yīng)根據(jù)聯(lián)絡(luò)函內(nèi)容，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成相應(yīng)工作，并將處理結(jié)果反饋給發(fā)函部門。如需跨部門協(xié)調(diào)或共同完成的事項(xiàng)，相關(guān)部門應(yīng)積極配合，及時(shí)溝通，確保工作順利推進(jìn)。5.存檔：內(nèi)部聯(lián)絡(luò)函處理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)將聯(lián)絡(luò)函及其處理結(jié)果進(jìn)行存檔，以便日后查閱和參考。（二）外部聯(lián)絡(luò)函1.發(fā)起：各部門或相關(guān)業(yè)務(wù)人員根據(jù)業(yè)務(wù)需求，確定需要發(fā)送外部聯(lián)絡(luò)函的事項(xiàng)，并起草聯(lián)絡(luò)函。起草人應(yīng)充分了解公司業(yè)務(wù)政策和相關(guān)法律法規(guī)，確保聯(lián)絡(luò)函內(nèi)容合法合規(guī)。2.審核：外部聯(lián)絡(luò)函起草完成后，應(yīng)提交部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審。部門負(fù)責(zé)人審核通過后，提交至公司分管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終審。公司分管領(lǐng)導(dǎo)重點(diǎn)審核聯(lián)絡(luò)函內(nèi)容是否符合公司業(yè)務(wù)戰(zhàn)略和利益，是否存在法律風(fēng)險(xiǎn)等。如審核通過，分管領(lǐng)導(dǎo)在聯(lián)絡(luò)函上簽字確認(rèn)；如審核不通過，應(yīng)退回起草人修改，直至審核通過。3.蓋章：審核通過的外部聯(lián)絡(luò)函，由公司行政部門負(fù)責(zé)加蓋公司公章。蓋章前應(yīng)仔細(xì)核對(duì)聯(lián)絡(luò)函內(nèi)容及簽字情況，確保無誤后加蓋公章。4.發(fā)送：蓋章后的外部聯(lián)絡(luò)函，根據(jù)實(shí)際情況選擇合適的發(fā)送方式，如郵寄、專人送達(dá)、電子郵件等。采用郵寄方式的，應(yīng)留存郵寄憑證；采用專人送達(dá)的，應(yīng)要求收件人簽收；采用電子郵件發(fā)送的，應(yīng)確保郵件發(fā)送成功，并保留郵件記錄。發(fā)送時(shí)應(yīng)在聯(lián)絡(luò)函上注明發(fā)送日期和方式。5.接收與處理：外部聯(lián)絡(luò)函發(fā)出后，相關(guān)部門應(yīng)跟蹤收函方的接收情況，并及時(shí)了解收函方的反饋意見。收函方如有回復(fù)，應(yīng)及時(shí)將回復(fù)函提交至相關(guān)部門進(jìn)行處理。處理人應(yīng)根據(jù)回復(fù)函內(nèi)容，及時(shí)調(diào)整工作策略或采取相應(yīng)措施，并將處理結(jié)果反饋給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。6.存檔：外部聯(lián)絡(luò)函及其回復(fù)函處理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)將其進(jìn)行存檔，并存檔相關(guān)的發(fā)送、接收記錄，以備查詢。四、聯(lián)絡(luò)函的跟蹤與反饋（一）跟蹤機(jī)制1.對(duì)于重要的聯(lián)絡(luò)函（如涉及重大業(yè)務(wù)合作、關(guān)鍵項(xiàng)目進(jìn)展等），發(fā)函部門應(yīng)指定專人進(jìn)行跟蹤。2.跟蹤人應(yīng)及時(shí)了解聯(lián)絡(luò)函的接收情況、處理進(jìn)度以及收函方的反饋意見，并定期向部門負(fù)責(zé)人匯報(bào)跟蹤情況。3.通過公司內(nèi)部通訊系統(tǒng)、會(huì)議等方式，及時(shí)溝通聯(lián)絡(luò)函處理過程中出現(xiàn)的問題和困難，協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同解決。（二）反饋要求1.收函方在收到聯(lián)絡(luò)函后，應(yīng)按照發(fā)函方的要求及時(shí)給予回復(fù)。2.回復(fù)函應(yīng)明確表達(dá)收函方的意見和態(tài)度，如有不同意見或建議，應(yīng)詳細(xì)說明理由。3.對(duì)于需要采取行動(dòng)的聯(lián)絡(luò)函，收函方應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將行動(dòng)結(jié)果反饋給發(fā)函方。4.發(fā)函方在收到收函方的反饋后，如有需要進(jìn)一步溝通或協(xié)調(diào)的事項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)與收函方聯(lián)系，確保問題得到妥善解決。五、聯(lián)絡(luò)函的保密管理（一）保密原則1.公司所有聯(lián)絡(luò)函涉及的內(nèi)容均屬于公司商業(yè)秘密或內(nèi)部信息，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何部門或個(gè)人不得向無關(guān)人員透露聯(lián)絡(luò)函的內(nèi)容。（二）保密措施1.起草聯(lián)絡(luò)函時(shí)，應(yīng)根據(jù)內(nèi)容的敏感程度確定保密級(jí)別，并在聯(lián)絡(luò)函上標(biāo)注相應(yīng)的保密標(biāo)識(shí)。2.涉及保密內(nèi)容的聯(lián)絡(luò)函，應(yīng)通過加密郵件、專人送達(dá)等安全方式進(jìn)行傳遞，避免信息泄露。3.對(duì)于知悉聯(lián)絡(luò)函保密內(nèi)容的人員，應(yīng)進(jìn)行必要的保密培訓(xùn)，明確保密責(zé)任和義務(wù)。4.嚴(yán)格控制聯(lián)絡(luò)函的查閱權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能查閱相關(guān)聯(lián)絡(luò)函。查閱時(shí)應(yīng)做好記錄，確保查閱過程可追溯。5.如因工作需要，確需向外部人員提供聯(lián)絡(luò)函內(nèi)容的，應(yīng)按照公司保密制度的規(guī)定，履行相關(guān)審批手續(xù)，并要求外部人員簽署保密協(xié)議。六、聯(lián)絡(luò)函的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門發(fā)出和收到的聯(lián)絡(luò)函進(jìn)行整理歸檔。2.歸檔的聯(lián)絡(luò)函應(yīng)按照編號(hào)順序排列，確保完整無缺。3.對(duì)于有附件的聯(lián)絡(luò)函，應(yīng)將附件與聯(lián)絡(luò)函正文一并歸檔，并在附件上標(biāo)注與正文對(duì)應(yīng)的序號(hào)。（二）保管期限1.一般聯(lián)絡(luò)函的保管期限為[x]年，重要聯(lián)絡(luò)函的保管期限為[x]年。2.保管期限自聯(lián)絡(luò)函形成之日起計(jì)算。（三）保管方式1.聯(lián)絡(luò)函應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列，便于查閱。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。七、聯(lián)絡(luò)函的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司行政部門負(fù)責(zé)對(duì)聯(lián)絡(luò)函的管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括聯(lián)絡(luò)函的格式是否規(guī)范、內(nèi)容是否準(zhǔn)確、處理流程是否符合規(guī)定、跟蹤與反饋是否及時(shí)等。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，行政部門應(yīng)及時(shí)向相關(guān)部門發(fā)出整改通知，并跟蹤整改情況。（二）考核辦法1.將聯(lián)絡(luò)函管理工作納入部門和個(gè)人的績效考核體系。2.考核指標(biāo)包括聯(lián)絡(luò)函的及時(shí)處理率、回復(fù)率、準(zhǔn)確率、歸檔完整性等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)在聯(lián)絡(luò)函管理工作中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和