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程序文件文件控制程序共5頁第1頁文件編號WX/CX01－2004版本B修訂次數0發布日期2023/05/01實施日期2023/05/01編寫審核批準1．目的為有效控制質量/環境管理體系文件，保證各相關場所使用有效版本文件和資料，確保質量/環境管理體系的有效運行。2．適用范圍本程序適用于本公司與質量/環境管理體系運行有關文件和資料的控制。文件和資料的載體可以是文字，圖表圖樣、軟件和硬拷貝或電子媒體。3．引用文件下列文件所包含的條文，通過在本程序中引用而構成為本程序的條文。本程序發布時，所有版本均為有效。所有文件都會被修訂，使用本程序的各方應探討使用下列文件最新版本的可能性。WX/SC01－2004質量/環境管理手冊WX/CX02－2004記錄控制程序4．職責4.1企業管理部負責組織質量/環境管理體系的編制、更改、發放和管理的控制。4.2各職能部門負責職責范圍內質量/環境管理體系文件的編制和保管。5．工作程序5.1文件分類及編號5.1.1質量/環境管理體系文件分類a質量/環境手冊；b程序文件；c部門文件；d記錄。5.1.2文件的編號方法a質量/環境管理體系文件編號□□/□□□□——□□□□版本年號(記錄無版本年號)文件順序號文件類別代號：手冊為SC程序文件為CX企業代號：WX浙江XX

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程序文件文件控制程序WX/CX01－2004共5頁第2頁b部門文件（標準、規范和作業指導書）編號：□□/□□□□——□□□□版本年號文件順序號部門代號：企業管理部為QG環境保護干事為HB生產部為SC技術部為JS財務部為CW營銷部為YX質檢科為ZJ采供部為CG工藝總工為GY總經辦為ZJ體系辦為TX企業代號：WXc記錄編號：□□□□/□□□□——□□記錄順序號文件編號記錄代號：JL公司代號：WX5.1.3文件分為受控與非受控兩種：a受控文件目錄由各文件歸口管理部門提出，管理者代表批準。對受控文件要作“受控”標識，并編制分發號。b非受控文件作“非受控”標識，不編制分發號。5.2文件的編寫、審核和批準5.2.1編寫依據：GB/T19001－2000idtISO9001：2000標準、GB/T24001－2004idtISO14001：2004標準國家有關技術文件編制等標準要求。5.2.2編寫、審核和批準職責a質量/環境管理手冊、程序文件由企業管理部組織統一編寫、修改、平衡及定稿。質量/環境管理手冊由管理者代表審核，總經理批準發布；程序文件由體系辦公室審核，管理者代表批準發布。b其它文件由各職能部門負責編寫，企業管理部統一編號，部門主管審核，管理者代表批準發布。必要時經相關部門會簽。c各職能部門編制涉及到質量/管理體系的內部執行文件，由各職能部門自行編號、審效日期前發放，便于執行者熟悉文件內容并貫徹實施。5.3.2其它文件由文件主管部門提出是否受控，經管理者代表批準，按規定的分發范圍發放。5.3.3為確保文件使用的各場所都能得到相應文件的有效版本，受控文件的發放、回收要填寫《文件發放、回收記錄表》。

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程序文件文件控制程序WX/CX01－2004共5頁第3頁5.3.4文件領用人在《文件發放、回收記錄表》上簽字并領取注有分發號和受控標識的文件。每份文件都應具有不同的分發號，以便于追溯。5.4文件的修訂、換版和作廢5.4.1文件需要修訂時，由原文件編寫部門或歸口管理部門提出文件修訂申請，填寫《文件更改申請單》。5.4.2修訂的審核、批準按5.2條款執行。5.4.3文件更改以換頁更改方式進行。文件更改經批準后，由原文件發放部門按《文件發放、回收記錄表》上領用名單及時將更改文件發放到相關場所，同時收回原頁文件。5.4.4文件修訂表示方法以阿拉伯數字表示，依次以“0”、“1”、“2”……表示修訂狀態。5.4.5文件修訂超過1/2時，即需換版。文件換版表示方法以英文字母表示，依此以A、B、C……表示換版狀態。換版文件由文件發放部門按《文件發放、回收記錄表》收回并記錄，經部門主管批準后加蓋“作廢”章方可留存，并簽署日期。作廢文件或已換發新的分發號原破損文件應在企業管理部主管監督下予以銷毀，并在《文件發放、回收記錄表》的備注攔中注明已銷毀字樣及標注銷毀日期。5.5文件保管5.5.1所有文件的原稿由企業管理部統一保存。各部門負責保存相關的帶有“受控”標識的文件，文件應有序、分類保存在干燥通風、安全的地方以便識別、存取和查閱。5.5.25.5.3任何人不得在受控文件上隨意畫改，不準私自外借、外傳和外贈，確保文件的清晰、整潔和完好。5.5.4受控文件遺失或損壞，使用人要提出申請報告說明遺失或損壞原因，不得隨意借他人文件復制。報告經文件歸口管理部門主管批準后，由文件發放部門管理人員補發新的分發號文件，同時注銷原分發號，破損文件收回銷毀。5.5.5工作人員調離其工作崗位時，須移交全部文件，辦好移交手續。5.5.6企業管理部每年年底組織一次對現有質量/環境管理體系文件進行評審，必要時予以修改。文件使用者要注意校對所持文件的有效性，嚴禁使用不適用或失效文件，如對質量/環境管理體系文件的有效性產生懷疑時，可到文件歸口部門核準。5.5.7借閱體系文件的，應填寫《文件借閱記錄表》，由部門主管按規定的權限審批后借閱。體系文件需要復制的，應填寫《文件復制記錄表》，復制后的文件，應編號發放并予控制。

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程序文件文件控制程序WX/CX01－2004共5頁第4頁5.6外來文件的控制5.6.1收到外來文件的部門需統一交企業管理部，由企業管理部進行編號登記，并組織識別其適用性，企管部簽署辦公室意見后，送相關領導審閱，相關領導審閱后簽署意見并返回企管部。需要發放的，經管理者代表審批后，規定分類范圍編號發放，并作相應的受控或非受控標識。5.6.2企業管理部應經常與外界相關機關保持聯絡，或通過網絡等媒體渠道，及時了解、跟蹤法律、法規及標準和其它產品要求的變化。5.6.3企業管理部保存的法律、法規、標準及其它產品要求原件，當上述外來文件更新或增刪時，及時將新的內容發至相關部門，收回舊版本，并對舊的原件作加蓋作廢章。5.6.4其它外來文件直接引用作為采購、生產、檢驗、校準、治污等依據時，需經管理者代表批準后，受控發放。5.6.5各部門要把上述文件填入部門受控文件清單。5.7對承載媒體非紙張的文件控制，亦應參照5.6條款規定執行。5.8作為記錄的文件執行《記錄控制程序》。6．記錄WXJL/CX01－01質量/環境管理體系文件審查（會簽）表；WXJL/CX01－02部門受控文件清單；WXJL/CX01－03文件發放、回收記錄表；WXJL/CX01－04文件更改申請單；W