公司各種章管理制度書?總則目的為加強公司各類印章的管理，規范印章的刻制、使用、保管、廢止等流程，維護公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，保障公司的利益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司各類印章的管理，包括但不限于公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章、部門章、業務專用章等?；驹瓌t1.依法依規原則：印章的管理和使用必須嚴格遵守國家法律法規及公司相關規定。2.專人負責原則：明確專人負責印章的保管和使用，確保責任落實到人。3.審批備案原則：印章的使用需經過嚴格的審批流程，并進行備案登記。4.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或濫用。印章的刻制與啟用印章刻制的申請1.因工作需要刻制公司印章的，由使用部門填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等信息，并經部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，報公司分管領導審批。涉及公司重大事項或重要文件使用的印章，需報公司法定代表人審批。印章刻制的流程1.經審批同意后，行政部門負責統一聯系具有資質的印章制作單位進行刻制。2.印章制作完成后，行政部門應及時組織相關人員對印章的規格、樣式、文字等進行核對，確保印章符合公司要求。3.核對無誤后，行政部門在《印章刻制申請表》上注明印章已刻制完成，并簽字確認。同時，將印章交接給印章保管人，并填寫《印章交接登記表》。印章的啟用1.新印章啟用前，行政部門應發布啟用通知，明確印章的名稱、啟用日期、使用范圍等信息。2.印章保管人在收到新印章后，應在《印章交接登記表》上簽字確認，并妥善保管。同時，應將印章的啟用時間、使用范圍等信息告知相關部門和人員。印章的保管保管人員的職責1.負責印章的日常保管，確保印章存放安全，防止印章被盜用、冒用或濫用。2.嚴格按照印章使用審批流程進行用印，對不符合審批要求的用印申請有權拒絕。3.負責登記印章使用情況，定期向行政部門匯報印章使用情況。4.發現印章遺失、被盜或損壞等情況，應及時向行政部門報告，并采取相應的措施進行處理。保管方式與存放地點1.公司公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人章等重要印章應實行專人專柜保管，存放于公司指定的保險柜或安全地點。2.部門章、業務專用章等一般印章可由部門負責人指定專人保管，存放于部門內部的保險柜或抽屜內，并確保存放安全。3.印章保管人不得將印章轉借他人使用，不得在未經授權的情況下將印章帶出公司。如因工作需要帶出公司的，需經公司分管領導批準，并辦理相關借用手續。印章保管環境要求1.印章存放地點應保持干燥、通風、安全，防止印章受潮、生銹或損壞。2.應配備必要的安全設施，如保險柜、防盜門窗等，確保印章存放安全。3.印章保管人應定期對印章進行檢查和維護，如發現印章有損壞或異常情況，應及時報告行政部門并進行處理。印章的使用使用范圍1.公司公章：用于公司對外的正式文件、報告、合同、協議、證明等重要文件的簽署。2.合同專用章：用于公司對外簽訂的各類合同、協議等法律文件的簽署。3.財務專用章：用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務活動。4.法定代表人章：用于公司法定代表人授權的相關文件、合同等的簽署。5.部門章：用于本部門內部的文件、通知、報告等的發布。6.業務專用章：用于公司特定業務領域的文件、協議、證明等的簽署，如銷售專用章、采購專用章等。使用流程1.用印申請：使用部門或個人填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、份數、用印時間等信息，并經部門負責人簽字確認。涉及公司重大事項或重要文件使用的印章，需經公司分管領導或法定代表人審批。2.審核審批：行政部門對用印申請進行審核，重點審核用印事項是否符合公司規定、用印文件是否完整、審批手續是否齊全等。審核通過后，報公司分管領導或法定代表人審批。3.用印登記：印章保管人根據審批通過的《印章使用申請表》進行用印登記，記錄用印日期、用印事項、用印文件名稱、份數、用印人等信息。4.用印操作：印章保管人在用印前，應再次核對用印文件內容與《印章使用申請表》一致，并在用印位置加蓋印章。加蓋印章應端正、清晰，不得模糊、重疊。5.用印后處理：用印完成后，印章保管人應將《印章使用申請表》與用印文件一并存檔，并在《印章使用登記表》上注明用印情況。同時，將用印文件返還給申請用印人。特殊情況的用印處理1.緊急情況下，如因時間緊迫無法履行正常用印審批流程的，經公司分管領導同意后，可先進行用印，但事后需及時補辦審批手續。2.異地用印的，可通過傳真、掃描等方式將用印文件發送至公司，經審批通過后，由印章保管人在異地用印。異地用印完成后，應及時將用印情況反饋給公司行政部門。印章的停用與廢止停用情形1.公司名稱變更、重組、注銷等原因導致印章不再使用的。2.印章損壞、遺失或被盜等原因需要更換印章的。3.因工作需要，印章使用范圍發生調整，原印章不再適用的。停用流程1.行政部門根據印章停用情形，填寫《印章停用申請表》，詳細說明印章停用原因、停用日期等信息，并報公司分管領導審批。2.審批通過后，行政部門發布印章停用通知，明確印章停用日期、停用范圍等信息。同時，收回停用印章，并在《印章交接登記表》上注明印章已收回。廢止流程1.對于需要廢止的印章，行政部門應填寫《印章廢止申請表》，詳細說明印章廢止原因、廢止日期等信息，并報公司分管領導審批。2.審批通過后，行政部門將廢止印章進行封存，并在《印章保管登記表》上注明印章已廢止。同時，按照公司規定的程序進行銷毀或存檔。印章的銷毀1.對于不再使用且需銷毀的印章，由行政部門會同公司審計部門共同進行銷毀。2.銷毀印章時，應填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、數量、銷毀日期、銷毀方式等信息，并由行政部門負責人、審計部門負責人及銷毀人簽字確認。3.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等方式，確保印章無法恢復使用。銷毀過程應進行拍照或錄像，以備留存。印章的監督與檢查監督部門與職責1.公司行政部門負責對印章的管理和使用進行日常監督檢查，確保印章管理和使用符合公司規定。2.公司審計部門負責對印章的管理和使用情況進行定期審計，重點檢查印章使用的合法性、合規性以及審批流程的執行情況。檢查內容與方式1.檢查內容：包括印章的保管情況、使用審批流程執行情況、用印登記情況、印章停用與廢止情況等。2.檢查方式：可采用定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進行。檢查時，檢查人員應查閱相關文件、記錄，與印章保管人、用印人進行溝通核實等。問題處理與整改1.對于檢查中發現的問題，檢查部門應及時向印章保管部門或使用部門發出《印章管理問題整改通知書》，明確問題所在、整改要求及整改期限。2.印章保管部門或使用部門應按照整改通知書的要求，及時進行整改，并在規定期限內將整改情況書面報告檢查部門。3.檢查部門對整改情況進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。對于整改不力的部門或個人，將按照公司規定進行嚴肅處理。印章管理的信息化建設信息化管理系統的建立1.公司應建立印章管理信息化系統，實現印章申請、審批、使用登記、停用廢止等流程的信息化管理。2.印章管理信息化系統應具備權限管理功能，根據用戶的職責和權限，設置不同的操作權限，確保印章使用的安全性和規范性。3.信息化管理系統應具備數據統計分析功能，能夠對印章使用情況進行統計分析，為公司決策提供數據支持。電子印章的應用1.在符合法律法規和公司規定的前提下，公司可逐步推行電子印章的應用。電子印章與實體印章具有同等法律效力。2.電子印章的申請、審批、使用等流程應與實體印章管理流程相一致，并在信息化管理系統中進行操作。3.公司應加強對電子印