酒店付款審批管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范酒店付款審批流程，確保酒店資金支付的合理性、準確性和安全性，有效控制費用支出，保障酒店的正常運營。2.適用范圍本制度適用于酒店各部門涉及的各類款項支付審批，包括但不限于采購貨款、服務費用、員工報銷、工程款項等。3.基本原則合規性原則：付款審批必須符合國家法律法規、酒店財務制度及相關政策要求。準確性原則：付款信息應準確無誤，包括付款金額、付款對象、付款用途等。審批流程完整性原則：嚴格按照規定的審批流程進行操作，確保每一筆付款都經過必要的審批環節。權責明確原則：明確各審批環節的職責和權限，避免越權審批或審批缺失。二、付款審批流程1.申請采購付款申請：采購部門根據采購合同、訂單及到貨驗收情況，填寫《付款申請表》，詳細注明付款事由、付款金額、付款對象、付款方式等信息，并附上相關的采購合同、發票、驗收單等證明文件。費用報銷申請：員工按照酒店費用報銷制度，填寫《費用報銷單》，注明費用發生的時間、地點、事由、金額等，并附上相應的發票、收據等原始憑證。工程付款申請：工程部門根據工程進度和合同約定，填寫《工程付款申請表》，說明工程款項的用途、金額、支付節點等，同時提供工程合同、工程進度報告、驗收報告等資料。2.初審部門負責人審核：申請部門負責人對付款申請的真實性、合理性進行審核，確認申請事項是否符合本部門業務需求和預算安排，審核通過后在申請表上簽字并注明審核意見。財務部門初審：財務部門收到付款申請后，對申請金額、付款方式、發票等進行初步審核。檢查發票的真實性、合法性、完整性，核對付款金額是否與合同或相關規定一致，付款方式是否符合酒店財務政策。如初審發現問題，及時與申請部門溝通并要求補充或更正相關資料。3.審批分管領導審批：初審通過的付款申請提交至分管領導進行審批。分管領導根據酒店整體經營情況、預算執行情況以及部門業務狀況，對付款申請進行全面評估，做出審批決定。對于重大金額的付款申請，分管領導應進行重點審查，并與總經理溝通后再行審批。總經理審批：涉及酒店重大資金支出、預算外支出或其他特殊情況的付款申請，需經總經理審批。總經理從酒店戰略層面和整體資金狀況出發，對付款申請進行最終決策，確保付款行為符合酒店長期利益和整體運營規劃。4.支付財務部門支付：經各級審批通過的付款申請，由財務部門按照審批意見進行支付操作。財務人員在付款前再次核對付款信息，確保支付金額準確無誤。根據付款方式的不同，選擇合適的支付渠道，如銀行轉賬、支票支付、網上支付等，并按照銀行相關規定辦理支付手續。付款記錄與存檔：財務部門完成付款后，及時記錄付款日期、金額、付款對象等信息，并將付款申請表、相關證明文件等進行整理歸檔，作為酒店財務核算和審計的依據。三、不同類型付款審批要求1.采購付款審批采購合同審核：采購部門簽訂采購合同前，應確保合同條款明確、合理，特別是付款條款。合同中應約定付款方式、付款期限、驗收標準等關鍵內容。財務部門參與采購合同的審核，從財務角度對合同條款進行把關，避免潛在的財務風險。到貨驗收與付款：采購物資到貨后，采購部門應及時組織相關人員進行驗收。驗收合格后，采購部門憑驗收單、發票等申請付款。如驗收發現問題，采購部門應及時與供應商溝通解決，待問題處理完畢且驗收合格后再行申請付款。預付款審批：對于需要支付預付款的采購項目，采購部門應提供詳細的預付款申請說明，包括預付款的用途、金額、預計到貨時間等。預付款審批應更加嚴格，除經過常規審批流程外，還需評估供應商的信譽和合同履行能力，確保預付款的安全性。2.費用報銷審批費用報銷標準：酒店制定明確的費用報銷標準，包括差旅費、業務招待費、辦公費等各類費用的報銷額度和報銷范圍。員工報銷費用時應嚴格按照標準執行，超出標準部分原則上不予報銷。發票要求：費用報銷必須提供真實、合法、有效的發票。發票內容應與報銷事項相符，發票抬頭應為酒店全稱。對于不符合規定的發票，財務部門有權拒絕報銷。特殊費用報銷：對于一些特殊費用的報銷，如培訓費用、會議費用等，除提供常規報銷憑證外，還需提供相關的培訓通知、會議紀要等證明文件，以證明費用支出的合理性。3.工程付款審批工程合同管理：工程部門應嚴格按照合同管理規定簽訂工程合同，明確工程價款的支付方式、支付節點、質量保證金等條款。財務部門參與工程合同的審核，確保合同付款條款符合酒店財務安排。工程進度審核：工程付款申請應與工程進度相匹配。工程部門在申請付款時，需提供詳細的工程進度報告，說明已完成的工程量、工程質量情況等。財務部門根據工程進度報告和合同約定，審核付款金額的合理性。竣工結算付款：工程竣工后，工程部門應及時辦理竣工結算手續。竣工結算報告經審計部門審計通過后，財務部門按照合同約定支付工程尾款。對于質量保證金，在質保期屆滿且無質量問題后，按照規定予以支付。四、審批權限設置1.分級審批原則根據付款金額大小，設定不同層級的審批權限。將付款分為小額付款、中額付款和大額付款，分別由不同級別的管理人員進行審批，確保重要付款事項得到充分審核和決策。2.具體權限劃分小額付款：一般指金額在[X]元以下的付款。此類付款由部門負責人初審后，財務部門負責人終審即可支付。中額付款：金額在[X]元至[X]元之間的付款。部門負責人初審，分管領導審批，財務部門負責人終審。大額付款：金額超過[X]元的付款。部門負責人初審，分管領導審核，總經理審批，財務部門負責人終審。對于特別重大的付款事項，還需提交酒店管理層會議審議通過后執行。五、監督與檢查1.內部審計監督酒店內部審計部門定期對付款審批流程進行審計檢查，審查付款申請的合規性、審批手續的完整性、資金支付的準確性等。對于發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.財務部門日常監督財務部門在日常工作中對付款業務進行監督，對不符合規定的付款申請及時與相關部門溝通糾正。定期對付款情況進行統計分析，關注費用支出動態，為酒店成本控制提供數據支持。3.違規處理對于違反付款審批管理制度的行為，如未經審批擅自付款、虛假報銷等，一經查實，將按照酒店相關規定追究責任人的責任。情節嚴重的，將依法依規追究法律責任。對造成酒店經濟損失的，責任人應承擔相應的賠償責任。六、附則1.制度解釋權本制度由酒店人事總監負責解釋。如有未盡事宜或需對制度進行修訂，