部門采購業務管理制度?一、總則（一）目的為規范公司部門采購業務流程，加強采購管理，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資的質量，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門的采購業務活動，包括辦公用品、設備物資、原材料等各類物資的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.效益原則：在保證物資質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。3.公正原則：采購過程應公平、公正、公開，杜絕不正當交易。4.質量原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商，確保所采購物資符合公司要求。5.及時原則：根據公司業務需求，及時采購所需物資，保證生產經營活動的順利進行。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責制定采購計劃，根據各部門需求，結合庫存情況，編制年度、季度和月度采購計劃。2.尋找、篩選、評估和確定合格供應商，建立供應商檔案。3.組織采購談判，簽訂采購合同，并跟蹤合同執行情況。4.負責采購物資的驗收、付款申請等工作。5.定期對采購工作進行總結和分析，提出改進建議。（二）需求部門1.根據本部門業務需要，準確填寫采購申請單，詳細說明采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、預計到貨時間等信息。2.配合采購部門進行供應商的選擇和評估，提供相關意見。3.參與采購合同的評審，對合同條款提出意見和建議。4.負責采購物資的驗收工作，對驗收結果負責。（三）財務部門1.審核采購申請單和采購合同，確保采購資金的合理性和合規性。2.負責采購款項的支付，按照合同約定及時、準確地支付貨款。3.對采購業務進行財務核算和監督，定期與采購部門核對賬目。（四）質量部門1.制定采購物資的質量標準和驗收規范。2.參與供應商的評估和選擇，對供應商的質量保證能力進行考察。3.負責采購物資的質量檢驗和驗收工作，出具質量檢驗報告。4.對不合格采購物資提出處理意見，并跟蹤處理結果。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據業務需要，填寫采購申請單，經部門負責人審核簽字后提交至采購部門。2.采購申請單應包括以下內容：采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求等詳細信息。采購原因及預計使用時間。預算金額及資金來源。申請人及申請日期。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，對申請內容進行審核，核實需求的合理性和必要性。2.根據采購物資的金額大小和重要程度，按照公司審批權限進行審批：金額較小的采購申請，由采購部門負責人審批。金額較大的采購申請，需提交公司分管領導或總經理審批。（三）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購物資的特點和要求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、資質證書、產品樣本、業績情況等相關資料。3.組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察或評估，評估內容包括：供應商的生產能力、技術水平、質量控制能力。供應商的信譽和售后服務情況。供應商的價格水平和付款條件。供應商的財務狀況和經營穩定性。4.根據評估結果，建立供應商檔案，對合格供應商進行分類管理，并定期對供應商進行復評。（四）采購談判1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，明確采購物資的價格、質量、交貨期、售后服務等條款。2.談判過程中，采購人員應充分了解供應商的報價依據和成本構成，爭取有利的采購條件。3.采購談判應形成書面記錄，雙方簽字確認后作為采購合同的附件。（五）采購合同簽訂1.根據采購談判結果，采購部門起草采購合同，合同內容應包括：雙方當事人的名稱、地址、聯系方式。采購物資的名稱、規格、型號、數量、質量要求、價格、金額。交貨時間、地點、方式。付款方式、結算時間。質量驗收標準、方法及提出異議的期限。違約責任及爭議解決方式。2.采購合同經采購部門負責人審核后，提交公司法務部門進行法律審核。3.法務部門審核通過后，由公司法定代表人或授權代表簽字蓋章，并加蓋公司公章。4.采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門、質量部門等相關部門。（六）采購訂單下達1.采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確采購物資的具體要求和交貨時間。2.采購訂單應編號管理，以便跟蹤和查詢。3.采購訂單下達后，采購部門應及時與供應商溝通，確認訂單接收情況和交貨安排。（七）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門和質量部門做好驗收準備工作。2.質量部門按照質量標準和驗收規范對采購物資進行檢驗和驗收，出具質量檢驗報告。3.需求部門負責對采購物資的數量、規格、型號等進行核對，確保與采購申請單和采購合同一致。4.驗收合格的采購物資，由需求部門在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續。5.驗收不合格的采購物資，質量部門應出具不合格報告，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。（八）采購付款1.采購物資驗收合格且發票收到后，采購部門填寫付款申請單，附上采購合同、驗收單、發票等相關憑證，提交財務部門審核。2.財務部門按照公司財務制度和采購合同約定，對付款申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。3.公司領導審批同意后，財務部門辦理付款手續，將貨款支付給供應商。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門應根據公司年度經營計劃和各部門需求預測，編制年度采購預算。2.采購預算應包括采購物資的種類、數量、金額等明細項目，并明確預算編制的依據和方法。3.采購預算經公司財務部門審核后，提交公司管理層審批。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購業務，控制采購支出，確保不超出預算范圍。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應提出書面申請，說明調整原因和調整金額，經公司財務部門審核后，提交公司管理層審批。（三）預算分析與考核1.財務部門定期對采購預算的執行情況進行分析，對比實際采購支出與預算的差異，找出原因并提出改進措施。2.公司將采購預算執行情況納入部門績效考核體系，對預算執行較好的部門給予獎勵，對預算執行不力的部門進行考核和問責。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購業務進行風險識別，分析可能存在的風險因素，如供應商違約、質量問題、價格波動、法律糾紛等。2.針對識別出的風險因素，制定相應的風險應對措施。（二）風險應對1.選擇多個合格供應商，避免過度依賴單一供應商，降低供應商違約風險。2.加強對供應商的管理和監督，定期評估供應商的履約能力，及時發現和解決潛在問題。3.簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任和爭議解決方式，降低法律風險。4.建立采購價格監控機制，及時掌握市場價格動態，通過談判、招標等方式爭取有利的采購價格，降低價格波動風險。5.加強采購物資的質量控制，嚴格按照質量標準進行驗收，確保所采購物資符合公司要求，降低質量風險。（三）風險監控1.采購部門應定期對采購風險進行監控和評估，及時發現風險變化情況，并調整風險應對措施。2.如發生重大采購風險事件，采購部門應及時向公司領導報告，并采取措施進行處理，降低風險損失。六、采購信息管理（一）供應商信息管理1.采購部門負責建立和維護供應商信息檔案，記錄供應商的基本信息、資質證書、業績情況、合作歷史等內容。2.定期對供應商信息進行更新和維護，確保信息的準確性和完整性。3.供應商信息檔案應分類管理，便于查詢和使用。（二）采購合同管理1.采購部門負責采購合同的起草、審核、簽訂、執行和歸檔等工作。2.采購合同應按照合同編號、簽訂時間、供應商名稱等進行分類歸檔，建立電子和紙質檔案，便于查詢和追溯。3.定期對采購合同的執行情況進行檢查和統計分析，及時發現和解決合同執行過程中存在的問題。（三）采購數據統計與分析1.采購部門應定期對采購業務數據進行統計和分析，如采購金額、采購數量、采購物資種類、供應商分布等。2.通過數據分析，總結采購業務的規律和趨勢，發現存在的問題和不足，為采購決策提供依據。3.采購數據統計報表應定期提交給公司管理層和相關部門，以便及時掌握采購業務情況。七、監督與檢查（一）內部審計1.公司內部審計部門定期對采購業務進行審計，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。2.審計部門應出具審計報告，對發現的問題提出整改意見和建議，督促相關部門進行整改。（二）紀檢監察1.公司紀檢監察部門對采購業務進行監督檢查，重點關注采購過程中的廉潔自律情況，防止出現不正當交易和腐敗行為。2.對發現的違規違紀行為，紀檢監察部門應嚴肅查處，并追究相關人員的責任。（三）績效考核1.公司建立采購業務績效考核制度，對采購部門和采購人員的工作業績、工作質量、工作效率等進行考核評價。2.績效考核結果與采