禮品庫管理制度?（一）目的為加強公司禮品庫的規(guī)范化管理，確保禮品的合理采購、存儲、發(fā)放及使用，有效控制禮品費用，提升公司形象，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分公司、子公司的禮品庫管理。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：禮品庫管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司相關(guān)規(guī)定。2.預(yù)算控制原則：禮品采購及使用應(yīng)在預(yù)算范圍內(nèi)進(jìn)行，確保費用合理。3.高效性原則：優(yōu)化禮品采購、存儲、發(fā)放流程，提高工作效率。4.透明性原則：禮品庫管理各環(huán)節(jié)應(yīng)保持透明，接受監(jiān)督。二、禮品采購（一）采購需求申請1.各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，提前填寫《禮品采購申請表》，詳細(xì)說明采購禮品的名稱、數(shù)量、用途、預(yù)計采購時間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人對申請進(jìn)行審核，確保禮品需求合理且符合業(yè)務(wù)實際，簽字確認(rèn)后提交至行政部門。（二）采購預(yù)算審核1.行政部門收到《禮品采購申請表》后，會同財務(wù)部門對采購預(yù)算進(jìn)行審核。2.財務(wù)部門根據(jù)公司年度預(yù)算安排及禮品庫現(xiàn)有庫存情況，審核采購申請是否在預(yù)算范圍內(nèi)。若超出預(yù)算，需經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購流程1.經(jīng)審核通過的采購申請，行政部門負(fù)責(zé)選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購。2.采購人員應(yīng)至少選擇三家供應(yīng)商進(jìn)行詢價、比價，確保采購價格合理。3.與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確禮品的規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.采購過程中，采購人員應(yīng)嚴(yán)格把控禮品質(zhì)量，確保所采購禮品符合公司要求。（四）采購驗收1.禮品到貨后，行政部門會同相關(guān)使用部門依據(jù)采購合同及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗收。2.驗收內(nèi)容包括禮品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、外觀等。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題或與合同不符，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通解決。3.驗收合格后，填寫《禮品驗收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。三、禮品存儲（一）存儲地點設(shè)立專門的禮品庫，確保禮品存儲環(huán)境安全、整潔、干燥、通風(fēng)良好。（二）庫存管理1.行政部門安排專人負(fù)責(zé)禮品庫的日常管理，建立禮品庫存臺賬，詳細(xì)記錄禮品的出入庫情況，包括禮品名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫時間、出庫時間、領(lǐng)取人等信息。2.定期對禮品庫進(jìn)行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結(jié)束后編制《禮品庫存盤點表》。3.對于長期積壓、損壞或已無使用價值的禮品，及時清理并填寫《禮品報廢申請表》，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后進(jìn)行處理。（三）存儲要求1.按照禮品的類別、規(guī)格、用途等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。2.貴重禮品應(yīng)單獨存放，采取必要的安全防護(hù)措施。3.對易受潮、易變質(zhì)的禮品，應(yīng)采取相應(yīng)的防潮、防蟲、防變質(zhì)措施。四、禮品發(fā)放（一）發(fā)放原則1.依據(jù)公司相關(guān)規(guī)定及實際業(yè)務(wù)需求進(jìn)行禮品發(fā)放。2.禮品發(fā)放應(yīng)遵循公平、公正、公開的原則。（二）發(fā)放流程1.各部門根據(jù)實際需要，填寫《禮品領(lǐng)用申請表》，注明禮品名稱、數(shù)量、領(lǐng)取人及用途等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至行政部門。3.行政部門根據(jù)庫存情況及審批意見，辦理禮品發(fā)放手續(xù)。發(fā)放時，由領(lǐng)取人在《禮品發(fā)放登記表》上簽字確認(rèn)。（三）特殊情況處理1.如遇緊急業(yè)務(wù)需要臨時增加禮品發(fā)放，相關(guān)部門應(yīng)及時提交書面申請，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)特批后，行政部門予以辦理。2.對于員工離職等特殊情況，應(yīng)及時清理其領(lǐng)用的禮品，如有未歸還或未結(jié)清的禮品，應(yīng)在離職手續(xù)辦理完畢前處理完畢。五、禮品使用規(guī)范（一）適用場景1.客戶關(guān)系維護(hù)，如節(jié)日拜訪、商務(wù)活動等。2.員工獎勵與激勵，如優(yōu)秀員工表彰、團(tuán)隊活動獎勵等。3.公司內(nèi)部活動，如年會、慶典等。4.其他符合公司規(guī)定的業(yè)務(wù)場景。（二）使用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)不同的業(yè)務(wù)場景和對象，合理選擇禮品的種類和價值。避免過度或不當(dāng)使用禮品。2.在使用禮品時，應(yīng)注重禮品的文化內(nèi)涵和品質(zhì)，體現(xiàn)公司的品牌形象和價值觀。（三）記錄與反饋1.各部門在禮品使用后，應(yīng)及時將禮品使用情況反饋至行政部門，包括禮品發(fā)放對象、時間、活動名稱等信息。2.行政部門定期對禮品使用情況進(jìn)行統(tǒng)計分析，評估禮品使用效果，為后續(xù)禮品采購及管理提供參考依據(jù)。六、禮品費用管理（一）預(yù)算編制1.每年年底，行政部門會同財務(wù)部門根據(jù)公司下一年度業(yè)務(wù)發(fā)展規(guī)劃及禮品使用情況，編制禮品采購預(yù)算。2.預(yù)算編制應(yīng)充分考慮各項業(yè)務(wù)活動對禮品的需求，確保預(yù)算合理、準(zhǔn)確。（二）費用報銷1.禮品采購費用報銷時，應(yīng)提供采購合同、發(fā)票、驗收單等相關(guān)憑證。2.報銷憑證應(yīng)符合公司財務(wù)制度要求，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)審核、分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可報銷。（三）成本控制1.加強對禮品采購成本的控制，通過優(yōu)化采購流程、合理選擇供應(yīng)商等方式，降低采購成本。2.定期對禮品費用進(jìn)行分析，對比預(yù)算執(zhí)行情況，及時發(fā)現(xiàn)并解決費用超支等問題。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計部門定期對禮品庫管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查禮品采購、存儲、發(fā)放、使用及費用管理等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.行政部門定期對禮品庫進(jìn)行自查，及時發(fā)現(xiàn)并糾正管理中存在的問題。（二）違規(guī)處理1.對于違反本制度的行為，視情節(jié)輕重給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告、罰款等處罰。2.如因違規(guī)行為給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成違法犯罪