清欠部管理制度?一、總則（一）目的為加強公司清欠工作的規范化管理，提高清欠效率，降低公司壞賬損失，保障公司資金安全，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司清欠部全體員工，以及涉及公司欠款回收相關業務的其他部門和人員。（三）基本原則1.依法合規原則清欠工作必須嚴格遵守國家法律法規和公司各項規章制度，確保清欠行為合法合規。2.風險控制原則在清欠過程中，要充分評估風險，采取有效措施防范和化解風險，最大限度減少公司損失。3.積極主動原則清欠人員應積極主動開展工作，及時跟進欠款情況，制定切實可行的清欠方案，確保欠款盡快回收。4.協作配合原則清欠部與公司其他部門應密切協作、相互配合，形成清欠工作合力。二、組織架構與職責（一）清欠部組織架構清欠部設部門經理一名，副經理若干名，下設若干清欠小組，每個清欠小組設組長一名，成員若干名。（二）部門職責1.清欠部經理全面負責清欠部的日常管理工作，制定清欠工作計劃和目標，并組織實施。協調與公司其他部門的關系，確保清欠工作順利開展。審核清欠方案和報告，對重大清欠事項進行決策。定期向上級領導匯報清欠工作進展情況，及時解決清欠工作中出現的問題。2.清欠部副經理協助經理開展清欠工作，負責分管清欠小組的工作指導和監督。參與制定清欠方案，對清欠工作中的具體問題提出解決方案。定期對清欠工作數據進行統計分析，為經理決策提供依據。負責與外部相關機構和人員的溝通協調，維護公司清欠工作的外部環境。3.清欠小組組長負責本小組清欠工作的具體組織實施，制定小組清欠工作計劃。組織小組成員開展欠款調查、分析和評估工作，制定切實可行的清欠措施。及時跟進欠款回收情況，定期向部門經理匯報工作進展。協調小組成員之間的工作關系，確保清欠工作高效有序進行。4.清欠小組成員按照清欠小組組長的安排，負責具體的欠款催收工作。收集、整理和分析欠款客戶的相關信息，為制定清欠方案提供支持。及時反饋清欠工作中遇到的問題，協助組長共同解決。做好清欠工作記錄，建立健全客戶檔案。三、欠款分類與清欠流程（一）欠款分類1.按欠款性質分類貨款欠款：因銷售商品或提供勞務形成的欠款。工程欠款：因工程項目建設形成的欠款。其他欠款：除貨款和工程欠款以外的其他各類欠款。2.按欠款賬齡分類1年以內欠款：賬齡在1年（含1年）以內的欠款。13年欠款：賬齡在1年以上3年（含3年）以內的欠款。3年以上欠款：賬齡在3年以上的欠款。（二）清欠流程1.欠款信息收集業務部門在合同簽訂或業務發生時，應及時將相關信息傳遞給清欠部，包括欠款客戶名稱、聯系方式、欠款金額、欠款期限、欠款原因等。清欠部定期從公司財務部門獲取欠款明細數據，核對欠款信息的準確性和完整性。清欠人員通過電話、郵件、實地走訪等方式，主動收集欠款客戶的最新信息，如經營狀況、財務狀況、負責人變動等。2.欠款分析評估清欠小組對收集到的欠款信息進行分析評估，了解欠款客戶的還款能力和還款意愿。評估欠款回收的可能性和難度，根據欠款賬齡、欠款金額、客戶性質等因素，將欠款分為不同等級，制定相應的清欠策略。對于重大欠款或存在較大風險的欠款，組織專題會議進行研究討論，制定針對性的清欠方案。3.清欠方案制定根據欠款分析評估結果，清欠小組制定具體的清欠方案，明確清欠目標、清欠措施、清欠時間節點和責任人。清欠措施包括但不限于電話催收、函件催收、上門催收、法律訴訟、債務重組等。清欠方案經部門經理審核后報上級領導審批，確保方案的可行性和有效性。4.清欠實施清欠人員按照清欠方案開展清欠工作，嚴格按照規定的流程和方法進行催收。在清欠過程中，保持與欠款客戶的密切溝通，及時了解客戶的還款計劃和困難，調整清欠策略。對于客戶提出的合理訴求，在公司政策允許的范圍內，積極協商解決，爭取達成還款協議。定期向上級領導匯報清欠工作進展情況，及時反饋清欠工作中出現的問題和風險。5.欠款回收跟蹤建立欠款回收跟蹤臺賬，詳細記錄每筆欠款的清欠進展情況，包括催收時間、催收方式、客戶反饋、還款金額等。對已回收的欠款，及時與財務部門核對確認，確保資金及時到賬。對于逾期未收回的欠款，分析原因，調整清欠措施，加大催收力度，必要時啟動法律程序。6.清欠總結與歸檔清欠工作結束后，清欠小組對整個清欠過程進行總結，分析清欠工作的經驗教訓，提出改進建議。將清欠過程中形成的各類資料，如欠款合同、催收記錄、還款協議、法律文書等進行整理歸檔，建立完善的清欠檔案管理制度。四、清欠措施與方法（一）電話催收1.清欠人員在電話催收前，應充分了解欠款客戶的基本情況和欠款信息，制定詳細的電話溝通提綱。2.電話溝通時，要保持禮貌、專業，清晰準確地表達催收意圖，告知客戶欠款金額、期限和還款要求。3.認真傾聽客戶的意見和訴求，對于客戶提出的合理問題和困難，要耐心解答和協商解決；對于客戶的無理要求，要堅決予以拒絕，并明確告知其應承擔的法律責任。4.電話催收過程中，要做好記錄，包括通話時間、通話內容、客戶反饋等，以便后續跟進和分析。（二）函件催收1.根據欠款情況，選擇合適的函件形式，如催款函、律師函等。2.函件內容應明確、具體，包括欠款金額、期限、還款要求、逾期后果等，并加蓋公司公章。3.通過郵政特快專遞（EMS）等方式將函件送達欠款客戶，并保留送達憑證。4.跟蹤函件的簽收情況，對于客戶拒收或未按時簽收的函件，及時采取其他催收措施。（三）上門催收1.對于重要欠款客戶或電話、函件催收效果不佳的客戶，可組織上門催收。2.上門催收前，要制定詳細的上門計劃，明確上門人員、時間、溝通內容等。3.上門人員應著裝整齊、舉止文明，向客戶表明身份和來意，出示相關證件和資料。4.與客戶進行面對面溝通，了解客戶的實際情況和還款困難，協商制定還款計劃。5.上門催收過程中，要注意保護自身安全，如遇突發情況，及時采取應對措施并向公司報告。（四）法律訴訟1.對于經多次催收仍拒不還款的欠款客戶，且符合法律訴訟條件的，及時啟動法律訴訟程序。2.收集整理與欠款相關的證據材料，如合同、發票、送貨單、對賬單、催收記錄等，確保證據充分、確鑿。3.委托專業律師事務所代理訴訟案件，與律師保持密切溝通，及時了解案件進展情況。4.積極配合律師做好訴訟相關工作，如提供證據、出庭作證等，爭取勝訴判決，并及時申請強制執行。（五）債務重組1.對于暫時出現經營困難但仍有還款意愿和一定還款能力的欠款客戶，可考慮進行債務重組。2.與欠款客戶協商制定債務重組方案，包括延長還款期限、調整還款方式、減免部分利息或本金等。3.債務重組方案要經公司相關部門審核和上級領導批準，確保方案符合公司利益和風險控制要求。4.在債務重組實施過程中，密切關注客戶的經營狀況和還款情況，及時調整重組方案，確保債務重組目標的實現。五、清欠工作紀律與監督考核（一）工作紀律1.清欠人員應嚴格遵守公司的各項規章制度，保守公司商業秘密。2.不得接受欠款客戶的賄賂、回扣或其他不正當利益，嚴禁與欠款客戶串通損害公司利益。3.在清欠工作中要保持廉潔自律，不得利用職務之便謀取私利。4.嚴格按照清欠流程和方法開展工作，不得擅自采取違規或過激的催收手段。5.按時完成工作任務，不得無故拖延或推諉清欠工作。（二）監督考核1.建立清欠工作監督機制，清欠部定期對各清欠小組和清欠人員的工作進展情況進行檢查和監督。2.公司設立清欠工作考核指標，包括欠款回收率、逾期賬款控制率、清欠成本等，對清欠部和清欠人員進行考核評價。3.考核結果與績效獎金、晉升晉級等掛鉤，對清欠工作成績突出的小組和個人給予表彰和獎勵；對工作不力、未能完成清欠任務的，進行批評教育、扣減績效獎金或調整工作崗位。4.定期召開清欠工作會議，分析總結清欠工作中存在的問題，提出改進措施和建議，不斷提高清欠工作水平。六、財務與檔案管理（一）財務管理1.清欠部應與公司財務部門密切配合，及時核對欠款信息和回收資金情況。2.對于收回的欠款，清欠人員應及時辦理交接手續，確保資金安全、準確入賬。3.嚴格控制清欠費用支出，清欠費用應納入公司財務預算管理，按照規定的審批流程進行報銷。4.定期對清欠工作的財務收支情況進行統計分析，為公司決策提供財務數據支持。（二）檔案管理1.建立完善的清欠檔案管理制度，明確檔案管理的職責和流程。2.清欠檔案應包括欠款合同、協議、催收記錄、還款憑證、法律文書等各類與清欠工作相關的資料。3.檔案管理人員負責對清欠檔案進行收集、整理、歸檔和保管，確保檔案資料的完整性和安全性。4.按照檔案保管期限的要求