儀器倉庫管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范儀器倉庫的管理，確保儀器設(shè)備的安全、完整，提高儀器設(shè)備的使用效率，保障公司科研、生產(chǎn)等各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有儀器倉庫的管理，包括但不限于各類科研儀器、生產(chǎn)設(shè)備、檢測工具等。3.職責(zé)分工倉庫管理人員負(fù)責(zé)儀器的出入庫管理、庫存盤點(diǎn)、日常維護(hù)等工作。使用部門提出儀器采購申請，負(fù)責(zé)儀器的領(lǐng)用、歸還，并對儀器的使用安全和維護(hù)負(fù)責(zé)。采購部門根據(jù)需求進(jìn)行儀器的采購，并確保采購儀器符合公司要求。財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)儀器采購資金的審核與支付，以及儀器資產(chǎn)的核算與管理。質(zhì)量部門對新采購儀器進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，確保儀器質(zhì)量合格。二、儀器采購管理1.采購申請使用部門根據(jù)工作需要，填寫儀器采購申請表，詳細(xì)說明儀器的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、用途、預(yù)算等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，并根據(jù)公司采購流程提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，采購部門負(fù)責(zé)組織采購。3.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)通過多種渠道選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，對供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行綜合評估，建立合格供應(yīng)商名錄。優(yōu)先選擇與公司長期合作、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、售后服務(wù)良好的供應(yīng)商。4.采購合同簽訂采購部門與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同，明確儀器的規(guī)格型號、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。合同簽訂后，應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給相關(guān)部門，如倉庫管理部門、財(cái)務(wù)部門等。5.采購驗(yàn)收到貨通知儀器到貨前，采購部門應(yīng)及時(shí)通知倉庫管理部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。初步驗(yàn)收倉庫管理人員在儀器到貨時(shí)，應(yīng)檢查儀器的外包裝是否完好，數(shù)量是否與合同一致。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知采購部門與供應(yīng)商聯(lián)系解決。質(zhì)量驗(yàn)收質(zhì)量部門按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和合同要求對儀器進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后方可辦理入庫手續(xù)。對于驗(yàn)收不合格的儀器，采購部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨等事宜。三、儀器入庫管理1.入庫準(zhǔn)備倉庫管理人員根據(jù)采購合同和到貨通知，提前安排好存放位置，準(zhǔn)備好驗(yàn)收工具和相關(guān)記錄表格。2.入庫手續(xù)辦理儀器驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員填寫儀器入庫單，詳細(xì)記錄儀器的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、供應(yīng)商、入庫日期等信息。入庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)交使用部門。3.入庫標(biāo)識倉庫管理人員對入庫儀器進(jìn)行標(biāo)識，標(biāo)明儀器的名稱、規(guī)格型號、入庫日期、存放位置等信息。標(biāo)識應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、不易褪色。4.庫存登記倉庫管理人員根據(jù)入庫單及時(shí)更新庫存臺賬，記錄儀器的入庫、出庫、庫存數(shù)量等情況。庫存臺賬應(yīng)定期與財(cái)務(wù)部門的資產(chǎn)賬進(jìn)行核對，確保賬賬相符。四、儀器存儲管理1.存儲環(huán)境要求根據(jù)儀器的特性和要求，設(shè)置適宜的存儲環(huán)境，如溫度、濕度、通風(fēng)、防塵、防潮、防蟲等。對于精密儀器，應(yīng)設(shè)置專門的恒溫恒濕存儲區(qū)域。2.存儲方式分類存放按照儀器的類別、用途、規(guī)格型號等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。定位存放為每臺儀器確定固定的存放位置，并在庫存臺賬和標(biāo)識牌上注明。儀器應(yīng)整齊擺放，不得隨意堆放。防護(hù)措施對易損、易腐蝕、易受潮的儀器，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施，如包裝防護(hù)、涂防銹油、放置干燥劑等。3.庫存盤點(diǎn)定期盤點(diǎn)倉庫管理人員應(yīng)定期對庫存儀器進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)時(shí)，應(yīng)確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)方法盤點(diǎn)采用實(shí)地盤點(diǎn)法，對儀器的數(shù)量、規(guī)格型號、狀態(tài)等進(jìn)行逐一核對。盤點(diǎn)結(jié)束后，填寫盤點(diǎn)報(bào)告，注明盤點(diǎn)結(jié)果、差異情況及原因分析等。差異處理對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的差異，應(yīng)及時(shí)查明原因，并進(jìn)行相應(yīng)的處理。如屬于保管不善造成的損失，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任；如屬于賬務(wù)處理錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)調(diào)整庫存臺賬和財(cái)務(wù)賬目。五、儀器領(lǐng)用管理1.領(lǐng)用申請使用部門需要領(lǐng)用儀器時(shí)，填寫儀器領(lǐng)用申請表，注明儀器名稱、規(guī)格型號、領(lǐng)用日期、預(yù)計(jì)歸還日期、領(lǐng)用用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交至倉庫管理部門。2.領(lǐng)用審批倉庫管理人員收到領(lǐng)用申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)庫存情況。如庫存有貨，且申請符合規(guī)定，倉庫管理人員予以批準(zhǔn)，并辦理領(lǐng)用手續(xù)；如庫存無貨，應(yīng)及時(shí)通知采購部門安排采購。3.領(lǐng)用手續(xù)辦理倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的領(lǐng)用申請表，填寫儀器出庫單，發(fā)放儀器給使用部門。出庫單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)交使用部門。使用部門領(lǐng)用人在出庫單上簽字確認(rèn)。4.領(lǐng)用登記倉庫管理人員及時(shí)更新庫存臺賬，記錄儀器的領(lǐng)用情況。同時(shí)，將領(lǐng)用信息通知財(cái)務(wù)部門，以便進(jìn)行資產(chǎn)核算。六、儀器歸還管理1.歸還通知使用部門在儀器使用完畢后，應(yīng)按照預(yù)計(jì)歸還日期及時(shí)歸還。倉庫管理人員提前通知使用部門做好歸還準(zhǔn)備。2.歸還驗(yàn)收倉庫管理人員對歸還的儀器進(jìn)行驗(yàn)收，檢查儀器的外觀是否完好，性能是否正常，附件是否齊全等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與使用部門溝通，查明原因，明確責(zé)任。3.歸還手續(xù)辦理驗(yàn)收合格后，倉庫管理人員填寫儀器歸還單，使用部門領(lǐng)用人在歸還單上簽字確認(rèn)。歸還單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)交使用部門。倉庫管理人員根據(jù)歸還單辦理入庫手續(xù)，并更新庫存臺賬。七、儀器借用管理1.借用申請因工作需要借用儀器的部門或個(gè)人，填寫儀器借用申請表，注明借用儀器名稱、規(guī)格型號、借用日期、預(yù)計(jì)歸還日期、借用用途等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人和儀器所屬部門負(fù)責(zé)人審批后提交至倉庫管理部門。2.借用審批倉庫管理人員收到借用申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，核實(shí)庫存情況。如庫存有貨，且申請符合規(guī)定，倉庫管理人員予以批準(zhǔn)，并辦理借用手續(xù)；如庫存無貨，應(yīng)及時(shí)通知申請人。3.借用手續(xù)辦理倉庫管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的借用申請表，填寫儀器借用單，發(fā)放儀器給借用人。借用單應(yīng)一式三聯(lián)，一聯(lián)倉庫留存，一聯(lián)交財(cái)務(wù)部門，一聯(lián)交借用人。借用人在借用單上簽字確認(rèn)。4.借用登記倉庫管理人員及時(shí)更新庫存臺賬，記錄儀器的借用情況。同時(shí)，將借用信息通知財(cái)務(wù)部門，以便進(jìn)行資產(chǎn)監(jiān)管。5.借用歸還借用人應(yīng)按照借用單上注明的預(yù)計(jì)歸還日期及時(shí)歸還儀器。倉庫管理人員按照儀器歸還管理的要求進(jìn)行驗(yàn)收和辦理歸還手續(xù)。八、儀器維修與報(bào)廢管理1.儀器維修維修申請使用部門在儀器出現(xiàn)故障時(shí)，填寫儀器維修申請表，詳細(xì)描述故障現(xiàn)象、發(fā)生時(shí)間、使用情況等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至倉庫管理部門。維修審批倉庫管理人員收到維修申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，并根據(jù)儀器的價(jià)值和維修情況提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，倉庫管理人員聯(lián)系專業(yè)維修人員進(jìn)行維修。維修記錄維修人員應(yīng)做好維修記錄，包括故障原因、維修過程、更換的零部件等信息。維修記錄應(yīng)一式兩份，一份交倉庫管理部門存檔，一份交使用部門留存。維修驗(yàn)收維修完成后，倉庫管理人員組織使用部門對維修后的儀器進(jìn)行驗(yàn)收，確保儀器性能恢復(fù)正常。驗(yàn)收合格后，填寫維修驗(yàn)收單。2.儀器報(bào)廢報(bào)廢申請使用部門在儀器已無法正常使用或維修成本過高時(shí)，填寫儀器報(bào)廢申請表，詳細(xì)說明儀器名稱、規(guī)格型號、購置日期、報(bào)廢原因等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交至倉庫管理部門。報(bào)廢鑒定倉庫管理部門組織相關(guān)技術(shù)人員對申請報(bào)廢的儀器進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合報(bào)廢條件。對于價(jià)值較高的儀器，還應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行論證。報(bào)廢審批經(jīng)鑒定符合報(bào)廢條件的儀器，倉庫管理部門填寫報(bào)廢審批表，提交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。報(bào)廢處理報(bào)廢儀器由倉庫管理部門統(tǒng)一處理，可采取變賣、捐贈、拆解等方式。處理過程中應(yīng)做好記錄，并及時(shí)更新庫存臺賬和財(cái)務(wù)賬目。九、儀器檔案管理1.檔案建立倉庫管理人員負(fù)責(zé)建立儀器檔案，收集整理儀器的相關(guān)資料，包括采購合同、驗(yàn)收報(bào)告、使用說明書、維修記錄、校準(zhǔn)證書等。儀器檔案應(yīng)一物一檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.檔案保管儀器檔案應(yīng)妥善保管，存放于專門的檔案柜中，防止檔案資料丟失、損壞或泄露。同時(shí)，應(yīng)定期對檔案進(jìn)行整理和備份，確保檔案的安全性。3.檔案查閱因工作需要查閱儀器檔案的部門或個(gè)人，填寫檔案查閱申請表，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到倉庫管理部門查閱。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得擅自涂改、復(fù)印、轉(zhuǎn)借檔案。查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案。十、儀器盤點(diǎn)與清查管理1.盤點(diǎn)計(jì)劃制定倉庫管理部門應(yīng)制定年度儀器盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)的范圍、時(shí)間、人員安排等。盤點(diǎn)計(jì)劃應(yīng)報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后實(shí)施。2.盤點(diǎn)實(shí)施按照盤點(diǎn)計(jì)劃組織相關(guān)人員進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)過程中應(yīng)認(rèn)真核對儀器的數(shù)量、規(guī)格型號、狀態(tài)等信息，確保賬實(shí)相符。盤點(diǎn)人員應(yīng)在盤點(diǎn)表上簽字確認(rèn)。3.清查結(jié)果處理盤點(diǎn)結(jié)束后，倉庫管理部門對盤點(diǎn)結(jié)果進(jìn)行匯總分析，編制盤點(diǎn)報(bào)告。對于盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。如屬于資產(chǎn)損失，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行申報(bào)和處理。4.定期清查公司應(yīng)定期對儀器倉庫進(jìn)行全面清查，確保儀器管理的規(guī)范和資產(chǎn)的安全。清查工作可結(jié)合年度審計(jì)、專項(xiàng)檢查等進(jìn)行。十一、儀器安全管理1.安全制度建立健全儀器倉庫安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全教育，提高倉庫管理人員的安全意識。2.安全設(shè)施配備在儀器倉庫內(nèi)配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置、通風(fēng)設(shè)備等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施完好有效。3.安全操