廣告畫管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司廣告畫的管理，規(guī)范廣告畫的設(shè)計(jì)、制作、使用、維護(hù)及報(bào)廢等流程，確保廣告畫的質(zhì)量和效果，充分發(fā)揮廣告畫在公司宣傳推廣中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有廣告畫的管理，包括但不限于各類海報(bào)、燈箱廣告、展架廣告等。（三）管理原則1.合法性原則：廣告畫的設(shè)計(jì)、制作、使用等活動應(yīng)符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策的要求。2.規(guī)范性原則：建立規(guī)范的廣告畫管理流程，確保各個環(huán)節(jié)的操作有章可循。3.效益性原則：在保證廣告畫質(zhì)量和效果的前提下，合理控制成本，提高廣告畫的使用效益。4.安全性原則：確保廣告畫在制作、安裝、使用及維護(hù)過程中的安全，避免出現(xiàn)安全事故。二、廣告畫設(shè)計(jì)管理（一）設(shè)計(jì)需求提出1.各部門因工作需要制作廣告畫時(shí)，應(yīng)提前填寫《廣告畫設(shè)計(jì)制作申請表》，詳細(xì)說明廣告畫的用途、內(nèi)容、尺寸、使用地點(diǎn)、使用時(shí)間等信息，并提交相關(guān)的設(shè)計(jì)素材和要求。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至市場部或相關(guān)設(shè)計(jì)管理部門。（二）設(shè)計(jì)審核1.市場部或相關(guān)設(shè)計(jì)管理部門收到申請表后，對設(shè)計(jì)需求進(jìn)行初步評估，審核內(nèi)容包括需求的合理性、與公司品牌形象的一致性、設(shè)計(jì)素材的合法性等。2.對于重要的廣告畫設(shè)計(jì)項(xiàng)目，應(yīng)組織相關(guān)部門（如市場部、品牌部、法務(wù)部等）進(jìn)行聯(lián)合審核，確保設(shè)計(jì)方案符合公司整體戰(zhàn)略和各項(xiàng)要求。3.審核通過后的設(shè)計(jì)需求，由設(shè)計(jì)管理部門安排專業(yè)設(shè)計(jì)師進(jìn)行設(shè)計(jì)。（三）設(shè)計(jì)制作1.設(shè)計(jì)師應(yīng)根據(jù)審核通過的設(shè)計(jì)需求，進(jìn)行廣告畫的創(chuàng)意設(shè)計(jì)和制作。在設(shè)計(jì)過程中，要充分考慮廣告畫的受眾群體、宣傳目的、展示環(huán)境等因素，確保設(shè)計(jì)作品具有吸引力和感染力。2.設(shè)計(jì)初稿完成后，應(yīng)提交給需求部門和相關(guān)審核人員進(jìn)行審核，收集反饋意見，并根據(jù)意見進(jìn)行修改完善。3.最終設(shè)計(jì)稿經(jīng)審核通過后，方可進(jìn)行制作。制作過程中，要嚴(yán)格按照設(shè)計(jì)要求選用合適的材料和工藝，確保廣告畫的質(zhì)量。三、廣告畫制作管理（一）制作單位選擇1.設(shè)計(jì)管理部門應(yīng)根據(jù)廣告畫的制作要求和預(yù)算，選擇具有相應(yīng)資質(zhì)和制作能力的合作單位進(jìn)行制作。2.合作單位的選擇應(yīng)通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)、詢價(jià)等方式進(jìn)行，確保選擇過程公平、公正、公開。3.選定合作單位后，應(yīng)與其簽訂詳細(xì)的制作合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括制作內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格、交貨時(shí)間、付款方式等條款。（二）制作過程監(jiān)控1.設(shè)計(jì)管理部門應(yīng)安排專人對廣告畫的制作過程進(jìn)行監(jiān)控，確保制作單位按照合同要求和設(shè)計(jì)方案進(jìn)行制作。2.監(jiān)控內(nèi)容包括制作進(jìn)度、質(zhì)量控制、材料使用等方面。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與制作單位溝通協(xié)調(diào)，要求其限期整改。3.在制作過程中，如需對設(shè)計(jì)方案進(jìn)行變更，應(yīng)按照設(shè)計(jì)變更流程進(jìn)行審批，確保變更后的設(shè)計(jì)方案符合公司要求。（三）驗(yàn)收交付1.廣告畫制作完成后，制作單位應(yīng)提前通知設(shè)計(jì)管理部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和設(shè)計(jì)方案，對廣告畫的質(zhì)量、尺寸、顏色、內(nèi)容等進(jìn)行全面檢查。2.驗(yàn)收合格的廣告畫，制作單位應(yīng)按照合同約定的時(shí)間和方式交付使用部門，并提供相關(guān)的質(zhì)量證明文件和售后服務(wù)承諾。3.驗(yàn)收不合格的廣告畫，制作單位應(yīng)負(fù)責(zé)返工或重新制作，直至達(dá)到驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)為止。由此產(chǎn)生的費(fèi)用由制作單位承擔(dān)。四、廣告畫使用管理（一）使用申請1.使用部門如需使用廣告畫，應(yīng)提前填寫《廣告畫使用申請表》，詳細(xì)說明廣告畫的使用地點(diǎn)、使用時(shí)間、使用方式等信息，并提交給廣告畫管理部門。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交至廣告畫管理部門進(jìn)行審批。（二）使用審批1.廣告畫管理部門收到申請表后，對使用申請進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括使用需求的合理性、使用時(shí)間和地點(diǎn)的合規(guī)性、廣告畫的安全性等。2.對于涉及公司重要活動、品牌形象宣傳等的廣告畫使用申請，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.審批通過后的廣告畫使用申請，廣告畫管理部門應(yīng)及時(shí)通知使用部門安排安裝和使用。（三）安裝維護(hù)1.使用部門應(yīng)按照廣告畫管理部門的要求，在指定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行廣告畫的安裝。安裝過程中，要確保廣告畫安裝牢固、平整、美觀，避免出現(xiàn)安全隱患。2.使用部門負(fù)責(zé)廣告畫的日常維護(hù)工作，定期檢查廣告畫的狀況，如發(fā)現(xiàn)有損壞、褪色、變形等問題，應(yīng)及時(shí)通知廣告畫管理部門進(jìn)行處理。3.在廣告畫使用期間，如因特殊原因需要臨時(shí)拆除或更換廣告畫，使用部門應(yīng)提前向廣告畫管理部門申請，并按照要求進(jìn)行操作。（四）使用期限1.廣告畫的使用期限應(yīng)根據(jù)其制作成本、宣傳效果、使用環(huán)境等因素合理確定。一般情況下，短期廣告畫的使用期限不超過[X]個月，長期廣告畫的使用期限不超過[X]年。2.使用期限屆滿后，如無繼續(xù)使用的必要，廣告畫管理部門應(yīng)及時(shí)安排拆除或更換。如需繼續(xù)使用，使用部門應(yīng)提前向廣告畫管理部門申請延長使用期限，并重新進(jìn)行審批。五、廣告畫維護(hù)管理（一）定期檢查1.廣告畫管理部門應(yīng)定期組織對公司內(nèi)的廣告畫進(jìn)行檢查，檢查周期根據(jù)廣告畫的使用情況和重要程度確定，一般為每月或每季度進(jìn)行一次。2.檢查內(nèi)容包括廣告畫的外觀狀況（如是否有破損、褪色、變形等）、安裝牢固程度、照明設(shè)備運(yùn)行情況等。3.檢查人員應(yīng)填寫《廣告畫檢查記錄表》，詳細(xì)記錄檢查結(jié)果，并及時(shí)反饋給廣告畫管理部門。（二）維護(hù)保養(yǎng)1.根據(jù)廣告畫的檢查結(jié)果，廣告畫管理部門及時(shí)安排維護(hù)保養(yǎng)工作。對于一般性的損壞，如畫面輕微破損、褪色等，可安排專業(yè)人員進(jìn)行修復(fù)或更換；對于較為嚴(yán)重的損壞，如框架變形、燈箱故障等，應(yīng)及時(shí)聯(lián)系制作單位進(jìn)行維修或更換。2.在維護(hù)保養(yǎng)過程中，要確保使用的材料和工藝與原廣告畫一致，以保證廣告畫的整體效果。3.對于具有特殊要求的廣告畫（如防水、防火、防塵等），應(yīng)按照相應(yīng)的維護(hù)保養(yǎng)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保其功能正常。（三）應(yīng)急處理1.如遇突發(fā)情況（如自然災(zāi)害、意外事故等）導(dǎo)致廣告畫損壞或影響使用，使用部門應(yīng)立即采取應(yīng)急措施，如設(shè)置警示標(biāo)識、臨時(shí)拆除危險(xiǎn)部分等，確保人員和財(cái)產(chǎn)安全。2.同時(shí)，使用部門應(yīng)及時(shí)通知廣告畫管理部門，廣告畫管理部門應(yīng)迅速組織人員進(jìn)行現(xiàn)場勘查和評估，制定修復(fù)或更換方案，并盡快組織實(shí)施。六、廣告畫報(bào)廢管理（一）報(bào)廢鑒定1.當(dāng)廣告畫出現(xiàn)以下情況之一時(shí)，可申請報(bào)廢：嚴(yán)重?fù)p壞，無法修復(fù)或修復(fù)成本過高；已過使用期限，且無繼續(xù)使用價(jià)值；因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、宣傳策略變化等原因，不再需要使用。2.廣告畫管理部門應(yīng)定期對公司內(nèi)的廣告畫進(jìn)行清查，對符合報(bào)廢條件的廣告畫進(jìn)行鑒定，并填寫《廣告畫報(bào)廢申請表》。（二）報(bào)廢審批1.《廣告畫報(bào)廢申請表》需經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人、廣告畫管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等審核簽字后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。2.審批通過后的廣告畫，方可進(jìn)行報(bào)廢處理。（三）報(bào)廢處理1.廣告畫報(bào)廢處理應(yīng)遵循環(huán)保、安全、經(jīng)濟(jì)的原則。對于可回收利用的材料（如金屬框架、塑料板材等），應(yīng)進(jìn)行回收處理；對于不可回收利用的材料（如紙質(zhì)畫面、油墨等），應(yīng)按照相關(guān)環(huán)保要求進(jìn)行妥善處置，避免對環(huán)境造成污染。2.報(bào)廢廣告畫處理過程中，應(yīng)做好記錄工作，包括報(bào)廢時(shí)間、處理方式、處理單位等信息，并將相關(guān)記錄存檔保存。七、廣告畫檔案管理（一）檔案建立1.廣告畫管理部門應(yīng)對每一幅廣告畫建立檔案，檔案內(nèi)容包括廣告畫的設(shè)計(jì)制作文件（如設(shè)計(jì)稿、效果圖、制作合同等）、使用記錄（如使用申請表、使用時(shí)間、使用地點(diǎn)等）、維護(hù)保養(yǎng)記錄（如檢查記錄表、維修記錄等）、報(bào)廢記錄（如報(bào)廢申請表、報(bào)廢處理記錄等）等。2.檔案應(yīng)按照廣告畫的編號或使用時(shí)間順序進(jìn)行整理歸檔，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案保管1.廣告畫檔案應(yīng)妥善保管，保管期限根據(jù)公司檔案管理制度的要求確定，一般為[X]年。2.檔案保管地點(diǎn)應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案資料的安全。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱廣告畫檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫《廣告畫檔案查閱申請表》，注明查閱原因和查閱內(nèi)容，并提交至廣告畫管理部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。2.審批通過后，查閱人員應(yīng)在廣告畫管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或復(fù)印、拍照。查閱過程中，應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得隨意涂改、損壞。3.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還廣告畫管理部門，并在《廣告畫檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司內(nèi)部審計(jì)部門或相關(guān)管理部門應(yīng)定期對廣告畫的管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括廣告畫的設(shè)計(jì)、制作、使用、維護(hù)、報(bào)廢等環(huán)節(jié)是否符合本制度的要求。2.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價(jià)1.廣告畫管理部門應(yīng)建立廣告畫管理工作考核評價(jià)機(jī)制，對各部門廣告畫管理工作進(jìn)行量化考核。考核指標(biāo)包括廣告畫設(shè)計(jì)質(zhì)量、制作進(jìn)度、使用效果、維護(hù)保養(yǎng)情況、報(bào)廢處理合規(guī)性等方面。