中心發函管理制度?一、總則（一）目的為了規范中心發函的管理，確保發函工作的準確性、及時性和規范性，提高溝通效率，維護中心的正常運營秩序，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于中心內部各部門之間、中心與外部單位及個人之間的各類發函往來。（三）基本原則1.準確性原則：發函內容應準確表達意圖，避免模糊不清或產生歧義。2.及時性原則：根據事項的緊急程度，及時起草、審核、發送和處理發函，確保信息傳遞的時效性。3.規范性原則：發函格式、編號、審批流程等應符合本制度及相關規定要求。二、發函分類及定義（一）公函1.定義：中心以單位名義向外部單位或個人發出的正式信函，用于公務往來、業務溝通、合作洽談、信息告知等。2.適用場景：如與合作單位簽訂合作協議、向政府部門報送項目申報材料、回復客戶咨詢等。（二）便函1.定義：中心內部各部門之間用于日常工作溝通、協調事項、傳達信息等的非正式信函。2.適用場景：如部門間工作安排的通知、會議紀要的傳達、工作進展情況的匯報等。（三）電子郵件1.定義：通過電子信息網絡發送的信件，具有便捷、快速的特點，可作為正式公函或便函的一種補充形式。2.適用場景：在一些時效性要求較高、信息內容相對簡單的情況下，可采用電子郵件進行溝通，但重要事項仍應以正式公函形式發送。三、發函流程（一）發函起草1.明確發函目的：發函人應首先清晰確定發函的目的，如告知事項、請求支持、協商合作等，以便準確組織語言和內容。2.收集相關信息：圍繞發函目的，收集必要的背景資料、數據、事實依據等，確保發函內容真實、準確、完整。3.起草發函內容：公函：應按照正式公文格式起草，包括標題、主送單位、正文、附件、落款等部分。標題應準確概括發函主題；正文應條理清晰、邏輯嚴密，詳細闡述發函事項及相關要求；附件如有應注明名稱和份數；落款應加蓋中心公章，并注明發函日期。便函：格式相對靈活，但應包含標題、稱呼、正文、落款等基本要素。標題可簡潔明了地概括便函主題；正文直接說明事項；落款注明部門名稱和日期。電子郵件：郵件主題應明確反映郵件核心內容，郵件正文應簡潔清晰，必要時可添加附件。（二）發函審核1.部門內部審核：公函：起草完成后，由發函部門負責人對發函內容進行審核，重點審核發函目的是否明確、內容是否準確合規、格式是否符合要求等。審核通過后，在發函審批表上簽字確認。便函：便函一般由起草人所在部門負責人進行審核，確保內容無誤、不涉及敏感信息。電子郵件：重要郵件在發送前，應由發函人所在部門負責人進行審核把關。2.跨部門審核（如需）：涉及多個部門的發函，在部門內部審核通過后，需提交相關部門進行會簽審核。會簽部門應從自身業務角度對發函內容進行審查，提出意見和建議。例如，涉及財務事項的發函，需經財務部門審核；涉及法律風險的發函，需經法務部門審核等。審核通過后，各會簽部門在發函審批表上簽字。3.領導審批：根據發函事項的重要程度和涉及范圍，按照中心規定的審批權限，由相應領導進行審批。一般事項由部門分管領導審批；重要事項或涉及重大決策的發函，需經中心主要領導審批。領導審批通過后，在發函審批表上簽署意見并簽字。（三）發函編號1.公函應進行編號管理，編號規則為：[年份][部門簡稱][序號]。例如，2023年行政部發出的第5號公函，編號為2023XZ05。2.便函和電子郵件可不進行專門編號，但為便于查詢和管理，可由發函部門自行建立登記臺賬，記錄發函日期、主題、收件人、發函內容等信息。（四）發函發送1.公函：審核及審批通過后，由專人負責按照規定的格式打印公函，并加蓋中心公章。通過郵政特快專遞（EMS）、掛號信等方式寄發，確保公函能夠安全、準確地送達收件人，并保留寄件憑證。同時，將電子掃描件發送至收件人指定的電子郵箱，以便對方及時查閱。2.便函：審核通過后，可采用內部辦公系統發送、專人送達、傳真等方式進行傳遞。如采用內部辦公系統發送，應確保收件人能夠及時收到便函信息；專人送達時，送件人應與收件人做好交接簽收記錄；傳真發送后，應及時電話確認收件人是否收到清晰完整的便函。3.電子郵件：按照設定的收件人、抄送人和密送人信息，準確無誤地發送電子郵件。重要郵件發送后，可通過電話等方式提醒收件人及時查收。（五）發函跟蹤與反饋1.跟蹤：發函后，發函人應及時跟蹤發函的送達情況和處理進度。對于重要公函，可通過EMS官網查詢物流信息，了解公函是否已被收件人簽收；對于便函和電子郵件，可與收件人或相關部門進行溝通，確認對方是否收到及知曉發函內容。2.反饋：如收到對方針對發函的回復或處理結果，發函人應及時將相關信息反饋給本部門負責人及其他相關人員。對于需要進一步跟進處理的事項，應按照中心相關流程和要求，協調各方資源，推動事項順利解決，并及時向領導匯報進展情況。四、發函格式規范（一）公函格式1.一般用二號小標宋體字，編排于紅色分隔線下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，長短適宜，間距恰當，標題排列應當使用梯形或菱形。2.主送單位：編排于標題下空一行位置，居左頂格，回行時仍頂格，最后一個主送機關名稱后標全角冒號。3.正文：公文首頁必須顯示正文。一般用三號仿宋體字，編排于主送機關名稱下一行，每個自然段左空二字，回行頂格。文中結構層次序數依次可以用"一、""（一）""1.""（1）"標注；一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。4.附件：如有附件，在正文下空一行左空二字編排"附件"二字，后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件，使用阿拉伯數字標注附件順序號（如"附件：1.[附件名稱1]"）；附件名稱后不加標點符號。附件與正文一起裝訂時，附件頁碼應當連續編排。5.落款：在正文右下方（距頁面右邊距28mm處）署名，一般寫全稱，并加蓋中心公章。署名下方標注成文日期，用阿拉伯數字將年、月、日標全，年份應標全稱，月、日不編虛位（即1不編為01），成文日期右空四字編排。（二）便函格式1.一般用三號黑體字，居中編排，簡潔明了地概括便函主題。2.稱呼：頂格寫收件人姓名或部門名稱，后加冒號。3.正文：用四號仿宋體字，首行縮進兩個字符，段落間距適中，表達清晰流暢。4.落款：在正文右下方注明發函部門名稱和日期，部門名稱應寫全稱，日期用阿拉伯數字。（三）電子郵件格式1.主題：應準確概括郵件核心內容，避免使用模糊或易引起歧義的表述，一般用三號宋體字加粗顯示。2.正文：內容簡潔明了，條理清晰，可根據需要分段表述。字體一般用四號宋體字，顏色統一，避免使用過于花哨或難以辨認的字體和顏色。3.附件：如有附件，應在郵件正文中明確說明附件名稱，并在合適位置添加附件圖標鏈接。附件命名應規范，便于識別和查找，一般采用"[發函主題][附件內容簡介][日期].[文件格式]"的格式。五、發函歸檔管理（一）歸檔范圍1.各類公函、便函的紙質原件及電子掃描件。2.發函過程中涉及的審批表、寄件憑證、簽收記錄、對方回復函件等相關資料。3.電子郵件的原始記錄（包括郵件正文、附件、發送及接收時間等信息）。（二）歸檔流程1.發函事項處理完畢后，發函人應及時將相關資料收集整理。2.對于紙質文件，按照中心檔案管理的分類標準進行分類、編號，編制目錄清單，移交至中心檔案室統一保管。3.電子文件應按照規定的存儲路徑和命名規則進行存儲，并定期進行備份，確保文件的安全性和完整性。同時，將電子文件的相關元數據信息錄入檔案管理系統，便于查詢和檢索。（三）查閱與借閱1.中心內部人員因工作需要查閱發函檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人審批后，到檔案室查閱。2.如需借閱發函檔案，借閱人應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱期限、借閱用途等，并經部門負責人和檔案管理部門負責人審批。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應重新辦理審批手續。3.檔案室管理人員應對查閱和借閱情況進行詳細登記，包括查閱（借閱）人姓名、部門、查閱（借閱）時間、查閱（借閱）內容、歸還時間等信息，確保檔案的安全和可追溯性。4.查閱和借閱人員應遵守檔案管理規定，不得擅自涂改、抽取、銷毀檔案內容，不得轉借他人，確保檔案的完整和安全。查閱完畢后，應及時歸還檔案；借閱期滿后，借閱人應按時歸還檔案，如因特殊原因不能按時歸還的，應提前辦理續借手續。六、發函保密管理（一）保密責任1.所有參與發函起草、審核、發送、接收及處理過程的人員，均負有保密責任，應嚴格遵守中心的保密制度，確保發函內容不被泄露。2.發函部門負責人應加強對本部門人員的保密教育，督促其履行保密義務。（二）保密措施1.涉及敏感信息的發函，應按照中心保密規定進行密級標識和處理，如標注"機密""秘密"等字樣，并采取相應的保密傳輸和存儲方式。2.在發函過程中，應盡量減少知密范圍，嚴格控制發函的抄送對象，避免無關人員知悉發函內容。3.對于通過電子郵件發送的涉及保密信息的函件，應采用加密郵件系統或對附件進行加密處理，并要求收件人采取相應的保密措施。4.紙質發函文件應存放在安全保密的場所，防止丟失或被盜。廢棄的發函文件應按照中心規定進行銷毀處理，避免信息泄露。（三）違規處理1.如發現發函過程中存在違反保密規定的行為，中心將視情節輕重，對相關責任人給予批評教育、警告、罰款、降職、辭退等處理。2.因違反保密規定給中心造成經濟損失或其他不良影響的，責任人應承擔相應的賠償責任；構成犯罪的，將依法追究刑事責任。七、監督與考核（一）監督檢查1.中心辦公室負責對發函管理制度的執行情況進行定期或不定期的監督檢查，確保各部門嚴格按照制度要求開展發函工作。2.監督檢查內容包括發函流程的規范性、發函格式的準確性、發函跟蹤與反饋的及時性、發函歸檔管理的完整性等方面。（二）考核指標1.發函及時率：統計按時發出的發函數量占應發函數量的比例，考核發函的及時性。2.發函準確率：對發函內容進行抽查，統計內容準確無誤的發函數量占發函總數的比例，考核發函內容的質量。3.發函歸檔完整率：檢查發函歸檔資料的完整性，統計歸檔資料齊全的發函數量占發函總數的比例，考核發函歸檔管理工作。（三）考核結果應用1.將發函工作的考核結果