供需方管理制度?一、總則1.目的本制度旨在規范公司與供需方之間的合作關系，確保物資采購、服務提供等活動的順利進行，保障公司利益，提高運營效率，促進供需雙方的長期穩定合作。2.適用范圍本制度適用于公司所有涉及物資采購、服務外包等與供需方相關的業務活動，包括但不限于原材料供應商、零部件供應商、服務提供商等。3.基本原則公平公正原則：在選擇、評估和管理供需方過程中，遵循公平公正的原則，確保所有供需方享有平等的機會。質量優先原則：優先選擇能夠提供高質量產品和服務的供需方，以滿足公司生產經營和客戶需求。誠實守信原則：供需雙方應誠實守信，履行合同約定，維護良好的合作關系。互利共贏原則：追求供需雙方的共同發展，實現互利共贏的合作目標。二、供需方選擇與評估1.供需方信息收集渠道市場調研：通過行業展會、網絡搜索、行業報告等方式收集潛在供需方信息。供應商推薦：現有供需方、合作伙伴、行業協會等的推薦。公司內部推薦：公司員工根據業務需求推薦合適的供需方。內容收集的信息應包括供需方的基本情況（如公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍等）、生產能力、產品或服務質量、價格水平、售后服務、信譽狀況等。2.初步篩選根據收集到的信息，對潛在供需方進行初步篩選，排除明顯不符合要求的供需方，如生產能力不足、信譽不佳等。3.實地考察對于通過初步篩選的供需方，安排實地考察，了解其實際生產經營狀況、質量管理體系、設備設施等情況。考察內容可包括：生產車間：查看生產流程、設備運行狀況、生產環境等。質量控制部門：了解質量檢驗標準、檢驗流程、檢測設備等。倉庫管理：考察庫存管理情況，確保物資存儲符合要求。人員管理：觀察員工工作狀態、培訓情況等。4.資質審核審核供需方的相關資質文件，如營業執照、生產許可證、質量認證證書、稅務登記證等，確保其具備合法經營資格。5.樣品測試與試用對于重要物資或服務，要求供需方提供樣品進行測試或試用，根據測試結果和試用反饋評估其是否符合公司要求。6.評估指標體系建立供需方評估指標體系，包括但不限于以下方面：質量指標：產品合格率、服務達標率等。價格指標：價格合理性、價格穩定性等。交貨期指標：按時交貨率、交貨準時性等。售后服務指標：響應時間、解決問題能力等。信譽指標：是否有違約記錄、商業信譽評價等。7.綜合評估組織相關部門和人員對供需方進行綜合評估，根據評估指標體系進行打分，確定其綜合得分。根據綜合得分對供需方進行排名，選擇排名靠前的供需方作為合作對象。三、供需方合作協議1.協議簽訂流程確定合作意向后，由采購部門或相關業務部門起草合作協議草案。草案提交法務部門審核，確保協議內容符合法律法規要求。根據法務部門審核意見修改協議草案，經公司授權代表與供需方協商一致后簽訂正式合作協議。2.協議主要內容雙方基本信息：包括公司名稱、地址、聯系方式等。合作內容：明確物資采購的品種、規格、數量、服務的具體內容等。價格條款：約定物資價格、服務費用及其調整方式。交貨期與交貨地點：規定交貨時間和交貨地點。質量標準：明確產品或服務應達到的質量要求。驗收條款：制定驗收標準、驗收流程和驗收期限。付款方式：確定付款時間、付款比例和付款方式。售后服務：約定售后服務內容、響應時間和解決問題的期限。保密條款：規定雙方在合作過程中知悉的對方商業秘密等信息的保密責任。違約責任：明確雙方違反協議應承擔的責任。爭議解決方式：約定雙方在合作過程中發生爭議的解決途徑，如協商、仲裁或訴訟。四、供需方日常管理1.溝通協調機制建立定期溝通會議制度，供需雙方定期就合作情況、問題解決、需求變更等進行溝通交流。設立專門的溝通渠道，如聯系人電話、郵箱、即時通訊工具等，確保信息傳遞及時準確。對于緊急事項，雙方應及時溝通協調，采取有效措施加以解決。2.訂單管理公司根據生產經營需求向供需方下達訂單，訂單內容應明確物資規格、數量、交貨時間、交貨地點等要求。訂單下達后，跟蹤訂單執行情況，及時與供需方溝通訂單進度，確保按時交貨。如有訂單變更需求，應及時通知供需方，并協商一致后簽訂變更協議。3.質量監控要求供需方建立質量管理體系，定期對其質量管理體系進行評估。加強進貨檢驗和驗收工作，按照驗收標準對采購的物資或服務進行嚴格檢驗，確保質量合格。對于質量問題，及時通知供需方，要求其采取整改措施，如退換貨、補貨、返工等，并跟蹤整改情況。4.交貨期管理與供需方明確交貨期要求，并將交貨期納入考核指標。提前了解供需方生產計劃和庫存情況，對于可能影響交貨期的因素及時溝通協調，采取措施確保按時交貨。對于延遲交貨的供需方，按照協議約定追究其違約責任。5.價格管理定期對市場價格進行調研，了解同類物資或服務的價格動態。根據市場價格變化和公司成本情況，與供需方協商價格調整事宜，確保價格合理。對于價格調整，應簽訂價格變更協議，并明確價格調整的生效時間和范圍。6.售后服務管理要求供需方提供良好的售后服務，明確售后服務內容和響應時間。對于客戶反饋的關于供需方產品或服務的問題，及時轉交給供需方，并跟蹤處理進度和結果。定期對供需方售后服務質量進行評價，評價結果作為合作評估的重要依據。五、供需方考核與激勵1.考核周期定期對供需方進行考核，考核周期可根據業務特點確定，一般為季度或年度。2.考核內容質量考核：根據產品或服務質量檢驗結果進行評分。交貨期考核：統計按時交貨率等指標進行考核。價格考核：評估價格合理性和穩定性。售后服務考核：根據客戶反饋和處理情況進行評價。其他考核：如配合度、創新能力等方面的考核。3.考核方式由采購部門或相關業務部門收集考核數據，包括檢驗報告、交貨記錄、客戶反饋等。組織相關部門和人員對考核數據進行分析和評估，確定考核得分。4.激勵措施優秀供應商評選：根據考核結果，評選出優秀供需方，給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證書、增加訂單份額、提供優惠政策等。合作機會優先：在后續合作中，對于表現優秀的供需方，優先給予合作機會，優先考慮新產品、新項目的合作。培訓與輔導：為有提升潛力的供需方提供培訓和輔導，幫助其提高產品質量、管理水平等，促進共同發展。5.懲罰措施警告：對于考核結果不合格的供需方，發出警告通知，要求其限期整改。減少訂單份額：根據整改情況，適當減少訂單份額，直至其改進達到要求。暫停合作：對于問題嚴重且整改不力的供需方，暫停合作一段時間，待其整改合格后再恢復合作。終止合作：對于屢教不改、嚴重影響公司利益的供需方，終止合作關系，并按照協議追究其違約責任。六、供需方風險管理1.風險識別市場風險：如原材料價格波動、市場需求變化等可能影響供需方的供應能力和價格水平。質量風險：供需方提供的產品或服務質量不符合要求，給公司帶來損失。交貨期風險：供需方因各種原因無法按時交貨，影響公司生產經營進度。信譽風險：供需方存在違約、欺詐等行為，損害公司利益。法律風險：合作協議存在漏洞或違反法律法規，導致法律糾紛。2.風險評估對識別出的風險進行評估，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。3.風險應對措施市場風險應對與供需方協商簽訂價格調整條款，約定價格波動的調整方式。建立市場監測機制，及時了解市場動態，提前做好應對準備。開發多個供應渠道，降低對單一供需方的依賴。質量風險應對加強進貨檢驗和驗收，增加檢驗頻次和項目。要求供需方提供質量擔保，對質量問題承擔相應責任。定期對供需方質量管理體系進行審核和評估，督促其持續改進質量。交貨期風險應對提前與供需方制定詳細的生產計劃和交貨計劃，明確關鍵節點。建立交貨期預警機制，對可能延遲交貨的情況提前采取措施，如調整生產計劃、尋找替代供應商等。在合作協議中明確延遲交貨的違約責任，加大違約成本。信譽風險應對加強對供需方信譽調查和評估，選擇信譽良好的合作伙伴。在合作協議中明確信譽條款，對違約行為進行約束。建立信譽檔案，記錄供需方的