外貿(mào)員管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)管理，規(guī)范外貿(mào)員行為，提高工作效率和業(yè)務(wù)水平，保障公司外貿(mào)業(yè)務(wù)的順利開展，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體外貿(mào)員。（三）基本原則1.遵守國家法律法規(guī)和國際貿(mào)易慣例，誠實(shí)守信，合法經(jīng)營。2.以客戶為中心，提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，滿足客戶需求，維護(hù)公司良好形象。3.注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作，加強(qiáng)內(nèi)部溝通與交流，共同推動(dòng)公司外貿(mào)業(yè)務(wù)發(fā)展。4.堅(jiān)持績效考核，激勵(lì)外貿(mào)員積極工作，不斷提升業(yè)務(wù)能力和業(yè)績水平。二、崗位職責(zé)（一）客戶開發(fā)與維護(hù)1.通過各種渠道積極尋找潛在客戶，建立客戶檔案，及時(shí)更新客戶信息。2.定期與客戶溝通，了解客戶需求和市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，提供專業(yè)的產(chǎn)品咨詢和解決方案，維護(hù)良好的客戶關(guān)系。3.跟進(jìn)客戶訂單，及時(shí)處理客戶反饋和投訴，確保客戶滿意度。（二）業(yè)務(wù)洽談與訂單處理1.與客戶進(jìn)行商務(wù)洽談，了解客戶采購意向，爭取訂單機(jī)會(huì)。2.負(fù)責(zé)訂單的報(bào)價(jià)、合同起草、審核與簽訂，確保合同條款清晰、準(zhǔn)確、合法，維護(hù)公司利益。3.協(xié)調(diào)公司內(nèi)部各部門，確保訂單按時(shí)、按質(zhì)、按量生產(chǎn)和交付，跟蹤訂單執(zhí)行情況，及時(shí)解決訂單執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。（三）市場(chǎng)調(diào)研與分析1.關(guān)注行業(yè)動(dòng)態(tài)和市場(chǎng)趨勢(shì)，收集、整理相關(guān)信息，定期撰寫市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告。2.分析競(jìng)爭對(duì)手情況，了解其產(chǎn)品特點(diǎn)、價(jià)格策略、市場(chǎng)份額等，為公司制定市場(chǎng)策略提供參考依據(jù)。（四）單證制作與報(bào)關(guān)報(bào)檢1.按照合同要求和國際貿(mào)易慣例，準(zhǔn)確制作各類外貿(mào)單證，如發(fā)票、裝箱單、提單、報(bào)關(guān)單、報(bào)檢單等，確保單證的準(zhǔn)確性和完整性。2.負(fù)責(zé)報(bào)關(guān)報(bào)檢手續(xù)的辦理，及時(shí)了解海關(guān)和檢驗(yàn)檢疫部門的政策法規(guī)變化，確保貨物順利通關(guān)。（五）收匯與核銷1.跟蹤客戶付款情況，及時(shí)催收貨款，確保公司資金安全回籠。2.負(fù)責(zé)辦理外匯核銷手續(xù)，確保外匯資金的合規(guī)使用和核銷。（六）其他工作1.完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時(shí)性工作任務(wù)。2.積極參加公司組織的各類培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，不斷提升自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。三、工作流程（一）客戶開發(fā)流程1.市場(chǎng)調(diào)研：外貿(mào)員通過網(wǎng)絡(luò)、展會(huì)、行業(yè)報(bào)告等渠道收集潛在客戶信息，分析市場(chǎng)需求和競(jìng)爭態(tài)勢(shì)。2.客戶篩選：根據(jù)公司業(yè)務(wù)范圍和市場(chǎng)定位，對(duì)外收集到的客戶信息進(jìn)行篩選，確定目標(biāo)客戶。3.首次聯(lián)系：通過電話、郵件等方式與目標(biāo)客戶進(jìn)行首次聯(lián)系，介紹公司及產(chǎn)品情況，表達(dá)合作意向。4.建立關(guān)系：與客戶保持定期溝通，了解客戶需求和關(guān)注點(diǎn)，提供個(gè)性化的解決方案，逐步建立信任關(guān)系。5.拜訪客戶：根據(jù)客戶需求和合作可能性，安排實(shí)地拜訪客戶，深入了解客戶情況，展示公司實(shí)力和產(chǎn)品優(yōu)勢(shì)，促進(jìn)合作達(dá)成。（二）訂單處理流程1.報(bào)價(jià)：收到客戶詢價(jià)后，外貿(mào)員根據(jù)產(chǎn)品成本、市場(chǎng)行情、客戶要求等因素進(jìn)行報(bào)價(jià)，并及時(shí)回復(fù)客戶。2.合同起草：客戶接受報(bào)價(jià)后，外貿(mào)員起草銷售合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等條款。3.合同審核：合同起草完成后，提交給部門主管和公司相關(guān)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合公司利益和法律法規(guī)要求。4.合同簽訂：審核通過后，與客戶簽訂銷售合同，并將合同副本分發(fā)給公司內(nèi)部相關(guān)部門。5.訂單下達(dá)：根據(jù)合同要求，下達(dá)生產(chǎn)訂單給生產(chǎn)部門，明確產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期等要求，并跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度。6.發(fā)貨安排：生產(chǎn)完成后，協(xié)調(diào)物流部門安排發(fā)貨，確保貨物按時(shí)、按質(zhì)、按量發(fā)運(yùn)，并及時(shí)將發(fā)貨信息通知客戶。7.單證制作：根據(jù)合同和發(fā)貨情況，制作各類外貿(mào)單證，如發(fā)票、裝箱單、提單等，并提交給客戶和銀行。8.收匯核銷：跟蹤客戶付款情況，及時(shí)催收貨款，收到貨款后辦理外匯核銷手續(xù)。（三）售后服務(wù)流程1.客戶反饋：及時(shí)處理客戶反饋的問題和投訴，記錄客戶需求和意見。2.問題分析：對(duì)客戶反饋的問題進(jìn)行分析，確定問題原因和解決方案。3.協(xié)調(diào)解決：協(xié)調(diào)公司內(nèi)部相關(guān)部門，共同解決客戶問題，確保客戶滿意。4.結(jié)果跟蹤：跟蹤問題解決情況，及時(shí)向客戶反饋處理結(jié)果，確認(rèn)客戶是否滿意。5.經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：對(duì)客戶反饋的問題進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議，避免類似問題再次發(fā)生。四、工作規(guī)范（一）辦公紀(jì)律1.遵守公司考勤制度，按時(shí)上下班，不得遲到、早退、曠工。2.保持辦公區(qū)域整潔衛(wèi)生，物品擺放整齊有序。3.工作時(shí)間內(nèi)不得從事與工作無關(guān)的事情，如玩游戲、看視頻、聊天等。（二）溝通協(xié)作1.積極與公司內(nèi)部各部門溝通協(xié)作，及時(shí)傳遞業(yè)務(wù)信息，確保工作順利開展。2.與客戶溝通時(shí)，使用禮貌、專業(yè)的語言，及時(shí)回復(fù)客戶郵件和電話，不得推諉、拖延。3.參加公司組織的會(huì)議和培訓(xùn)活動(dòng)，認(rèn)真聽講，積極發(fā)言，不得無故缺席。（三）文件管理1.妥善保管公司各類文件和資料，不得遺失、泄露公司機(jī)密信息。2.按照公司文件管理制度要求，及時(shí)整理、歸檔業(yè)務(wù)文件，便于查閱和使用。（四）費(fèi)用報(bào)銷1.嚴(yán)格按照公司費(fèi)用報(bào)銷制度報(bào)銷業(yè)務(wù)費(fèi)用，確保費(fèi)用支出合理、合規(guī)。2.報(bào)銷時(shí)提供真實(shí)、有效的發(fā)票和相關(guān)憑證，不得虛報(bào)、冒領(lǐng)費(fèi)用。五、績效考核（一）考核原則1.公平、公正、公開原則，確保考核結(jié)果真實(shí)反映外貿(mào)員的工作表現(xiàn)和業(yè)績水平。2.定量與定性相結(jié)合原則，綜合考慮外貿(mào)員的業(yè)務(wù)指標(biāo)完成情況和工作表現(xiàn)等因素。3.激勵(lì)與約束相結(jié)合原則，通過績效考核激勵(lì)外貿(mào)員積極工作，提高業(yè)務(wù)能力和業(yè)績水平。（二）考核指標(biāo)1.業(yè)績指標(biāo)（60%）銷售額：考核外貿(mào)員的實(shí)際銷售業(yè)績，以完成的銷售額為主要考核指標(biāo)。利潤額：考核外貿(mào)員所負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)的利潤貢獻(xiàn)情況。新客戶開發(fā)數(shù)量：鼓勵(lì)外貿(mào)員積極開拓新市場(chǎng)，增加新客戶資源。訂單成交率：考核外貿(mào)員的業(yè)務(wù)洽談能力和訂單獲取能力。2.工作表現(xiàn)指標(biāo)（30%）客戶滿意度：通過客戶反饋和調(diào)查，評(píng)估外貿(mào)員的客戶服務(wù)質(zhì)量和客戶滿意度。訂單處理及時(shí)性：考核外貿(mào)員在訂單處理過程中的工作效率和及時(shí)性，確保訂單按時(shí)執(zhí)行。單證準(zhǔn)確性：考核外貿(mào)員制作單證的準(zhǔn)確性，避免因單證錯(cuò)誤導(dǎo)致的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。團(tuán)隊(duì)協(xié)作：評(píng)估外貿(mào)員與公司內(nèi)部各部門之間的協(xié)作配合情況，共同推動(dòng)業(yè)務(wù)發(fā)展。3.能力提升指標(biāo)（10%）業(yè)務(wù)知識(shí)與技能提升：考核外貿(mào)員通過參加培訓(xùn)、學(xué)習(xí)等方式提升自身業(yè)務(wù)知識(shí)和技能的情況。市場(chǎng)分析與預(yù)測(cè)能力：評(píng)估外貿(mào)員對(duì)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)和趨勢(shì)的分析能力，為公司決策提供參考依據(jù)。（三）考核周期績效考核周期為季度考核和年度考核相結(jié)合。季度考核于每季度末進(jìn)行，年度考核于每年年底進(jìn)行。（四）考核流程1.外貿(mào)員自評(píng)：每季度末和年末，外貿(mào)員根據(jù)本季度和本年度工作表現(xiàn)，對(duì)照績效考核指標(biāo)進(jìn)行自我評(píng)價(jià)，填寫自評(píng)表。2.上級(jí)評(píng)價(jià)：外貿(mào)員的上級(jí)主管根據(jù)外貿(mào)員的日常工作表現(xiàn)、業(yè)績完成情況等，對(duì)其進(jìn)行評(píng)價(jià)，填寫評(píng)價(jià)表。3.綜合評(píng)定：人力資源部門收集外貿(mào)員的自評(píng)表和上級(jí)評(píng)價(jià)表，進(jìn)行綜合評(píng)定，確定考核結(jié)果。4.結(jié)果反饋：人力資源部門將考核結(jié)果反饋給外貿(mào)員本人，如外貿(mào)員對(duì)考核結(jié)果有異議，可在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提出申訴。（五）考核結(jié)果應(yīng)用1.績效獎(jiǎng)金發(fā)放：根據(jù)考核結(jié)果發(fā)放績效獎(jiǎng)金，績效獎(jiǎng)金與考核得分掛鉤，具體發(fā)放標(biāo)準(zhǔn)按照公司薪酬制度執(zhí)行。2.職位晉升：考核結(jié)果優(yōu)秀的外貿(mào)員，在職位晉升、培訓(xùn)機(jī)會(huì)等方面將優(yōu)先考慮。3.培訓(xùn)與發(fā)展：根據(jù)考核結(jié)果，針對(duì)外貿(mào)員存在的不足，提供相應(yīng)的培訓(xùn)和發(fā)展機(jī)會(huì)，幫助其提升業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)。六、培訓(xùn)與發(fā)展（一）培訓(xùn)計(jì)劃1.根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需求和外貿(mào)員實(shí)際情況，制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時(shí)間等。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括國際貿(mào)易知識(shí)、產(chǎn)品知識(shí)、商務(wù)英語、市場(chǎng)營銷、客戶服務(wù)、法律法規(guī)等方面。（二）培訓(xùn)方式1.內(nèi)部培訓(xùn)：由公司內(nèi)部專業(yè)人員或邀請(qǐng)外部專家進(jìn)行授課，開展業(yè)務(wù)知識(shí)、技能培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)分享。2.外部培訓(xùn)：選派外貿(mào)員參加外部專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)舉辦的各類培訓(xùn)課程和研討會(huì)，拓寬視野，提升業(yè)務(wù)水平。3.在線學(xué)習(xí)：利用網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)平臺(tái)，提供豐富的學(xué)習(xí)資源，讓外貿(mào)員隨時(shí)隨地進(jìn)行自主學(xué)習(xí)。（三）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.為外貿(mào)員提供明確的職業(yè)發(fā)展路徑，如外貿(mào)業(yè)務(wù)員外貿(mào)業(yè)務(wù)主管外貿(mào)經(jīng)理等。2.根據(jù)外貿(mào)員的個(gè)人能力、興趣和職業(yè)發(fā)展目標(biāo)，制定個(gè)性化的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，幫助其實(shí)現(xiàn)職業(yè)成長。3.定期與外貿(mào)員進(jìn)行溝通，了解其職業(yè)發(fā)展需求和困惑，提供指導(dǎo)和支持。七、保密規(guī)定（一）保密范圍1.公司客戶信息，包括客戶名稱、聯(lián)系方式、采購意向、交易記錄等。2.公司業(yè)務(wù)信息，如產(chǎn)品價(jià)格、成本、銷售策略、市場(chǎng)計(jì)劃等。3.公司技術(shù)信息，如產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝、技術(shù)配方等。4.公司內(nèi)部文件和資料，如合同、協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等。（二）保密措施1.與外貿(mào)員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.對(duì)外貿(mào)員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識(shí)和技能。3.對(duì)涉及公司機(jī)密信息的文件和資料進(jìn)行嚴(yán)格管理，限制訪問權(quán)限，確保信息安全。4.外貿(mào)員在離職時(shí)，需辦理離職交接手續(xù)，歸還公司機(jī)密文件和資料，不得私