ICS03.080.20CCSA1021012024-03-11發(fā)布IDB2101/T0101.9—2024前言 12規(guī)范性引用文件 13術語和定義 14基本要求 15從業(yè)人員 26檔案材料范圍 27服務內容 28檔案統計 49人事檔案數字化服務 410服務促就業(yè) 411服務評價與改進 4參考文獻 6DB2101/T0101.9—2024本文件按照GB/T1.1—2020《標準化工作導則第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。本文件為DB2101/T0101—2024的第9部分，DB2101/T0101—2024已經發(fā)布了以下部分：——第1部分：基本要求；——第2部分：人力資源管理咨詢服務；——第3部分：人力資源測評服務；——第4部分：高級人才尋訪服務；——第5部分：現場招聘服務；——第6部分：網絡招聘服務；——第7部分：人力資源服務外包；——第8部分：人力資源培訓服務；——第9部分：流動人員人事檔案管理服務；——第10部分：職業(yè)指導服務。請注意本文件的某些內容可能涉及專利。本文件的發(fā)布機構不承擔識別專利的責任。本文件由沈陽市人力資源和社會保障局提出并歸口，同時負責標準的宣貫、監(jiān)督實施等工作。本文件起草單位：沈陽市就業(yè)和人才服務中心（沈陽市勞動人事爭議仲裁院）、華夏智鼎（北京）管理咨詢有限責任公司、北京人力資源服務行業(yè)協會、中國人才交流協會。本文件主要起草人：李光耀、李建國、張偉國、甄學剛、張龍江、李寧、閆華、沈志歈、孫悅、丁文件發(fā)布實施后，任何單位和個人如有問題和意見建議，均可以通過來電、來函等方式進行反饋。我們將及時答復并認真處理，根據實際情況依法評估并復審。本文件歸口管理部門通訊地址：沈陽市人力資源和社會保障局（遼寧省沈陽市沈河區(qū)青年北大街16號。本文件主要起草單位通訊地址：沈陽市就業(yè)和人才服務中心（沈陽市勞動人事爭議仲裁院遼寧省沈陽市大東區(qū)大北街48號。DB2101/T0101.9—2024為了更好貫徹落實沈陽市人力資源服務和社會保障的十四五規(guī)劃，推動人力資源服務業(yè)高質量發(fā)展，完善人力資源服務標準體系，促進人力資源服務業(yè)標準化建設和規(guī)范化管理，提升流動人員人事檔案管理服務的質量和效率，實現促進高質量就業(yè)的目標，按照國家法律法規(guī)的有關規(guī)定，結合《流動人員人事檔案管理服務規(guī)定》《遼寧省流動人員人事檔案業(yè)務經辦規(guī)程（試行）》有關要求，遵循人力資源服務國家標準的相關內容，在調查和測試驗證的基礎上，完成了《人力資源服務規(guī)范第9部分：流動人員人事檔案管理服務》的編制。本文件與基本要求及其它8項服務規(guī)范共同構成了《人力資源服務規(guī)范》系列標準，規(guī)定了流動人員人事檔案管理服務的相關要求、服務內容等。建議《人力資源服務規(guī)范》系列標準、《人力資源服務機構等級劃分與評定》配套使用。DB2101/T0101.9—20241人力資源服務規(guī)范第9部分：流動人員人事檔案管理服務本文件規(guī)定了流動人員人事檔案(以下簡稱“檔案”)的基本要求、從業(yè)人員、檔案材料范圍、服務內容、檔案統計、人事檔案數字化服務、服務促就業(yè)和服務評價與改進。本文件適用于從事流動人員人事檔案管理服務的人力資源服務機構（以下簡稱“服務機構”）開展流動人員人事檔案管理服務。2規(guī)范性引用文件下列文件中的內容通過文中的規(guī)范性引用而構成本文件必不可少的條款。其中，注日期的引用文件，僅該日期對應的版本適用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改單）適用于本文件。GB/T32623—2016流動人員人事檔案管理服務規(guī)范GB/T33870—2017干部人事檔案數字化技術規(guī)范DB2101/T0101.1—2024人力資源服務規(guī)范第1部分：基本要求3術語和定義下列術語和定義適用于本文件。3.1流動人員人事檔案personnelarchiveofthefloatingpopulation非公有制經濟組織和社會組織聘用人員的人事檔案；辭職辭退、解除（終止）聘用（勞動）合同、取消錄（聘）用、被開除等與用人單位解除或終止人事（勞動）關系的未就業(yè)的原機關公務員、國有企事業(yè)單位的管理人員和專業(yè)技術人員、軍隊文職人員的人事檔案；未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的人事檔案；自費出國（境）留學的高校畢業(yè)生及其他因私出國（境）人員的人事檔案；外國企業(yè)常駐代表機構的中方雇員的人事檔案；自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的人事檔案；其他流動人員的人事檔案。[來源：GB/T32623—2016，2.2，有修改]3.2人事檔案數字化digitizationofpersonnelarchive采用掃描儀等設備對人事檔案進行數字化加工，將其轉化為可儲存在光盤、硬盤等儲存介質上，并能被計算機識別，數字方式可信、可取和可用的數字圖像或數字文本的處理過程。[來源：GB/T33870—2017，3.1，有修改]4基本要求4.1流動人員人事檔案管理服務機構包括縣級以上(含縣級)人民政府設立的公共就業(yè)和人才服務機構，以及經省級人力資源社會保障行政部門授權的單位。2DB2101/T0101.9—20244.2其他任何未經授權的單位和個人不得開展流動人員人事檔案管理服務工作。5從業(yè)人員從業(yè)人員除符合DB2101/T0101.1—2024第4章的要求外，還應具備下列條件：a)具有大專及以上學歷，具有檔案管理專業(yè)知識和技能；b)嚴格遵守流動人員人事檔案管理規(guī)定和保密制度；c)熟悉人力資源和社會保障政策法規(guī)。6檔案材料范圍檔案材料范圍按照GB/T32623—2016第4章執(zhí)行。7服務內容7.1檔案接收和轉遞7.1.1檔案接收7.1.1.1單位集體委托存檔7.1.1.1.1建立單位委托檔案管理服務關系應符合下列要求：a)查驗委托存檔單位提交的證明材料和其他可供參考的材料；b)與委托存檔單位簽訂檔案管理服務協議。內容應包括但不限于雙方權利和義務、違約責任及爭議處理辦法。7.1.1.1.2接收單位集體委托檔案應符合下列要求：a)審核委托存檔單位同意接收檔案的證明材料、存檔（經辦）人員的有效身份證件、勞動合同或錄用手續(xù)、單位介紹信；b)審核提交材料無誤后，向存檔人員的原存檔單位出具調檔函；c)按照國家有關規(guī)定審核檔案材料；d)接收流動人員人事檔案時實行告知承諾制；e)審核合格辦理檔案接收手續(xù)，并登記備案，編號入庫。7.1.1.2個人委托存檔個人委托檔案的接收應符合下列要求：a)審核存檔人員有效身份證件、代辦人有效身份證件；b)審核提交材料無誤后，向存檔人員的原存檔單位出具調檔函；c)按照國家有關規(guī)定審核檔案材料；d)接收流動人員人事檔案時實行告知承諾制；e)對接收檔案登記備案，編號入庫。7.1.2檔案轉出檔案轉出應按下列要求辦理：a)確認檔案接收單位檔案管理資質、審核調檔函件、核實調檔人身份；DB2101/T0101.9—20243b)對符合轉出規(guī)定的，填寫材料目錄清單后嚴密包封，并填寫檔案轉遞通知單，于15個工作日內進行轉出，對不符合轉出規(guī)定的，原檔案管理服務機構或原工作單位不得轉出。7.2檔案材料收集、鑒別和歸檔7.2.1收集鑒別檔案材料應符合下列要求：c)檔案材料應為辦理完畢的正式材料，完整齊全、文字清楚、內容真實、填寫規(guī)范、手續(xù)完備；d)證書、證件等特殊情況需用復印件存檔的，應由材料制作單位注明復印時間并加蓋公章。7.2.2對收集的檔案材料應進行分類并歸檔。7.2.3對收集的檔案材料屬于歸檔范圍的，工作人員將檔案材料歸入本人檔案；不屬于歸檔范圍的，予以退回。7.2.4不符合要求的歸檔材料，告知材料形成單位重新制作或者補辦手續(xù)。7.3檔案的整理和保管7.3.1檔案整理7.3.1.1檔案材料按照一人一檔的方法整理。7.3.1.2整理檔案材料依檔案材料形成的時間、材料內容的主次關系排列，認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，使每卷檔案達到完整、真實、條例、精煉、實用的要求。7.3.1.3對歸入檔案的材料要審核其是否完整、內容是否真實、手續(xù)是否齊全。要根據材料的內容和用途判定其保存價值，確定是否屬于檔案內容。對于不屬于檔案內容和重復多余的材料，應退回材料形成單位。7.3.1.4要根據材料形成的時間或材料內容的主次關系進行排序。按照材料類別排列順序及檔案材料目錄格式，編寫詳細的檔案材料目錄。7.3.1.5材料載體變質、字體褪色不清或破損時，應采用修復、打印、抄寫、復印、裱糊等方法進行搶救。復制材料要核對無誤，并注明復制單位和日期。7.3.1.6裝訂前應將材料上的大頭針、訂書釘等金屬物拆除。然后理齊全卷材料，在材料左側豎直打上裝訂孔，裝訂成卷。7.3.2檔案保管檔案保管應符合下列要求：a)應建立與檔案工作發(fā)展相適應的堅固的專用檔案庫房，配置鐵質的檔案柜或檔案密集架；b)檔案庫房應滿足防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫等要求，按照GB/T32623—2016中8.2執(zhí)行；c)檔案庫、閱檔室和檔案管理人員辦公室應分別配置；d)應配置相應的計算機管理、檔案整理裝訂、安全防護等設備；e)要建立檔案庫房的檔案出入庫制度、衛(wèi)生安全制度、工作交接制度和檔案排放查找方法。7.4檔案查借閱檔案查借閱應遵守下列程序和要求：a)查閱單位提交加蓋公章的單位介紹信，申明查閱理由，如實填寫流動人員人事檔案查閱申請表；b)查閱流動人員人事檔案應2人以上，宜為中共黨員；c)檔案管理服務機構應按照程序和權限審批同意；DB2101/T0101.9—20244d)查閱人在規(guī)定時限內完成查閱；e)檔案管理服務機構對高級專業(yè)技術人員、涉及國家秘密的流動人員人事檔案要從嚴保管，嚴格查閱手續(xù)；f)任何個人不得查閱本人、配偶、直系血親、三代以內旁系血親、近姻親人員的人事檔案；g)流動人員人事檔案一般不予外借。確因工作需要借閱的，借閱單位應履行審批手續(xù)，在規(guī)定時限內歸還。歸還時，檔案管理服務機構應認真核對檔案材料。7.5出具相關證明7.5.1依據檔案記載出具相關證明，包括：存檔證明、經歷證明、親屬關系證明以及其他證明。7.5.2出具相關證明應按下列要求辦理：a)審核個人委托存檔人員有效身份證件；b)審核單位委托集體存檔的存檔（經辦）人員的有效身份證件、單位介紹信；c)依據存檔情況，出具存檔證明；依據檔案材料記載內容，出具經歷證明、親屬關系證明以及其他證明。7.6提供政審服務7.6.1為相關單位提供政審（考察）服務，其中包括參軍、錄用、入黨、出國（境）、升學政審以及其他政審。7.6.2提供政審服務按下列要求辦理：a)審核個人委托存檔人員有效身份證件；b)審核單位委托集體存檔的存檔（經辦）人員有效身份證件，單位介紹信，政審函、政審（錄用）表格、因公出國任務批件和組團名單；c)依據檔案材料記載出具政審證明，或填寫錄用政審表格、入黨政審表格等。7.7存檔人員黨組織關系接轉存檔人員黨組織關系接收與轉出參照黨員管理相關規(guī)定執(zhí)行。8檔案統計檔案統計按照GB/T32623—2016第10章執(zhí)行。9人事檔案數字化服務人事檔案數字化服務按照GB/T33870—2017執(zhí)行。10服務促就業(yè)除符合DB2101/T0101.1—2024第10章的要求外，簡化檔案流轉手續(xù)，提高人民群眾在就業(yè)過程中的便利性，促進高質量就業(yè)。11服務評價與改進DB2101/T0101.9—20245服務評價與改進除符合DB2101/T0101.1—2024第11章的要求外，對客戶的投訴應在5個工作日內予以反饋，對存在的問題應采取措施進行改進。DB2101/T0101.9—20246參考文獻[1]流動人員人事檔案管理服務規(guī)定