社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心及衛(wèi)生院死亡證明材料檔案管理制度?一、總則?為規(guī)范本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心及衛(wèi)生院死亡證明材料檔案的管理，確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可追溯性，依據(jù)國家相關(guān)醫(yī)療衛(wèi)生檔案管理規(guī)定及對死亡證明材料管理的要求，特制定本制度。?本制度適用于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心及衛(wèi)生院內(nèi)所有涉及死亡證明材料檔案的收集、整理、歸檔、保存、使用及銷毀等環(huán)節(jié)的管理。?二、檔案收集?收集范圍?完整的《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推斷）書》各聯(lián)，尤其第一聯(lián)作為原始憑證，是重點(diǎn)收集對象。?死者身份證復(fù)印件，用于核實(shí)死者身份信息。?《人口死亡申報(bào)單》，作為死亡信息申報(bào)的重要依據(jù)材料。?收集流程?當(dāng)本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心及衛(wèi)生院出具死亡證明相關(guān)材料時(shí)，負(fù)責(zé)開具證明的醫(yī)務(wù)人員應(yīng)確保上述所需材料的齊全性。在開具《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推斷）書》后，立即將死者身份證復(fù)印件、《人口死亡申報(bào)單》與死亡證明第一聯(lián)進(jìn)行整理歸集。?每日工作結(jié)束前，醫(yī)務(wù)人員將當(dāng)日收集的死亡證明材料統(tǒng)一交至中心檔案管理部門或指定的檔案管理人員處。檔案管理人員應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的交接登記，包括材料的份數(shù)、涉及死者的姓名、死亡日期等關(guān)鍵信息，以明確責(zé)任，確保材料不遺漏。?三、檔案整理與歸檔?整理要求?檔案管理人員接收死亡證明材料后，應(yīng)按照規(guī)定的分類方法進(jìn)行整理。以年度為基礎(chǔ)，按照死亡時(shí)間先后順序?qū)γ糠菟劳鲎C明材料及其附屬材料進(jìn)行排序。?對每份材料進(jìn)行檢查，確保材料內(nèi)容清晰、完整，如有缺漏或模糊不清的信息，及時(shí)與相關(guān)醫(yī)務(wù)人員溝通核實(shí)并補(bǔ)充完善。??歸檔方式?將整理好的死亡證明材料按照編號順序，依次裝入專門的檔案袋或檔案盒中。每個(gè)檔案袋/盒外應(yīng)清晰標(biāo)注所屬年份、檔案編號范圍、包含的死者數(shù)量等信息。?建立電子目錄和紙質(zhì)目錄雙重索引。電子目錄使用Excel等軟件制作，詳細(xì)記錄每份死亡證明材料的檔案編號、死者姓名、性別、年齡、死亡日期、身份證號、家庭住址等關(guān)鍵信息，方便快速檢索。紙質(zhì)目錄打印后粘貼在相應(yīng)的檔案袋/盒側(cè)面，便于在檔案架上直觀查找。?檔案管理人員將歸檔完成的死亡證明材料檔案，按照年份順序存放在專門的檔案柜中，并在檔案柜上標(biāo)注對應(yīng)的年份區(qū)間，確保檔案存放有序、易于查找。?四、檔案保存?保存期限?原始的死亡證明材料（包括《居民死亡醫(yī)學(xué)證明（推斷）書》第一聯(lián)、死者身份證復(fù)印件、《人口死亡申報(bào)單》）須永久保存。錄入后的電子數(shù)據(jù)應(yīng)使用多種有效方式進(jìn)行備份保存，備份數(shù)據(jù)的保存期限同樣為永久。?保存環(huán)境?檔案存放的場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防鼠等防護(hù)設(shè)施。保持檔案室的溫度在14℃-24℃之間，相對濕度在45%-60%之間，確保檔案保存環(huán)境適宜，防止檔案材料因環(huán)境因素受損。?定期對檔案室進(jìn)行清潔衛(wèi)生工作，對檔案柜進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的安全與完整。?備份管理?對于錄入后的電子數(shù)據(jù)，每周至少進(jìn)行一次全量備份。備份介質(zhì)可選用移動(dòng)硬盤、光盤等安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備。備份完成后，對備份介質(zhì)進(jìn)行標(biāo)識(shí)，注明備份日期、數(shù)據(jù)范圍等信息，并將備份介質(zhì)存放在與檔案室不同地理位置的安全場所，以防因突發(fā)災(zāi)害等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。?每月對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行一次完整性和可用性檢測，確保備份數(shù)據(jù)能夠正常讀取和使用。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，及時(shí)查找原因并重新進(jìn)行備份。?五、檔案使用?內(nèi)部使用?本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心及衛(wèi)生院內(nèi)部醫(yī)務(wù)人員因工作需要查閱死亡證明材料檔案時(shí)，應(yīng)填寫調(diào)閱登記簿，注明查閱目的、查閱檔案的時(shí)間范圍、涉及的死者姓名等信息，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核同意后，交至檔案管理部門。?檔案管理人員根據(jù)申請表，在指定場所為查閱人員提供檔案查閱服務(wù)，查閱過程中檔案管理人員應(yīng)全程在場監(jiān)督，確保檔案的安全和完整。查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞、復(fù)印等操作，如確需復(fù)印，需經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進(jìn)行，復(fù)印后由檔案管理人員注明“與原件核對無誤”并加蓋檔案管理專用章。?外部使用?其他單位或個(gè)人因司法調(diào)查、行政事務(wù)等合法原因需要查閱本中心死亡證明材料檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)法律文書、本人有效身份證件等證明材料。經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案管理部門按照規(guī)定的程序提供查閱服務(wù)。?對于外部單位或個(gè)人的查閱需求，原則上不提供檔案原件查閱，僅提供經(jīng)過審核蓋章的復(fù)印件。如特殊情況需要查閱原件，需經(jīng)中心主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的嚴(yán)格監(jiān)督下進(jìn)行，查閱過程中不得對檔案進(jìn)行任何形式的損壞或篡改。?六、檔案安全與保密?安全管理?檔案管理部門應(yīng)制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)和應(yīng)急演練，提高應(yīng)對突發(fā)事件的能力。?加強(qiáng)對檔案管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置嚴(yán)格的用戶權(quán)限管理，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問和篡改檔案數(shù)據(jù)。定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行漏洞掃描和修復(fù)，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。?保密管理?死亡證明材料檔案涉及死者及家屬的個(gè)人隱私信息，檔案管理人員及所有接觸檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無關(guān)人員。?對檔案管理系統(tǒng)的用戶賬號和密碼進(jìn)行嚴(yán)格管理，用戶應(yīng)定期更換密碼，不得將賬號和密碼告知他人。在使用檔案管理系統(tǒng)過程中，如因工作需要離開電腦，應(yīng)及時(shí)退出系統(tǒng)，防止他人擅自操作。?對于因工作失誤或故意泄露檔案信息的人員，將按照本中心相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。?七、檔案銷毀?雖然死亡證明材料檔案原則上永久保存，但如因檔案保存介質(zhì)損壞且無法修復(fù)、檔案內(nèi)容重復(fù)或錯(cuò)誤經(jīng)核實(shí)無需保存等特殊情況，需要對檔案進(jìn)行銷毀時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照以下程序進(jìn)行。?檔案管理部門提出檔案銷毀申請，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、形成時(shí)間、銷毀原因等信息，經(jīng)中心分管領(lǐng)導(dǎo)審核同意后，報(bào)中心領(lǐng)導(dǎo)班子集體研究決定。?成立檔案銷毀工作小組，由檔案管理部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門、醫(yī)務(wù)部門等相關(guān)人員組成。工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行再次核對，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和完整性。?檔案銷毀工作應(yīng)在指定的場所進(jìn)行，可采用粉碎、焚燒等安全可靠的方式進(jìn)行銷毀。銷毀過程中，檔案銷毀工作小組成員應(yīng)全程在場監(jiān)督，并做好銷毀記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人等信息。?銷毀工作完成后，檔案銷毀工作小組應(yīng)將銷毀記錄交至檔案管理部門存檔保存。?八、監(jiān)督與檢查?本社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心及衛(wèi)生院成立檔案管理監(jiān)督檢查小組，定期對死亡證明材料檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估。檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、檔案整理和歸檔的規(guī)范性、檔案保存環(huán)境的安全性、檔案使用和借閱的合規(guī)性、檔案安全與保密措施的落實(shí)情況等。?對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)向責(zé)任部門和責(zé)任人提出整改意見，要求限期整改。對整改不到位或違反檔案管理制度的行為，按照本中心相關(guān)規(guī)定進(jìn)行