材料采購程序及管理制度?一、目的為規范公司材料采購工作，確保采購活動的高效、有序進行，保證所采購材料的質量符合要求，控制采購成本，特制定本材料采購程序及管理制度。二、適用范圍本制度適用于公司內部所有生產經營所需材料的采購活動。三、職責分工1.采購部門負責制定采購計劃，尋找合格供應商，進行采購談判，簽訂采購合同，跟進采購訂單執行情況。對采購材料的質量、交期、價格等負責，確保采購工作滿足公司生產經營需求。2.需求部門負責提出準確的材料需求計劃，明確材料的規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等信息。參與采購合同的評審，對采購材料的使用效果進行反饋和評價。3.質量部門負責對采購材料進行檢驗和驗收，確保材料質量符合公司標準和相關法律法規要求。對不合格材料提出處理意見，協助采購部門與供應商溝通解決質量問題。4.財務部門負責審核采購合同，安排采購資金，對采購成本進行核算和控制。監督采購資金的使用情況，確保資金安全。四、采購程序采購計劃制定1.月度采購計劃需求部門應于每月[具體日期]前，根據生產經營計劃、庫存情況等，編制次月的材料需求計劃，提交給采購部門。采購部門對需求部門提交的材料需求計劃進行匯總、分析和審核，結合庫存情況，確定次月的采購計劃。采購計劃應明確材料的名稱、規格、型號、數量、預計到貨時間等信息。2.臨時采購計劃在生產經營過程中，如因突發情況需要緊急采購材料，需求部門應填寫《臨時采購申請表》，詳細說明采購材料的名稱、規格、型號、數量、緊急原因、預計到貨時間等，經部門負責人審批后，提交給采購部門。采購部門接到《臨時采購申請表》后，應立即啟動采購程序，優先滿足緊急采購需求。供應商選擇與管理1.供應商開發采購部門應根據采購計劃和材料需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、生產許可證、產品質量認證、業績情況等相關資料，建立供應商信息檔案。采購部門組織相關人員對初步篩選合格的供應商進行實地考察，評估其生產能力、質量控制水平、管理水平、價格水平、售后服務等方面的情況，填寫《供應商考察報告》。2.供應商評估與選擇采購部門定期（每[具體周期]）對現有供應商進行評估，評估指標包括產品質量、交貨期、價格、服務等方面。根據供應商評估結果，對供應商進行分類管理，分為A、B、C三類。A類供應商為優秀供應商，B類供應商為合格供應商，C類供應商為待改進供應商。在采購材料時，應優先選擇A類供應商，對于B類供應商，應督促其改進不足之處，對于C類供應商，應限制其采購份額或暫停合作，直至其改進達到要求。3.供應商管理采購部門與選定的供應商簽訂《采購框架協議》，明確雙方的權利和義務，包括產品質量標準、交貨期、價格調整機制、售后服務等條款。采購部門定期與供應商溝通，了解其生產經營情況、產品質量狀況等，及時解決合作過程中出現的問題。對供應商的表現進行記錄和評價，如出現產品質量問題、交貨延遲等情況，應及時與供應商溝通，要求其采取整改措施，并根據協議進行相應處罰。采購詢價與談判1.采購詢價采購部門根據采購計劃，向多家供應商發出詢價函，詢價函應明確材料的名稱、規格、型號、數量、質量要求、交貨時間等信息，要求供應商在規定時間內報價。采購部門對供應商的報價進行整理和分析，比較不同供應商的價格、質量、交貨期等方面的情況，篩選出至少三家符合要求的供應商作為談判對象。2.采購談判采購部門組織需求部門、質量部門等相關人員與選定的供應商進行采購談判。談判內容包括價格、質量、交貨期、售后服務、付款方式等條款。在談判過程中，應充分了解供應商的成本結構和市場行情，爭取有利的采購條件。同時，要明確雙方的權利和義務，確保采購合同的順利履行。談判結束后，采購部門應編寫《采購談判報告》，記錄談判過程和結果，報部門負責人審批。采購合同簽訂1.合同起草采購部門根據采購談判結果，起草采購合同。采購合同應明確雙方的名稱、地址、聯系方式，材料的名稱、規格、型號、數量、質量標準、價格、交貨期、交貨地點、付款方式、違約責任等條款。采購合同應符合《中華人民共和國民法典》等相關法律法規的要求，確保合同的合法性和有效性。2.合同評審采購合同起草完成后，采購部門應組織需求部門、質量部門、財務部門等相關人員進行合同評審。評審內容包括合同條款的合法性、完整性、準確性，采購價格的合理性，交貨期的可行性，質量要求的明確性，付款方式的合規性等方面。各評審部門應在《采購合同評審表》上填寫評審意見，如有修改意見，采購部門應及時對合同進行修改。3.合同簽訂采購合同經評審通過后，由公司法定代表人或其授權代表與供應商簽訂采購合同。簽訂后的采購合同應加蓋公司合同專用章，并妥善保管。采購訂單下達1.采購訂單生成采購部門根據簽訂的采購合同，生成采購訂單。采購訂單應明確采購合同的編號、材料的名稱、規格、型號、數量、交貨時間、交貨地點等信息，并發送給供應商。采購訂單應經采購部門負責人審核后下達。2.采購訂單跟蹤采購部門應定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時與供應商溝通，了解訂單的生產進度、發貨情況等。如發現供應商有交貨延遲等情況，采購部門應及時要求供應商采取措施解決，并將相關情況反饋給需求部門。材料驗收1.驗收準備質量部門在收到采購材料到貨通知后，應根據采購合同和相關標準，制定驗收方案，明確驗收的方法、標準、人員分工等。驗收人員應熟悉采購材料的質量要求和驗收標準，準備好驗收所需的工具和設備。2.驗收實施材料到貨后，采購部門應及時通知質量部門進行驗收。驗收人員按照驗收方案對采購材料的數量、規格、型號、外觀質量等進行檢查，并對材料的質量進行檢驗或測試。對于需要進行抽樣檢驗的材料，應按照規定的抽樣方法進行抽樣，送專業檢測機構進行檢測。3.驗收結果處理驗收合格的材料，質量部門應出具《材料驗收報告》，采購部門將材料辦理入庫手續。驗收不合格的材料，質量部門應出具《不合格材料報告》，詳細說明不合格情況，并提出處理意見。采購部門應及時與供應商溝通，要求其采取換貨、補貨、退貨等措施，并跟蹤處理結果。采購付款1.付款申請采購部門在收到供應商的發票和送貨單等相關憑證后，應核對憑證的真實性、準確性和完整性。采購部門填寫《付款申請表》，注明采購合同編號、材料名稱、規格、型號、數量、金額、付款方式、付款期限等信息，附上發票、送貨單等相關憑證，提交給財務部門審核。2.付款審核財務部門對采購部門提交的《付款申請表》及相關憑證進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、發票的真實性和合法性、付款金額的準確性等。財務部門審核無誤后，在《付款申請表》上簽署審核意見，報公司領導審批。3.付款執行公司領導審批通過后，財務部門按照審批意見安排付款。付款方式應符合采購合同的約定，確保付款安全、及時。五、采購管理制度采購預算管理1.采購部門應根據公司年度生產經營計劃和財務預算，編制年度采購預算。年度采購預算應明確各類材料的采購金額、采購數量、采購時間等信息。2.采購預算經公司領導審批后，應嚴格執行。如因特殊情況需要調整采購預算，采購部門應提出書面申請，說明調整原因、調整金額、調整后的預算安排等，經公司領導審批后執行。采購成本控制1.采購部門應通過市場調研、供應商開發與管理、采購談判等方式，降低采購成本。在保證材料質量和交貨期的前提下，爭取最優惠的采購價格。2.采購部門應定期對采購成本進行分析和評估，與歷史采購數據進行對比，找出成本控制的關鍵點和存在的問題，并采取相應的措施加以改進。3.財務部門應加強對采購成本的核算和監督，確保采購資金的合理使用，防止出現浪費和不合理支出。采購風險管理1.采購部門應識別采購過程中可能存在的風險，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、交貨延遲風險等，并制定相應的風險應對措施。2.在選擇供應商時，應充分考察其信譽和實力，降低供應商違約風險。與供應商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，對違約責任進行明確約定。3.加強對采購材料的質量檢驗和驗收，確保材料質量符合要求，降低質量風險。關注市場價格波動情況，合理安排采購時機，降低價格波動風險。建立采購訂單跟蹤機制，及時掌握供應商的生產進度和發貨情況，降低交貨延遲風險。采購信息管理1.采購部門應建立完善的采購信息管理系統，對采購計劃、供應商信息、采購合同、采購訂單、驗收報告等采購相關信息進行及時、準確的記錄和管理。2.采購信息應定期進行整理和分析，為采購決策提供數據支持。同時，應確保采購信息的安全和保密，防止信息泄露。采購績效評估1.公司建立采購績效評估體系，定期對采購部門的工作績效進行評估。評估指標包括采購成本控制、采購質量、交貨期、服務水平、供應商管理等方面。2.