公司物資采購財務管理制度?一、總則1.目的為了加強公司物資采購財務管理，規范采購行為，提高資金使用效益，保障公司物資供應，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部各部門的物資采購活動，包括辦公用品、設備、原材料、零部件等各類物資的采購。3.基本原則合法性原則：物資采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規章制度。效益性原則：在滿足公司生產經營需要的前提下，降低采購成本，提高資金使用效益。公開、公平、公正原則：采購過程應透明，確保供應商之間公平競爭，公正選擇供應商。內部控制原則：建立健全采購財務內部控制機制，防范采購風險。二、采購預算管理1.預算編制各部門應根據年度生產經營計劃和實際需求，編制物資采購預算。采購預算應明確采購物資的種類、數量、規格、預計價格等內容。采購預算需經部門負責人審核后，報財務部門匯總。財務部門對各部門采購預算進行審核和平衡，結合公司資金狀況，編制公司年度物資采購總預算。年度物資采購總預算經公司管理層審批后執行。2.預算調整在預算執行過程中，因市場變化、生產經營需要等原因，確需調整采購預算的，由需求部門提出書面申請，說明調整原因、調整內容及預計金額。申請經部門負責人審核后，報財務部門審核。財務部門根據公司資金狀況和采購預算執行情況進行審核，并提出審核意見。采購預算調整申請經公司管理層審批后執行。三、采購流程管理1.采購申請各部門根據生產經營需要，填寫物資采購申請表。申請表應包括采購物資的名稱、規格、型號、數量、需求時間、用途等內容，并由部門負責人簽字確認。緊急采購物資的申請，需注明緊急原因，并經部門負責人和分管領導批準后，方可提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請后，對申請內容進行審核。審核內容包括采購物資是否在預算范圍內、是否符合公司生產經營需要等。對于金額較大或重要物資的采購，采購部門應組織相關部門進行論證，并提出采購建議。采購建議經公司管理層審批后執行。采購申請經采購部門審核通過后，報財務部門進行資金審核。財務部門根據公司資金狀況，對采購申請的資金安排進行審核，并簽署意見。采購申請經采購部門和財務部門審核通過后，報公司管理層審批。公司管理層根據審核意見，對采購申請進行最終審批。3.供應商選擇與管理采購部門應通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商檔案。供應商檔案應包括供應商基本信息、聯系方式、經營范圍、信用狀況等內容。采購部門根據采購物資的特點和要求，從供應商檔案中篩選出合格的供應商，并組織相關部門對供應商進行實地考察和評估。評估內容包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。采購部門根據考察和評估結果，選擇合適的供應商，并與之簽訂采購合同。采購合同應明確采購物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等內容。采購部門應定期對供應商進行評價和考核，根據評價和考核結果，調整供應商名單，淘汰不合格供應商。4.采購合同管理采購合同簽訂后，采購部門應將合同副本送財務部門備案。財務部門應根據合同條款，對采購資金的支付進行審核和控制。采購部門應跟蹤采購合同的執行情況，及時與供應商溝通協調，確保合同按時履行。如因供應商原因導致合同無法按時履行，采購部門應及時采取措施，追究供應商的違約責任，并向財務部門通報相關情況。采購合同履行完畢后，采購部門應及時辦理驗收、結算等手續，并將相關資料送財務部門進行賬務處理。5.采購驗收采購物資到貨后，采購部門應及時通知使用部門和質量檢驗部門進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量等是否符合采購合同要求。使用部門和質量檢驗部門應根據驗收標準，對采購物資進行認真驗收，并填寫驗收報告。驗收報告應包括物資名稱、規格、型號、數量、質量狀況、驗收結論等內容。如驗收合格，使用部門應在驗收報告上簽字確認，并將驗收報告送采購部門和財務部門。如驗收不合格，采購部門應及時與供應商聯系，要求供應商采取補貨、換貨、退貨等措施，并承擔相應的違約責任。6.采購付款采購物資驗收合格后，采購部門應根據采購合同約定，填寫付款申請單，并附上驗收報告、發票等相關資料。付款申請單經采購部門負責人審核后，報財務部門審核。財務部門應根據采購合同條款、驗收報告、發票等資料，對付款申請進行審核，并簽署意見。付款申請經財務部門審核通過后，報公司管理層審批。公司管理層根據審核意見，對付款申請進行最終審批。財務部門根據公司管理層的審批意見，辦理采購付款手續。付款方式應符合采購合同約定和公司財務管理制度規定。四、采購成本控制1.采購價格控制采購部門應通過市場調研、詢價、招標等方式，選擇價格合理的供應商。在采購過程中，應與供應商進行充分的談判，爭取優惠的采購價格。對于金額較大或重要物資的采購，采購部門應組織相關部門進行招標采購。招標采購應遵循公開、公平、公正的原則，確保供應商之間公平競爭，選擇最優供應商。財務部門應定期對采購價格進行分析和比較，監控采購成本變動情況。如發現采購價格異常波動，應及時與采購部門溝通，查找原因，并采取相應措施進行調整。2.采購費用控制采購部門應合理控制采購過程中的各項費用，如運輸費、裝卸費、保險費等。在選擇運輸方式和供應商時，應綜合考慮費用因素，選擇費用較低的方案。對于采購過程中發生的各項費用，采購部門應及時進行核算和報銷，并按照公司財務管理制度規定進行審批。財務部門應加強對采購費用的審核和監督，確保費用支出合理合規。3.庫存成本控制采購部門應根據公司生產經營需要和市場需求情況，合理確定物資采購數量和采購時間，避免庫存積壓或缺貨現象的發生。財務部門應定期對庫存物資進行盤點，及時發現庫存管理中存在的問題，并提出改進建議。對于積壓物資，應及時與相關部門溝通，采取降價促銷、退貨、報廢等措施進行處理，降低庫存成本。五、采購財務風險管理1.供應商信用風險采購部門應加強對供應商信用狀況的評估和管理，建立供應商信用檔案。在選擇供應商時，應優先選擇信用良好的供應商。財務部門應定期對供應商的信用狀況進行跟蹤和評估，如發現供應商信用狀況惡化，應及時與采購部門溝通，采取相應措施，防范供應商信用風險。2.合同風險采購合同簽訂前，采購部門應認真審查合同條款，確保合同內容合法合規、明確具體、權利義務對等。對于重大采購合同，應組織法律專業人員進行審核。采購合同履行過程中，采購部門應嚴格按照合同約定履行義務，及時跟蹤合同執行情況，如發現合同履行過程中存在風險，應及時采取措施進行防范和化解。財務部門應根據合同條款，對采購資金的支付進行審核和控制，確保采購資金支付安全。3.資金風險財務部門應合理安排采購資金，確保采購資金及時足額到位。對于金額較大的采購項目，應提前做好資金預算和資金籌集工作，防范資金風險。在采購付款過程中，財務部門應嚴格按照公司財務管理制度規定進行審批和支付，確保采購資金支付安全。如發現資金支付存在風險，應及時與采購部門和相關部門溝通，采取相應措施進行防范和化解。六、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門應定期對物資采購活動進行審計監督，檢查采購預算執行情況、采購流程合規性、采購成本控制情況、采購財務風險管理情況等。內部審計部門應根據審計結果，提出審計意見和建議，督促相關部門整改存在的問題，完善采購財務管理制度。2.財務監督財務部門應加強對物資采購活動的財務監督，審核采購預算、采購合同、付款申請等相關財務資料，確保采購資金使用合法合規、安全有效。財務部門應定期對采購財務數據進行分析和比較，監控采購財務狀況，及時發現和解決存在的問題。3.其他監督公司其他相關部門應按照各自職責，對物資采