文檔歸檔管理制度?一、總則（一）目的為了加強公司文檔的規范化管理，確保文檔的完整性、準確性和可追溯性，便于文檔的查閱、利用和保護公司的知識資產，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在日常工作中形成的各類文檔，包括但不限于文件、報告、合同、協議、會議記錄、工作計劃、工作總結、技術資料、圖紙、照片、視頻等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司文檔由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保文檔管理的規范性和一致性。2.分類歸檔原則：按照文檔的來源、內容、形式等進行分類，便于查找和管理。3.及時歸檔原則：各部門應在規定的時間內將文檔整理歸檔，確保文檔的時效性。4.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規和公司的保密規定，確保文檔的安全和保密。二、歸檔職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司文檔歸檔管理制度，并組織實施。2.負責接收、整理、保管公司各類文檔，建立檔案目錄和索引，確保文檔的有序存放。3.負責對歸檔文檔進行分類、編號、編目等工作，保證文檔的準確性和完整性。4.負責提供文檔查閱、借閱服務，按照規定辦理查閱、借閱手續。5.負責對檔案進行定期檢查和盤點，確保檔案的安全和完整。6.負責對檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，提高檔案管理的信息化水平。7.負責對檔案管理人員進行培訓和考核，提高檔案管理人員的業務水平。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門文檔的收集、整理和歸檔工作，確保文檔的及時、準確和完整。2.負責按照公司文檔歸檔管理制度的要求，對本部門形成的文檔進行分類、編號、編目等工作，并定期向檔案管理部門移交。3.負責對本部門移交的文檔進行審核，確保文檔的質量和真實性。4.負責在規定的時間內辦理文檔查閱、借閱手續，并按照規定使用和歸還文檔。5.負責對本部門文檔的安全和保密工作，采取必要的措施防止文檔的丟失、損壞和泄露。三、歸檔范圍（一）行政管理類1.公司制定的各項規章制度、管理辦法、通知、通報等文件。2.公司組織架構、人員編制、崗位職責等文件。3.公司會議記錄、紀要、決議等文件。4.公司工作計劃、總結、報告等文件。5.公司行政事務處理文件，如公文收發、印章管理、辦公用品管理等文件。6.公司對外聯絡文件，如公函、介紹信、合同意向書等文件。7.公司員工培訓、考核、獎懲等文件。8.公司大事記、年鑒等文件。（二）財務審計類1.公司財務預算、決算報告、財務報表等文件。2.公司財務管理制度、會計核算辦法、財務審批流程等文件。3.公司審計報告、審計工作底稿、審計決定書等文件。4.公司稅務申報、繳納等文件。5.公司資金管理、資產管理、成本費用管理等文件。（三）人力資源類1.公司人力資源規劃、招聘計劃、培訓計劃等文件。2.公司員工招聘、錄用、轉正、調動、離職等文件。3.公司員工薪酬福利、績效考核、社會保險等文件。4.公司員工培訓教材、培訓記錄、培訓效果評估等文件。5.公司員工檔案、勞動合同、保密協議等文件。6.公司人力資源統計報表、分析報告等文件。（四）市場營銷類1.公司市場調研、市場分析、市場策劃等文件。2.公司產品宣傳資料、廣告策劃、營銷方案等文件。3.公司客戶信息、客戶關系管理等文件。4.公司銷售合同、訂單、發貨單等文件。5.公司銷售統計報表、銷售分析報告等文件。6.公司參加展會、活動等文件。（五）技術研發類1.公司技術研發規劃、項目計劃、技術方案等文件。2.公司技術研發過程中的實驗報告、測試報告、技術總結等文件。3.公司產品設計圖紙、技術文檔、工藝文件等文件。4.公司技術創新成果、專利申請、軟件著作權等文件。5.公司技術合作協議、技術轉讓合同等文件。6.公司技術研發人員的技術培訓、技術交流等文件。（六）生產管理類1.公司生產計劃、生產調度、生產統計等文件。2.公司生產工藝規程、操作規程、質量控制文件等文件。3.公司生產設備管理、維護保養、檢修計劃等文件。4.公司原材料采購計劃、采購合同、供應商管理等文件。5.公司生產現場管理、安全管理、環境保護等文件。6.公司生產過程中的質量檢驗報告、不合格品處理等文件。（七）質量控制類1.公司質量管理體系文件，如質量手冊、程序文件、作業指導書等文件。2.公司質量檢驗標準、檢驗規范、檢驗記錄等文件。3.公司質量認證文件，如ISO質量管理體系認證、產品質量認證等文件。4.公司質量改進計劃、質量問題分析報告、質量事故處理等文件。5.公司客戶投訴處理記錄、客戶滿意度調查等文件。（八）其他類1.公司與外部單位簽訂的合同、協議、合作意向書等文件。2.公司對外投資、融資、擔保等文件。3.公司固定資產購置、處置、盤點等文件。4.公司無形資產評估、轉讓、使用等文件。5.公司重大活動、重要事件的相關文件，如活動方案、活動記錄、新聞報道等文件。6.公司認為需要歸檔的其他文件。四、歸檔流程（一）文件收集1.各部門應指定專人負責本部門文件的收集工作，確保文件的及時、準確和完整。2.收集的文件應包括原件、復印件、電子文檔等多種形式，確保文件的真實性和完整性。3.對于重要文件，應進行備份，防止文件丟失或損壞。（二）文件整理1.收集到的文件應按照歸檔范圍進行分類整理，確保文件的分類準確、合理。2.對文件進行編號、編目等工作，保證文件的編號唯一、編目清晰。3.對文件進行裝訂、裝盒等處理，確保文件的整齊、美觀。（三）文件審核1.各部門應指定專人對整理好的文件進行審核，確保文件的質量和真實性。2.審核的內容包括文件的格式、內容、簽字蓋章等是否符合要求。3.對于審核不合格的文件，應及時返回相關人員進行修改或補充。（四）文件移交1.各部門應在規定的時間內將審核通過的文件移交檔案管理部門。2.移交文件時，應填寫文件移交清單，注明文件的名稱、數量、日期等信息。3.檔案管理部門應按照文件移交清單對文件進行核對，確保文件的數量和質量。（五）文件歸檔1.檔案管理部門應按照歸檔范圍和分類標準對移交的文件進行歸檔，確保文件的有序存放。2.對歸檔的文件進行編號、編目等工作，建立檔案目錄和索引，便于查找和利用。3.對電子文檔應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設備上。五、檔案查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱的目的、內容、時間等信息，并經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應按照檔案查閱申請表的要求，提供相應的檔案，并做好查閱記錄。3.查閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出檔案管理部門。4.查閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。5.查閱檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱申請表上簽字確認。（二）借閱規定1.公司內部人員借閱檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱的目的、內容、時間等信息，并經部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續。2.檔案管理部門應按照檔案借閱申請表的要求，提供相應的檔案，并做好借閱記錄。3.借閱檔案時，應繳納一定的押金，押金金額根據檔案的重要程度和借閱時間確定。4.借閱檔案的時間一般不得超過[具體期限]，如需延長借閱時間，應提前辦理續借手續。5.借閱檔案時，應在檔案管理部門指定的地點進行，不得將檔案帶出公司。6.借閱檔案時，應保持檔案的整潔和完整，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換等。7.借閱檔案后，應及時將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案借閱申請表上簽字確認。如檔案有損壞或丟失，應照價賠償。（三）特殊情況處理1.如因工作需要，需將檔案帶出公司查閱或使用的，應經檔案管理部門負責人批準，并辦理相關手續。2.如因工作需要，需將檔案復印或掃描的，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規定的程序進行操作。3.如因工作需要，需將檔案提供給外部單位查閱或使用的，應經公司領導批準，并辦理相關手續。六、檔案保管與保護（一）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案架、檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備等，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。3.檔案應按照分類、編號順序排列存放，便于查找和利用。4.檔案管理部門應定期對檔案進行檢查和盤點，及時發現和處理檔案保管中存在的問題。（二）保護措施1.對重要檔案應進行備份，備份存儲在安全可靠的存儲設備上，并定期進行檢查和維護。2.對檔案進行數字化處理，建立電子檔案數據庫，提高檔案管理的信息化水平。3.對檔案進行加密處理，防止檔案信息泄露。4.對檔案進行防火、防潮、防蟲、防盜等保護措施，確保檔案的安全和完整。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判定、區別對待、慎重處理的原則。2.檔案鑒定應根據公司的實際情況和檔案的保存價值，確定檔案的保管期限。（二）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作領導小組，由公司領導、檔案管理部門負責人、相關業務部門負責人等組成。2.檔案鑒定工作領導小組負責制定檔案鑒定工作方案，組織檔案鑒定工作的實施。（三）鑒定方法1.檔案鑒定工作領導小組應根據檔案的形成時間、內容、來源、重要程度等因素，對檔案進行全面審查和分析。2.對檔案的保存價值進行評估，確定檔案的保管期限。3.對保管期限已滿的檔案，應進行鑒定，確定是否需要銷毀。（四）銷毀程序1.對確定需要銷毀的檔案，應填寫檔案銷毀申請表，注明檔案的名稱、數量、日期等信息，并經檔案鑒定工作領導小組組長簽字同意后，進行銷毀。2