某公司采購管理體系之供應(yīng)商管理制度?一、總則1.目的本制度旨在建立和完善公司采購管理體系中的供應(yīng)商管理機制，確保供應(yīng)商的選擇、評估、合作及管理等工作規(guī)范化、科學(xué)化，保障公司采購活動的順利進行，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，增強公司的市場競爭力。2.適用范圍本制度適用于公司所有采購項目涉及的供應(yīng)商管理，包括原材料、零部件、設(shè)備、服務(wù)等各類采購業(yè)務(wù)。3.職責(zé)分工采購部門負(fù)責(zé)供應(yīng)商的開發(fā)、選擇、評估、日常管理及采購合同的簽訂與執(zhí)行。定期收集供應(yīng)商信息，建立和維護供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。協(xié)調(diào)與供應(yīng)商的溝通、合作事宜，處理采購過程中的相關(guān)問題。質(zhì)量部門參與供應(yīng)商的評估工作，負(fù)責(zé)對供應(yīng)商提供的產(chǎn)品或服務(wù)進行質(zhì)量檢驗和監(jiān)督。反饋供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題，協(xié)助采購部門處理質(zhì)量糾紛。技術(shù)部門為采購部門提供技術(shù)支持，參與供應(yīng)商技術(shù)能力的評估。協(xié)助解決采購過程中的技術(shù)問題，確保采購的產(chǎn)品或服務(wù)符合公司技術(shù)要求。財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核采購合同中的付款條款，監(jiān)督采購付款流程。參與供應(yīng)商成本分析，提供財務(wù)相關(guān)建議。二、供應(yīng)商開發(fā)1.開發(fā)原則依據(jù)公司采購需求和戰(zhàn)略規(guī)劃，積極拓展優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源。優(yōu)先選擇具有良好信譽、較強實力、穩(wěn)定產(chǎn)品質(zhì)量和合理價格的供應(yīng)商。注重供應(yīng)商的可持續(xù)發(fā)展能力和合作意愿。2.開發(fā)渠道市場調(diào)研：采購人員通過網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)展會、商務(wù)雜志、同行推薦等方式，廣泛收集潛在供應(yīng)商信息。供應(yīng)商自薦：接收供應(yīng)商主動提交的合作意向書及相關(guān)資料。行業(yè)協(xié)會與商會：借助行業(yè)協(xié)會、商會的資源，獲取供應(yīng)商推薦名單。3.開發(fā)流程信息收集：采購人員對潛在供應(yīng)商的基本信息、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、售后服務(wù)等方面進行初步收集和整理。初步篩選：根據(jù)收集到的信息，對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，剔除明顯不符合要求的供應(yīng)商，確定進入實地考察階段的供應(yīng)商名單。實地考察：采購部門會同質(zhì)量、技術(shù)等相關(guān)部門對入選供應(yīng)商進行實地考察。考察內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)場地、設(shè)備設(shè)施、質(zhì)量管理體系、人員狀況、環(huán)保情況等。實地考察結(jié)束后，考察人員填寫《供應(yīng)商實地考察報告》，對供應(yīng)商的綜合情況進行評價。資質(zhì)審核：采購部門收集供應(yīng)商的營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、生產(chǎn)許可證、質(zhì)量認(rèn)證證書等相關(guān)資質(zhì)文件進行審核，確保供應(yīng)商具備合法經(jīng)營資格和相應(yīng)的生產(chǎn)供應(yīng)能力。樣品評估：要求供應(yīng)商提供樣品，由質(zhì)量部門按照公司相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進行檢驗和評估，樣品評估合格后方可進入試用或小批量采購階段。三、供應(yīng)商選擇1.選擇標(biāo)準(zhǔn)質(zhì)量：供應(yīng)商應(yīng)具備完善的質(zhì)量管理體系，能夠穩(wěn)定提供符合公司質(zhì)量要求的產(chǎn)品或服務(wù)。價格：在保證質(zhì)量的前提下，價格具有競爭力，通過成本分析和市場比較，確保采購成本合理。交貨期：供應(yīng)商應(yīng)能夠按照合同約定的時間及時交貨，具備較強的生產(chǎn)計劃和執(zhí)行能力。服務(wù)：提供良好的售后服務(wù)，包括產(chǎn)品維修、更換、技術(shù)支持等，能夠及時響應(yīng)公司的需求。信譽：供應(yīng)商在行業(yè)內(nèi)具有良好的信譽，無不良經(jīng)營記錄和法律糾紛。2.選擇方法綜合評分法：制定詳細(xì)的供應(yīng)商評估指標(biāo)體系，包括質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)、信譽等方面，按照一定權(quán)重進行打分，綜合得分高的供應(yīng)商作為首選。招標(biāo)采購：對于重大采購項目，采用招標(biāo)方式選擇供應(yīng)商，通過公開招標(biāo)、邀請招標(biāo)等程序，讓符合條件的供應(yīng)商進行投標(biāo)，根據(jù)評標(biāo)結(jié)果確定中標(biāo)供應(yīng)商。競爭性談判：適用于采購項目技術(shù)復(fù)雜、時間緊迫或供應(yīng)商數(shù)量有限的情況，與少數(shù)供應(yīng)商進行談判，比較其報價、方案等，選擇最優(yōu)供應(yīng)商。3.選擇流程組建評估小組：由采購、質(zhì)量、技術(shù)、財務(wù)等部門人員組成評估小組，負(fù)責(zé)供應(yīng)商的評估和選擇工作。發(fā)放詢價文件或招標(biāo)文件：向經(jīng)過初步篩選的供應(yīng)商發(fā)放詢價文件或招標(biāo)文件，明確采購要求、技術(shù)規(guī)格、報價要求、交貨期等內(nèi)容。供應(yīng)商報價與方案提交：供應(yīng)商按照要求提交報價單和相關(guān)方案，評估小組對其進行審核和分析。評估與比較：評估小組根據(jù)選擇標(biāo)準(zhǔn)和評估方法，對供應(yīng)商進行綜合評估和比較，確定候選供應(yīng)商名單。審批與決策：候選供應(yīng)商名單提交公司管理層審批，最終確定入選供應(yīng)商，并簽訂采購合同。四、供應(yīng)商評估1.評估周期定期評估：每年對供應(yīng)商進行一次全面評估，評估時間為每年的[具體月份]。不定期評估：在采購過程中，如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商出現(xiàn)重大質(zhì)量問題、交貨延遲、服務(wù)不到位等情況，及時進行不定期評估。2.評估內(nèi)容質(zhì)量評估產(chǎn)品質(zhì)量合格率：統(tǒng)計供應(yīng)商提供產(chǎn)品的合格數(shù)量與總交付數(shù)量的比例。質(zhì)量問題投訴率：記錄公司及客戶對供應(yīng)商產(chǎn)品質(zhì)量問題的投訴次數(shù)。質(zhì)量改進措施：考察供應(yīng)商針對質(zhì)量問題采取的改進措施及效果。價格評估價格合理性：對比市場同類產(chǎn)品價格，評估供應(yīng)商報價是否合理。價格波動情況：分析供應(yīng)商價格在一定時期內(nèi)的波動趨勢。交貨期評估交貨準(zhǔn)時率：統(tǒng)計供應(yīng)商按時交貨的訂單數(shù)量與總訂單數(shù)量的比例。交貨延遲原因分析：對出現(xiàn)交貨延遲的訂單進行原因分析，評估供應(yīng)商的應(yīng)對措施。服務(wù)評估售后服務(wù)響應(yīng)時間：記錄供應(yīng)商對公司售后服務(wù)需求的響應(yīng)時長。服務(wù)滿意度調(diào)查：通過問卷調(diào)查或面談等方式，收集公司內(nèi)部對供應(yīng)商服務(wù)的滿意度評價。信譽評估商業(yè)信譽：查詢供應(yīng)商是否存在商業(yè)欺詐、拖欠貨款等不良記錄。行業(yè)口碑：了解供應(yīng)商在行業(yè)內(nèi)的口碑和聲譽。3.評估方法數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析：收集和整理供應(yīng)商的相關(guān)數(shù)據(jù)，如質(zhì)量檢驗報告、交貨記錄、付款記錄等，進行統(tǒng)計分析，計算各項評估指標(biāo)得分。問卷調(diào)查與面談：向公司內(nèi)部相關(guān)部門和人員發(fā)放調(diào)查問卷，了解對供應(yīng)商服務(wù)的滿意度；與供應(yīng)商進行面談，了解其經(jīng)營狀況、發(fā)展規(guī)劃及合作意向等。實地考察：定期對供應(yīng)商進行實地考察，直觀了解其生產(chǎn)經(jīng)營情況的變化。4.評估結(jié)果處理評估等級劃分：根據(jù)評估得分，將供應(yīng)商分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。優(yōu)秀：綜合得分在[具體分?jǐn)?shù)區(qū)間]以上，表明供應(yīng)商在各方面表現(xiàn)出色，合作關(guān)系穩(wěn)定且可進一步拓展合作。良好：綜合得分在[具體分?jǐn)?shù)區(qū)間]，供應(yīng)商整體表現(xiàn)較好，能夠滿足公司采購要求，可繼續(xù)保持合作。合格：綜合得分在[具體分?jǐn)?shù)區(qū)間]，供應(yīng)商基本能夠滿足公司采購需求，但存在一些需要改進的方面，采購部門應(yīng)督促其改進。不合格：綜合得分在[具體分?jǐn)?shù)區(qū)間]以下，表明供應(yīng)商存在較多問題，已不符合公司合作要求，采購部門應(yīng)暫停與其合作，并采取相應(yīng)措施。溝通與反饋：采購部門將評估結(jié)果及時反饋給供應(yīng)商，與優(yōu)秀和良好等級的供應(yīng)商進行溝通，探討進一步深化合作的機會；對于合格等級的供應(yīng)商，提出改進意見和要求；對于不合格等級的供應(yīng)商，說明解除合作的原因。激勵與懲罰措施對于優(yōu)秀等級的供應(yīng)商，給予一定的獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先支付貨款、提供合作優(yōu)惠政策等。對于不合格等級的供應(yīng)商，采取警告、減少采購量、暫停合作直至終止合作等懲罰措施。同時，將不合格供應(yīng)商列入公司黑名單，禁止其在一定期限內(nèi)參與公司采購項目。五、供應(yīng)商日常管理1.溝通與協(xié)調(diào)建立定期溝通機制：采購部門與供應(yīng)商每月至少進行一次電話溝通或每季度進行一次面對面會議，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營情況、產(chǎn)品質(zhì)量狀況、交貨計劃等，協(xié)調(diào)解決合作過程中出現(xiàn)的問題。設(shè)立專門溝通渠道：采購部門指定專人負(fù)責(zé)與供應(yīng)商的日常溝通，供應(yīng)商可通過電話、郵件、即時通訊工具等方式反饋問題或咨詢相關(guān)事宜，確保信息傳遞及時、準(zhǔn)確。協(xié)調(diào)跨部門問題：當(dāng)涉及質(zhì)量、技術(shù)、交貨期等跨部門問題時，采購部門應(yīng)及時組織相關(guān)部門與供應(yīng)商進行溝通協(xié)調(diào)，共同尋求解決方案，確保采購業(yè)務(wù)的順利進行。2.合同管理簽訂規(guī)范合同：采購部門在與供應(yīng)商確定合作意向后，應(yīng)及時簽訂詳細(xì)的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等條款。合同執(zhí)行跟蹤：采購人員負(fù)責(zé)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時提醒供應(yīng)商按照合同約定履行義務(wù)，如按時交貨、提供合格產(chǎn)品等。同時，對合同執(zhí)行過程中的變更事項，按照公司合同變更管理規(guī)定進行處理。合同檔案管理：采購部門應(yīng)建立完善的合同檔案管理制度，對采購合同及相關(guān)文件進行分類歸檔，妥善保管，以備查閱。合同檔案應(yīng)包括合同文本、審批文件、補充協(xié)議、交貨憑證、驗收報告、付款記錄等資料。3.績效監(jiān)控建立績效指標(biāo)體系：采購部門針對供應(yīng)商的質(zhì)量、價格、交貨期、服務(wù)等方面設(shè)定具體的績效指標(biāo)，如產(chǎn)品合格率、準(zhǔn)時交貨率、售后服務(wù)滿意度等，并定期進行統(tǒng)計和分析。數(shù)據(jù)收集與分析：采購人員負(fù)責(zé)收集供應(yīng)商的績效數(shù)據(jù)，包括采購訂單執(zhí)行情況、質(zhì)量檢驗報告、客戶反饋等信息，定期進行整理和分析，以便及時發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在的問題。績效反饋與改進：采購部門根據(jù)績效分析結(jié)果，及時向供應(yīng)商反饋績效情況，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予表揚和激勵，對于存在問題的供應(yīng)商提出改進意見和要求，并跟蹤其改進措施的落實情況。4.風(fēng)險管理識別風(fēng)險因素：采購部門會同相關(guān)部門對供應(yīng)商合作過程中可能存在的風(fēng)險進行識別，如質(zhì)量風(fēng)險、供應(yīng)中斷風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、法律風(fēng)險等。制定風(fēng)險應(yīng)對措施：針對識別出的風(fēng)險因素，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施。例如，對于質(zhì)量風(fēng)險，加強進貨檢驗和質(zhì)量監(jiān)督；對于供應(yīng)中斷風(fēng)險，建立供應(yīng)商備份機制或簽訂應(yīng)急采購協(xié)議；對于價格波動風(fēng)險，采用套期保值、簽訂長期合同等方式進行防范；對于法律風(fēng)險，加強合同審核和法律合規(guī)管理。風(fēng)險監(jiān)控與預(yù)警：定期對供應(yīng)商風(fēng)險狀況進行監(jiān)控，當(dāng)風(fēng)險指標(biāo)達(dá)到預(yù)警值時，及時發(fā)出預(yù)警信號，采購部門應(yīng)迅速采取措施進行處理，降低風(fēng)險對公司采購業(yè)務(wù)的影響。六、供應(yīng)商淘汰與再開發(fā)1.供應(yīng)商淘汰淘汰標(biāo)準(zhǔn)：當(dāng)供應(yīng)商出現(xiàn)以下情況之一時，采購部門應(yīng)考慮淘汰該供應(yīng)商：連續(xù)兩次評估結(jié)果為不合格。產(chǎn)品質(zhì)量嚴(yán)重不符合公司要求，且整改無效。交貨期經(jīng)常延遲，嚴(yán)重影響公司生產(chǎn)經(jīng)營。出現(xiàn)商業(yè)欺詐、拖欠貨款等嚴(yán)重信譽問題。因不可抗力或自身經(jīng)營不善等原因，無法繼續(xù)履行合同義務(wù)。淘汰流程：采購部門提出供應(yīng)商淘汰建議，經(jīng)相關(guān)部門審核和公司管理層批準(zhǔn)后，向供應(yīng)商發(fā)出書面通知，明確淘汰原因和終止合作的時間。同時，采購部門負(fù)責(zé)清理與淘汰供應(yīng)商相關(guān)的合同、賬目等事項，確保公司利益不受損失。2.供應(yīng)商再開發(fā)需求分析：在淘汰供應(yīng)商后，采購部門應(yīng)根據(jù)公司采購需求和市場情況，及時進行供應(yīng)商再開發(fā)工作。分析原有采購項目對供應(yīng)商的要求，確定再開發(fā)供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)和條件。開發(fā)與選擇：按照供應(yīng)商開發(fā)流程，重新尋找和篩選潛在供應(yīng)商，進行實地考察、資質(zhì)審核、樣品評估等工作，選擇合適的供應(yīng)商進行合作。融入管理體系：新開發(fā)的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商管理體系，按照公司相關(guān)制度進行評估、管理和合作，確保采購業(yè)務(wù)的穩(wěn)定運行。七、附則