國美電器貴重辦公用品管理辦法?一、總則1.目的為加強國美電器貴重辦公用品的管理，規范使用流程，提高使用效率，降低成本，確保貴重辦公用品的安全與完整，特制定本管理辦法。2.適用范圍本辦法適用于國美電器總部及各分部的所有貴重辦公用品，包括但不限于電腦、打印機、復印機、傳真機、投影儀、攝像機等價值較高的辦公設備及相關配件。3.管理原則遵循"統一管理、合理配置、高效使用、定期維護、責任到人"的原則，確保貴重辦公用品的使用符合公司業務需求，避免浪費和閑置。二、職責分工1.行政部門負責制定和完善貴重辦公用品管理制度，并監督執行。統一采購、調配和管理貴重辦公用品，建立庫存臺賬，定期盤點。組織對貴重辦公用品的維護、維修和報廢處理。負責統計各部門貴重辦公用品的使用情況，提供數據分析和使用建議。2.使用部門負責本部門貴重辦公用品的需求申報、領用、保管和日常維護。按照規定的流程使用貴重辦公用品，不得擅自轉借、挪用或改變用途。配合行政部門做好貴重辦公用品的盤點和清查工作，及時反饋使用過程中出現的問題。3.財務部門負責審核貴重辦公用品的采購預算和費用報銷，確保費用支出的合理性和合規性。對貴重辦公用品的購置、折舊、報廢等進行賬務處理，定期與行政部門核對賬目。三、采購管理1.采購計劃各部門應根據業務需求和實際工作情況，提前[X]個月向行政部門提交貴重辦公用品采購計劃，詳細注明所需設備的名稱、規格、型號、數量、預計使用時間等信息。行政部門匯總各部門采購計劃后，結合庫存情況和公司預算，制定年度、季度和月度采購計劃，并報相關領導審批。2.采購流程采購計劃獲批后，行政部門負責按照公司采購管理規定進行采購。優先選擇與公司建立長期合作關系、信譽良好、產品質量可靠、價格合理的供應商。對于金額較大的貴重辦公用品采購項目，應采用招標、詢價、競爭性談判等方式進行采購，確保采購過程的公開、公平、公正。采購過程中，行政部門應與供應商簽訂采購合同，明確采購產品的規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款，確保雙方權益得到保障。3.驗收與入庫貴重辦公用品到貨后，行政部門應組織相關人員按照采購合同和產品說明書進行驗收。驗收內容包括產品的規格、型號、數量、外觀、質量、配件等是否齊全，是否符合合同要求。驗收合格的貴重辦公用品，由行政部門辦理入庫手續，填寫入庫單，注明設備名稱、規格、型號、數量、供應商、入庫時間等信息，并將設備妥善存放于倉庫指定位置。驗收不合格的貴重辦公用品，行政部門應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。如因供應商原因造成的損失，行政部門應按照合同約定追究其責任。四、領用管理1.領用申請各部門因工作需要領用貴重辦公用品時，應填寫《貴重辦公用品領用申請表》，詳細注明領用設備的名稱、規格、型號、數量、用途、預計使用時間等信息，并經部門負責人簽字審批。對于價值較高或數量有限的貴重辦公用品，領用部門還需提前向行政部門預約，經行政部門同意后方可領用。2.領用流程《貴重辦公用品領用申請表》經審批后，領用部門憑申請表到行政部門倉庫辦理領用手續。行政部門倉庫管理人員核對申請表信息無誤后，發放貴重辦公用品，并在申請表上簽字確認。領用人員應在領用設備的同時領取相關配件、說明書、保修卡等資料，并在《貴重辦公用品領用登記表》上簽字確認。對于需要安裝調試的貴重辦公用品，行政部門應安排專業技術人員進行安裝調試，確保設備正常運行后，領用人員方可簽收。3.使用期限與歸還貴重辦公用品的使用期限根據設備的折舊年限和實際使用情況確定，一般不得超過[X]年。如有特殊情況需要延長使用期限，領用部門應提前向行政部門提出申請，經批準后方可繼續使用。使用期滿或不再使用的貴重辦公用品，領用部門應及時清理設備，確保設備完好無損，并將設備及相關配件、資料一并歸還行政部門倉庫。行政部門倉庫管理人員對歸還設備進行驗收，如發現設備有損壞或丟失情況，應按照規定追究領用人員責任。五、使用管理1.使用規范領用人員應嚴格按照貴重辦公用品的操作規程和使用說明進行操作，不得擅自更改設備參數或拆卸設備。貴重辦公用品應專機專用，不得用于與工作無關的事項。如需轉借他人使用，應提前向行政部門申請，經批準后方可轉借，并辦理相關手續。使用過程中如發現設備出現故障或異常情況，領用人員應立即停止使用，并及時通知行政部門安排維修。嚴禁自行拆卸或維修貴重辦公用品，以免造成更大損失。2.日常維護行政部門應定期組織對貴重辦公用品進行維護保養，制定維護保養計劃，明確維護保養內容、周期和責任人。領用人員應做好貴重辦公用品的日常清潔和保養工作，保持設備外觀整潔，定期檢查設備運行狀況，及時清理設備灰塵、雜物等，確保設備正常運行。對于需要定期更換耗材的貴重辦公用品，行政部門應提前做好耗材儲備，并及時通知領用人員更換，確保設備正常使用。3.安全管理貴重辦公用品應妥善保管，存放于安全、干燥、通風的場所，避免設備受潮、受損、被盜等情況發生。對于涉及公司機密信息的貴重辦公用品，如存儲有公司重要文件、數據的電腦等，領用人員應嚴格遵守公司保密制度，采取必要的安全措施，防止信息泄露。下班后或長時間不使用貴重辦公用品時，應關閉設備電源，拔掉插頭，妥善保管設備鑰匙和相關資料。六、維修管理1.維修申請貴重辦公用品出現故障或需要維修時，領用人員應填寫《貴重辦公用品維修申請表》，詳細注明設備名稱、規格、型號、故障現象、維修要求等信息，并經部門負責人簽字后提交行政部門。行政部門接到維修申請后，應及時安排專業技術人員對設備進行檢查，確定故障原因和維修方案。2.維修流程對于能夠在公司內部維修的貴重辦公用品，行政部門應安排技術人員進行維修。維修人員應填寫維修記錄，記錄維修時間、故障原因、維修方法、更換配件等信息。對于需要送外維修的貴重辦公用品，行政部門應選擇具有資質、信譽良好的維修服務提供商，并與其簽訂維修協議，明確維修費用、維修期限、維修質量標準等條款。維修完成后，行政部門應及時組織驗收，確保維修質量符合要求。維修費用由行政部門按照公司財務制度進行審核報銷。對于因人為原因造成的設備損壞，維修費用由責任人承擔。3.維修檔案管理行政部門應建立貴重辦公用品維修檔案，對每次維修記錄進行整理歸檔，包括維修申請表、維修記錄、維修發票、維修協議等資料。維修檔案應妥善保管，以便查詢和統計設備維修情況，為設備的維護保養和更新換代提供參考依據。七、盤點管理1.盤點計劃行政部門應定期組織對貴重辦公用品進行盤點，原則上每年至少進行[X]次全面盤點。盤點前，行政部門應制定詳細的盤點計劃，明確盤點時間、范圍、人員分工、盤點方法等內容。2.盤點實施盤點人員應按照盤點計劃對貴重辦公用品進行逐一清點，核對設備名稱、規格、型號、數量、使用狀態等信息，并與庫存臺賬、領用登記表等資料進行核對。對于盤點過程中發現的賬實不符情況，盤點人員應及時查明原因，并填寫《貴重辦公用品盤點差異表》，詳細注明差異設備的名稱、規格、型號、數量、差異原因等信息。3.盤點結果處理盤點結束后，行政部門應根據盤點結果編制盤點報告，總結盤點情況，分析賬實不符原因，提出處理建議。對于盤盈的貴重辦公用品，行政部門應查明原因，調整庫存臺賬，并按照規定進行賬務處理。對于盤虧的貴重辦公用品，行政部門應查明責任，屬于人為原因造成的，應追究責任人責任；屬于自然損耗或其他不可抗力原因造成的，應按照規定辦理核銷手續。八、報廢管理1.報廢鑒定貴重辦公用品達到規定的使用年限或因技術淘汰、損壞無法修復等原因需要報廢時，使用部門應填寫《貴重辦公用品報廢申請表》，詳細注明設備名稱、規格、型號、購置時間、報廢原因等信息，并經部門負責人簽字后提交行政部門。行政部門接到報廢申請后，應組織相關技術人員對設備進行鑒定，確認是否符合報廢條件。對于價值較高的貴重辦公用品報廢，還需組織相關部門和專業人員進行評估論證。2.報廢審批《貴重辦公用品報廢申請表》經鑒定和評估論證后，報公司領導審批。審批通過后，行政部門方可辦理報廢手續。3.報廢處理經批準報廢的貴重辦公用品，行政部門應按照公司資產管理規定進行處理。對于有殘值的設備，應進行變賣或回收，所得款項上繳公司財務部門；對于無殘值的設備，應妥善安排銷毀，確保設備信息安全。行政部門應及時調整庫存臺賬和固定資產賬目，注銷報廢設備信息，并將報廢處理情況記錄存檔。九、監督與考核1.監督檢查公司定期對各部門貴重辦公用品的管理情況進行監督檢查，檢查內容包括采購計劃執行情況、領用登記情況、使用維護情況、盤點情況、報廢處理情況等。對于監督檢查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，要求責任部門限期整改，并跟蹤整改落實情況。2.考核機制建立貴重辦公用品管理考核機制，將各部門貴重辦公用品管理情況納入績效考核體系