科技有限公司檔案管理制度?一、總則1.目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司經(jīng)營管理、技術創(chuàng)新和歷史查考等方面的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、分支機構、全資及控股子公司的檔案管理工作。3.檔案定義本制度所稱檔案是指公司在各項活動中直接形成的對公司具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責1.檔案管理部門公司設立綜合檔案室，負責集中統(tǒng)一管理公司檔案，并對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督和指導。2.各部門職責各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的真實、完整和及時歸檔。各部門負責人應重視本部門檔案管理工作，支持檔案管理人員履行職責，提供必要的工作條件。三、檔案的收集與整理1.收集范圍公司設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件、證照、印章等檔案。公司經(jīng)營管理活動中形成的各類合同、協(xié)議、報表、報告、會議紀要等文件檔案。公司技術研發(fā)活動中形成的各類技術文檔、專利申請材料、科研項目資料等科技檔案。公司人力資源管理活動中形成的員工檔案、招聘資料、培訓記錄等人事檔案。公司財務管理活動中形成的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務檔案。公司市場營銷活動中形成的市場調研報告、客戶資料、營銷策劃方案等業(yè)務檔案。公司行政辦公活動中形成的公文、信函、通知、簡報等行政檔案。公司文化建設活動中形成的宣傳資料、活動記錄、企業(yè)文化手冊等文化檔案。公司其他各類活動中形成的具有保存價值的檔案。2.收集要求各部門應按照檔案收集范圍，定期對本部門形成的檔案進行收集整理，確保檔案的及時歸檔。對于重要的文件、合同、協(xié)議等檔案，應在文件形成后及時收集，并進行登記和編號。檔案收集過程中，應注意保持檔案的完整性，避免遺漏重要內容。3.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。區(qū)分不同價值，便于保管和利用。分類科學、編號統(tǒng)一、排列有序、目錄清晰。4.整理方法文書檔案：按照年度、保管期限、問題等進行分類，編制案卷目錄。科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類，建立項目檔案卷冊。人事檔案：按照員工類別、檔案內容等進行分類，建立員工個人檔案。財務檔案：按照會計年度、檔案類別等進行分類，裝訂成冊。其他檔案：根據(jù)檔案性質和特點，采用適當?shù)姆诸惙椒ㄟM行整理。四、檔案的保管1.保管場所綜合檔案室應具備安全、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火保險柜、溫濕度計等。2.保管期限永久保管：凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。定期保管：定期保管的檔案分為30年、10年兩種。凡是在一定時期內對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管。3.檔案保管要求檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案存放索引，便于查找。定期對檔案進行清查核對，確保檔案的數(shù)量、質量和存放位置準確無誤。對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，以延長檔案的使用壽命。嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。五、檔案的鑒定與銷毀1.鑒定工作綜合檔案室應定期對保管期限已滿的檔案進行鑒定，提出存毀意見。鑒定工作應組成鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務部門和有關領導參加，對檔案的價值進行全面評估。鑒定小組應根據(jù)檔案的內容、來源、時間等因素，確定檔案的存毀，并形成鑒定報告。2.銷毀程序經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應編制銷毀清冊，報公司領導審批。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保銷毀過程的安全和徹底。銷毀完畢后，監(jiān)銷人應在銷毀清冊上簽字，并將銷毀清冊歸檔保存。六、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定公司內部人員查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。查閱檔案時，應在檔案管理人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。查閱完畢后，應及時將檔案歸還綜合檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。2.借閱規(guī)定公司外部單位或個人查閱公司檔案，須持有單位介紹信或有效證件，經(jīng)公司領導批準后，方可查閱。因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱檔案應嚴格遵守借閱期限，如需延期借閱，應辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應對所借檔案妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，如有遺失或損壞，應照價賠償。七、檔案的統(tǒng)計與移交1.統(tǒng)計工作綜合檔案室應建立檔案統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。檔案統(tǒng)計報表應定期報送公司領導和上級檔案管理部門。2.移交工作公司所屬各部門、分支機構、全資及控股子公司應定期將本部門形成的檔案移交綜合檔案室集中保管。檔案移交時，應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。對于已移交綜合檔案室的檔案，原部門如需查閱或使用，應按照檔案查閱、借閱規(guī)定辦理手續(xù)。八、電子檔案管理1.電子檔案定義電子檔案是指公司在各項活動中形成的，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募牧稀?.電子檔案收集與整理各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門形成的電子檔案，并進行整理。電子檔案的整理應遵循紙質檔案的整理原則，采用分類、編號、著錄等方法，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫。3.電子檔案保管電子檔案應存儲在安全可靠的載體上，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。電子檔案保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件，配備必要的電子設備和軟件，確保電子檔案的安全存儲和有效利用。定期對電子檔案進行檢查和維護，確保電子檔案的可讀性和完整性。4.電子檔案查閱與借閱電子檔案的查閱與借閱應遵守本制度關于紙質檔案查閱與借閱的規(guī)定。查閱電子檔案時，應使用公司指定的計算機設備，并在檔案管理人員的監(jiān)督下進行。借閱電子檔案時，應將電子檔案存儲在移動存儲設備上，并按照規(guī)定期限歸還。九、獎勵與處罰1.獎勵對在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的部門和個人，公司將給予表彰和獎勵。2.處罰對違反本制度規(guī)定，造成檔案丟失