某IT企業(yè)的合同管理制度?一、總則（一）目的為加強(qiáng)本IT企業(yè)合同管理，規(guī)范合同簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風(fēng)險，維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于企業(yè)與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同，包括但不限于軟件銷售合同、技術(shù)服務(wù)合同、采購合同、租賃合同等。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂、履行應(yīng)遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎(chǔ)上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強(qiáng)加給對方。3.公平公正原則：合同條款應(yīng)公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和對方的合法權(quán)益。4.誠實守信原則：合同雙方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。二、合同管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）合同管理委員會1.組成：由企業(yè)高層管理人員、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人等組成。2.職責(zé)：審議重大合同事項，包括合同的簽訂、變更、解除等。協(xié)調(diào)合同管理中的重大問題，決策合同管理的重大事項。（二）法務(wù)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)合同文本的起草、審核、修改等工作，確保合同內(nèi)容合法合規(guī)。參與合同談判，提供法律意見和建議，防范法律風(fēng)險。負(fù)責(zé)合同糾紛的處理，代表企業(yè)參與訴訟、仲裁等法律程序。建立合同管理臺賬，對合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進(jìn)行記錄和跟蹤。（三）業(yè)務(wù)部門1.職責(zé)：負(fù)責(zé)合同的發(fā)起、談判、簽訂等具體工作。按照合同約定履行義務(wù)，及時反饋合同履行過程中的問題。配合法務(wù)部門處理合同糾紛，提供相關(guān)證據(jù)和資料。（四）財務(wù)部門1.職責(zé)：參與合同的審核，對合同的財務(wù)條款進(jìn)行審查，確保合同的財務(wù)風(fēng)險可控。負(fù)責(zé)合同款項的收付管理，按照合同約定及時辦理收款和付款手續(xù)。對合同執(zhí)行情況進(jìn)行財務(wù)分析，為企業(yè)決策提供財務(wù)支持。三、合同簽訂管理（一）合同的發(fā)起1.業(yè)務(wù)部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要發(fā)起合同簽訂申請，填寫合同申請表，詳細(xì)說明合同的基本情況，包括合同對方的信息、合同標(biāo)的、數(shù)量、價格、履行期限、付款方式等。2.合同申請表應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給法務(wù)部門。（二）合同文本的起草1.法務(wù)部門根據(jù)合同申請表的內(nèi)容，起草合同文本。合同文本應(yīng)使用規(guī)范的格式和語言，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.對于復(fù)雜的合同或涉及重大法律風(fēng)險的合同，法務(wù)部門可組織相關(guān)部門進(jìn)行討論，共同起草合同文本。（三）合同的審核1.法務(wù)部門對起草好的合同文本進(jìn)行審核，重點審查合同的合法性、合規(guī)性、完整性、條款的合理性等。2.審核通過的合同文本提交給財務(wù)部門進(jìn)行財務(wù)審核，財務(wù)部門重點審查合同的財務(wù)條款，包括付款方式、結(jié)算周期、發(fā)票開具等。3.業(yè)務(wù)部門對合同文本進(jìn)行業(yè)務(wù)審核，確保合同條款符合業(yè)務(wù)實際需求。4.各部門審核通過后，合同文本提交給合同管理委員會審議。（四）合同的簽訂1.合同經(jīng)合同管理委員會審議通過后，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)與合同對方簽訂合同。2.簽訂合同前，業(yè)務(wù)部門應(yīng)確保合同對方具有合法的主體資格和履約能力，核實合同對方的營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等相關(guān)證件。3.合同簽訂應(yīng)使用企業(yè)統(tǒng)一的合同專用章，由專人負(fù)責(zé)保管。簽訂合同時，應(yīng)在合同上加蓋合同專用章，并由雙方授權(quán)代表簽字。4.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件交回法務(wù)部門存檔，并將合同副本分發(fā)給財務(wù)部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門等。四、合同履行管理（一）合同的執(zhí)行1.業(yè)務(wù)部門按照合同約定履行義務(wù)，及時組織生產(chǎn)、發(fā)貨、服務(wù)等工作。2.在合同履行過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期向合同對方反饋履行情況，及時溝通解決出現(xiàn)的問題。3.對于合同履行過程中需要變更的事項，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出變更申請，按照合同變更的程序進(jìn)行處理。（二）合同款項的收付1.財務(wù)部門按照合同約定及時辦理收款和付款手續(xù)。2.收到合同款項后，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并開具發(fā)票。3.支付合同款項時，財務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格審核付款申請，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全。（三）合同履行的監(jiān)督與檢查1.法務(wù)部門定期對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中存在的問題。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合法務(wù)部門的監(jiān)督檢查工作，提供相關(guān)的合同履行資料和信息。3.對于合同履行過程中出現(xiàn)的重大問題或風(fēng)險，法務(wù)部門應(yīng)及時向合同管理委員會報告，并提出處理建議。五、合同變更與解除管理（一）合同變更1.合同履行過程中，因客觀情況發(fā)生變化需要變更合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出變更申請，填寫合同變更申請表，詳細(xì)說明變更的原因、內(nèi)容等。2.合同變更申請表應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給法務(wù)部門。3.法務(wù)部門對合同變更申請進(jìn)行審核，重點審查變更的合法性、合理性、對企業(yè)權(quán)益的影響等。4.審核通過的合同變更申請?zhí)峤唤o合同管理委員會審議。5.合同變更經(jīng)合同管理委員會審議通過后，由業(yè)務(wù)部門與合同對方簽訂合同變更協(xié)議。（二）合同解除1.合同履行過程中，出現(xiàn)法定或約定的解除情形，需要解除合同的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時提出解除申請，填寫合同解除申請表，詳細(xì)說明解除的原因、依據(jù)等。2.合同解除申請表應(yīng)經(jīng)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給法務(wù)部門。3.法務(wù)部門對合同解除申請進(jìn)行審核，重點審查解除的合法性、合理性、對企業(yè)權(quán)益的影響等。4.審核通過的合同解除申請?zhí)峤唤o合同管理委員會審議。5.合同解除經(jīng)合同管理委員會審議通過后，由業(yè)務(wù)部門與合同對方簽訂合同解除協(xié)議。（三）合同變更與解除的后續(xù)處理1.合同變更或解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，做好后續(xù)的工作安排，如調(diào)整生產(chǎn)計劃、結(jié)算款項等。2.法務(wù)部門應(yīng)將合同變更或解除的情況記錄在合同管理臺賬中，并對相關(guān)的合同文件進(jìn)行整理歸檔。六、合同糾紛管理（一）糾紛的預(yù)防1.加強(qiáng)合同管理，嚴(yán)格按照合同簽訂、履行的程序進(jìn)行操作，確保合同的合法性、合規(guī)性、完整性。2.定期對員工進(jìn)行合同法律知識培訓(xùn)，提高員工的合同風(fēng)險意識和法律素養(yǎng)。3.在合同簽訂前，充分了解合同對方的情況，對合同對方的履約能力進(jìn)行評估，防范潛在的風(fēng)險。（二）糾紛的處理1.合同履行過程中發(fā)生糾紛的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時報告法務(wù)部門，并積極與合同對方協(xié)商解決。2.法務(wù)部門應(yīng)介入糾紛處理，收集相關(guān)證據(jù)，分析糾紛的性質(zhì)和責(zé)任，提出解決方案。3.對于協(xié)商不成的糾紛，法務(wù)部門應(yīng)代表企業(yè)參與訴訟、仲裁等法律程序，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益。4.在糾紛處理過程中，業(yè)務(wù)部門應(yīng)配合法務(wù)部門提供相關(guān)的證據(jù)和資料，協(xié)助法務(wù)部門做好訴訟、仲裁等工作。七、合同檔案管理（一）檔案的收集1.合同簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將合同原件交回法務(wù)部門存檔。2.合同履行過程中產(chǎn)生的與合同有關(guān)的文件、資料，如補充協(xié)議、變更協(xié)議、往來函件、驗收報告等，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時整理并提交給法務(wù)部門存檔。（二）檔案的整理與歸檔1.法務(wù)部門對收集到的合同及相關(guān)文件、資料進(jìn)行整理，按照合同類別、時間順序等進(jìn)行分類編號。2.將整理好的合同檔案裝訂成冊，存入專門的檔案柜中，并建立電子檔案，方便查詢和管理。（三）檔案的保管與查閱1.合同檔案由專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全、完整。2.企業(yè)內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交給法務(wù)部門。3.法務(wù)部門對檔案查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，方可提供查閱服務(wù)。