醫院檔案分類工作方案?一、工作背景醫院檔案是醫院在醫療、教學、科研、管理等各項活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。隨著醫院業務的不斷拓展和信息化建設的推進，檔案數量日益增多，為了更好地管理和利用檔案，提高檔案管理工作的效率和質量，實現檔案資源的科學整合與有效共享，特制定本醫院檔案分類工作方案。

二、工作目標1.建立科學合理的醫院檔案分類體系，確保檔案分類準確、規范。2.實現檔案的有序整理和存放，便于查找和利用。3.提高檔案管理工作的信息化水平，促進檔案資源的數字化建設。4.為醫院的醫療、教學、科研、管理等工作提供有力的檔案支持和服務。

三、分類原則1.遵循國家檔案管理相關標準和規范：依據《歸檔文件整理規則》《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等國家檔案管理法規和標準，確保檔案分類符合行業要求。2.結合醫院實際情況：充分考慮醫院的組織架構、業務流程、工作特點等因素，使檔案分類體系具有針對性和可操作性。3.便于管理和利用：分類應簡潔明了，層次清晰，方便檔案的整理、編目、存儲和檢索，提高檔案利用效率。4.保持相對穩定性：分類體系一經確定，應在一定時期內保持相對穩定，避免頻繁變動，以保證檔案管理工作的連續性和一致性。

四、分類方法醫院檔案采用年度機構保管期限分類法，即先按年度分開，再在每個年度內按機構分類，最后按保管期限劃分。

（一）年度分類以文件形成的自然年度為依據進行分類，如2020年、2021年等。不同年度形成的檔案分別歸類存放。

（二）機構分類根據醫院內部的組織機構設置進行分類，可分為醫院行政管理類、臨床科室類、醫技科室類、后勤保障類、黨群工作類等。具體如下：1.醫院行政管理類醫院辦公室：主要負責醫院行政事務的綜合協調、文件收發、會議組織、行政管理等方面的文件材料。醫務科：涉及醫療業務管理、醫療質量控制、醫療糾紛處理、醫務人員資質管理等相關文件。護理部：有關護理工作管理、護理質量考核、護理人員培訓等方面的檔案。財務科：財務預算、決算、收支管理、成本核算、財務審計等文件資料。人事科：人員招聘、調配、考核、培訓、職稱評定、薪酬福利等人事管理檔案。醫保辦：醫保政策執行、醫保費用結算、醫保患者管理等方面的文件。信息科：醫院信息化建設規劃、信息系統管理、數據安全等相關資料。其他行政管理科室：根據實際情況，將其他行政管理科室形成的文件材料按各自職能進行分類存放。2.臨床科室類內科：各內科專業科室（如心血管內科、呼吸內科、消化內科等）的醫療業務文件，包括病歷、診療方案、科研項目、教學資料等。外科：各外科專業科室（如普通外科、骨科、神經外科等）的相關檔案，分類方式與內科類似。婦產科：涵蓋婦科、產科的醫療文件、手術記錄、孕產婦管理資料等。兒科：兒科醫療業務相關檔案，如兒童病歷、疾病防治資料等。急診科：急診醫療工作記錄、急救流程、突發事件處理等文件。其他臨床科室：以此類推，按照醫院實際設置的臨床科室分別進行分類整理。3.醫技科室類檢驗科：檢驗報告、檢驗技術規范、質量控制記錄等檔案。放射科：X光片、CT影像資料、MRI圖像、診斷報告、放射技術操作規程等。超聲科：超聲檢查報告、超聲診斷資料、設備維護記錄等。病理科：病理切片、病理診斷報告、病理標本管理記錄等。藥劑科：藥品采購計劃、藥品庫存管理記錄、藥事管理文件、藥物臨床試驗資料等。其他醫技科室：依照各醫技科室的工作內容和形成的文件類別進行分類。4.后勤保障類總務科：醫院基礎設施建設與維修、物資采購與管理、環境衛生管理等方面的文件。設備科：醫療設備采購、安裝、調試、維護、報廢等設備管理檔案。保衛科：醫院安全保衛工作記錄、治安事件處理文件、消防安全資料等。膳食科：食堂管理文件、食品衛生安全記錄、營養膳食供應資料等。其他后勤保障科室：按各自職責范圍對形成的檔案進行分類。5.黨群工作類黨委辦公室：黨委工作文件、黨組織建設資料、黨員管理檔案等。紀委辦公室：紀檢監察工作文件、廉政建設資料、違紀案件處理記錄等。工會：工會組織建設、會員管理、職工活動記錄、維權工作文件等。團委：共青團工作文件、青年團員管理資料、青年志愿者活動記錄等。

（三）保管期限分類根據檔案的重要程度和保存價值，將檔案保管期限劃分為永久、定期30年、定期10年三種。1.永久保管的檔案醫院重大決策、規劃、總結等文件。醫院歷史沿革、大事記等具有重要歷史價值的檔案。涉及醫院產權、資產、債權債務等重要經濟事項的文件。重要的人事任免文件。重大醫療事故、醫療糾紛處理結果及相關重要文件。醫院獲得的省部級以上榮譽證書、獎杯、獎牌等實物檔案的相關材料。2.定期30年保管的檔案醫院年度工作計劃、總結、統計報表等。醫療業務管理方面一般性文件，如醫療質量管理指標統計分析資料等。一般人事管理文件，如職工年度考核資料等。財務預決算執行情況分析報告等財務文件。醫院組織的一般性學術交流活動資料。3.定期10年保管的檔案醫院一般性行政事務文件，如一般性會議紀要、簡報等。各科室日常工作記錄、一般性業務資料等。短期的設備維護記錄、物資采購清單等后勤保障類文件。一般性的黨群活動記錄等。

五、檔案整理流程（一）收集1.明確各部門檔案收集責任人，定期收集本部門在工作中形成的各類文件材料。2.檔案形成部門應確保文件材料齊全、完整，按照分類要求進行初步整理，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份留存本部門，一份隨檔案移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行核對，檢查檔案數量、質量及移交清單填寫情況，對不符合要求的檔案及時退回形成部門補充完善。

（二）分類1.根據確定的分類方法，對收集到的檔案進行分類。首先按照年度分開，然后在每個年度內按照機構分類，最后按照保管期限劃分。2.在分類過程中，應遵循分類原則，確保分類準確無誤。對于一些難以準確歸類的檔案，可設立"其他"類別暫存，待進一步研究確定分類歸屬。

（三）編號1.為便于管理和檢索，對每一類檔案進行編號。編號采用層次編碼法，由年度代碼、機構代碼、保管期限代碼和順序號組成。2.年度代碼：采用公元紀年，取年份的后兩位數字，如2021年表示為"21"。3.機構代碼：根據機構分類設置，為每個機構賦予兩位數字代碼，如醫院辦公室代碼為"01"，醫務科代碼為"02"等。4.保管期限代碼：永久保管代碼為"Y"，定期30年保管代碼為"30"，定期10年保管代碼為"10"。5.順序號：按照檔案整理的先后順序，從"001"開始依次編號。6.例如，醫院辦公室2021年形成的一份永久保管的檔案，編號為"2101Y001"。

（四）編目1.編制檔案目錄，目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數、備注等項目。2.題名應準確反映檔案的主要內容，日期填寫文件形成的具體年月日，保管期限按照上述規定填寫，頁數填寫檔案的實際頁數，備注可填寫檔案的特殊說明或補充信息。3.檔案目錄可采用紙質形式或電子形式保存，電子目錄應定期進行備份，以防止數據丟失。

（五）裝訂1.對紙張規格不一致、破損的檔案進行修整，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂。2.裝訂應整齊、牢固，不掉頁、不壓字，便于翻閱和保管。

（六）裝盒1.將整理好的檔案裝入檔案盒，一個檔案盒可裝若干份檔案。2.在檔案盒封面填寫檔案類別、年度、機構、保管期限等信息，并在盒脊上標注檔案編號范圍。3.檔案盒應選用符合質量要求的材料，具有一定的強度和密封性，以保護檔案不受損壞。

六、信息化建設1.建立醫院檔案管理信息系統，將檔案分類體系、檔案目錄及部分重要檔案的數字化副本錄入系統，實現檔案信息的計算機管理和檢索查詢。2.對檔案管理信息系統進行權限設置，不同人員根據工作需要具有不同的訪問權限，確保檔案信息的安全保密。3.定期對檔案管理信息系統進行維護和更新，保證系統的正常運行和數據的準確性、完整性。4.利用掃描技術將紙質檔案轉化為電子圖像，進行數字化存儲。數字化檔案應按照電子檔案管理的相關要求進行整理、分類和存儲，建立電子檔案數據庫，實現檔案的遠程查閱和利用。

七、人員培訓1.組織檔案管理人員參加檔案管理業務培訓，包括檔案分類知識、整理方法、編目規則、信息化操作等內容，提高檔案管理人員的業務水平和工作能力。2.對醫院各部門檔案收集責任人進行培訓，使其熟悉檔案分類工作方案和檔案收集要求，確保檔案收集工作的順利開展。3.通過舉辦檔案管理知識講座、發放宣傳資料等方式，向全體醫院工作人員普及檔案管理知識，增強大家的檔案意識，提高對檔案工作的重視程度和支持力度。

八、監督與檢查1.成立檔案分類工作監督小組，定期對檔案分類工作進行檢查和指導，確保分類工作符合方案要求，檔案整理質量達到標準。2.監督小組應重點檢查檔案分類的準確性、完整性，編號、編目、裝訂、裝盒等整理環節是否規范，信息化建設是否按計劃推進等。3.對檢查中發現的問題及時提出整改意見，要求相關部門和人員限期整改。整改完成后進行復查，確保問題得到徹底解決。4.將檔案分類工作納入醫院績效考核體系，對檔案分類工作成績突出的部門和個人給予表彰和獎勵，對工作不力、影響檔案分類工作進度和質量的部門和個人進行通報批評。

九、實施步驟（一）準備階段（[準備階段時間區間]）1.成立醫院檔案分類工作領導小組，由醫院分管領導擔任組長，各相關部門負責人為成員，負責統籌協調檔案分類工作。2.組建檔案分類工作小組，成員包括檔案管理人員和各部門檔案收集責任人，明確工作職責和分工。3.開展檔案分類工作調研，了解醫院檔案管理現狀，收集各部門對檔案分類工作的意見和建議。4.制定醫院檔案分類工作方案，明確分類原則、方法、流程及相關要求，并報醫院領導審批。5.準備檔案分類所需的辦公用品、設備和場地，如檔案盒、裝訂工具、計算機、存儲設備等。

（二）實施階段（[實施階段時間區間]）1.組織檔案管理人員和各部門檔案收集責任人參加培訓，學習檔案分類工作方案和相關業務知識。2.各部門按照檔案收集要求，對本部門的檔案進行全面收集、初步整理，并填寫檔案移交清單，移交至檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行分類、編號、編目、裝訂、裝盒等整理工作，同時開展檔案信息化建設，將檔案信息錄入管理系統，進行數字化存儲。4.在整理過程中，檔案分類工作小組定期召開會議，交流工作進展情況，研究解決遇到的問題。監督小組對檔案分類工作進行不定期檢查和指導，確保工作質量。

（三）驗收階段（[驗收階段時間區間]）1.檔案分類工作完成后，檔案管理部門進行自查，對檔案分類、整理和信息化建設情況進行全面檢查，確保符合工作方案要求。2.醫院檔案分類工作領導小組組織相關人員對檔案分類工作進行驗收，驗收內容包括檔案分類的準確性、整理質量、編目規范、信息化建設成果等。3.對驗收中發現的問題及時整改，整改完成后再次進行驗收，直至驗收合格。4.驗收合格后，對檔案分類工作進行總結，形成驗收報告，上報醫院領導，并將檔案資料進行妥善保管。

十、預期效果1.通過實施本檔案分類工作方案，建立科學合理的醫院檔案分類體系，實現檔案的規范化、標準化管理，提高檔案管理工作