業務外包管理制度?（一）目的為規范公司業務外包行為，加強對外包業務的管理與控制，防范外包業務風險，提高公司運營效率和經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有業務外包活動，包括但不限于生產外包、服務外包、技術外包等。（三）基本原則1.合法合規原則：業務外包活動應遵守國家法律法規和相關政策規定。2.風險可控原則：充分識別、評估和控制外包業務過程中的各類風險，確保公司利益不受損害。3.成本效益原則：在保證外包業務質量和效果的前提下，合理控制外包成本，提高資源利用效率。4.擇優選擇原則：通過公平、公正、公開的方式選擇合適的外包商，確保其具備良好的信譽、專業能力和服務水平。二、職責分工（一）業務部門1.負責提出業務外包需求，明確外包業務的范圍、要求、標準和時間節點等。2.參與外包商的選擇、評估和合同談判等工作。3.負責與外包商溝通協調，監督外包業務的執行情況，及時反饋問題并提出改進建議。4.配合相關部門對業務外包進行驗收和結算等工作。（二）采購部門1.負責制定業務外包采購計劃，根據業務部門需求組織對外包項目進行招標、詢價、談判等采購活動。2.審核外包商的資質、信譽、報價等，確保采購過程合法合規、公平公正。3.協助業務部門簽訂外包合同，并對合同執行情況進行跟蹤和監督。（三）財務部門1.負責審核業務外包預算，監督外包費用的支付情況，確保費用支出合理合規。2.參與外包合同的財務條款審核，防范財務風險。3.對外包業務進行成本核算和效益分析，為公司決策提供財務支持。（四）風險管理部門1.負責識別、評估業務外包過程中的風險，制定風險應對措施，并監督風險控制執行情況。2.定期對外包業務風險進行評估和預警，及時發現和解決潛在風險問題。（五）審計部門1.對外包業務進行定期審計，檢查外包業務的內部控制執行情況、合同履行情況、費用支出情況等。2.對審計中發現的問題提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。三、外包商選擇與管理（一）外包商選擇標準1.資質信譽：具有合法經營資質，信譽良好，無不良記錄。2.專業能力：具備與外包業務相匹配的專業技術、設備、人員等資源，能夠提供高質量的服務或產品。3.服務質量：有完善的質量管理體系，能夠確保外包業務符合公司要求和相關標準。4.價格合理：報價具有競爭力，在保證質量的前提下，成本相對較低。5.合作意愿：愿意與公司建立長期穩定的合作關系，積極配合公司開展業務。（二）外包商選擇流程1.需求發布：業務部門根據業務需求，制定外包項目需求說明書，明確外包業務的具體內容、要求、標準等，提交給采購部門。2.供應商搜尋：采購部門通過多種渠道搜尋潛在的外包商，如網絡搜索、行業推薦、供應商庫等，建立外包商候選名單。3.初步篩選：采購部門對外包商候選名單進行初步篩選，審核其資質、信譽、經營范圍等基本信息，剔除不符合要求的外包商。4.詳細評估：采購部門組織業務部門、風險管理部門等相關人員對外包商進行詳細評估，評估內容包括專業能力、服務質量、價格、合作意愿等方面。可以采用實地考察、問卷調查、參考以往業績等方式進行評估。5.綜合評審：根據詳細評估結果，采購部門組織相關人員進行綜合評審，確定擬選擇的外包商，并形成評審報告。6.合同談判：采購部門與擬選擇的外包商進行合同談判，明確雙方的權利義務、服務內容、價格、質量標準、付款方式、違約責任等條款，確保合同條款公平合理、合法合規。7.合同簽訂：合同談判達成一致后，由公司法定代表人或授權代表與外包商簽訂外包合同。（三）外包商管理1.檔案建立：采購部門負責建立外包商檔案，記錄外包商的基本信息、評估結果、合同履行情況等，以便對其進行跟蹤和管理。2.定期評估：業務部門和采購部門定期對外包商進行評估，評估周期一般為每年一次。評估內容包括外包業務質量、服務水平、價格合理性、合作配合度等方面。根據評估結果，對外包商進行分類管理，對于表現優秀的外包商給予適當獎勵，對于表現不佳的外包商提出整改要求或終止合作。3.培訓與溝通：業務部門應定期組織對外包商進行培訓，使其了解公司的業務需求、質量標準和管理要求等。同時，加強與外包商的溝通協調，及時解決合作過程中出現的問題，確保外包業務順利進行。4.監督考核：業務部門負責對外包業務的執行情況進行日常監督，采購部門負責對外包商的合同履行情況進行監督。對于違反合同約定或出現質量問題的外包商，按照合同約定進行處罰，并要求其限期整改。四、外包業務合同管理（一）合同簽訂1.外包合同應采用書面形式，明確雙方的權利義務、服務內容、價格、質量標準、付款方式、違約責任等條款。合同條款應符合法律法規和公司要求，確保公平合理、清晰明確。2.合同簽訂前，業務部門、采購部門、財務部門、風險管理部門等相關人員應參與合同條款的審核，重點審核合同的合法性、合規性、風險防范條款等，確保合同不存在法律風險和重大漏洞。3.合同簽訂后，由采購部門負責合同的歸檔管理，并按照合同約定及時跟蹤合同執行情況。（二）合同執行1.外包商應嚴格按照合同約定履行義務，按時、按質、按量完成外包業務。業務部門應加強對合同執行情況的監督，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。2.如因客觀原因需要變更合同條款，業務部門應及時與外包商進行溝通協商，并按照公司合同變更審批流程辦理相關手續。合同變更涉及費用調整的，財務部門應進行審核。3.外包商出現違約行為時，業務部門應及時向其發出書面通知，要求其限期整改。如外包商未能按時整改或整改后仍不符合合同要求，公司有權按照合同約定追究其違約責任，直至解除合同。（三）合同結算1.財務部門應根據合同約定和外包業務實際完成情況，審核外包費用結算申請。審核內容包括費用計算依據、金額準確性、發票合規性等。2.經財務部門審核通過后，按照合同約定的付款方式對外包商支付費用。付款前，外包商應提供合法有效的發票。3.財務部門應定期對合同費用支付情況進行統計和分析，確保費用支出合理合規。五、外包業務風險管理（一）風險識別與評估1.風險管理部門應定期組織業務部門、采購部門等相關人員對業務外包過程中的風險進行識別和評估。風險識別應涵蓋外包業務的各個環節，包括外包商選擇、合同簽訂、業務執行、質量控制、費用結算等。2.風險評估應采用科學合理的方法，如定性與定量相結合的方法，對識別出的風險進行分析和評價，確定風險的等級和影響程度。3.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，明確責任部門和責任人，確保風險得到有效控制。（二）風險應對措施1.外包商選擇風險應對：通過嚴格的外包商選擇標準和流程，對潛在外包商進行全面評估，選擇資質信譽良好、專業能力強、服務質量高的外包商。同時，與外包商簽訂詳細的合同，明確雙方的權利義務和違約責任，降低外包商選擇不當帶來的風險。2.合同風險應對：加強合同條款審核，確保合同內容合法合規、公平合理、清晰明確。在合同執行過程中，嚴格按照合同約定進行監督和管理，及時處理合同變更和違約事項，防范合同風險。3.質量風險應對：建立健全外包業務質量控制體系，明確質量標準和驗收流程。加強對業務執行過程的監督檢查，定期對外包業務質量進行評估和考核，確保外包業務質量符合公司要求。4.費用風險應對：合理制定外包業務預算，加強對費用支出的審核和控制。在合同中明確費用結算方式和標準，避免費用超支或不合理支出。5.信息安全風險應對：與外包商簽訂信息安全保密協議，明確雙方在信息安全方面的責任和義務。加強對外包商的信息安全管理，對外包業務涉及的信息進行嚴格保密，防止信息泄露。（三）風險監控與預警1.風險管理部門應定期對業務外包風險進行監控，檢查風險應對措施的執行情況，及時發現和解決潛在風險問題。2.建立風險預警機制，設定風險預警指標和閾值。當風險指標達到預警閾值時，及時發出預警信號，提醒相關部門和人員采取措施進行風險控制。3.定期對風險監控和預警情況進行總結分析，評估風險應對措施的有效性，不斷完善風險管理體系。六、外包業務驗收與結算（一）驗收標準1.業務部門應根據外包業務需求說明書和合同約定，制定詳細的驗收標準。驗收標準應明確外包業務的質量、數量、進度等方面的要求。2.驗收標準應具有可操作性和可衡量性，便于對外包業務進行客觀評價。（二）驗收流程1.外包業務完成后，外包商應向業務部門提交驗收申請，并提供相關驗收資料。2.業務部門收到驗收申請后，組織相關人員組成驗收小組，按照驗收標準對外包業務進行驗收。驗收過程中，可采用實地檢查、抽樣檢測、文件審查等方式。3.驗收小組根據驗收情況出具驗收報告，明確外包業務是否符合驗收標準。如驗收合格，驗收小組應在驗收報告上簽字確認；如驗收不合格，驗收小組應明確指出存在的問題，并要求外包商限期整改，整改完成后重新進行驗收。（三）結算流程1.外包商完成外包業務并通過驗收后，應按照合同約定向公司提交費用結算申請，并提供合法有效的發票。2.業務部門對費用結算申請進行審核，確認外包業務完成情況和費用金額