印章管理人員責任書?印章作為單位或組織行使權力、確認事務的重要象征，其管理的規范與安全直接關系到組織的正常運轉、法律責任的界定以及公信力的維護。印章管理人員肩負著重大責任，確保印章的妥善保管、正確使用以及相關流程的合規執行。本文將詳細闡述印章管理人員在印章管理過程中的各項責任，旨在明確職責范圍，強化管理力度，保障印章使用的安全與規范。##二、印章管理人員的基本職責（一）印章保管責任1.專用保管場所-印章管理人員應設立專門的印章保管場所，確保環境安全、整潔，具備防火、防盜、防潮、防蟲等條件。例如，配備保險柜或專門的印章存放柜，鑰匙由印章管理人員專人保管，不得隨意轉借他人。-保管場所應安裝監控設備，對印章存放區域進行24小時監控，監控記錄至少保存一定期限，以備查閱。2.印章存放規范-不同類型的印章應分類存放，如公章、財務章、合同章等應分別放置，避免相互混淆。每個印章應配備獨立的存放位置，并做好標識，標明印章名稱、使用范圍等信息。-對于暫時不用的印章，應及時鎖入保險柜或存放柜中，確保印章處于安全保管狀態。在印章使用后，應立即歸位存放，不得隨意放置在桌面或其他不安全的地方。（二）印章使用登記責任1.詳細登記制度-建立完善的印章使用登記制度，對每一次印章使用情況進行詳細記錄。登記內容應包括用印日期、用印部門、用印事項、用印文件名稱及文號、批準人、經辦人、蓋章份數等信息。-使用紙質登記簿或電子表格進行登記，確保登記信息清晰、準確、完整。登記過程應嚴格按照規定的流程進行，不得遺漏任何關鍵信息。2.登記審核與存檔-印章管理人員在進行用印登記前，應對用印申請進行審核，確保用印事項符合規定的審批程序和使用范圍。對于不符合要求的用印申請，應拒絕蓋章，并及時向上級報告。-用印登記記錄應妥善存檔，保存一定期限，以便日后查詢和審計。電子存檔的記錄應進行備份，防止數據丟失。（三）印章使用審批責任1.審批流程執行-嚴格按照規定的印章使用審批流程進行操作，確保每一次用印都經過合法、有效的審批。不同類型的印章和用印事項可能有不同的審批層級和要求，印章管理人員應準確掌握并嚴格執行。-對于一般性用印事項，應由相關部門負責人審批；涉及重要文件、重大合同或金額較大的事項，可能需要更高層級領導的審批。印章管理人員在蓋章前，應仔細核對審批簽字的真實性和有效性。2.特殊情況處理-在遇到緊急情況，如突發事件需要立即用印但無法按照正常審批流程進行時，印章管理人員應及時向上級領導報告，并記錄相關情況。上級領導應在事后及時補辦審批手續，確保用印行為的合法性和合規性。-對于一些存在爭議或風險較大的用印事項，印章管理人員應謹慎對待，必要時可咨詢法律專業人士或組織內部的合規部門，確保用印決策符合法律法規和組織利益。##三、印章管理人員在不同場景下的責任（一）日常辦公用印責任1.文件蓋章-對各類需要蓋章的文件進行認真審核，檢查文件內容是否完整、準確，格式是否符合要求，簽字手續是否齊全。對于不符合要求的文件，應退回相關部門進行修改完善。-在蓋章過程中，要確保印章清晰、端正地加蓋在文件規定的位置上，不得模糊、遺漏或加蓋在錯誤的地方。同時，要注意控制蓋章力度，避免損壞文件。2.證明材料蓋章-對于出具的證明材料，如介紹信、授權委托書等，印章管理人員應仔細核實證明內容的真實性和合法性。要求經辦人提供必要的證明文件或依據，確保證明事項與事實相符。-在證明材料上蓋章后，要對蓋章的證明材料進行編號登記，并留存一份復印件備案，以備后續查詢。同時，告知經辦人證明材料的有效期限和使用范圍等注意事項。（二）合同簽訂用印責任1.合同文本審查-在合同簽訂前，印章管理人員應對合同文本進行全面審查，重點關注合同條款的合法性、完整性、準確性以及雙方權利義務的明確性。檢查合同中是否存在模糊不清、歧義或可能導致法律風險的條款。-對于涉及重大利益、復雜法律關系或專業性較強的合同，可建議組織內部的法務人員或專業顧問進行審核，印章管理人員應根據審核意見對合同進行修改完善，確保合同符合法律法規和組織利益。2.蓋章流程把控-嚴格按照合同用印審批流程進行操作，確保合同用印經過雙方授權代表簽字、相關部門負責人審核以及必要的高層領導審批。在蓋章前，再次核對合同簽訂雙方的主體資格、合同內容與審批意見的一致性。-對于多頁合同，應在騎縫處加蓋印章，確保合同各頁之間的連續性和完整性。同時，在合同蓋章后，要對合同的份數、分發情況進行詳細記錄，確保每份合同都有明確的去向和使用記錄。（三）財務用印責任1.財務票據蓋章-負責財務票據的蓋章工作，如發票專用章用于各類發票的開具，財務專用章用于財務報表、收款收據等相關財務文件的蓋章。在蓋章前，要仔細核對財務票據的內容，確保開票信息準確無誤。-嚴格控制財務票據的蓋章數量，按照實際開具的份數進行蓋章，不得提前蓋章或超量蓋章。對于作廢的財務票據，要及時收回并加蓋"作廢"章，妥善保管，防止被非法使用。2.資金支付蓋章-在涉及資金支付的相關文件上蓋章時，要嚴格遵循財務審批流程和資金管理制度。審核付款申請單、報銷憑證等文件上的審批簽字是否齊全、金額計算是否正確、支付用途是否合規。-確保資金支付的安全性和準確性，對于不符合財務規定或存在風險的支付申請，有權拒絕蓋章，并及時向上級財務部門報告。同時，對資金支付的相關記錄進行詳細登記，以備財務審計和查詢。（四）印章交接責任1.交接手續辦理-當印章管理人員因工作調動、離職等原因需要進行印章交接時，應嚴格按照規定辦理交接手續。交接雙方應填寫詳細的印章交接清單，注明交接印章的名稱、數量、完好狀況等信息，并簽字確認。-在交接過程中，應對印章的保管設施、使用記錄、審批文件等相關資料進行逐一核對，確保交接內容完整、準確。交接清單應一式多份，交接雙方各執一份，同時報送上級主管部門備案。2.監交責任-印章交接過程應有專人負責監交，監交人一般應由上級主管部門或組織內部的審計、監察等相關部門人員擔任。監交人要對交接過程進行全程監督，確保交接手續符合規定，交接內容真實、準確。-如在交接過程中發現問題或爭議，監交人應及時協調解決，必要時向上級領導報告。交接完成后，監交人應在交接清單上簽字確認，對交接結果負責。##四、印章管理人員的風險防范責任（一）防范印章被盜用風險1.安全防范措施-加強印章保管場所的安全防范措施，安裝門禁系統、監控設備等，限制無關人員進入印章保管區域。定期檢查保管場所的安全設施是否正常運行，發現問題及時維修或更換。-對印章管理人員進行安全教育，提高其安全意識和防范能力。要求印章管理人員妥善保管印章鑰匙，不得隨意放置或透露鑰匙存放位置。同時，要注意防范社會工程學攻擊，如避免輕信陌生人的電話、郵件等信息，防止個人信息泄露導致印章被盜用。2.異常情況監測與處理-建立印章使用異常情況監測機制，定期對印章使用記錄進行分析，查看是否存在異常的用印頻率、用印時間、用印事項等情況。如發現異常，應立即展開調查，核實是否存在印章被盜用的情況。-一旦發現印章被盜用，印章管理人員應立即采取措施，如停止相關印章的使用、向公安機關報案、通知相關部門和人員防范風險等。同時，配合有關部門進行調查，提供相關線索和證據，協助追回被盜用的印章，減少損失和影響。（二）防范印章濫用風險1.審批流程監督-嚴格監督印章使用審批流程的執行情況，定期檢查用印申請與審批文件的一致性，核實審批簽字的真實性和有效性。對于違反審批流程的用印行為，要及時進行糾正，并追究相關人員的責任。-加強對印章使用情況的統計分析，通過對用印頻率、用印部門、用印事項等數據的分析，發現是否存在印章濫用的潛在風險。如發現某部門或某類事項用印頻繁且存在不合理情況，應及時進行調查核實，采取相應措施加以防范。2.培訓與教育-定期組織印章使用人員進行培訓，加強對印章管理規定、使用流程、法律責任等方面的教育，提高其合規意識和責任意識。培訓內容可包括案例分析、法律法規解讀、審批流程講解等，使印章使用人員深刻認識到印章濫用的后果和風險。-通過培訓，引導印章使用人員正確履行職責，規范用印行為，確保印章使用符合規定和組織利益。同時，鼓勵印章使用人員發現和報告印章濫用的行為，形成全員參與印章管理的良好氛圍。（三）防范印章損壞或遺失風險1.印章維護與檢查-定期對印章進行維護和檢查，確保印章的完好狀況。檢查印章的外觀是否有損壞、磨損，印油是否充足，印章內部結構是否正常等。對于發現的問題，要及時進行修復或更換，保證印章能夠正常使用。-建立印章維護記錄，詳細記錄印章維護的時間、內容、維修情況等信息。同時，將印章維護記錄與印章使用登記記錄相結合，便于對印章的使用和維護情況進行綜合分析和管理。2.遺失應急處理-如果印章不慎遺失，印章管理人員應立即采取緊急措施，如向公安機關報案、在媒體上發布遺失聲明、通知相關部門和合作伙伴防范風險等。同時，及時向上級領導報告，按照組織規定進行后續處理。-對印章遺失事件進行調查，分析遺失原因，總結經驗教訓，采取相應的改進措施，防止類似事件再次發生。在遺失印章找回或重新刻制后，要按照規定辦理相關手續，確保印章的使用和管理恢復正常。##五、印章管理人員的法律責任（一）違反規定的法律后果1.民事責任-如果印章管理人員因疏忽或故意違反印章管理規定，導致印章被不當使用，給組織或他人造成經濟損失的，可能需要承擔民事賠償責任。例如，因印章被盜用簽訂虛假合同，使組織遭受經濟損失，印章管理人員可能需對組織的損失承擔相應的賠償責任。-在涉及合同糾紛等民事案件中，印章管理人員的不當用印行為可能會被作為證據進行審查，如果其行為被認定存在過錯，可能會影響案件的判決結果，進而承擔相應的民事責任。2.行政責任-根據相關法律法規和組織內部規定，印章管理人員違反印章管理規定的行為可能會受到行政處分。如警告、記過、撤職等，具體處分程度根據違規情節的輕重而定。-對于一些嚴重違反印章管理規定，造成惡劣影響或重大損失的行為，可能會面臨行政處罰。例如，違反印章使用審批流程，擅自為違法違規事項蓋章，可能會被相關行政部門責令改正，并給予罰款等行政處罰。（二）刑事責任1.偽造、變造印章罪-如果印章管理人員私自偽造、變造印章，或者明知他人偽造、變造印章而提供幫助的，將構成偽造、變造印章罪。根據《中華人民共和國刑法》規定，偽造、變造、買賣或者盜竊、搶奪、毀滅國家機關的公文、證件、印章的，處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利，并處罰金；情節嚴重的，處三年以上十年以下有期徒刑，并處罰金。-對于偽造、變造公司、企業、事業單位、人民團體印章的，處三年以下有期徒刑、拘役、管制或者剝奪政治權利，并處罰金。印章管理人員一旦涉及此類犯罪行為，將面臨嚴重的刑事處罰。2.濫用職權罪-在印章管理過程中，如果印章管理人員濫用職權，超越權限使用印章，給公共財產、國家和人民利益造成重大損失的，可能構成濫用職權罪。根據《中華人民共和國刑法》規定，國家機關工作人員濫用職權或者玩忽職守，致使公共財產、國家和人民利益遭受重大損失的，處三年以下有期徒刑或者拘役；情節特別嚴重的，處三年以上七年以下有期徒刑。-印章管理人員作為印章使用的直接責任人，其濫用職權的行為將受到法律的制裁。因此，印章管理人員必須嚴格依法履行職責，避免因濫用職權而觸犯法律。##六、印章管理人員的職業道德與職業素養要求（一）職業道德要求1.誠實守信-印章管理人員應誠實守信，嚴格遵守印章管理規定和組織的各項規章制度。如實記錄印章使用情況，不得隱瞞、篡改或偽造相關信息。在印章保管和使用過程中，要做到言行一致，確保印章使用的真實性和合法性。-誠實守信是印章管理人員的基本職業道德準則，只有做到誠實守信，才能贏得組織和合作伙伴的信任，保障印章管理工作的順利進行。2.廉潔奉公-堅決抵制各種利益誘惑，不得利用印章謀取私利。不得接受與印章使用相關的賄賂、回扣或其他不正當利益，確保印章使用的公正性和廉潔性。-在面對利益誘惑時，印章管理人員要堅守職業道德底線，維護組織利益和形象。廉潔奉公是印章管理人員應具備的重要職業操守，對于保障印章管理工作的嚴肅性和權威性至關重要。（二）職業素養要求1.責任心-印章管理人員應具備高度的責任心，深刻認識到印章管理工作的重要性。對印章的保管、使用和安全負責，認真履行每一項職責，確保印章管理工作不出差錯。-在日常工作中，要嚴謹細致，對待每一次用印申請都要認真審核、嚴格把關，不得敷衍了事。遇到問題要及時主動解決，不推諉、不拖延，以高度的責任心保障印章管理工作的質量和效率。2.保密意識-嚴格遵守保密制度，對印章管理過程中的各類信息予以保密。不得泄露印章的存放位置、使用情況、審批流程等敏感信息，防止印章信息被泄露給無關人員，引發安全風險。-在信息時代，保密意識尤為重要。印章管理人員要時刻保持警惕，采取有效的保密措施，如加密存儲、限制訪問權限等，確保印章管理信息的安全。同時，要注意在與他人交流過程中，避免無意中泄露敏感信息。##七、印章管理人員的培訓與考核（一）培訓內容與方式1.培訓內容-印章管理法律法規培訓，包括《中華人民共和國印章管理辦法》等相關法律法規，使印章管理人員了解印章管理的法律依據和法律責任，確保印章使用合法合規。-印章管理業務知識培訓，如印章的種類、用途、保管方法、使用流程、登記要求等，提高印章管理人員的業務水平和操作技能。-職業道德與職業素養培訓，強調誠實守信、廉潔奉公、責任心和保密意識等職業道德要求，提升印章管理人員的職業素養和綜合能力。-案例分析培訓，通過實際案例分析，讓印章管理人員了解印章管理過程中可能出現的風險和問題，學習如何識別、防范和處理各類風險，提高應對實際問題的能力。2.培訓方式-定期組織內部培訓課程，邀請法律專家、業務骨干或專業培訓機構進行授課。培訓課程可以采用集中授課、現場演示、互動討論等多種形式，增強培訓效果。-開展線上培訓，利