施工單位收發文制度?一、總則1.目的為加強施工單位內部文件的管理，確保文件傳遞的及時、準確、規范，提高工作效率，保障施工順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于施工單位內部各部門之間以及與外部相關單位的文件收發、傳遞、存檔等管理工作。3.職責分工綜合辦公室負責文件收發的歸口管理工作，制定文件編號規則，建立文件收發臺賬。對收文進行初步審核、登記、分類，并根據文件內容和性質及時呈送相關領導或部門閱辦。負責發文的格式審核、編號、登記、印發、存檔等工作，確保發文質量和規范性。定期對文件進行整理、歸檔，做好文件的保管和保密工作。各部門負責本部門文件的起草、審核、送簽，并指定專人負責本部門文件的收發、傳遞和保管工作。按照規定的程序和要求及時處理收文，認真落實文件要求，并將處理結果反饋給綜合辦公室。

二、收文管理1.收文渠道上級主管部門、建設單位、監理單位等外部單位發送的文件，通過郵寄、專人送達、電子文件傳輸等方式傳遞至施工單位。施工單位內部各部門之間的文件傳遞，可采用直接送達、內部郵件、協同辦公系統等方式。2.收文登記綜合辦公室收到文件后，應立即進行登記。登記內容包括文件編號、來文單位、發文日期、文件標題、文號、密級、份數、附件等信息。對于緊急文件，應在登記時注明"緊急"字樣，并優先處理。3.收文審核綜合辦公室對收文進行初步審核，主要檢查文件的完整性、規范性、時效性等。對于不符合要求的文件，應及時與發文單位聯系，要求其補充或更正。4.收文呈送根據文件內容和性質，綜合辦公室將收文及時呈送相關領導或部門閱辦。對于重要文件，應直接呈送單位負責人閱批；對于一般性文件，可按照職責分工呈送相關部門負責人閱辦。收文呈送應遵循"誰主管、誰負責"的原則，確保文件得到及時有效的處理。5.收文處理承辦部門收到文件后，應認真閱讀文件內容，按照文件要求及時處理。對于需要辦理的文件，承辦部門應明確辦理責任人、辦理期限，并制定具體的辦理措施。在文件辦理過程中，承辦部門應及時與相關部門或人員溝通協調，確保辦理工作順利進行。對于需要反饋辦理結果的文件，承辦部門應在規定期限內將辦理結果書面反饋給綜合辦公室。6.收文催辦綜合辦公室對收文辦理情況進行跟蹤催辦，確保文件按時辦理完畢。對于超過辦理期限仍未處理的文件，綜合辦公室應及時向承辦部門發出催辦通知，督促其加快辦理進度。承辦部門應將催辦結果及時反饋給綜合辦公室。7.收文歸檔文件辦理完畢后，承辦部門應將文件原件及相關辦理資料整理齊全，交綜合辦公室歸檔。綜合辦公室按照檔案管理的要求，對收文進行分類、編號、裝訂，存入檔案柜妥善保管。

三、發文管理1.發文擬稿各部門根據工作需要起草文件，文件內容應主題明確、邏輯清晰、語言規范、格式正確。擬稿人應在文件首頁注明擬稿部門、擬稿人、擬稿日期，并對文件內容的真實性、準確性負責。2.發文審核文件擬稿完成后，由擬稿部門負責人進行審核，重點審核文件內容是否符合法律法規、政策要求，是否與單位整體工作部署一致，格式是否規范等。對于涉及多個部門的文件，應組織相關部門進行會簽，確保文件內容的協調性和可行性。審核通過后的文件，由擬稿部門負責人簽署意見，并報送綜合辦公室進行格式審核。3.發文格式審核綜合辦公室對文件格式進行審核，確保文件格式符合本制度及相關標準的要求。文件格式審核主要包括文件字體、字號、排版、頁碼、附件格式等方面。對于格式不符合要求的文件，綜合辦公室應返回擬稿部門進行修改，直至符合要求為止。4.發文編號綜合辦公室對審核通過的文件進行編號，編號應遵循唯一性、系統性、規范性的原則。文件編號格式為：[施工單位簡稱][年份][序號]，如[XX建][20XX][00X]。編號應連續編排，不得重復或跳號。5.發文登記綜合辦公室對編號后的文件進行登記，登記內容包括文件編號、發文部門、發文日期、文件標題、文號、密級、份數、附件等信息。登記完成后，將文件交相關領導簽發。6.發文簽發文件簽發應按照單位的審批流程進行，一般文件由部門負責人簽發，重要文件由單位負責人簽發。簽發人應認真審閱文件內容，對文件的準確性、規范性、可行性負責，并簽署明確的意見。7.發文印發綜合辦公室根據領導簽發意見，對文件進行排版、印刷，并加蓋單位公章。文件印發份數應根據實際需要確定，確保文件能夠及時、準確地傳達給相關部門和人員。對于涉密文件，應按照保密規定進行印制和發放。8.發文歸檔文件印發后，綜合辦公室應將文件原件及相關簽發記錄、印發清單等資料整理齊全，進行歸檔。歸檔文件應按照檔案管理的要求進行分類、編號、裝訂，存入檔案柜妥善保管。9.發文傳遞綜合辦公室負責將印發后的文件及時傳遞給相關部門和人員。文件傳遞可采用郵寄、專人送達、內部郵件、協同辦公系統等方式，確保文件能夠安全、及時地送達收件人手中。對于重要文件或緊急文件，應采取特殊的傳遞方式，確保文件能夠優先處理。

四、文件保密管理1.保密范圍涉及國家機密、商業秘密、技術秘密以及施工單位內部重要信息的文件均屬于保密文件范疇。保密文件包括但不限于項目規劃、技術方案、施工圖紙、合同協議、財務報表、人員信息等。2.保密措施設立專門的文件保密柜，對保密文件進行分類存放，并指定專人負責保管。嚴格控制保密文件的借閱范圍，借閱保密文件須經單位負責人批準，并辦理借閱登記手續。借閱人應妥善保管保密文件，不得擅自復印、摘抄、轉借他人，不得在非保密場所閱讀、討論保密文件。對于涉密文件的打印、復印、傳真等操作，應嚴格按照保密規定進行，確保涉密信息不被泄露。定期對保密文件進行清查核對，確保文件的完整性和保密性。加強對工作人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導致保密文件泄露。3.保密監督綜合辦公室負責對文件保密工作進行監督檢查，定期對保密文件的保管、借閱等情況進行檢查。對于違反保密規定的行為，應及時進行糾正，并按照單位的相關規定進行處理。對因工作失誤或故意泄露保密文件的人員，應依法追究其責任。

五、文件信息化管理1.文件電子化存儲建立施工單位文件管理信息系統，對收文、發文、文件歸檔等信息進行電子化管理。將紙質文件掃描成電子文檔，按照文件類別和編號進行分類存儲，便于查詢和檢索。定期對電子文件進行備份，防止數據丟失。2.文件信息化流程收文時，通過文件管理信息系統進行登記、審核、呈送等操作，實現文件流轉的信息化管理。發文時，擬稿人在系統中起草文件，經審核、簽發后，由系統自動編號、排版、印發，并通過系統傳遞給相關部門和人員。文件查閱時，授權人員可通過文件管理信息系統查詢和下載相關文件。3.信息安全管理加強文件管理信息系統的安全防護，設置用戶權限，防止未經授權的訪問和操作。定期對系統進行維護和升級，確保系統的穩定性和安全性。對涉及文件信息化管理的操作人員進行培訓，提高其操作技能和安全意識。

六、文件清理與銷毀1.文件清理綜合辦公室定期對文件進行清理，清理范圍包括已超過保管期限、已無保存價值的文件。清理文件時，應按照檔案管理的要求進行鑒定，確定文件的存毀價值。對擬銷毀的文件，應填寫《文件銷毀清單》，詳細記錄文件名稱、編號、日期、份數等信息。2.文件銷毀文件銷毀應按照規定的程序進行，經單位負責人批準后，由綜合辦公室組織實施。文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式，確保文件信息無法恢復。在文件銷毀過程中，應安排專人負責監督，確保銷毀工作徹底、安全